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LumaKol
Délégués médicaux pharma

Planification et suivi des visites pour délégués médicaux

Les médecins et pharmaciens de chaque MR forment une seule liste avec spécialité et classe, chaque visite est pointée à l’arrivée et au départ au cabinet ou à la pharmacie, et le responsable de zone voit les visites et l’itinéraire du jour sans attendre un rapport du soir.

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Un pharmacien en blouse blanche sortant une boîte des étagères d’une pharmacie

Là où le reporting des MR se dégrade

  • Les comptes rendus de visite sont rédigés après coup

    Les visites chez les médecins de la journée sont saisies le soir dans un rapport, de mémoire, et le manager ne peut pas distinguer une visite d’un appel téléphonique.

  • La fréquence des visites se relâche

    Un médecin qui devrait être vu tous les quinze jours passe un mois sans visite parce que le planning vit dans un agenda papier.

  • Les relances des pharmaciens sont oubliées

    Un pharmacien qui a demandé à être rappelé après le week-end attend jusqu’au prochain passage dans le secteur.

  • Les secteurs changent de mains

    Quand un MR change de secteur ou part, la liste des médecins, les notes et les numéros de contact partent souvent avec lui.

La journée d’un MR, de la liste d’appels à la dernière pharmacie

Comment un délégué médical et un responsable de zone partagent une seule fiche pour chaque médecin et pharmacien du secteur.

  1. 11 / 5

    La liste de chaque MR est importée

    Importez vos listes de médecins et de pharmaciens depuis Excel ou CSV, associez la spécialité, la classe et la zone à des champs personnalisés, et attribuez chaque liste à son MR.

  2. 22 / 5

    La liste du jour correspond aux relances dues

    La prochaine visite de chaque médecin est une relance datée, si bien que le MR ouvre Relances et voit qui est à voir aujourd’hui et qui est en retard.

  3. 33 / 5

    Pointage au cabinet ou à la pharmacie

    Le MR pointe son arrivée depuis la fiche du médecin et pointe son départ avec une courte note sur la visite. LumaKol lit la position une fois à chaque fois et indique à quelle distance de l’adresse enregistrée le pointage a eu lieu.

  4. 44 / 5

    La prochaine visite est fixée avant de partir

    Le MR enregistre un résultat d’appel comme Rencontré ou Indisponible, qui peut programmer seul la prochaine relance, ou choisit la date de la prochaine visite.

  5. 55 / 5

    Le responsable de zone voit la journée

    Visites terrain liste les arrêts de chaque MR dans l’ordre avec le temps passé et la distance par rapport à chaque adresse enregistrée, et l’itinéraire s’ouvre dans Google Maps. Rapports → Présence ajoute le pointage d’arrivée, de départ et les pauses.

Sur Android, chaque appel passé avec la SIM professionnelle est enregistré sur le bon lead avec sa durée exacte, y compris les appels lancés depuis le composeur du téléphone. Sur iPhone, les appels lancés depuis LumaKol sont enregistrés avec une durée approximative mesurée par l’app. Dans les deux cas, le résultat d’appel est à un geste de distance après chaque appel.

Les étapes pour les médecins et les pharmaciens

Il n’existe pas de modèle pharma à choisir à l’inscription. Choisissez Vente générale, renommez et ajoutez des étapes sous Configuration → Pipeline pour les faire correspondre à celles-ci, et ajoutez vos résultats de visite sous Configuration → Résultats d’appel.

  1. Nouveau contact
  2. Première visite planifiée
  3. Rencontré
  4. Visites régulières
  5. Compte actif (Gagné)
Ou clôturé commeAbandonné

Ce qu’utilisent les MR et les responsables de zone

  • Visites terrain et tournées du jour

    Pointage d’arrivée et de départ au cabinet ou à la pharmacie avec un motif et une note, la distance par rapport à l’adresse enregistrée et l’itinéraire du jour de chaque MR. La position n’est jamais lue en arrière-plan.

  • Champs personnalisés

    Spécialité, classe (par exemple A, B ou C), zone ou siège et horaire de visite préféré en champs personnalisés sur chaque médecin et pharmacien, inclus dans les exports.

  • Relances et règles de nouvelle tentative

    La prochaine visite est une relance datée sur la fiche du médecin. Les résultats d’appel peuvent la programmer d’eux-mêmes, et une règle peut alerter le responsable de zone quand l’une d’elles est en retard.

  • Présence et pauses

    Un pointage de début de journée avec position facultative, des pauses typées, des horaires et des demandes de congé, dans la même app que le MR utilise pour ses visites.

  • Appels enregistrés automatiquement

    Les appels avec les cabinets de médecins et les pharmaciens depuis la SIM professionnelle sont rattachés à leur fiche, si bien que les appels de prise de rendez-vous figurent dans le même historique que les visites.

  • Rapports, entonnoirs et coaching

    Visites terrain par MR et par jour, Rapports → Présence avec export CSV ou Excel, et appels et résultats d’appel par personne pour les commerciaux qui travaillent aussi par téléphone.

D’où viennent vos leads

Connectez les canaux que vous utilisez déjà ; les nouveaux leads arrivent dans la file d’appels dès qu’ils sont reçus.

  • Import CSV / Excel

    Listes de médecins et de pharmaciens issues de votre système actuel ou d’Excel.

  • API publique

    Créez et mettez à jour les fiches de médecins et de pharmaciens depuis vos propres systèmes.

  • Webhook de site web

    Tout site web ou outil de formulaire peut envoyer des leads vers l’URL de votre espace de travail.

Questions des responsables des ventes pharma

LumaKol suit-il les échantillons, les cadeaux ou les frais de déplacement ?+

Non. LumaKol enregistre les visites, les appels, les relances et la présence. Le stock d’échantillons, les registres de cadeaux et les notes de frais de déplacement restent dans le système que vous utilisez déjà ; tout ce que le manager doit savoir sur une visite va dans la note de visite.

Comment planifier la fréquence de visite de chaque médecin ?+

Gardez la fréquence prévue dans un champ personnalisé et programmez la prochaine visite de chaque médecin comme relance datée. Un résultat d’appel comme Rencontré peut programmer seul la relance suivante après un nombre de jours défini, et le médecin apparaît dans les Relances du MR ce jour-là.

L’app suit-elle les MR toute la journée ?+

Non. La position n’est lue qu’au pointage d’arrivée et de départ chez un médecin ou un pharmacien, et au pointage de présence du jour si votre politique l’exige. Rien n’est collecté entre les visites ni en arrière-plan.

Comment le responsable de zone sait-il qu’une visite a eu lieu au cabinet ?+

Chaque pointage affiche « Sur place » lorsqu’il se trouve à moins de 200 mètres de l’adresse enregistrée du médecin ou du pharmacien, ou la distance qui sépare. Les pointages depuis l’app sont aussi contrôlés pour détecter des signes de fausse position, comme une app de simulation de position, et signalés aux managers.

Les MR qui ont un iPhone peuvent-ils l’utiliser ?+

Oui. L’app LumaKol fonctionne sur Android et iPhone, donc les MR enregistrent visites, relances et résultats d’appel sur le téléphone qu’ils ont en poche. Le pointage d’arrivée et de départ fonctionne aussi dans le navigateur avec la localisation autorisée.

En savoir plus

Un article pratique pour votre secteur, les guides de configuration et chaque fonctionnalité.

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