CRM à journalisation automatique : comment chaque appel pro retrouve son lead
Sur Android, LumaKol lit le journal d’appels de la SIM professionnelle après chaque appel, associe le numéro à un lead et enregistre l’appel avec son heure, sa durée exacte et son issue. Sur iPhone, les appels lancés depuis LumaKol sont enregistrés de la même façon, avec une durée approximative mesurée par l’application. Ensuite, il demande à l’appelant ce qui s’est passé. Personne ne saisit d’appel, et les appels de la SIM personnelle ne sont jamais lus.
- Android : entrants, sortants et manqués
- SIM professionnelle uniquement
- Consigne hors ligne, synchronise plus tard
Configurer la journalisation des appels sur un téléphone
Chaque appelant le fait une seule fois, dans l’application LumaKol. Les étapes ci-dessous concernent les téléphones sous Android 10 ou plus récent.
- 1
Se connecter sur le téléphone de l’appelant
L’appelant installe LumaKol depuis Google Play et se connecte avec le compte que son administrateur lui a créé.
- 2
Choisir la SIM professionnelle
Sur un téléphone double SIM, l’appelant choisit la SIM qu’il utilise pour le travail, et seuls les appels de cette SIM sont pris en compte. Sur un téléphone à une seule SIM, cette SIM est la SIM professionnelle.
- 3
Autoriser l’accès au journal d’appels
L’application explique pourquoi elle a besoin du journal d’appels, puis Android demande l’autorisation. Sans cette autorisation, les appels ne sont pas consignés automatiquement, mais le reste de l’application continue de fonctionner.
- 4
La journalisation démarre à ce moment-là
L’application repère l’entrée la plus récente déjà présente dans le journal d’appels du téléphone et commence après elle. Les appels antérieurs à la configuration, y compris l’historique personnel de l’appelant, ne sont jamais téléversés.
Ce qui se passe à la fin d’un appel
Sur Android, les mêmes étapes s’exécutent que l’appel ait été passé depuis LumaKol, depuis le composeur du téléphone ou depuis un contact.
- 1
Le téléphone raccroche
Android signale à l’application que l’appel est terminé. L’application lit les nouvelles entrées du journal d’appels, et attend quelques secondes quand un composeur tarde à les écrire.
- 2
Les autres SIM sont ignorées
Les entrées de toute SIM autre que la SIM professionnelle sont écartées sur le téléphone avant tout enregistrement.
- 3
Le numéro est rapproché
Le numéro est mis au format international complet et comparé à vos leads. En cas de correspondance, l’appel est enregistré sur ce lead, sous l’appelant qui l’a passé ou reçu.
- 4
On demande à l’appelant comment ça s’est passé
L’écran de résultat s’ouvre immédiatement, ou une notification apparaît si le téléphone n’autorise pas les applications à s’afficher par-dessus les autres.
Appels entrants, sortants et manqués
Comment chaque type d’appel sur la SIM professionnelle d’un téléphone Android est enregistré quand le numéro appartient à un lead. Sur iPhone, les appels lancés depuis LumaKol sont enregistrés comme sortants, aboutis ou non, avec une durée approximative mesurée par l’application.
| Appel sur la SIM professionnelle | Enregistré sur le lead comme |
|---|---|
| Sortant, décroché | Sortant, abouti, avec le temps de conversation |
| Sortant, sans réponse | Sortant, sans réponse |
| Entrant, décroché | Entrant, abouti, avec le temps de conversation |
| Entrant, manqué | Entrant, sans réponse |
| Entrant, refusé ou bloqué | Entrant, refusé |
| Renvoyé vers la messagerie | Messagerie |
Enregistré avec chaque appel
- Sens : sortant ou entrant
- Heure de début et de fin, affichée dans le fuseau horaire de la personne qui consulte
- Durée : exacte d’après le journal d’appels sur Android, approximative sur iPhone ; pour les appels aboutis, elle s’additionne au temps de conversation dans les rapports
- Issue : abouti, sans réponse, refusé ou messagerie
- Le lead correspondant et l’appelant qui a passé ou reçu l’appel
- Le résultat, la note et la prochaine relance que l’appelant consigne
- Une association avec l’enregistrement du composeur sur le téléphone, si le composeur en a fait un
Chacun reçoit ensuite l’invite de résultat. Un appel auquel est attribué un résultat « non joint », par exemple Sans réponse après qu’un répondeur a décroché, est consigné comme sans réponse et conserve sa durée. Un appel manqué d’un numéro qui n’est pas un lead n’est pas consigné, sauf si votre administrateur active les leads issus d’appels manqués (voir la FAQ).
Comment un appel est rapproché d’un lead
Les numéros sont comparés au format international complet. Le pays est déduit de la SIM professionnelle : un lead enregistré avec un numéro local correspond donc bien à un appel qui affiche l’indicatif du pays, et inversement.
Un lead peut avoir plusieurs numéros, et un appel avec n’importe lequel d’entre eux arrive sur ce lead. Quand l’appelant appuie sur Appeler sur un lead dans l’application, l’appel est d’abord rattaché à ce lead. C’est important quand deux leads partagent un numéro, comme un standard d’entreprise ou un téléphone familial.
Un appel avec un numéro qui n’est pas un lead est écarté sur le téléphone et n’est jamais envoyé. Les appels sortants vers des numéros inconnus sont toujours écartés.
L’invite de résultat après chaque appel avec un lead
Dès qu’un appel avec un lead est consigné, LumaKol demande comment il s’est passé. L’appelant choisit l’un des résultats configurés par votre administrateur, ajoute une note et planifie la relance suivante. Un résultat peut aussi faire passer le lead à une autre étape et poser vos propres questions.
Votre administrateur décide du degré d’insistance de l’invite
Rappeler
Le réglage par défaut. L’invite apparaît après chaque appel avec un lead, et l’appelant peut la remplir tout de suite ou y revenir plus tard.
Bloquer l’appel suivant
L’application ramène l’appelant au formulaire de résultat tant que le résultat du dernier appel n’est pas consigné.
Pas de données mobiles ? L’appel est quand même consigné
Les appels passent par le réseau mobile : ils fonctionnent donc sans données mobiles. L’application enregistre chaque appel consigné sur le téléphone dans une base de données chiffrée et l’envoie au retour de la connexion.
Chaque appel porte une clé construite à partir du téléphone et de son entrée dans le journal d’appels : un appel envoyé deux fois après une connexion faible n’est enregistré qu’une fois. Si l’application était fermée ou si le téléphone a redémarré, la vérification suivante reprend la lecture du journal d’appels là où elle s’était arrêtée : les appels intermédiaires ne sont pas perdus.
Ce à quoi la journalisation des appels ne touche pas
Les appelants utilisent souvent leur propre téléphone : l’application est donc stricte sur ce qu’elle conserve.
La SIM personnelle
Les appels sur toute SIM autre que la SIM professionnelle sont ignorés sur le téléphone et jamais stockés.
Les appels avec des personnes qui ne sont pas des leads
Écartés sur le téléphone. La seule exception concerne les leads issus d’appels manqués, un réglage administrateur désactivé par défaut.
L’ancien historique d’appels
La journalisation commence à la configuration. Les appels antérieurs ne sont jamais importés dans LumaKol.
L’audio des appels
LumaKol n’écoute ni n’enregistre les appels, et n’utilise pas le service d’accessibilité d’Android.
Quand un appel n’apparaît pas
Parcourez cette liste dans l’ordre. L’un de ces points explique presque tous les appels manquants.
- 1Le numéro n’était pas un lead au moment de l’appel. Les appels avec des numéros inconnus ne sont pas conservés : ajoutez d’abord le lead.
- 2L’appel a eu lieu sur l’autre SIM. Vérifiez quelle SIM l’appelant a choisie comme SIM professionnelle.
- 3L’accès au journal d’appels a été désactivé. Réactivez-le pour LumaKol dans les paramètres d’Android.
- 4L’appel a été passé avant la configuration de l’application sur ce téléphone.
- 5L’application était déconnectée sur ce téléphone au moment de l’appel.
Appeler depuis un iPhone
Les appelants sur iPhone utilisent l’application iPhone de LumaKol. Ils lancent l’appel depuis un lead ou la file, et il part de leur propre SIM. Quand ils reviennent dans l’application, l’appel est consigné avec une durée approximative mesurée par l’application et le formulaire de résultat s’ouvre.
Questions sur la journalisation des appels
Les appels passés depuis le composeur habituel du téléphone sont-ils consignés ?+
Sur Android, oui. LumaKol lit le journal d’appels du téléphone : un appel avec un lead sur la SIM professionnelle est consigné avec sa durée exacte, qu’il ait été passé depuis LumaKol, le composeur du téléphone ou un contact. Sur iPhone, les appels que vous lancez depuis LumaKol sont consignés automatiquement, avec une durée approximative mesurée par l’application.
Un appel manqué d’un nouveau numéro peut-il devenir un lead ?+
Oui, sur les téléphones Android, si votre administrateur active l’option de leads issus d’appels manqués, désactivée par défaut. Les appels manqués de nouveaux numéros sur la SIM professionnelle, ou tous les appels entrants si l’administrateur le choisit, deviennent alors des leads avec un rappel à faire. Les appels sortants vers des numéros inconnus ne deviennent jamais des leads.
Cela fonctionne-t-il sur un téléphone double SIM ?+
Oui. Sur Android, l’appelant choisit la SIM professionnelle, et les appels de l’autre SIM sont ignorés sur le téléphone. Sur un téléphone à une seule SIM, les appels avec les leads sont consignés et les appels avec toute autre personne restent sur le téléphone.
La journalisation des appels inclut-elle l’enregistrement ?+
Seulement si le téléphone enregistre. LumaKol n’enregistre pas les appels lui-même. Si le composeur du téléphone enregistre les appels et que la synchronisation des enregistrements du composeur est activée dans l’application, l’enregistrement est associé à l’appel consigné et sauvegardé dans le Google Drive choisi par votre espace de travail. Certaines marques de téléphones et certains pays n’autorisent pas l’enregistrement par le composeur.
Un même appel peut-il être consigné deux fois ?+
Non. Chaque appel porte une clé construite à partir du téléphone et de son entrée dans le journal d’appels : s’il est renvoyé après une connexion faible, il n’est quand même enregistré qu’une fois.
La journalisation des appels coûte-t-elle plus cher ?+
Non. Elle est incluse dans tous les forfaits, facturés par licence sans frais à la minute, et l’essai gratuit de 14 jours ne demande pas de carte bancaire.
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