এমন সেলস পূর্বাভাস যার পক্ষে যুক্তি দিতে পারবেন: জেতার সম্ভাবনা, ধাপ আর সৎ সংখ্যা
বেশির ভাগ পাইপলাইন পূর্বাভাস হলো কারও মনে হওয়া একটা সংখ্যা। ধাপের সম্ভাবনা কীভাবে কাজ করে, নিজের ইতিহাস থেকে সেগুলো কীভাবে সেট করবেন, আর কলিং টিমের পূর্বাভাস যে চারটি উপায়ে তাকে মিথ্যা বলে।
বেশির ভাগ সেলস ম্যানেজারকে জিজ্ঞেস করুন তাঁদের মাসিক সংখ্যা কোথা থেকে আসে, আর সৎ হলে উত্তর হবে: তাঁরা পাইপলাইনটা দেখেছেন, একটু ভেবেছেন, আর একটা সংখ্যা বলেছেন। তারপর একটু কমিয়ে দিয়েছেন, কারণ আগে ওই দিকেই ভুল হয়েছিল।
এটা পূর্বাভাস নয়। এটা কয়েকটা বাড়তি ধাপসহ আন্দাজ, আর এর প্রধান দুর্বলতা হলো এর সঙ্গে তর্ক করা যায় না — এতে যাচাই করার মতো কিছুই নেই, তাই ভুল হলে কেউ কিছু শেখে না।
পাইপলাইন পূর্বাভাস একজন অভিজ্ঞ ম্যানেজারের সহজাত বোধের চেয়ে বেশি নির্ভুল নয়। এর গুণ হলো এটা পরীক্ষা করা যায়। এর প্রতিটি অংশ নিয়ে প্রশ্ন তোলা যায়, আর ভুল হলে জানা যায় কোন অংশটা ভুল ছিল। পুরো মূল্যটাই এখানে।
কার্যপ্রণালী, যা শুনতে যতটা জটিল তার চেয়ে সহজ
আপনার পাইপলাইনের প্রতিটি ধাপের একটা জেতার সম্ভাবনা থাকে: একটা মোটামুটি শতাংশ, যা বলে সেই ধাপে থাকা একটা লিড শেষ পর্যন্ত কত ঘন ঘন ক্লোজ হয়। প্রতিটি ধাপের লিডকে সেই ধাপের শতাংশ দিয়ে গুণ করুন, যোগ করুন — পেয়ে গেলেন পূর্বাভাস।
LumaKol রিপোর্টে এটা সোজাসুজি বলে: প্রতিটি ধাপের জেতার সম্ভাবনার ভিত্তিতে আপনার খোলা লিডের মোটামুটি এতগুলো ক্লোজ হওয়া উচিত। 20% ধরা একটা ধাপের দশটা লিড দেয় দুটো। 60% ধরা ধাপের চারটে দেয় দুটোর একটু বেশি। এর চেয়ে জটিল কিছু ঘটছে না, আর ঘটার দরকারও নেই।
দুটো খুঁটিনাটি গুরুত্বপূর্ণ। ধাপগুলোর ধরন হয় খোলা, জেতা বা হারা, আর জেতা ও হারা ক্লোজ হিসেবে গোনা হয় — তাই এগুলো পূর্বাভাসে থাকে না, এগুলোই সেই জিনিস যা পূর্বাভাস অনুমান করতে চায়। আর সংখ্যাটা লিডের গণনা, টাকার নয় — এ প্রসঙ্গে আমরা পরে আসব।
শতাংশ সেট করা: টেমপ্লেট নয়, নিজের ইতিহাস ব্যবহার করুন
স্বাভাবিক প্রবৃত্তি হলো পাইপলাইন বরাবর সমানভাবে শতাংশ ছড়িয়ে দেওয়া — 20, 40, 60, 80 — কারণ দেখতে গোছানো লাগে। আসল পাইপলাইন প্রায় কখনোই গোছানো হয় না।
তার বদলে আসল সংখ্যাগুলো বের করুন। প্রতিটি ধাপের জন্য এক ত্রৈমাসিক পিছনে তাকিয়ে জিজ্ঞেস করুন: যে লিডগুলো এই ধাপে পৌঁছেছিল, তাদের কত অংশ শেষ পর্যন্ত জেতা ধাপে পৌঁছেছে? সেটাই জেতার সম্ভাবনা। একবার একটা বিকেল লাগে, আর পরে আপনি যত সূক্ষ্ম সংশোধন করবেন তার সবগুলোর চেয়ে এর মূল্য বেশি।
এটা করলে একটা নির্দিষ্ট ধরনের চমকের জন্য তৈরি থাকুন: প্রায় সবসময় এমন একটা ধাপ থাকে যেখানে সংখ্যাটা ধসে পড়ে। যে টিম ভেবেছিল সব মসৃণভাবে বাড়ছে, তারা দেখে “কোটেশন পাঠানো”-র রূপান্তর 15%, অথচ “সাইট ভিজিট সম্পন্ন”-র 55%। ওই একটা তথ্যই সাধারণত বদলে দেয় ম্যানেজার সপ্তাহের সময় কোথায় দেবেন, আর যে পূর্বাভাসের জন্য এটা হিসাব করা হয়েছিল তার চেয়ে এর মূল্য বেশি।
| ধাপ | ধাপে পৌঁছেছে | শেষ পর্যন্ত জেতা | জেতার সম্ভাবনা |
|---|---|---|---|
| নতুন | 1,000 | 60 | 6% |
| যোগাযোগ হয়েছে | 520 | 58 | 11% |
| আগ্রহী | 210 | 52 | 25% |
| সাইট ভিজিট বুক হয়েছে | 95 | 44 | 46% |
| সাইট ভিজিট সম্পন্ন | 61 | 40 | 66% |
| দর কষাকষি | 44 | 38 | 86% |
এই টেবিলটা আকারের একটা উদাহরণ, কোনো মানদণ্ড নয় — আপনার সংখ্যা এর মতো একেবারেই দেখাবে না, আর এগুলো কপি করলে আপনি শুধু নিজের আন্দাজের জায়গায় একজন অচেনা মানুষের আন্দাজ বসিয়েছেন। যে প্যাটার্ন খুঁজবেন তা হলো সেই সারি যেখানে সংখ্যা খাড়া নেমে যায়: আগ্রহী আর সাইট ভিজিট বুক হয়েছে-এর মাঝে এই টিম হ্যাঁ বলা মানুষদের অর্ধেকেরও বেশি হারায়। এটা ফলো-আপের সমস্যা, আর কোনো পূর্বাভাসই এটা ঠিক করতে পারে না।
চারটি উপায়ে এই পূর্বাভাস আপনাকে মিথ্যা বলবে
1. এর সময়ের কোনো বোধ নেই
ধাপের সম্ভাবনা বলে লিড ক্লোজ হবে কি না, কখন হবে তা নয়। চার মাস ধরে “আগ্রহী”-তে পড়ে থাকা লিডও পূর্বাভাসে তার পুরো 25% দেয়, ঠিক গতকাল ঢোকা লিডের মতো।
যেকোনো ধাপভিত্তিক পূর্বাভাসে এটাই সবচেয়ে বড় একক বিকৃতি, আর এর সমাধান গাণিতিক নয়, পরিচ্ছন্নতার: ষাট দিন কেউ ছোঁয়নি এমন লিড 25% সম্ভাবনা নয়, এটা একটা হারা লিড যাকে হারা চিহ্নিত করা হয়নি। এজেন্ট-ভিত্তিক রিপোর্ট আপনাকে দেখায় বকেয়া ফলো-আপ আর গত সাত দিনে প্রত্যেকে কতগুলো লিড ছুঁয়েছেন; যে পাইপলাইনে এই সংখ্যাগুলো খারাপ, তার পূর্বাভাস কল্পকাহিনি।
2. এটা লিড গোনে, টাকা নয়
পূর্বাভাস বলে কতগুলো লিড ক্লোজ হওয়া উচিত। এটা জানে না যে তাদের একটার মূল্য আরেকটার চল্লিশ গুণ, কারণ এটা জানেই না কোনোটার মূল্য কত।
আপনার ব্যবসায় ডিলের আকার অনেক ওঠানামা করলে, শুধু লিডের গণনা প্রায় অর্থহীন। সৎ বিকল্প হলো প্রতিটি লিডে একটা মুদ্রার কাস্টম ফিল্ড রাখা — বাজেট বা ডিলের মূল্য — আর গড় দিয়ে গুণ না করে আপনার খোলা পাইপলাইনের মধ্যমা মূল্যের পাশাপাশি পূর্বাভাস পড়া। সবাই ইতিমধ্যে যে একটা বিশাল ডিলের কথা ভাবছেন, সেটা গড়কে ওপরে টেনে তোলে।
আপনি LumaKol থেকে কোটেশন পাঠালে, এর একটা অংশ আপনার হয়ে হয়ে যায়: গ্রাহক কোটেশন গ্রহণ করলে বা সেটা পরিশোধিত চিহ্নিত হলে, তার মোট অঙ্কই লিডের ডিলের মূল্য হয়ে যায়। তারপর রিপোর্ট দেখায় সেই লিডগুলোর খোলা পাইপলাইনের মূল্য, প্রতিটি ধাপের জেতার সম্ভাবনা দিয়ে ভারযুক্ত টাকার পূর্বাভাস, আর সপ্তাহে কত আদায় হয়েছে। এটা শুধু কোটেশনওয়ালা লিডগুলো ঢাকে, তাই একে লিড-গণনার পূর্বাভাসের বিকল্প নয়, পাশে একটা দ্বিতীয় দৃশ্য হিসেবে দেখুন।
3. এজেন্টরা এমন কারণে লিড সরান যা গ্রাহকের নয়
কোনো ধাপের সঙ্গে সম্ভাবনা জুড়ে দেওয়ার মুহূর্ত থেকেই, তাতে লিড সরানো ভবিষ্যৎ নিয়ে একটা দাবিতে পরিণত হয়, আর মানুষ তাতে সাড়া দেয়। কিছু এজেন্ট ব্যস্ত দেখাতে সবকিছু মাঝের কোনো ধাপে রেখে দেন; অন্যরা প্রায় সই না হওয়া পর্যন্ত কিছুই এগোতে চান না, আর তাঁদের পূর্বাভাস চিরকাল নৈরাশ্যবাদী।
সুরক্ষাটা সংজ্ঞাগত, ব্যবস্থাপনাগত নয়। প্রতিটি ধাপের এক লাইনের একটা বর্ণনা থাকে, যা এজেন্টরা সেই ধাপে লিড সরানোর সময় দেখেন, আর সেই লাইনে একটা পর্যবেক্ষণযোগ্য ঘটনার বর্ণনা থাকা উচিত, অনুভূতির নয়। “সাইট ভিজিট বুক হয়েছে, গ্রাহকের সিদ্ধান্তের অপেক্ষা” যাচাই করা যায়। “উষ্ণ” করা যায় না। ধাপের অর্থ যখন একটা ঘটনা, পূর্বাভাস তখন আর মেজাজ থাকে না।
4. এটা ততটাই হালনাগাদ, যতটা আপনার কলের ফলাফল
এই সবকিছু দাঁড়িয়ে আছে লিডগুলো ঠিক ধাপে থাকার ওপর, যা আবার দাঁড়িয়ে আছে কলের পর কী হলো তা এজেন্টদের লগ করার ওপর। ফলাফল বাদ পড়লে পাইপলাইন আগের কোনো সপ্তাহের একটা ছবি মাত্র।
ধাপের পরিবর্তনকে ফলাফলের সঙ্গেই জুড়ে দেওয়ার পক্ষে যুক্তি এটাই: একটা ফলাফল স্বয়ংক্রিয়ভাবে লিডকে একটা ধাপে সরাতে আর পরের ফলো-আপ নির্ধারণ করতে পারে, তাই এজেন্ট যে কাজটা সবসময়ই করতেন তার পার্শ্বফল হিসেবেই পাইপলাইন আপডেট হয়। যেখানে ফিডব্যাক সবচেয়ে জরুরি, সেখানে পরের কল শুরুর আগেই সেটা বাধ্যতামূলক করতে পারেন।
ম্যানেজারের মতো পূর্বাভাস পড়া
পূর্বাভাসের সংখ্যাটা নিজেই সবচেয়ে কম আকর্ষণীয় ফল। এর চারপাশের তিনটি জিনিস বেশি মূল্যবান:
- ফানেলের আকার। এই মুহূর্তে প্রতিটি ধাপে থাকা লিড, ধাপে ক্লিক করে ভেতরে যাওয়ার সুবিধাসহ। যে পাইপলাইন ওপরে বিশাল আর মাঝখানে ফাঁকা, সেটা যোগাযোগের সমস্যা; যেটা মাঝখানে মোটা আর শেষে সরু, সেটা ক্লোজিংয়ের সমস্যা। এদের দরকার একেবারে বিপরীত হস্তক্ষেপ।
- প্রতি এজেন্টের বকেয়া ফলো-আপ। এটাই অগ্রবর্তী সূচক। পূর্বাভাসের কয়েক সপ্তাহ আগে এটা নড়ে, আর পূর্বাভাসের বিপরীতে এটা মানুষটির নাম আর দিনটা বলে দেয়।
- একই ধাপে এজেন্টদের মধ্যে ফারাক। একজন এজেন্ট যখন আরেকজনের দ্বিগুণ হারে সাইট ভিজিটকে রূপান্তর করেন, তখন আপনি এমন কিছু খুঁজে পেয়েছেন যা পূর্বাভাস কখনো বলতে পারে না, আর সাধারণত দুই সপ্তাহে তা ঠিক করা যায়।
তারপর সেই একমাত্র কাজটা করুন যা পূর্বাভাসকে ভালো করে: এই মাসের সংখ্যাটা লিখে রাখুন আর আসলে যা ঘটল তার সঙ্গে তুলনা করুন। নিজেকে নম্বর দেওয়ার জন্য নয় — কোন ধাপের শতাংশ ভুল তা খুঁজে বের করার জন্য। এক ত্রৈমাসিক এভাবে চললে আপনার পূর্বাভাস সহজাত বোধকে হারিয়ে দেবে। বাদ দিলে আপনি এমন একটা স্প্রেডশিট বানিয়েছেন যা প্রতি মাসে একটা বিশ্বাসযোগ্য সংখ্যা দেয়, অথচ কখনো কিছু শেখে না।
এই বিষয়ে প্রশ্ন
পাইপলাইনের ধাপে “জেতার সম্ভাবনা” কী?+
একটা মোটামুটি শতাংশ, যা বলে সেই ধাপের একটা লিড শেষ পর্যন্ত কত ঘন ঘন ক্লোজ হয়। এটা প্রতি ধাপে সেট করা হয় এবং রিপোর্টের পাইপলাইন পূর্বাভাসে ব্যবহৃত হয়, যা প্রতিটি ধাপের খোলা লিডকে সেই ধাপের শতাংশ দিয়ে গুণ করে।
শতাংশগুলো কোথা থেকে পাব?+
আপনার নিজের ইতিহাস থেকে। প্রতিটি ধাপের জন্য গত ত্রৈমাসিকে যে লিডগুলো সেখানে পৌঁছেছিল সেগুলো নিন, আর হিসাব করুন তাদের কত অংশ শেষ পর্যন্ত জেতা ধাপে পৌঁছেছে। টেমপ্লেট থেকে শতাংশ কপি করলে আপনার আন্দাজের জায়গায় অন্য কারও আন্দাজ বসে।
পূর্বাভাস কি রাজস্ব দেখায়?+
পাইপলাইন পূর্বাভাস লিড গোনে, কারণ ধাপের সম্ভাবনা ডিলের আকার নিয়ে কিছুই বলে না। গৃহীত বা পরিশোধিত কোটেশনওয়ালা লিডের একটা ডিলের মূল্য থাকে, আর রিপোর্ট সেগুলোকে খোলা পাইপলাইনের মূল্য ও ভারযুক্ত টাকার পূর্বাভাস হিসেবে দেখায়। বাকি সবকিছুর জন্য প্রতিটি লিডে একটা মুদ্রার কাস্টম ফিল্ড রাখুন, আর আপনার খোলা পাইপলাইনের মধ্যমা মূল্যের পাশাপাশি পূর্বাভাস পড়ুন।
আমার পূর্বাভাস কেন সবসময় বেশি হয়?+
সাধারণত দুটো কারণ। প্রথম ধাপকে খুব উদারভাবে ধরা হয়েছে আর আপনার ডেটাবেসের বেশির ভাগ সেখানেই; আর মরা লিড কখনো হারা চিহ্নিত হয় না, তাই সেগুলো চিরকাল তাদের ধাপের সম্ভাবনা যোগ করে যায়। অন্য কিছু বদলানোর আগে দুটোই ঠিক করুন।
এজেন্টরা যাতে ধাপ নিয়ে কারসাজি না করেন, তা কীভাবে আটকাব?+
প্রতিটি ধাপকে এক লাইনের একটা অর্থ দিন যা অনুভূতি নয়, একটা পর্যবেক্ষণযোগ্য ঘটনা বর্ণনা করে — “উষ্ণ”-র বদলে “সাইট ভিজিট বুক হয়েছে”। লিড সরানোর সময় এজেন্টরা সেই লাইনটা দেখেন, আর একটা ঘটনা যেভাবে যাচাই করা যায়, মেজাজ সেভাবে যায় না।
সম্পর্কিত
- প্রোডাক্টফিচারLumaKol যা যা করে, প্রতিটি স্ক্রিন ধরে
- গাইডমাসিক বিক্রয় লক্ষ্য সেট করুন এবং মাস-শেষের পূর্বাভাস পড়ুন