এক্সপোর লিড: এক বাটি বিজনেস কার্ড থেকে 24 ঘণ্টার মধ্যে কল পর্যন্ত

প্রতিটি এক্সপো একইভাবে শেষ হয়। স্টল খুলে ফেলা হয়, কেউ এক বাটি বিজনেস কার্ড আর আধা-অস্পষ্ট নম্বরে ভরা একটি নোটবুক নিয়ে ফেরেন, আর পনেরো দিন পরে কেউ তার কয়েকটিতে কল করেন। বেশিরভাগই স্টলটির কথা আর মনেই করতে পারেন না।

স্টল, যাতায়াত আর ব্রোশিওরের খরচ হয় তিন দিনে। এর কোনোটা ফেরত আসবে কি না, তা ঠিক হয় শো বন্ধ হওয়ার পরের চব্বিশ ঘণ্টায়। এই প্লেবুকে আছে কীভাবে প্রত্যেক ভিজিটরকে এমনভাবে ধরবেন যাতে কল করা যায়, তাঁরা কোথা থেকে এলেন তা চিহ্নিত করবেন, এবং এমন একটি কলিং রুটিন, যা আপনাকে ভুলে যাওয়ার আগেই সবার কাছে পৌঁছায়।

কিছু প্রিন্ট করার আগে তিনটি বিষয় ঠিক করুন

এক্সপোর বেশিরভাগ ফলো-আপ ব্যর্থ হয়, কারণ শোর আগে কেউ ঠিক করেননি শোর পরে কে কী করবেন। আগের সপ্তাহে দশ মিনিটের একটি মিটিংয়ে এগুলি মিটিয়ে নিন।

• ইভেন্টের জন্য একটি সোর্স নাম, যা সবাই একই বানানে লিখবেন — যেমন শোর নাম ও মাস। পরে প্রতিটি রিপোর্ট এই লেবেলই ব্যবহার করবে, তাই স্টলে প্রত্যেককে নিজের মতো একটা বানাতে না দিয়ে এখনই ঠিক করে নিন।
• কে কাকে কল করবেন। সবচেয়ে সহজ নিয়ম হলো, যিনি ভিজিটরের সঙ্গে দেখা করেছেন তিনিই প্রথম কল করবেন, কারণ তিনি বলতে পারবেন “শনিবার আমরা কোল্ড-স্টোরেজ ইউনিট নিয়ে কথা বলেছিলাম”। যেসব ভিজিটর কারও সঙ্গে কথা না বলেই ফর্ম পূরণ করেছেন, তাঁদের জন্য আলাদা নিয়ম দরকার, যা ফর্মই আপনার হয়ে সামলায়।
• শেষ সময়সীমা এবং কে তা যাচাই করবেন। “শো বন্ধ হওয়ার 24 ঘণ্টার মধ্যে সবাইকে কল” তখনই লক্ষ্য, যখন একজন নির্দিষ্ট মানুষ পরের দিন সন্ধ্যায় সংখ্যাগুলি দেখেন।

যেসব ভিজিটরের সঙ্গে কথা বলার সুযোগই পান না, তাঁদের জন্য QR পোস্টার

ব্যস্ত স্টলে আপনার টিম যতজনের সঙ্গে কথা বলতে পারে, তার চেয়ে বেশি মানুষ থামেন। একটি QR কোড তাঁদের কোনো সেলসপার্সন ফাঁকা হওয়ার অপেক্ষা না করেই নিজের নম্বর রেখে যেতে দেয়।

LumaKol-এ সেটিংস → ইন্টিগ্রেশন → লিড ক্যাপচার ফর্ম-এ ইভেন্টের জন্য একটি লিড ফর্ম তৈরি করুন। এর উৎস হিসেবে সম্মত ইভেন্টের নামটি দিন, এটি থেকে আসা প্রতিটি লিডে যে ট্যাগ চান তা যোগ করুন, এবং লিড কে পাবেন তা বেছে নিন: আপাতত কেউ নয়, একজন ব্যক্তি, অথবা আপনার বেছে নেওয়া মানুষদের মধ্যে পালাক্রমে ভাগ। ফিল্ড কম রাখুন — মোবাইল নম্বর সবসময় চাওয়া হয়, আর আইলে দাঁড়িয়ে থাকা কারও জন্য নাম ও একটি প্রশ্ন (“আপনি কী খুঁজছেন?”) সাধারণত যথেষ্ট।

তারপর ফর্মে QR কোড খুলুন। আপনি নিজের স্ট্যান্ডি বা ব্রোশিওর ডিজাইনের জন্য কোডটি PNG হিসেবে ডাউনলোড করতে পারেন, অথবা তৈরি পোস্টারটি প্রিন্ট করতে পারেন, যাতে “কল ব্যাক পেতে স্ক্যান করুন” শিরোনাম ও ভিজিটরের জন্য তিনটি ছোট ধাপ থাকে। কোডের মাধ্যমে আসা লিডগুলি “qr” ট্যাগসহ আসে, ফলে অনলাইনে একই ফর্ম খুঁজে পাওয়া মানুষদের থেকে আপনি সবসময় তাঁদের আলাদা করতে পারবেন।

• পোস্টারটি চোখের উচ্চতায় লাগান, যেখানে মানুষ লাইনে দাঁড়ান তার পাশে, আর যে টেবিল থেকে ব্রোশিওর তোলা হয় সেখানে একটি ছোট কপি রাখুন। কাউন্টারের সামনে হাঁটুর উচ্চতায় রাখা কোড কেউ খেয়াল করেন না।
• শিরোনামের কথা রাখুন। পোস্টার কল ব্যাকের প্রতিশ্রুতি দেয়। যে ভিজিটর শনিবার স্ক্যান করে পরের বৃহস্পতিবার পর্যন্ত কিছুই শোনেন না, তিনি আপনার কোম্পানি সম্পর্কে কিছু একটা শিখে ফেলেছেন — আর সেটা সেই জিনিস নয়, যার জন্য আপনি আয়োজকদের টাকা দিয়েছিলেন।
• কারও ফোন স্ক্যান না করলে তাঁকে সাহায্য করতে আপনার টিমের পোস্টার লাগে না। Android অ্যাপে যে কেউ অ্যাপের সেটিংসে লিড ফর্ম খুলে ফর্মের লিংক WhatsApp-এ শেয়ার করতে পারেন, অথবা নিজের ফোনে ফর্মটি খুলে তাঁর হাতে দিতে পারেন।

যেসব ভিজিটর আগে থেকেই আপনার ওয়ার্কস্পেসে আছেন, তাঁরা দ্বিতীয় লিড হয়ে যান না। জমা দেওয়া নম্বর কোনো বর্তমান লিডের সঙ্গে মিললে সেই লিডে একটি নোট যোগ হয় যে তিনি ফর্মের মাধ্যমে আবার এনকোয়ারি করেছেন, আর লিডটি তার মালিক ও ইতিহাস ধরে রাখে। ফর্মের কাউন্টারে নতুন লিড ও পুনরাবৃত্ত এনকোয়ারি আলাদাভাবে দেখায়, ফলে কোনো পুরোনো গ্রাহক আপনার স্টলে এসে হ্যালো বললে এক্সপোর সংখ্যা ফুলে ওঠে না।

টাইপ না করে বিজনেস কার্ড স্ক্যান করুন

যেসব ভিজিটরের সঙ্গে আপনার টিম কথা বলে — সাধারণত তাঁরাই বেশি মূল্যবান — তাঁদের ক্ষেত্রে বিজনেস কার্ডই এখনও স্বাভাবিক মাধ্যম। কার্ড জমতে দেবেন না: কথোপকথনের ফাঁকে ফাঁকে স্ক্যান করুন, অথবা বড়জোর সেদিন সন্ধ্যায়।

LumaKol Android অ্যাপে লিড → লিড যোগ করুন → বিজনেস কার্ড স্ক্যান করুন-এ যান (iPhone-এ বোতামটির নাম “কার্ড স্ক্যান করুন”)। একটি ছবি তুলুন, অথবা গ্যালারি থেকে আগে তোলা একটি বেছে নিন। কার্ডটি ফোনেই পড়া হয়; ছবি আপলোড বা সংরক্ষণ করা হয় না। অ্যাপ যা খুঁজে পায় তা ভরে দেয় — নাম, মোবাইল নম্বর, অন্যান্য ফোন নম্বর, ইমেইল, কোম্পানি, পদবি, শহর ও ওয়েবসাইট — এবং সংরক্ষণের আগে প্রতিটি ফিল্ড যাচাই করার একটি রিমাইন্ডার দেখায়। কোনো কার্ডে একাধিক নম্বর থাকলে প্রথম মোবাইল নম্বরটি প্রধান নম্বর হয়, বাকিগুলি অন্যান্য ফোন-এ যায়; ফ্যাক্স নম্বর বাদ দেওয়া হয়। লিডে ওয়েবসাইটের জন্য আলাদা কোনো ফিল্ড নেই, তাই সেটি নোট হিসেবে সংরক্ষিত হয়।

উৎস হিসেবে “বিজনেস কার্ড” বসে যায়। উৎস একটি খোলা-টেক্সট ফিল্ড, নিচে দ্রুত বেছে নেওয়ার বিকল্পসহ — ওয়াক-ইন, বিজনেস কার্ড, রেফারেল ও ইভেন্ট — তাই যদি সবকিছু শোর নাম দিয়ে চিহ্নিত করার কথা ঠিক হয়ে থাকে, সংরক্ষণের আগে সেটি বদলে দিন। তারপর সংরক্ষণ করে আরেকটি যোগ করুন চেপে পরের কার্ডে যান।

• কার্ডটি সমতলভাবে, ভালো আলোয়, পুরো ফ্রেম জুড়ে ধরুন। প্রদর্শনী হলের স্পটলাইটের নিচে তোলা চকচকে কার্ডই কোনো ফিল্ড ভুল আসার সবচেয়ে সাধারণ কারণ।
• শোর আগে একবার স্ক্যানারটি খুলে দেখুন। প্রথমবার কার্ড পড়ার ব্যবস্থা সেট আপ করতে ফোনের এক মিনিট লাগতে পারে; লাইনের সামনে না জেনে অফিসেই তা জেনে নেওয়া ভালো।
• লিড সংরক্ষণ করতে ডেটা সংযোগ লাগে। হলে সিগন্যাল দুর্বল হলে ফোনের ক্যামেরা দিয়ে কার্ডের ছবি তুলে রাখুন, আর নেটওয়ার্কে ফিরে এসে গ্যালারি থেকে বেছে নিন ব্যবহার করুন।
• প্রথম কল না হওয়া পর্যন্ত কাগজের কার্ডগুলি রেখে দিন, প্রতি সেলসপার্সনের জন্য একটি খাম। কথোপকথনের সময় কার্ডের পেছনে যা লেখা হয়েছিল, সেটাই সেই কলের প্রথম লাইন।

কোনো এজেন্ট বা টিম লিড অ্যাপ থেকে লিড যোগ করলে সেটি তাঁর নিজের লিড হয় এবং সঙ্গে সঙ্গে তাঁর তালিকায় দেখা যায় — যা “যিনি দেখা করেছেন তিনিই কল করবেন” নিয়মের সঙ্গে মেলে। টিম ওয়ার্কস্পেসে মালিক বা অ্যাডমিনের যোগ করা লিড কাউকে নির্ধারণ না করে রাখা হয়, যাতে কেউ পরে ভাগ করে দিতে পারেন। স্ক্যান করা নম্বর আগে থেকেই লিড হলে অ্যাপ ডুপ্লিকেট তৈরি না করে সেটি জানিয়ে দেয়।

এক্সপোর প্রতিটি লিডে লেখা থাকা উচিত সেটি কোথা থেকে এসেছে

তিন মাস পরে কেউ জিজ্ঞেস করবেন, এই শোটি আবার করা উচিত কি না। সৎ উত্তর আসে সেই লিডগুলি থেকে, যাদের সোর্স বা ট্যাগে ইভেন্টটির নাম আছে। প্রতিটি সংগ্রহ-পদ্ধতি লিডে কী রেখে যায়, তা নিচে দেওয়া হলো।

প্রতিটি শোর জন্য একই ফর্ম বারবার ব্যবহার না করে প্রতি ইভেন্টে আলাদা ফর্ম রাখলে হিসাব পরিষ্কার থাকে। শো শেষ হলে আপনি ফর্মটি বিরতিতে রাখতে পারেন, যা সেটিকে বন্ধ করে কিন্তু তার সেটিংস ও গণনা রেখে দেয়।

24 ঘণ্টার কলিং রুটিন

একজন এক্সপো ভিজিটর একদিনে কয়েক ডজন স্টলে যান, আর পরের দিন সকালের মধ্যে আপনার কথোপকথন অনেকগুলির মধ্যে একটি মাত্র। তিনি যদি এখনও আপনাকে মনে রাখেন, তবে কলটি ঠিক সেখান থেকে শুরু হয় যেখানে স্টলে কথা থেমেছিল। তাই রুটিনটি নিখুঁত পিচ নিয়ে নয়, গতি আর সম্পূর্ণতা নিয়ে।

1. শো বন্ধের সময়: হোটেল বা ট্রেনের জন্য কেউ বেরোনোর আগে প্রতিটি কার্ড স্ক্যান ও সংরক্ষণ করা হয়ে যায়। পকেটে করে কিছুই বাড়ি যায় না।
2. পরের দিন সকাল: কলাররা নিজেদের স্বাভাবিক কিউয়ের আগে এক্সপোর লিড দিয়ে শুরু করেন। প্রতিটি কল শুরু হয় প্রসঙ্গ দিয়ে — স্টল, দিন, তিনি যে প্রোডাক্টটি দেখেছিলেন।
3. প্রতিটি কলের পরে: কল শেষ হলে ফোনেই ফলো-আপের সময়সহ ফলাফল লগ করুন। যে ভিজিটর বলেছেন “আমাকে দামের তালিকা পাঠান”, তিনি সেদিনই তা পান।
4. উত্তর নেই: বিষয়টি কলিং নীতির ওপর ছেড়ে দিন। উত্তর না পাওয়া লিড সেটিংস → কলিং নীতি-তে সেট করা সময় অপেক্ষা করে আবার কিউতে ফেরে, আর সর্বোচ্চ চেষ্টার পরে সেটিকে অনন্তকাল ডায়াল না করে রিভিউয়ের জন্য চিহ্নিত করা হয়।
5. পরের দিন সন্ধ্যা: শেষ সময়সীমার দায়িত্বে থাকা মানুষটি দেখেন কাকে কল করা হয়নি, এবং সেই লিডগুলি এমন কাউকে দেন যাঁর হাতে সময় আছে।

যাচাইয়ের কাজটা আপনি সিস্টেমকেও দিতে পারেন। অটোমেশন-এ “যখন নতুন লিডে … -এর মধ্যে কল হয় না” দিয়ে শুরু হওয়া একটি নিয়ম, আপনার বেছে নেওয়া সময়সহ, লিডটি অন্য কাউকে দিতে, মালিককে জানাতে বা ম্যানেজারদের জানাতে পারে। শুধু পোস্টারের লিডের জন্য চাইলে এটিকে “qr” ট্যাগ বা আপনার ফর্মের ট্যাগযুক্ত লিডে সীমিত রাখুন, অথবা শর্ত ফাঁকা রাখুন যাতে স্ক্যান করা কার্ডও এর আওতায় আসে। এটি শুধু সেই লিডগুলি গোনে, যেগুলিতে একবারও কল হয়নি, তাই ঠিক যেগুলি ফসকে গেছে সেগুলিই ধরে। পরে রিপোর্ট → কোচিং-এ লিডে পৌঁছানোর গতি দেখা যায় — নতুন লিডগুলি প্রথম কলের জন্য কতক্ষণ অপেক্ষা করেছে, পাঁচ মিনিটের কম থেকে এক দিনের বেশি পর্যন্ত বিভিন্ন ভাগে, সঙ্গে যেগুলিতে এখনও কল হয়নি।

প্রথম কলে কী বলবেন

ছোট ও নির্দিষ্ট রাখুন। আপনি কে এবং কোথায় দেখা হয়েছিল তা মনে করিয়ে দিন, তিনি যে একটি বিষয়ে আগ্রহী ছিলেন তা নিশ্চিত করুন, এবং তারিখসহ একটি পরের পদক্ষেপে সম্মত হন — একটি কোটেশন, একটি ভিজিট, একটি নমুনা, একটি ডেমো। স্টলের পিচ আবার বলবেন না; সেটা তিনি শনিবারই শুনেছেন।

“নমস্কার, শনিবার মূল প্রবেশপথের কাছের স্টল থেকে বলছি — আপনি স্টিল র‍্যাকের বাল্ক দাম নিয়ে জানতে চাইছিলেন। এখন দুই মিনিট কথা বলা যাবে, নাকি সন্ধ্যায় কল করব?”

তিনি আপনাকে মনে করতে না পারলে জিজ্ঞেস করুন শোতে তিনি কী খুঁজছিলেন, আর এটিকে একটি নতুন এনকোয়ারি হিসেবে নিন। আগ্রহী না হলে তা লগ করে তাঁকে ছেড়ে দিন: প্রথম দিনেই পরিষ্কার একটি “না” এক মাস ধরে উত্তর না পাওয়া পাঁচটি কলের চেয়ে কম খরচের।