Excel থেকে লিড ইমপোর্ট করবেন কীভাবে, জঞ্জাল ইমপোর্ট না করে

প্রায় প্রতিটি কলিং টিম একইভাবে শুরু করে: একটি শিট দিয়ে। এক্সপো থেকে কেনা একটি তালিকা, কোনো পোর্টালের এক্সপোর্ট, ডেস্কে যিনি ছিলেন তাঁর টাইপ করা তিন মাসের ওয়াক-ইন। শিটটাই সম্পদ, আর নতুন CRM-কে প্রথমেই যা করতে বলা হয় তা হলো এটিকে গিলে ফেলা।

ঠিক এই মুহূর্তেই বেশিরভাগ লিড ডেটাবেস খারাপ হয়ে যায়। পরে নয়, যখন মানুষ ধাপ আপডেট করা বন্ধ করেন — প্রথম দিনেই, যখন চার হাজার সারির অসংগত ডেটা একটি পরিচ্ছন্ন সিস্টেমে ঢোকে এবং তার পরিচ্ছন্নতাও সঙ্গে নিয়ে যায়। ছয় সপ্তাহ পরে কেউ সংখ্যাগুলিতে ভরসা করেন না, দুজন এজেন্ট একই মানুষকে ফোন করছেন, আর সৎ সিদ্ধান্ত দাঁড়ায় “CRM আমাদের কাজে লাগেনি”।

এই এক ঘণ্টা নিয়ে সচেতন হওয়া দরকার। আসলে কী কী ভুল হয়, এবং জঞ্জাল ছাড়া কীভাবে একটি শিট ঢোকাবেন, তা এখানে দেওয়া হলো।

ডেটা নয়, শিরোনাম দিয়ে শুরু করুন

LumaKol আপনার ফাইলের প্রথম সারিকে কলামের শিরোনাম হিসেবে পড়ে এবং আপনাআপনি নিজের ফিল্ডগুলির সঙ্গে মেলায়। “Mobile”, “Mobile Number”, “Phone”, “Contact No” — সবই আপনাকে কিছু না করিয়েই ফোন ফিল্ড খুঁজে নেয়। তাই সবচেয়ে মূল্যবান এক মিনিটটি খরচ করুন প্রথম সারিতে: নিশ্চিত করুন প্রতিটি কলামের একটি শিরোনাম আছে এবং শিরোনামটি বলছে কলামে কী আছে।

তারপর আপনি স্ক্রিনে মেলানোটি নিশ্চিত করেন, প্রতিটি কলামের পাশে আপনার নিজের ফাইলের নমুনা মান দেখানো হয়, যাতে বুঝতে পারেন কিসে সম্মতি দিচ্ছেন। একটি নিয়ম বাধ্যতামূলক: কোনো একটি কলামকে মোবাইল নম্বর হতেই হবে। বাকি সবই ঐচ্ছিক।

যেসব ফিল্ডে মেলানো যায়, তা বেশিরভাগ মানুষ যা ভাবেন তার চেয়ে বেশি — আর এটা গুরুত্বপূর্ণ, কারণ প্রতিটি ম্যাপ করা ফিল্ড পরে আপনার একটি ফিল্টার:

• নাম, মোবাইল নম্বর, একটি অতিরিক্ত মোবাইল নম্বর, ইমেইল, কোম্পানি ও পদবি।
• শহর, রাজ্য, দেশ, পোস্টাল কোড, ঠিকানা — এবং আপনার সোর্সে থাকলে অক্ষাংশ/দ্রাঘিমাংশ।
• উৎস ও ক্যাম্পেইন — এগুলিই তিন মাস পরে আপনাকে তুলনা করতে দেয় লিড কোথা থেকে এসেছিল।
• ধাপ এবং “নির্ধারিত”, যাতে যে শিট আগে থেকেই জানে কোন লিড কার, তাকে আবার হাতে করে সাজাতে না হয়।
• পরবর্তী ফলো-আপ, যাতে প্রতিশ্রুত কলব্যাক নতুন সিস্টেমে যাওয়ার পথে হারিয়ে না গিয়ে টিকে থাকে।
• বাহ্যিক ID — এই ফিল্ডটিই একই সোর্সের দ্বিতীয় ইমপোর্টকে সংঘর্ষ না ঘটিয়ে মিলিয়ে নেয়।

যে কলামগুলি মেলে না, সেগুলি নিয়ে কী করবেন

আসল শিটে এমন কলাম থাকে, যার নাম কোনো CRM কখনো শোনেনি: বাজেট, প্রজেক্ট, কোর্স, পলিসি নম্বর, কোন হোর্ডিং। প্রতিটির জন্য আপনার হাতে দুটি বিকল্প, আর ভুলটি নিঃশব্দে দামি হয়ে ওঠে।

আপনি কলামটি বাদ দিতে পারেন, এবং সেই তথ্য চিরতরে হারাতে পারেন। অথবা এটিকে একটি কাস্টম ফিল্ডে পরিণত করতে পারেন, তখন এটি প্রতিটি লিডে একটি আসল ফিল্ড হয়ে যায়: লিডের পাতায় দেখা যায়, এক্সপোর্টে থাকে, আপনার বার্তা টেমপ্লেটে ভেরিয়েবল হিসেবে ব্যবহার করা যায়। LumaKol ইমপোর্ট স্ক্রিন থেকেই সরাসরি এটি তৈরি করার সুযোগ দেয়।

কলে একজন এজেন্ট যা নিয়ে জিজ্ঞেস করবেন, এমন যেকোনো কিছুর জন্য দ্বিতীয় বিকল্পটি নিন। বাদ দেওয়া স্প্রেডশিট কলামে পড়ে থাকা বাজেট কারও কাজে আসে না; সেই একই কলাম মুদ্রা ফিল্ড হলে একজন টিম লিড কালকের তালিকা সাজাতে পারেন কাকে আগে কল করা উচিত সেই অনুযায়ী।

একটি সতর্কতা: ফিল্ডের ধরন যাচাইয়ের নিয়ম ঠিক করে, আর তাতে মান সংরক্ষিত হয়ে গেলে ধরন আর বদলানো যায় না। বেছে নেওয়ার আগে এক মুহূর্ত ভাবুন। সংখ্যা বা মুদ্রা হিসেবে “বাজেট” ঠিকভাবে সাজানো ও যোগ হবে; টেক্সট হিসেবে “বাজেট” সারা জীবন 1, 10, 100, 2 ক্রমে সাজানো থাকবে। দশটি ধরন হলো টেক্সট, সংখ্যা, মুদ্রা, তারিখ, ড্রপডাউন, বহু-নির্বাচন, চেকবক্স, লিংক, ইমেইল ও ফোন, আর প্রতিটির জন্য আপনি এজেন্টদের উদ্দেশে একটি ইঙ্গিত-লাইন লিখতে পারেন — ফিল্ডের নিচে এক বাক্যে ঠিক কী লিখতে হবে, যা ডেটার মান নিয়ন্ত্রণের সবচেয়ে সস্তা উপায়।

ইমপোর্ট আসলে ভাঙে ফোন নম্বরে

স্প্রেডশিটের একটি ফোন নম্বর খুব কমই আসল ফোন নম্বর হয়। এটি হয় শুরুতে অ্যাপোস্ট্রফিসহ একটি স্ট্রিং, অথবা শূন্য হারানো একটি সংখ্যা, অথবা নয়টি অঙ্ক, অথবা “9876543210 / 9876543211” লেখা একটি সেল, অথবা এমন একটি মান যা Excel সহায়তার নামে 9.87654E+09 বানিয়ে দিয়েছে।

অন্য যেকোনো CRM-এর চেয়ে কলিং CRM-এ এটা বেশি গুরুত্বপূর্ণ, কারণ ফোন নম্বর শুধু ডেটা নয় — প্রোডাক্টটির অস্তিত্বই এটি ডায়াল করার জন্য, আর ডুপ্লিকেট মেলানো হয় এটি দিয়েই। ভুল নম্বর মানে এমন একটি লিড, যাতে কখনো কাজ করা যাবে না এবং যার ডুপ্লিকেট কখনো ধরা যাবে না।

তাই কিছু আপলোড করার আগে যাচাই চালান। এটি আপনার ব্রাউজারে প্রতিটি সারি যাচাই করে — এই পর্যায়ে আপনার কম্পিউটার থেকে কিছুই বাইরে যায়নি — এবং আপনাকে তিনটি সংখ্যা জানায়: কতগুলি সারি প্রস্তুত, কতগুলি একই ফাইলের অন্য সারির ডুপ্লিকেট, আর কতগুলিতে সমস্যা আছে। প্রতিটি সমস্যাযুক্ত সারির কারণসহ নাম দেওয়া হয়:

শুধু উত্তীর্ণ সারিগুলিই আপলোড হয়। ডেটাবেস পরিচ্ছন্ন রাখার মূল নকশাগত সিদ্ধান্ত এটাই: খারাপ সারিগুলি পরে ঠিক করার জন্য আধা-লিড হয়ে আসে না, সেগুলি আপনার শিটেই থেকে যায়, যেখানে সংশোধন করে দ্বিতীয় দফায় যোগ করতে পারেন।

ব্যবহারিক ওয়ার্কফ্লো হলো: যাচাই চালান, ফাইল ঠিক করুন, আবার চালান। দুই মিনিট, দুবার — এটুকুই পুরো শৃঙ্খলা।

ডুপ্লিকেট কীভাবে ঠিক হয় — এবং কেন তা ফোন নম্বর দিয়ে

ডুপ্লিকেট মেলানো হয় মোবাইল নম্বর দিয়ে। নাম দিয়ে নয়, ইমেইল দিয়ে নয়, কোনো সাদৃশ্য-স্কোর দিয়ে নয়।

এটি ইচ্ছাকৃতভাবে সংকীর্ণ একটি নিয়ম, এবং একটি কলিং টিমের জন্য এটিই সঠিক। নাম অনির্ভরযোগ্য: একই মানুষ তিনটি শিটে Rajesh Kumar, R. Kumar ও Rajesh K, আর সত্যিই আলাদা দুজন মানুষের একই নাম হওয়া যতটা কেউ ভাবেন তার চেয়ে বেশি ঘটে। ইমেইল প্রায়ই থাকে না। নম্বরটাই আপনি ডায়াল করেন, তাই নম্বরটাই পরিচয় — আর ভুল হলে তার মূল্য স্পষ্ট ও দৃশ্যমান: দুজন এজেন্ট একই মানুষকে কল করা একটি লিড হারানো এবং একটি ব্র্যান্ডকে বিব্রত করার দ্রুততম উপায়।

ডুপ্লিকেট দুই স্তরে ধরা হয়। আপনার ফাইলের ভেতরের পুনরাবৃত্তি আপলোডের আগেই যাচাইয়ে চিহ্নিত হয়। LumaKol-এ আগে থেকে থাকা নম্বরগুলি ইমপোর্টের সময়েই বাদ যায়, অর্থাৎ আগে লোড করা শিট আবার ইমপোর্ট করা নিরাপদ — যা নতুন তা যোগ হয়, যা নয় তা উপেক্ষা করা হয়।

এটি কী ধরে না, সে সম্পর্কে সচেতন থাকুন। দুটি আলাদা SIM-ওয়ালা একই মানুষ দুটি লিড, কারণ ডায়ালারের কাছে সেগুলি সত্যিই দুটি নম্বর। আপনার ব্যবসায় এটা গুরুত্বপূর্ণ হলে দ্বিতীয় সারি তৈরি না করে দ্বিতীয় নম্বরটি অতিরিক্ত মোবাইল নম্বর ফিল্ডে ম্যাপ করুন।

ইমপোর্টের মুহূর্তেই ঠিক করুন কে কল করবেন

নির্ধারণ না করা লিড মানে কল না হওয়া লিড। ইমপোর্ট আপনাকে তিনটি বিকল্প দেয়, আর “পরে” না রেখে এখানেই সিদ্ধান্ত নেওয়া ভালো, কারণ “পরে” সাধারণত মানে কখনোই না:

• পরে ঠিক করব — লিডগুলি অনির্ধারিত থাকে এবং আপনি লিড তালিকা থেকে ভাগ করে দেন। ম্যানেজার আগে তালিকাটি পড়তে চাইলে যুক্তিসংগত; অভ্যাস হিসেবে বিপজ্জনক।
• একজন — শিটের প্রতিটি লিড একজন এজেন্টের কাছে যায়। এমন তালিকার জন্য সঠিক, যা কোনো এলাকার বা কারও মালিকানাধীন কোনো ক্যাম্পেইনের।
• সমানভাবে ভাগ — আপনার টিক দেওয়া মানুষদের মধ্যে একটি একটি করে লিড ভাগ হয়, যাতে সবাই সমান অংশ পান। বাল্ক তালিকার জন্য সঠিক, যেখানে উপযুক্ততার চেয়ে ন্যায্যতা বেশি গুরুত্বপূর্ণ।

একাধিক ফাইলের ক্ষেত্রে একটি সূক্ষ্ম বিষয় আছে, যা সহজেই চোখ এড়িয়ে যায়: আপনি একসঙ্গে কয়েকটি ফাইল, বা কয়েকটি শিটসহ একটি ওয়ার্কবুক যোগ করলে প্রতিটি ফাইল ও প্রতিটি শিট নিজস্ব তালিকা হয়ে যায়। একই বসায় আপনি প্রতিটি আলাদা এজেন্টকে দিতে পারেন। তাই প্রতি শহরে একটি ট্যাবওয়ালা ওয়ার্কবুক সমান করে ফেলার মতো সমস্যা নয় — আপনি যেভাবে নির্ধারণ করতে চান, এটি আগে থেকেই সেভাবে সাজানো।

উৎস লেবেল ভবিষ্যতের আপনার জন্য একটি উপহার

প্রতিটি ইমপোর্ট একটি উৎস লেবেল চায়, এবং এর মাধ্যমে আসা প্রতিটি লিডে সেটি দেখানো হয়। “প্রপার্টি এক্সপো – সেপ্টেম্বর” টাইপ করতে চার সেকেন্ড লাগে।

তিন মাস পরে এটিই আপনাকে এমন একটি প্রশ্ন থেকে বাঁচায়, যার উত্তর নইলে দেওয়া যেত না। কোন এক্সপো থেকে ব্যবসা এসেছে? কেনা তালিকাটি কি টাকার যোগ্য ছিল? ওয়েবসাইট কি হোর্ডিংয়ের চেয়ে ভালো কনভার্ট করছে? লেবেল ছাড়া প্রতিটি লিড আসে “CRM থেকে”, আর কোনো সোর্সকে কখনো অন্যটির সঙ্গে তুলনা করা যায় না। লেবেল থাকলে ফানেল রিপোর্ট সরাসরি উত্তর দেয়।

মাসসহ একটি লেবেল ব্যবহার করুন। “Facebook লিড” তৃতীয়বার ব্যবহারের পরেই অর্থহীন হয়ে যায়; “Facebook – সেপ্টেম্বর রেসিডেনশিয়াল” বছরের পর বছর অর্থবহ থাকে।

রসিদটি পড়ুন

ইমপোর্ট শেষ হলে আপনি একটি গণনা পান: কতগুলি সারির মধ্যে কতগুলি লিড ইমপোর্ট হয়েছে, কতগুলি ডুপ্লিকেট হিসেবে বাদ গেছে, কতগুলি প্রত্যাখ্যাত হয়েছে। এটি পড়ুন। সংখ্যাগুলি সহজে ব্যাখ্যা করার এটাই শেষ সুযোগ।

4,000 সারির যে শিট থেকে 2,600টি ইমপোর্ট হয়, তা আপনাকে তালিকাটির উৎস সম্পর্কে কিছু বলছে, আর এক মাস পরে ক্যাম্পেইন কেন প্রত্যাশামতো ফল দেয়নি তা নিয়ে ভাবার চেয়ে সেদিনই জানা ভালো। প্রতিটি ইমপোর্ট রিপোর্ট → ইমপোর্ট ইতিহাস-এ সংরক্ষিত থাকে — ফাইলের নাম, সারি, ইমপোর্ট হয়েছে, ডুপ্লিকেট, অবৈধ এবং কখন — ফলে “সেপ্টেম্বরে ঠিক কী লোড করেছিলাম?” প্রশ্নের উত্তর কারও স্মৃতির ওপর নির্ভর করে না।

একটি ছোট আগাম চেকলিস্ট

1. শিটটি খুলে প্রথম সারিটি ঠিক করুন, যাতে প্রতিটি কলামের একটি সত্যিকারের শিরোনাম থাকে।
2. ফোন নম্বরগুলি একটি টেক্সট কলামে রাখুন, যাতে Excel শুরুর শূন্য খেয়ে ফেলা আর লম্বা নম্বরকে সায়েন্টিফিক নোটেশনে বদলানো বন্ধ করে।
3. দুটি নম্বরওয়ালা যেকোনো সেলকে মোবাইল ও অতিরিক্ত-মোবাইল কলামে ভাগ করুন।
4. আপলোডের আগেই ঠিক করুন কোন অতিরিক্ত কলামগুলি কাস্টম ফিল্ড হবে — আর তাদের ধরন সাবধানে বেছে নিন, কারণ পরে ধরন বদলানো যায় না।
5. শূন্য থেকে তালিকা বানালে নমুনা শিটটি ডাউনলোড করুন; এতে মেলানোর ধাপটাই বাদ পড়ে।
6. যাচাই চালান। যা বলা হয়েছে তা ঠিক করুন। আবার চালান।
7. মাসসহ একটি উৎস লেবেল লিখুন, এবং পিছিয়ে না দিয়ে একটি নির্ধারণের নিয়ম বেছে নিন।
8. চূড়ান্ত গণনাটি পড়ুন, এবং মূল ফাইলটি কোথাও রেখে দিন। যে সারিগুলি উত্তীর্ণ হয়নি, সেগুলির একমাত্র কপি এটাই।