Fonctionnalités · Notes de frais
Notes de frais avec justificatifs, approbation et paiement
Les commerciaux déclarent déplacements, carburant, repas et hôtels avec une photo ou un PDF du justificatif. Leur chef d’équipe ou un administrateur approuve ou refuse chaque demande, et la personne qui paie la marque payée avec une référence.
- Refus uniquement avec un motif
- Demandes à la distance, à votre tarif par km
- Totaux du mois et export Excel
Essai gratuit de 14 jours, puis forfaits payants à partir de ₹399$9 par licence d’appel et par mois. Tarifs
Ce qu’il fait
Ce que contient une demande
Une demande a une date (aujourd’hui ou jusqu’à 90 jours en arrière), une catégorie, le montant et une note sur son objet. Elle peut contenir le justificatif en photo ou en PDF, enregistré dans le Google Drive de la personne qui déclare, et le lead concerné par la dépense. Pour les déplacements et le carburant, un espace de travail avec un tarif par km permet de saisir les kilomètres à la place, et LumaKol calcule le montant à partir du tarif pour que personne ne saisisse un chiffre différent.
Chaque demande est En attente jusqu’à ce que quelqu’un décide. Les chefs d’équipe décident pour les personnes de leurs équipes, les propriétaires et administrateurs pour n’importe qui. Personne ne décide de sa propre demande, sauf un propriétaire, qui n’a personne au-dessus de lui. Un refus s’accompagne toujours d’un motif exploitable par la personne. Les demandes approuvées sont marquées payées par un propriétaire, un administrateur ou un admin. facturation, avec une référence bancaire, un numéro de chèque ou « Espèces », et Toutes affiche les totaux du mois par personne et par catégorie.
Justificatifs
Un justificatif par demande, en photo ou en PDF, conservé dans le Google Drive de la personne qui déclare et ouvert par l’approbateur depuis la demande.
Demandes à la distance
Kilomètres multipliés par votre tarif par km pour les déplacements et le carburant, calculés par LumaKol, le tarif restant enregistré sur la demande.
Une décision par demande
Approuvez avec une note facultative, ou refusez avec le motif. Une demande refusée peut être corrigée et renvoyée.
Règle du justificatif
Fixez un montant au-dessus duquel une demande ne peut pas être approuvée tant que son justificatif n’est pas ajouté.
Marquée payée
Les propriétaires, administrateurs et admins. facturation marquent les demandes approuvées payées avec une référence de paiement. Payée est définitif.
Totaux du mois et export
En attente, approuvées, payées et refusées par personne et par catégorie, exportées en CSV ou Excel.
Comment ça marche
Comment fonctionnent les demandes
Sur le web, dans le même espace de travail que vos leads et vos visites.
- 1
Fixez les règles
Dans Notes de frais → Paramètres des frais, choisissez les catégories que votre équipe peut déclarer, le tarif par km pour les demandes à la distance et le montant à partir duquel un justificatif est nécessaire.
- 2
Déclarez
Toute personne autre qu’un lecteur ouvre Nouvelle demande, saisit la date, la catégorie et le montant ou la distance, ajoute une note et le justificatif, puis envoie.
- 3
Approuvez ou refusez
La demande va au chef d’équipe de la personne, ou aux propriétaires et administrateurs. Ils l’approuvent, ou la refusent avec le motif, depuis À approuver.
- 4
Payez et exportez
Marquez les demandes approuvées payées avec une référence, puis exportez le mois pour votre comptabilité.
Pour qui
Pour qui
Équipes commerciales terrain
Des commerciaux qui roulent vers les clients, paient le parking et achètent un déjeuner de temps en temps, et veulent être remboursés sans paperasse.
Chefs d’équipe
Des managers qui approuvent les demandes de leurs équipes avec le justificatif et la note sous les yeux.
Propriétaires et comptabilité
Ceux qui paient, avec chaque demande approuvée, son justificatif et un total du mois dans un seul export.
Bon à savoir
- Chaque demande est dans la devise de l’espace de travail, donc les totaux et l’export ne mélangent jamais les devises.
- Les justificatifs sont enregistrés dans le Google Drive de la personne qui déclare, qui connecte donc Google Drive avant d’en joindre un.
- Les notes de frais sont prévues pour les espaces de travail d’entreprise, où une personne autre que celle qui déclare approuve. Un propriétaire ou un administrateur peut les désactiver dans Paramètres → Fonctionnalités ; les demandes existantes sont conservées.
Questions
Plus de réponses sur la page FAQ.
Qui peut approuver une demande ?
Le chef d’équipe de la personne qui a déclaré, pour les personnes des équipes qu’il dirige, ainsi que tout propriétaire ou administrateur. Personne n’approuve sa propre demande, sauf un propriétaire, qui n’a personne au-dessus de lui.
Une demande refusée disparaît-elle ?
Non. La personne voit le motif, peut modifier la demande ou ajouter le justificatif manquant, et l’enregistrement la renvoie en approbation. Une demande que la personne retire reste aussi dans sa liste, marquée retirée.
Peut-on saisir une demande à la distance ?
Oui, pour les déplacements et le carburant, dès qu’un propriétaire ou un administrateur fixe un tarif par km. La personne saisit les kilomètres et LumaKol calcule le montant à partir du tarif.
Envoie-t-il des e-mails ?
Non. Les approbateurs sont informés des nouvelles demandes, et la personne des décisions et des paiements, dans les notifications de LumaKol et sous forme de notifications du navigateur si elle les a activées. Chacun peut les désactiver.
Est-ce inclus dans toutes les offres ?
Oui, les notes de frais sont incluses dans toutes les offres entreprise, essai gratuit compris. LumaKol propose un essai gratuit de 14 jours, puis des offres payantes à partir de ₹399$9 par licence d’appel et par mois.
En savoir plus
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