IndiaMART ও JustDial-এর লিড: প্রথম কল ও তার পরের সপ্তাহের জন্য একটি রেসপন্স প্লেবুক

IndiaMART-এর এনকোয়ারি বা JustDial-এর লিড আপনার নিজের ওয়েবসাইটে পূরণ করা ফর্মের মতো নয়। ক্রেতা আপনাকে বেছে নেননি; তিনি একটি মার্কেটপ্লেসকে নিজের প্রয়োজন জানিয়েছেন, আর এমন অনেক এনকোয়ারি — কোনো প্রোডাক্ট ক্যাটাগরির জন্য পোস্ট করা কেনার চাহিদা, নির্দিষ্ট এলাকায় কোনো সার্ভিসের খোঁজ — প্রায় একই সময়ে কয়েকজন বিক্রেতার কাছে পৌঁছায়। সাধারণত জেতে প্রথম কলে সবচেয়ে কম দাম নয়, বরং সেই বিক্রেতা যিনি প্রথমে কল করেন, দেখান যে তিনি চাহিদাটি পড়েছেন, এবং ঠিক যখন বলেছিলেন তখনই ফলো-আপ করেন।

কেন এই লিডগুলি অন্যরকম আচরণ করে

• এগুলি প্রায়ই ভাগ করা। একই ক্রেতা যখন কয়েকজন বিক্রেতার কাছ থেকে শোনেন, তখন প্রথম কাজের কথোপকথনটিই সেই মাপকাঠি হয়ে ওঠে, যা দিয়ে বাকিদের মাপা হয়।
• এগুলিতে তথ্য কম থাকে। IndiaMART এনকোয়ারিতে সাধারণত একটি প্রোডাক্ট, একটি বিষয়-লাইন ও একটি ছোট বার্তা থাকে; JustDial লিডে হয়তো শুধু একটি নাম, একটি নম্বর, একটি ক্যাটাগরি ও একটি এলাকা। বাকিটা প্রথম কলেই জেনে নিতে হয়।
• উদ্দেশ্য মিশ্র। আসল ক্রেতা, দাম যাচাইকারী আর অন্য বিক্রেতারা সবাই একই দরজা দিয়ে আসেন, তাই দ্রুত যাচাই করুন।
• এগুলি সময়-সংবেদনশীল। ব্যবসায়িক ক্রেতারা সাধারণত নিজেদের কাজের সময়ে এনকোয়ারি করেন এবং প্রায়ই সেদিনই শর্টলিস্ট করেন। কাল সকাল পর্যন্ত ফেলে রাখা এনকোয়ারির সিদ্ধান্ত হয়তো ততক্ষণে হয়ে গেছে।

এনকোয়ারিগুলিকে কলিং কিউতে আনা

প্রথম দেরিটা সাধারণত কপি করার: কেউ সেলার প্যানেল থেকে এনকোয়ারি একটি শিটে পেস্ট করেন, আর একজন কলার পরে সেগুলি তুলে নেন। LumaKol-এ দুটি সোর্সই সেটআপ → লিড সোর্স-এ সংযুক্ত হয়, ফলে প্রতিটি এনকোয়ারি একজন মালিকসহ লিড হিসেবে আসে এবং সেই মানুষটির ফোন বেজে ওঠে। IndiaMART ও JustDial Growth ও তার ওপরের প্ল্যানে এবং ফ্রি ট্রায়ালের সময় অন্তর্ভুক্ত।

IndiaMART

• সোর্স যোগ করুন → IndiaMART বেছে নিয়ে আপনার CRM কী পেস্ট করুন। এটি IndiaMART Seller Panel-এ Lead Manager → CRM integration (Import/Export leads)-এ তৈরি করা যায়। কী-টি এনক্রিপ্ট করে সংরক্ষণ করা হয়।
• LumaKol প্রতি পাঁচ মিনিটে IndiaMART-এ নতুন এনকোয়ারি খোঁজে — প্রতিটি কী-এর জন্য IndiaMART যে হার অনুমোদন করে — আর “এখনই IndiaMART দেখুন” সঙ্গে সঙ্গে সেগুলি নিয়ে আসে। সোর্সটি প্রথম যোগ করার সময় এটি আগের দিন পর্যন্ত পিছনে দেখে, ফলে সেটআপ করার সময় আসা এনকোয়ারিগুলি বাদ পড়ে না।
• বিষয়-লাইন, ক্রেতা যে প্রোডাক্টের কথা জিজ্ঞেস করেছেন এবং তাঁর বার্তা লিডের প্রথম নোট হয়ে যায়, ফলে কলার ডায়াল করার আগেই চাহিদাটি দেখতে পান। নাম, কোম্পানি, ঠিকানা, শহর, রাজ্য ও PIN কোড লিডের ফিল্ডগুলি পূরণ করে, বিকল্প নম্বরগুলি অতিরিক্ত নম্বর হিসেবে সংরক্ষিত হয়, আর IndiaMART যে এনকোয়ারির ধরন জানায় তা লিডের ক্যাম্পেইন হিসেবে রাখা হয়।

JustDial

• সোর্স যোগ করুন → JustDial বেছে নিয়ে একটি ব্যক্তিগত ওয়েবহুক URL নিন। এটি আপনার JustDial অ্যাকাউন্ট ম্যানেজারকে পাঠান এবং আপনার লিডগুলি এতে পুশ করতে বলুন। JustDial এটি চালু করলে লিড পাঠানোমাত্রই আসে।
• নাম, মোবাইল নম্বর, ইমেইল, কোম্পানি, শহর ও PIN কোড লিড পূরণ করে; মানুষটি যে ক্যাটাগরি ও এলাকায় খুঁজেছিলেন তা নোট হিসেবে রাখা হয়, যা কলারকে জানায় কলটি কী নিয়ে।

প্রতিটি সোর্সের নিজস্ব রাউটিং আছে: লিড কে পাবেন (সবসময় একজন, বা কয়েকজনের মধ্যে পালাক্রমে ভাগ), শুরুর ধাপ, এবং প্রতিটি লিডে যোগ হওয়া ট্যাগ। লিড আসামাত্র মালিক পুশ পান। কোনো ক্রেতা আবার এনকোয়ারি করলে তিনি দ্বিতীয় কলারের দ্বিতীয় লিড হয়ে যান না: পুনরাবৃত্ত এনকোয়ারিটি প্রধান বা অতিরিক্ত নম্বর মিলিয়ে আপনার আগে থেকে থাকা লিডে নোট হিসেবে যোগ হয়। প্রতিটি সোর্সের কার্যকলাপ-এ সর্বশেষ এনকোয়ারিগুলি দেখা যায়, নতুনটি আগে — নতুন লিড, পুনরাবৃত্ত বা যোগ হয়নি হিসেবে, যেমন যখন বৈধ কোনো ফোন নম্বর ছিল না — আর কোনো সোর্সে সমস্যা হলে তা কারণসহ মনোযোগ দরকার হিসেবে চিহ্নিত হয়।

প্রথম কয়েক মিনিট

দ্রুত সাড়া দেওয়া কারও স্ক্রিনের দিকে তাকিয়ে থাকার ওপর নির্ভর করা উচিত নয়:

1. ইনবক্সে নয়, ফোনে পাঠান। প্রতিটি সোর্স নিজের লিড নির্ধারণ করে, আর পুশটি লিডটি খুলে দেয়, যার নোটে চাহিদাটি আগে থেকেই আছে।
2. একটি ঘড়ি বসিয়ে দিন। “নতুন লিডে সময়মতো কল হয়নি” ট্রিগারসহ একটি অটোমেশন নিয়ম, “লিডের উৎস” IndiaMART ও JustDial-এ সীমিত করে, ধরুন দশ মিনিটের মধ্যে কেউ কল না করলে লিডটি পালাক্রমে পরের জনকে দিতে এবং ম্যানেজারদের জানাতে পারে। LumaKol প্রতি মিনিটে যাচাই করে, আর “নতুন লিডে দ্রুত কল করুন” টেমপ্লেটটি শুরু করার জন্য তৈরি।
3. ফাঁকগুলি ঢেকে দিন। দুপুরের খাবার, মিটিং আর দিনের শেষ ঘণ্টাতেই ভাগ করা এনকোয়ারি ফসকে যায়। সবকিছু এমন একজনের কাছে পাঠানোর চেয়ে, যিনি আগে থেকেই কলে ব্যস্ত, কয়েকজন কলারের মধ্যে পালাক্রমে লিড ভাগ করা ভালো কাজ করে।

রিপোর্ট → কোচিং-এ লিডে পৌঁছানোর গতি দেখা যায় — নতুন লিডগুলি প্রথম কলের জন্য কতক্ষণ অপেক্ষা করেছে, পাঁচ মিনিটের কম থেকে ওপরের দিকে। মার্কেটপ্লেসের লিড যদি বাকিগুলির চেয়ে বেশি অপেক্ষা করে, তবে কারণটা সাধারণত রাউটিং: সোর্সটি একজনের দিকে, বা কারও দিকেই নির্দেশ করছে না।

প্রথম কল: নিশ্চিত করুন, বুঝুন, পরের পদক্ষেপে সম্মত হন

ধরে নিন ক্রেতা ইতিমধ্যে অন্য কারও কাছ থেকে শুনেছেন। কলটি ছোট ও নির্দিষ্ট রাখুন, আর তারিখসহ একটি পরের পদক্ষেপ দিয়ে শেষ করুন।

1. কোম্পানির ইতিহাস দিয়ে নয়, তাঁর চাহিদা দিয়ে শুরু করুন: “আমি [কোম্পানি] থেকে বলছি, [প্রোডাক্ট]-এর জন্য আপনার IndiaMART এনকোয়ারি নিয়ে। দুই মিনিট কথা বলা যাবে?” তিনি কী চেয়েছেন তার নাম বললে বোঝা যায় আপনি সেটি পড়েছেন।
2. তাঁর নিজের ভাষায় প্রয়োজনটি নিশ্চিত করুন: ঠিক কী, কতগুলি, কী কাজে, কবের মধ্যে দরকার, কোথায় ডেলিভারি।
3. এমন একটি প্রশ্ন করুন যা ক্রেতা আর শুধু-দেখতে-আসা মানুষকে আলাদা করে, যেমন “এটা কি চলতি অর্ডারের জন্য, নাকি পরিকল্পনার জন্য?” বা “আপনি কি ইতিমধ্যে কোটেশন পেয়েছেন?”
4. কথা চালিয়ে যাওয়ার একটি সুনির্দিষ্ট কারণ দিন: যে স্টক নিশ্চিত করতে পারেন, একটি ডেলিভারির তারিখ, একটি নমুনা, একটি ভিজিট বা একজন টেকনিশিয়ানের সময়।
5. পরের পদক্ষেপ ও তার সময়ে সম্মত হন: “এক ঘণ্টার মধ্যে WhatsApp-এ কোটেশন পাঠাচ্ছি, আর চারটেয় কল করে সেটা নিয়ে কথা বলব।” তারপর ফলাফল লগ করুন, যাতে ফলো-আপ বুক হয়ে যায়।

JustDial-এর লিড প্রায়ই স্থানীয় সার্ভিসের জন্য, আর প্রথম কলটি অনেকটা বুকিংয়ের মতো: এলাকা, সমস্যা ও সুবিধাজনক সময় নিশ্চিত করুন, তারপর WhatsApp-এ নিশ্চিতকরণ পাঠান। সেটিংস → কল স্ক্রিপ্ট-এ প্রতিটি সোর্সের জন্য আলাদা স্ক্রিপ্ট বেছে নেওয়া যায়, ফলে কলের আগে ও চলাকালীন কলারের স্ক্রিনে IndiaMART লিডে আপনার মার্কেটপ্লেসের ওপেনার আর JustDial লিডে সার্ভিসের ওপেনার দেখা যায়।

জেরা না করে যাচাই

কাস্টম ফিল্ড (সেটিংস → কাস্টম ফিল্ড) এই উত্তরগুলিকে নোটে ছড়িয়ে না রেখে প্রতিটি লিডে একই জায়গায় রাখে। সেটিংস → কলের ফলাফল-এ সেই তালিকা থাকে, যা থেকে কলাররা প্রতিটি কলের পরে বেছে নেন, আর প্রতিটি ফলাফল পরের ফলো-আপ সেট করতে এবং লিডকে একটি ধাপে সরাতে পারে। মার্কেটপ্লেসের লিডের জন্য একটি ছোট সেট উপযোগী, যেমন: চাহিদা নিশ্চিত, কোটেশন পাঠানো হয়েছে, পরে কল করুন, পাওয়া যায়নি, শুধু দাম যাচাই, মানানসই নয়।

পরের সপ্তাহের জন্য ফলো-আপের ছন্দ

মার্কেটপ্লেসের খুব কম অর্ডারই প্রথম কলে ক্লোজ হয়। সময়গুলি আপনার নিজের সেলস সাইকেল অনুযায়ী বদলে নিন, কিন্তু কাঠামোটি রাখুন:

প্রথম কল সংযুক্ত না হলে এক ঘণ্টার মধ্যে আবার চেষ্টা করুন এবং নিজের পরিচয় দিয়ে একটি ছোট WhatsApp পাঠান; বিক্রেতাদের তুলনা করা একজন ক্রেতা অচেনা নম্বর ধরার আগে হয়তো একটি বার্তার উত্তর দেবেন। উত্তর না পাওয়া চেষ্টাগুলির মাঝে অপেক্ষা এবং সর্বোচ্চ চেষ্টার সংখ্যা সেটিংস → কলিং নীতি-তে একবারই ঠিক করা হয়, ফলে কলারদের তা মনে রাখতে হয় না। “কলের উত্তর মেলে না” ট্রিগারের একটি অটোমেশন নিয়ম, ধরুন পরপর তিনটি কলের উত্তর না মিললে, লিডে ট্যাগ বসিয়ে পরের সপ্তাহের জন্য একটি ফলো-আপ সেট করতে পারে।

কোটেশনের ক্ষেত্রে, লিডের একটি কোটেশনে আইটেম, পরিমাণ, দাম, কর ও কোনো ছাড় থাকে, এবং তা লিংক হিসেবে শেয়ার করা হয় — এক ট্যাপে WhatsApp-এ। গ্রাহক কখন সেটি খোলেন তা আপনি দেখতে পান, আর তিনি কোটেশন পাতা থেকেই সেটি গ্রহণ করে আপনার UPI ID-তে পেমেন্ট করতে পারেন। বার্তা টেমপ্লেট (সেটিংস → বার্তা টেমপ্লেট) পরিচিতি ও ফলো-আপের টেক্সটগুলি সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখে, লিডের নাম ও যেকোনো কাস্টম ফিল্ড বসিয়ে। দীর্ঘ পর্যায়ের জন্য একটি সিকোয়েন্স আপনার নিজের সংযুক্ত মেলবক্স থেকে ইমেইল পাঠাতে, তৈরি টেক্সটসহ মালিককে WhatsApp বা SMS পাঠানোর কথা মনে করিয়ে দিতে এবং ফলো-আপ টাস্ক সেট করতে পারে — প্রতিটি আপনার বেছে নেওয়া অপেক্ষার পরে।

দুটি সোর্সের ন্যায্য বিচার

এনকোয়ারির সংখ্যা প্রতিটি লিস্টিংকেই ভালো দেখায়। IndiaMART ও JustDial আলাদাভাবে দেখুন কতগুলি লিডে আপনার লক্ষ্য-সময়ের মধ্যে কল হয়েছে, কতগুলি কল সংযুক্ত হয়েছে, কতগুলি কোটেশন পেয়েছে, আর কতগুলি অর্ডারে পরিণত হয়েছে — এবং তা লিস্টিংয়ের খরচের সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন। ড্যাশবোর্ডের লিডের উৎস কার্ডে দেখা যায় আপনার বেছে নেওয়া সময়ের মধ্যে নতুন লিড কোথা থেকে এসেছে, আর প্রতিটি সোর্স দেখায় কতগুলি এনকোয়ারি নতুন লিড হয়েছে এবং কতগুলি পুনরাবৃত্ত।