কল চলাকালীনই GST কোটেশন পাঠান: অনলাইনে গ্রহণ, আর নিজের অ্যাকাউন্টে UPI পেমেন্ট

বেশির ভাগ সেলস কল একইভাবে শেষ হয়: গ্রাহকের শোনা কথাগুলো ভালো লেগেছে, আর তিনি দামটা “লিখিতভাবে” চান। এজেন্ট পাঠানোর প্রতিশ্রুতি দেন, কোটেশন পরের দিন বিকেলে PDF বা স্ক্রিনশট হিসেবে যায়, আর ততক্ষণে গ্রাহক আরও দুজন বিক্রেতার কাছে তাঁদের দাম চেয়ে ফেলেছেন। লিখিত দাম পৌঁছায় আগ্রহ ঠান্ডা হয়ে যাওয়ার পর।

সমাধানটা বলা সহজ, আর ভালোভাবে করতে একটু প্রস্তুতি লাগে: কলের মধ্যেই কোটেশন তৈরি করুন, গ্রাহক শুনতে শুনতেই পাঠান, আর একই পেজ থেকে গ্রহণ ও পরিশোধ করার উপায় দিন। এই লেখায় আছে একটা ভালো কোটেশনে কী থাকে, GST ও ছাড় কীভাবে হিসাব করা উচিত, গ্রাহক কী দেখেন, আর এখনও গৃহীত হয়নি এমন কোটেশনের ফলো-আপ কীভাবে করবেন।

কেন কল শেষ হওয়ার আগেই কোটেশন পৌঁছানো উচিত

• আপনারা দুজনেই লাইনে থাকতে থাকতে গ্রাহক এটা খুলতে পারেন, তাই কোনো লাইন আইটেম বা ট্যাক্স নিয়ে প্রশ্নের উত্তর দুদিন পরে মেসেজের থ্রেডে নয়, তখনই মিলে যায়।
• মোট অঙ্ক শুনে তাঁর প্রতিক্রিয়া আপনি শুনতে পান। দাম শুনে থেমে যাওয়া একটা আপত্তি যা আপনি এখনই সামলাতে পারেন; পরের দিন WhatsApp-এ নীরবতা তা নয়।
• যা ঠিক হয়েছে তা পাকা হয়ে যায়। আলোচনা করা আইটেম, পরিমাণ আর ছাড় তখনই লেখা হয়ে যায় যখন সবার মনে সেগুলো একইভাবে আছে।
• পরের ধাপ ঠিক হয়ে যায়। “পেজে গ্রহণ করুন, ঠিক নিচেই পেমেন্টের বোতাম” — এটা “কী মনে হয় জানাবেন” থেকে অনেক পরিষ্কার সমাপ্তি।

একটা ভালো কোটেশনে কী থাকে

কোটেশন একটা ছোট, সুনির্দিষ্ট নথি। ফোনে এক স্ক্রলে পড়া যাওয়া উচিত, আর গ্রাহকের জিজ্ঞেস করার মতো কিছু বাকি থাকা উচিত নয়।

GST আর ছাড় ঠিকভাবে হিসাব করা

ছাড় বাদ দেওয়া হয় ট্যাক্সের আগে, তাই GST ধরা হয় ছাড়ের পরের মূল্যের ওপর। ধরুন 18% হারে ₹10,000-এর একটা লাইন, ₹1,000 ছাড়সহ: করযোগ্য মূল্য ₹9,000, ট্যাক্স ₹1,620 আর মোট ₹10,620। কোটেশনে আলাদা হারের কয়েকটা লাইন থাকলে প্রতিটি লাইনের ট্যাক্স হিসাব করার আগে ছাড়টা লাইনগুলোর মূল্যের অনুপাতে ভাগ করে দিতে হয়। কলের মাঝখানে হাতে এটা করতে গিয়েই ভুল ঢুকে পড়ে।

LumaKol এই হিসাবটা আপনার হয়ে করে দেয়। প্রতিটি লাইনের নিজস্ব ট্যাক্সের হার থাকে, ছাড় লেখা হয় অঙ্ক হিসেবে এবং ট্যাক্সের আগে বাদ দেওয়া হয়, লাইনগুলোর মধ্যে অনুপাতে ভাগ হয়, আর লিখতে লিখতেই উপমোট, ছাড়, ট্যাক্স ও মোট দেখা যায়। একবার আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্টের সঙ্গে GST-এর হারগুলো মিলিয়ে নিন আর সাধারণ হারটিকে ডিফল্ট করে দিন, তাহলে কলের সময় এজেন্টদের এ নিয়ে ভাবতে হবে না।

কল চলাকালীন লিডেই কোটেশন তৈরি করা

কোটেশন থাকে লিডে, ওয়েবে আর Android অ্যাপে, তাই এজেন্ট কথা বলতে বলতেই একটা তৈরি করতে পারেন। এজেন্টরা নিজেদের লিডের জন্য কোটেশন দিতে পারেন; ম্যানেজার নথি তৈরি করে দেবেন সেই অপেক্ষায় কাউকে বসে থাকতে হয় না।

1. লিডটি খুলুন আর কোটেশন অংশে নতুন কোটেশন-এ ট্যাপ করুন।
2. প্রতিটি আইটেমের জন্য একটা লাইন যোগ করুন: আপনি কী অফার করছেন, পরিমাণ, ট্যাক্সের আগে প্রতি এককের দাম আর GST-এর হার — যা আপনার ডিফল্ট ট্যাক্সের হার থেকে আগে থেকেই ভরা থাকে এবং প্রতি লাইনে বদলানো যায়।
3. কোনো ছাড়ে রাজি হয়ে থাকলে সেটা লিখুন। এটা ঐচ্ছিক, আর ট্যাক্সের আগে বাদ দেওয়া হয়।
4. আপনার ডিফল্ট শর্ত ব্যবহার করতে নোট খালি রাখুন, অথবা এই গ্রাহকের জন্য কিছু লিখুন। বৈধতা আসে আপনার ওয়ার্কস্পেসের সেটিং থেকে; Android অ্যাপে আপনি অন্য কোনো শেষ দিন বেছে নিতে পারেন। তারপর কোটেশন তৈরি করুন-এ ট্যাপ করুন।
5. পাঠিয়ে দিন। ওয়েবে পাঠান তৈরি মেসেজসহ WhatsApp খোলে, আর কপি বোতাম আপনাকে অন্য যেকোনো জায়গার জন্য লিংক দেয়; Android অ্যাপে কোটেশন শেয়ার করুন আপনার শেয়ারের বিকল্পগুলো খোলে। মেসেজে লেখা থাকে “নমস্কার {name}, এই যে আপনার {amount}-এর কোটেশন {number}”, তারপর লিংক।

প্রতিটি কোটেশন ওয়ার্কস্পেস ও বছর অনুযায়ী নিজস্ব নম্বর পায়, যেমন Q-2026-0007 — গ্রাহক আর আপনার অ্যাকাউন্টস টিম এই নম্বরটিই আপনাকে বলবেন। তারপর কলেই বলুন: “এইমাত্র WhatsApp-এ পাঠালাম। কথা বলতে বলতে একবার খুলে দেখবেন?” একসঙ্গে মোট অঙ্কটা দেখে নিন, আর সিদ্ধান্ত চান।

গ্রাহক কী দেখেন

লিংকটি লগইন ছাড়াই একটা পরিষ্কার পেজ খোলে। ওপরে থাকে আপনার ব্যবসার নাম, গ্রাহকের নামসহ “-এর জন্য”, কোটেশনের নম্বর, ইস্যুর তারিখ আর যে তারিখ পর্যন্ত বৈধ। তার নিচে পরিমাণ, দাম, ট্যাক্স ও অঙ্কসহ আইটেমের টেবিল, তারপর উপমোট, যেকোনো ছাড়, ট্যাক্স ও মোট, আর আপনার নোট বা শর্তাবলি।

• কোটেশন গ্রহণ করুন আর প্রত্যাখ্যান করুন বোতাম। একবার গ্রহণ করলে গ্রাহক পেজ থেকে তা ফিরিয়ে নিতে পারেন না; গৃহীত কোটেশন বদলানোর সিদ্ধান্ত আপনার, লিংক যাঁর হাতে তাঁর নয়।
• প্রিন্ট করুন বা PDF হিসেবে সংরক্ষণ করুন — সেই গ্রাহকদের জন্য যাঁদের অ্যাকাউন্টস বিভাগ একটা ফাইল চায়।
• অঙ্ক, প্রাপকের নাম আর আপনার UPI ID-সহ একটা “UPI-তে পরিশোধ করুন” বক্স। ফোনে UPI অ্যাপ দিয়ে পরিশোধ করুন গ্রাহকের UPI অ্যাপ খোলে, অঙ্ক আর কোটেশন নম্বরসহ একটা নোট আগে থেকেই ভরা অবস্থায়; কম্পিউটারে তাঁরা যেকোনো UPI অ্যাপ দিয়ে QR কোড স্ক্যান করেন।
• বৈধতার তারিখ পেরোলে পেজে সেই তারিখসহ “মেয়াদ শেষ হয়েছে” লেখা থাকে, আর কোটেশন আর গ্রহণ করা যায় না। গ্রাহককে নতুন একটার জন্য আপনার কাছে চাইতে হয় — যা কল করার একটা কারণ।

টাকা যায় আপনার UPI ID-তে, আমাদের নয়

একজন মালিক বা অ্যাডমিন সেটিংস → পেমেন্ট-এ গিয়ে একবারই এটা সেট করেন: আপনার ব্যবসার UPI ID, গ্রাহকরা নিজেদের UPI অ্যাপে যে প্রাপকের নাম দেখেন, ডিফল্ট ট্যাক্সের হার, কোটেশন কত দিন বৈধ থাকবে, আর প্রতিটি নতুন কোটেশনের নিচে যে ডিফল্ট শর্তাবলি দেখা যাবে। গ্রাহকরা নিজেদের UPI অ্যাপ থেকে সরাসরি সেই UPI ID-তে পরিশোধ করেন। LumaKol কখনো টাকা ধরে রাখে না বা ছোঁয় না, তাই সেটেলমেন্টের জন্য অপেক্ষা নেই, পেমেন্ট থেকে কোনো ভাগও কাটা হয় না।

UPI ID সংরক্ষিত থাকলে রুপির কোটেশনে পেমেন্ট বক্সটি দেখা যায়; ঘরটি খালি রাখলে পেজে বক্স ছাড়াই কোটেশন দেখানো হয়। পেমেন্ট সরাসরি আপনার কাছে যায় বলে LumaKol সেটা আসতে দেখতে পায় না। আপনার ব্যাংক বা UPI অ্যাপে টাকা দেখা গেলে কোটেশনটি খুলে পরিশোধিত হিসেবে চিহ্নিত করুন বেছে নিন। যিনি পেমেন্ট মেলান, তাঁর জন্য এটা অভ্যাসে পরিণত করুন, যাতে রেকর্ড ব্যাংকের সঙ্গে মেলে।

কোটেশনের ফলো-আপ

প্রতিটি ধাপ লিডের টাইমলাইনে ওঠে: কোটেশন তৈরি, গ্রাহক খুলেছেন, গৃহীত, প্রত্যাখ্যাত, পরিশোধিত। “খুলেছেন” গোনা হয় যখন কোনো মানুষ ব্রাউজারে পেজটি খোলেন, WhatsApp লিংকের প্রিভিউ আনলে নয় — তাই এটা একটা সত্যিকারের সংকেত। গ্রাহক কোটেশন খুললে, গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করলে লিডের মালিক আর যিনি কোটেশন তৈরি করেছেন তাঁরা নোটিফিকেশন পান।

স্মৃতির ওপর ভরসা না করে এগুলোর প্রতিটির জন্য লিডে তারিখসহ ফলো-আপ সেট করুন। দুটো অভ্যাস কোটেশনকে সৎ রাখে। প্রথমত, গ্রাহকের হাতে থাকা লিংকে দাম বদলাবেন না: কোটেশন শুধু খসড়া অবস্থাতেই সম্পাদনা করা যায়, তাই পুরোনোটি বাতিল করে নতুন একটা তৈরি করুন — তাহলে গ্রাহক সবসময় জানেন কোন নম্বরটি চালু। দ্বিতীয়ত, বৈধতার তারিখে অটল থাকুন। মেয়াদ পেরোনো প্রতিটি কোটেশন যদি চুপচাপ একই দামে আবার দেওয়া হয়, তারিখটার আর কোনো মানে থাকে না।

ছাড়েরও একটা নিয়ম থাকা দরকার। কে কতটা দিতে পারবেন তা কলের সময় নয়, কলের আগেই ঠিক করুন, আর ছাড়টা নিজস্ব লাইনে রাখুন, যাতে একজন ম্যানেজার এক নজরে দেখতে পান প্রতিটি ডিলে কী ছাড় দেওয়া হয়েছে।

কোটেশন আর আপনার পাইপলাইনের সংখ্যা

কোটেশন গৃহীত হলে বা পরিশোধিত হিসেবে চিহ্নিত হলে তার মোট অঙ্কই লিডের ডিলের মূল্য হয়ে যায়। তারপর রিপোর্টে লিডের সংখ্যার পাশাপাশি রুপিও দেখা যায়: খোলা পাইপলাইন, ধাপের সম্ভাবনা দিয়ে ভারযুক্ত পূর্বাভাস, পরিশোধিত হিসেবে চিহ্নিত কোটেশন থেকে আদায় হওয়া টাকা, আর পাঠানো কোটেশনের মধ্যে কতগুলো গৃহীত হয়েছে। যে টিম কলেই কোটেশন দেয় আর দ্রুত পেমেন্ট চিহ্নিত করে, তারা কাউকে আলাদা শিট না রাখিয়েই রাজস্বের চিত্র পায়।