कॉल के दौरान ही GST कोटेशन भेजें: ऑनलाइन स्वीकृति और सीधे आपके खाते में UPI भुगतान

ग्राहक की दिलचस्पी तब सबसे ज़्यादा होती है जब वह अभी लाइन पर होता है। कॉल ख़त्म होने से पहले GST और किसी भी छूट के साथ एक साफ़ कोटेशन उसके हाथ में कैसे पहुँचाएँ, उसे ऑनलाइन स्वीकार करने और UPI से भुगतान करने दें, और बिना पीछे पड़े फ़ॉलो-अप कैसे करें।

लेखक LumaKol टीमप्रकाशित 12 अक्टूबर 202610 मिनट पढ़ें

सूट पहने एक सेल्सपर्सन फ़ोन कॉल के दौरान मुस्कुरा रहा है, डेस्क पर नोटबुक और लैपटॉप रखे हैं

ज़्यादातर सेल्स कॉल एक ही तरह ख़त्म होती हैं: ग्राहक को जो सुना वह पसंद आता है और वह कीमत “लिखित में” माँगता है। एजेंट भेजने का वादा करता है, कोटेशन अगले दिन दोपहर को PDF या स्क्रीनशॉट के रूप में जाता है, और तब तक ग्राहक दो और विक्रेताओं से उनका कोटेशन माँग चुका होता है। लिखित कीमत तब पहुँचती है जब दिलचस्पी ठंडी पड़ चुकी होती है।

इसका हल बताना आसान है और अच्छे से करने के लिए थोड़ी तैयारी चाहिए: कोटेशन कॉल पर ही बनाएँ, उसे तब भेजें जब ग्राहक अभी सुन रहा हो, और उसे उसी पेज से स्वीकार करने और भुगतान करने का तरीका दें। यह लेख बताता है कि एक अच्छे कोटेशन में क्या होता है, GST और छूट का हिसाब कैसे लगाना चाहिए, ग्राहक क्या देखता है, और जो कोटेशन अभी स्वीकार नहीं हुआ उस पर फ़ॉलो-अप कैसे करें।

कोटेशन कॉल ख़त्म होने से पहले क्यों पहुँचना चाहिए

ग्राहक उसे तब खोल सकता है जब आप दोनों लाइन पर हैं, इसलिए किसी आइटम या टैक्स के बारे में सवालों का जवाब दो दिन बाद मैसेज थ्रेड में नहीं, तुरंत मिल जाता है।
आप कुल राशि पर उसकी प्रतिक्रिया सुनते हैं। कीमत पर रुकना एक आपत्ति है जिसे आप अभी संभाल सकते हैं; अगले दिन WhatsApp पर चुप्पी को नहीं।
जो तय हुआ वह पक्का हो जाता है। जिन आइटम, मात्रा और छूट पर बात हुई, वे तब लिखे जाते हैं जब सबको वे एक ही तरह याद हैं।
अगला कदम तय हो जाता है। “पेज पर स्वीकार कर दीजिए, भुगतान का बटन ठीक नीचे है” — यह “बताइएगा आप क्या सोचते हैं” से कहीं साफ़ क्लोज़ है।

एक अच्छे कोटेशन में क्या होता है

कोटेशन एक छोटा, सटीक दस्तावेज़ है। उसे फ़ोन पर एक बार स्क्रॉल करने में पढ़ा जा सकना चाहिए और ग्राहक के लिए पूछने को कुछ नहीं छोड़ना चाहिए।

हिस्सा	इसमें क्या लिखें
आइटम	वे नाम जिन्हें ग्राहक कॉल से पहचानता है, अंदरूनी प्रोडक्ट कोड नहीं। जो कुछ भी वह ख़रीद रहा है, हर चीज़ की एक पंक्ति।
मात्रा और कीमत	टैक्स से पहले की यूनिट कीमत, ताकि GST राशि में छिपा न रहे बल्कि दिखाई दे।
टैक्स	हर पंक्ति पर GST दर। अलग-अलग आइटम पर अलग-अलग दरें हो सकती हैं।
छूट	एक राशि, जो अपनी अलग पंक्ति में दिखे, ताकि ग्राहक ठीक-ठीक देख सके कि क्या दिया गया।
वैधता	एक असली आख़िरी तारीख़। कीमतें, स्टॉक और ऑफ़र बदलते हैं, और बिना अंत वाला कोटेशन बिना अंत वाला मोलभाव है।
शर्तें	डिलीवरी का समय, क्या शामिल है, भुगतान की शर्तें। दो-तीन पंक्तियाँ, बारीक अक्षरों का पूरा पेज नहीं।

GST और छूट सही लगाना

छूट टैक्स से पहले घटाई जाती है, इसलिए GST छूट के बाद की राशि पर लगता है। 18% पर ₹10,000 की एक पंक्ति लीजिए जिस पर ₹1,000 की छूट है: टैक्स योग्य राशि ₹9,000 है, टैक्स ₹1,620 है और कुल ₹10,620 है। जब कोटेशन में अलग-अलग दरों वाली कई पंक्तियाँ हों, तो हर पंक्ति का टैक्स निकालने से पहले छूट को पंक्तियों में उनके मूल्य के अनुपात में बाँटना पड़ता है। कॉल के बीच यह हाथ से करना ही वह जगह है जहाँ गलतियाँ घुस आती हैं।

LumaKol यह हिसाब आपके लिए करता है। हर पंक्ति की अपनी टैक्स दर होती है, छूट राशि के रूप में दर्ज की जाती है और टैक्स से पहले घटाई जाती है, पंक्तियों में अनुपात से बाँटी जाती है, और उप-योग, छूट, टैक्स और कुल राशि टाइप करते-करते दिखती रहती है। अपने अकाउंटेंट से एक बार GST दरें जाँच लें और आम दर को डिफ़ॉल्ट बना दें, फिर एजेंटों को कॉल पर इसके बारे में सोचना नहीं पड़ेगा।

कॉल के दौरान, लीड पर ही कोटेशन बनाना

कोटेशन लीड पर रहते हैं, वेब पर भी और Android ऐप में भी, इसलिए एजेंट बात करते-करते एक बना सकता है। एजेंट अपनी लीड के लिए कोटेशन बना सकते हैं; दस्तावेज़ तैयार करने के लिए किसी को मैनेजर का इंतज़ार नहीं करना पड़ता।

लीड खोलें और कोटेशन सेक्शन में नया कोटेशन पर टैप करें।
हर आइटम के लिए एक पंक्ति जोड़ें: आप क्या पेश कर रहे हैं, मात्रा, टैक्स से पहले प्रति यूनिट कीमत और GST दर, जो आपकी डिफ़ॉल्ट टैक्स दर से पहले से भरी होती है और हर पंक्ति पर बदली जा सकती है।
अगर छूट पर सहमति हुई है तो उसे दर्ज करें। यह वैकल्पिक है और टैक्स से पहले घटाई जाती है।
अपनी डिफ़ॉल्ट शर्तें इस्तेमाल करने के लिए नोट्स खाली छोड़ें, या इस ग्राहक के लिए कुछ लिखें। वैधता आपकी वर्कस्पेस सेटिंग से आती है; Android ऐप में आप कोई और आख़िरी दिन चुन सकते हैं। फिर कोटेशन बनाएँ पर टैप करें।
इसे भेजें। वेब पर, भेजें तैयार मैसेज के साथ WhatsApp खोलता है, और कॉपी बटन आपको कहीं और भेजने के लिए लिंक देता है; Android ऐप में, कोटेशन शेयर करें आपके शेयर विकल्प खोलता है। मैसेज में लिखा होता है “नमस्ते {name}, यह रहा आपका कोटेशन {number}, राशि {amount}” और उसके बाद लिंक।

हर कोटेशन को हर वर्कस्पेस और साल के हिसाब से अपना नंबर मिलता है, जैसे Q-2026-0007, जिसका हवाला ग्राहक और आपकी अकाउंट्स टीम आपको देंगे। फिर कॉल पर कहें: “मैंने अभी WhatsApp पर भेजा है। क्या आप बात करते-करते इसे खोल सकते हैं?” कुल राशि को साथ मिलकर देखें, और फ़ैसला माँगें।

ग्राहक क्या देखता है

लिंक बिना लॉगिन के एक साफ़ पेज खोलता है। सबसे ऊपर आपके बिज़नेस का नाम, “के लिए” के साथ ग्राहक का नाम, कोटेशन नंबर, जारी होने की तारीख़ और जिस तारीख़ तक वह मान्य है, वह दिखती है। उसके नीचे मात्रा, कीमत, टैक्स और राशि के साथ आइटम की तालिका, फिर उप-योग, कोई छूट, टैक्स और कुल, और आपके नोट्स या शर्तें होती हैं।

कोटेशन स्वीकार करें और अस्वीकार करें बटन। एक बार स्वीकार करने के बाद ग्राहक उसे पेज से वापस नहीं ले सकता; स्वीकृत कोटेशन को बदलना आपका फ़ैसला है, लिंक रखने वाले का नहीं।
प्रिंट करें या PDF के रूप में सहेजें, उन ग्राहकों के लिए जिनका अकाउंट्स विभाग फ़ाइल चाहता है।
राशि, प्राप्तकर्ता के नाम और आपकी UPI ID के साथ “UPI से भुगतान करें” बॉक्स। फ़ोन पर, UPI ऐप से भुगतान करें ग्राहक का UPI ऐप खोलता है जिसमें राशि और कोटेशन नंबर वाला नोट पहले से भरे होते हैं; कंप्यूटर पर, वे किसी भी UPI ऐप से QR कोड स्कैन करते हैं।
वैधता की तारीख़ के बाद पेज पर उस तारीख़ के साथ “को समाप्त” लिखा आता है, और कोटेशन अब स्वीकार नहीं किया जा सकता। ग्राहक को आपसे नया कोटेशन माँगना पड़ता है, जो कॉल करने की एक वजह है।

पैसा आपकी UPI ID में जाता है, हमारी में नहीं

कोई मालिक या एडमिन इसे सेटिंग्स → भुगतान में एक बार सेट करता है: आपकी बिज़नेस UPI ID, प्राप्तकर्ता का वह नाम जो ग्राहक अपने UPI ऐप में देखते हैं, डिफ़ॉल्ट टैक्स दर, कोटेशन कितने दिन मान्य रहें, और डिफ़ॉल्ट शर्तें जो हर नए कोटेशन के नीचे आती हैं। ग्राहक अपने UPI ऐप से सीधे उसी UPI ID पर भुगतान करते हैं। LumaKol कभी पैसा अपने पास नहीं रखता या उसे छूता भी नहीं, इसलिए न किसी सेटलमेंट का इंतज़ार होता है और न भुगतान से कोई हिस्सा कटता है।

भुगतान बॉक्स रुपये वाले कोटेशन पर तब दिखता है जब UPI ID सहेजी गई हो; फ़ील्ड खाली छोड़ें तो पेज उसके बिना कोटेशन दिखाता है। क्योंकि भुगतान सीधे आपके पास जाता है, LumaKol उसे आते हुए नहीं देख सकता। जब पैसा आपके बैंक या UPI ऐप में दिखे, तो कोटेशन खोलें और भुगतान हुआ मार्क करें चुनें। भुगतानों का मिलान करने वाले व्यक्ति की यह आदत बना दें, ताकि रिकॉर्ड बैंक से मेल खाए।

कोटेशन पर फ़ॉलो-अप

हर कदम लीड की टाइमलाइन पर दर्ज होता है: कोटेशन बना, ग्राहक ने खोला, स्वीकार किया, अस्वीकार किया, भुगतान हुआ। “खोला” तब गिना जाता है जब कोई व्यक्ति ब्राउज़र में पेज खोलता है, तब नहीं जब WhatsApp लिंक प्रीव्यू लाता है, इसलिए यह एक असली संकेत है। जब ग्राहक कोटेशन खोलता, स्वीकार या अस्वीकार करता है, तो लीड के मालिक और कोटेशन बनाने वाले को सूचना मिलती है।

कोटेशन की स्थिति	क्या करें
भेजा गया, कुछ घंटों बाद भी नहीं खोला	एक छोटा WhatsApp: “आपको पहले कोटेशन भेजा था, समय मिले तो देख लीजिए।” फिर उनके बताए समय पर कॉल।
खोला, स्वीकार नहीं किया	जल्दी कॉल करें। वे अभी इसके बारे में सोच रहे हैं, और अक्सर किसी एक पंक्ति पर एक सवाल ही रास्ते में खड़ा होता है।
स्वीकार किया, भुगतान नहीं	कॉल पर ऑर्डर और डिलीवरी की तारीख़ पक्की करें, और उन्हें उसी लिंक पर भुगतान बटन की ओर इशारा करें।
अस्वीकार किया	वजह पूछने के लिए कॉल करें। कीमत, समय और प्रतिस्पर्धी — ये अलग-अलग समस्याएँ हैं जिनके जवाब अलग हैं।
मान्यता की आख़िरी तारीख़ के क़रीब	समाप्त होने से एक-दो दिन पहले फ़ैसले की कॉल। डेडलाइन कॉल करने की वजह है, धमकी नहीं।
भुगतान हुआ	भुगतान हुआ मार्क करें, धन्यवाद कहें, और अगला कदम तय करें: डिलीवरी, ऑनबोर्डिंग या अगला ऑर्डर।

याददाश्त पर भरोसा करने के बजाय इनमें से हर स्थिति के लिए लीड पर तारीख़ वाला फ़ॉलो-अप सेट करें। दो आदतें कोटेशन को ईमानदार रखती हैं। पहली, जो लिंक ग्राहक के पास पहले से है उस पर कीमत न बदलें: कोटेशन तभी एडिट हो सकता है जब वह ड्राफ़्ट हो, इसलिए पुराने को रद्द करें और नया बनाएँ, और ग्राहक हमेशा जानता है कि कौन-सा नंबर मौजूदा है। दूसरी, वैधता की तारीख़ पर टिके रहें। अगर हर समाप्त कोटेशन चुपचाप उसी कीमत पर दोबारा जारी हो जाए, तो तारीख़ का कोई मतलब नहीं रह जाता।

छूट के लिए भी एक नियम होना चाहिए। कौन कितनी छूट दे सकता है, यह कॉल से पहले तय करें, कॉल के दौरान नहीं, और छूट को उसकी अलग पंक्ति में रखें ताकि मैनेजर एक नज़र में देख सके कि हर डील पर क्या छोड़ा गया।

कोटेशन और आपकी पाइपलाइन के आँकड़े

जब कोई कोटेशन स्वीकार होता है या भुगतान हुआ मार्क होता है, तो उसकी कुल राशि लीड का डील मूल्य बन जाती है। तब रिपोर्ट लीड की गिनती के साथ रुपये भी दिखाती हैं: खुली पाइपलाइन, स्टेज की संभावना से भारित पूर्वानुमान, भुगतान हुआ मार्क किए गए कोटेशन से मिला पैसा, और भेजे गए कोटेशन में से कितने स्वीकार हुए। जो टीम कॉल पर कोटेशन बनाती है और भुगतान तुरंत मार्क करती है, उसे बिना किसी के अलग शीट रखे राजस्व की तस्वीर मिल जाती है।

सेटअप चेकलिस्ट

सेटिंग्स → भुगतान में अपनी UPI ID और प्राप्तकर्ता का नाम सहेजें; अपनी आम GST दर को डिफ़ॉल्ट टैक्स, एक वैधता अवधि और दो-तीन पंक्तियों की डिफ़ॉल्ट शर्तें सेट करें; ग्राहक क्या देखते हैं यह जानने के लिए ख़ुद फ़ोन और कंप्यूटर पर एक कोटेशन पेज खोलें; तय करें कि कौन छूट दे सकता है और कितनी; और भुगतान हुआ मार्क करें को रोज़ की भुगतान जाँच का हिस्सा बनाएँ।

इस विषय पर प्रश्न

क्या LumaKol भुगतान लेता है या उस पर कोई फ़ीस लेता है?+

नहीं। ग्राहक अपने UPI ऐप से सीधे उस UPI ID पर भुगतान करता है जो आपने सेटिंग्स → भुगतान में सहेजी है। LumaKol कभी पैसा अपने पास नहीं रखता और उसमें से कुछ नहीं लेता। भुगतान आप तक पहुँचते ही कोटेशन को भुगतान हुआ मार्क करें।

अगर कोटेशन रुपये में नहीं है तो क्या ग्राहक UPI से भुगतान कर सकता है?+

नहीं। UPI भुगतान बॉक्स सिर्फ़ रुपये वाले कोटेशन पर दिखता है, और तभी जब UPI ID सहेजी गई हो। दूसरी मुद्राओं वाले कोटेशन में आइटम और कुल राशि, स्वीकार और अस्वीकार के साथ दिखती है, लेकिन भुगतान बॉक्स नहीं।

क्या भेजने के बाद मैं कोटेशन बदल सकता हूँ?+

सिर्फ़ ड्राफ़्ट एडिट किया जा सकता है। कोटेशन भेजे जाने के बाद उसे रद्द करें और नया बनाएँ, ताकि ग्राहक कभी ऐसी कीमत न देखे जो उसी लिंक के पीछे बदल गई हो।

क्या कोटेशन GST इनवॉइस है?+

नहीं। यह टैक्स की एक ही कुल राशि दिखाता है और एक ऑफ़र है, टैक्स इनवॉइस नहीं। ग्राहक के भुगतान के बाद अपना GST इनवॉइस अपने सामान्य बिलिंग या अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर से जारी करें।

मुझे कैसे पता चले कि ग्राहक ने इसे देखा है?+

लीड की टाइमलाइन दिखाती है कि ग्राहक ने कोटेशन कब खोला, स्वीकार किया या अस्वीकार किया, और इनमें से हर मौक़े पर लीड के मालिक और कोटेशन बनाने वाले को सूचना मिलती है।

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LumaKol टीम — LumaKol बनाने वाले लोगों द्वारा लिखा गया, ग्राहकों की बातों और डेटा में दिखने वाली बातों के आधार पर।