Excel से लीड इम्पोर्ट कैसे करें, बिना गड़बड़ी इम्पोर्ट किए

लगभग हर कॉलिंग टीम एक ही तरह शुरू होती है: एक शीट। किसी एक्सपो से खरीदी गई सूची, किसी पोर्टल का एक्सपोर्ट, तीन महीने के वॉक-इन जिन्हें डेस्क पर बैठे किसी व्यक्ति ने टाइप किया। शीट ही असली पूँजी है, और नए CRM से सबसे पहले यही कहा जाता है कि उसे निगल ले।

यही वह पल है जब ज़्यादातर लीड डेटाबेस बिगड़ते हैं। बाद में नहीं, जब लोग चरण अपडेट करना बंद कर देते हैं — पहले ही दिन, जब बेमेल डेटा की चार हज़ार पंक्तियाँ एक साफ़ सिस्टम में आती हैं और उसकी सफ़ाई भी साथ ले जाती हैं। छह हफ़्ते बाद, किसी को आँकड़ों पर भरोसा नहीं, दो एजेंट एक ही व्यक्ति को कॉल कर रहे हैं, और ईमानदार निष्कर्ष होता है “CRM हमारे लिए नहीं चला”।

इस एक घंटे को सोच-समझकर बिताना फ़ायदेमंद है। यहाँ बताया गया है कि असल में क्या ग़लत होता है, और बिना गड़बड़ी के शीट कैसे अंदर लाएँ।

डेटा से नहीं, हेडिंग से शुरू करें

LumaKol आपकी फ़ाइल की पहली पंक्ति को कॉलम हेडिंग के रूप में पढ़ता है और उन्हें अपने फ़ील्ड से अपने-आप मिलाता है। “Mobile”, “Mobile Number”, “Phone”, “Contact No” — ये सब आपके कुछ किए बिना फ़ोन फ़ील्ड ढूँढ लेते हैं। इसलिए आपका सबसे कीमती एक मिनट पहली पंक्ति पर लगना चाहिए: पक्का करें कि हर कॉलम की एक हेडिंग हो और हेडिंग वही बताए जो कॉलम में है।

फिर आप स्क्रीन पर मिलान की पुष्टि करते हैं, हर कॉलम के पास आपकी अपनी फ़ाइल के सैंपल वैल्यू दिखते हैं ताकि आप देख सकें कि आप किस पर हामी भर रहे हैं। एक नियम लागू होता है: किसी न किसी कॉलम को मोबाइल नंबर होना चाहिए। बाकी सब वैकल्पिक है।

जिन फ़ील्ड से मिलान किया जा सकता है, वे ज़्यादातर लोगों की उम्मीद से कहीं ज़्यादा हैं, और यह मायने रखता है क्योंकि आप जो भी फ़ील्ड मैप करते हैं, वह बाद में आपके लिए एक फ़िल्टर बनता है:

• नाम, मोबाइल नंबर, अतिरिक्त मोबाइल नंबर, ईमेल, कंपनी और पदनाम।
• शहर, राज्य, देश, पिन कोड, पता — और अक्षांश/देशांतर, अगर आपके स्रोत में हों।
• स्रोत और अभियान, जिनसे आप तीन महीने बाद तुलना कर पाते हैं कि लीड कहाँ से आईं।
• चरण और “असाइन किया गया”, ताकि जिस शीट को पहले से पता है कि लीड किसकी है, उसे हाथ से दोबारा छाँटना न पड़े।
• अगला फ़ॉलो-अप, ताकि वादा किए गए कॉलबैक नए सिस्टम में जाते समय खो न जाएँ, बल्कि बने रहें।
• बाहरी ID, वह फ़ील्ड जिससे उसी स्रोत का दूसरा इम्पोर्ट टकराने के बजाय मेल खा जाता है।

जो कॉलम फ़िट नहीं होते, उनका क्या करें

असली शीट में ऐसे कॉलम होते हैं जिनके बारे में CRM ने कभी सुना ही नहीं: बजट, प्रोजेक्ट, कोर्स, पॉलिसी नंबर, कौन-सी होर्डिंग। हर एक के लिए आपके पास दो विकल्प हैं, और ग़लत विकल्प चुपचाप महँगा पड़ता है।

आप कॉलम छोड़ सकते हैं, और वह जानकारी हमेशा के लिए खो सकते हैं। या आप उसे कस्टम फ़ील्ड बना सकते हैं, और तब वह हर लीड पर असली फ़ील्ड बन जाता है: लीड पेज पर दिखता है, एक्सपोर्ट में आता है, आपके मैसेज टेम्पलेट में वेरिएबल के रूप में इस्तेमाल हो सकता है। LumaKol इसे सीधे इम्पोर्ट स्क्रीन से बनाने का विकल्प देता है।

जिस भी चीज़ के बारे में एजेंट कॉल पर पूछेगा, उसके लिए दूसरा विकल्प चुनें। छोड़े गए स्प्रेडशीट कॉलम में पड़ा बजट किसी की मदद नहीं करता; वही कॉलम मुद्रा फ़ील्ड के रूप में टीम लीड को कल की सूची इस हिसाब से छाँटने देता है कि पहले किसे कॉल करना फ़ायदेमंद है।

एक सावधानी: फ़ील्ड का प्रकार वैलिडेशन तय करता है और उसमें वैल्यू सहेजे जाने के बाद बदला नहीं जा सकता। चुनने से पहले एक पल सोचें। संख्या या मुद्रा के रूप में “बजट” सही तरह से छँटेगा और जुड़ेगा; टेक्स्ट के रूप में “बजट” हमेशा के लिए 1, 10, 100, 2 के क्रम में छँटेगा। दस प्रकार हैं टेक्स्ट, संख्या, मुद्रा, तारीख, ड्रॉपडाउन, बहु-चयन, चेकबॉक्स, लिंक, ईमेल और फ़ोन, और हर एक के लिए आप एजेंटों के लिए एक संकेत लाइन लिख सकते हैं — फ़ील्ड के नीचे एक वाक्य जो उन्हें ठीक-ठीक बताए कि क्या भरना है, और यह डेटा की गुणवत्ता का सबसे सस्ता नियंत्रण है।

इम्पोर्ट असल में फ़ोन नंबरों पर ही टूटते हैं

स्प्रेडशीट में फ़ोन नंबर शायद ही कभी फ़ोन नंबर होता है। वह आगे एपॉस्ट्रॉफ़ी वाली एक स्ट्रिंग होता है, या ऐसी संख्या जिसका शून्य गायब हो गया, या नौ अंक, या ऐसा सेल जिसमें “9876543210 / 9876543211” लिखा हो, या ऐसी वैल्यू जिसे Excel ने मदद के नाम पर 9.87654E+09 बना दिया।

कॉलिंग CRM में यह किसी भी दूसरे CRM से ज़्यादा मायने रखता है, क्योंकि फ़ोन नंबर सिर्फ़ डेटा नहीं है — प्रोडक्ट इसी को डायल करने के लिए बना है, और डुप्लिकेट इसी कुंजी पर मिलाए जाते हैं। ग़लत नंबर का मतलब है ऐसी लीड जिस पर कभी काम नहीं हो सकता और जिसका डुप्लिकेट कभी हटाया नहीं जा सकता।

इसलिए कुछ भी अपलोड होने से पहले जाँच चलाएँ। यह आपके ब्राउज़र में हर पंक्ति की जाँच करती है — इस समय तक कुछ भी आपके कंप्यूटर से बाहर नहीं गया है — और आपको तीन आँकड़े बताती है: कितनी पंक्तियाँ तैयार हैं, कितनी उसी फ़ाइल की किसी दूसरी पंक्ति की डुप्लिकेट हैं, और कितनी में समस्याएँ हैं। हर समस्या वाली पंक्ति कारण के साथ बताई जाती है:

सिर्फ़ पास होने वाली पंक्तियाँ अपलोड होती हैं। यही डिज़ाइन का वह फ़ैसला है जो डेटाबेस को साफ़ रखता है: ख़राब पंक्तियाँ बाद में ठीक करने के लिए अधूरी लीड बनकर नहीं आतीं, वे आपकी शीट में रहती हैं जहाँ आप उन्हें सुधारकर दूसरी बार में जोड़ सकते हैं।

व्यावहारिक वर्कफ़्लो है: जाँच चलाएँ, फ़ाइल ठीक करें, फिर से चलाएँ। दो मिनट, दो बार — बस यही पूरा अनुशासन है।

डुप्लिकेट कैसे तय होते हैं — और फ़ोन नंबर ही क्यों

डुप्लिकेट मोबाइल नंबर पर मिलाए जाते हैं। नाम पर नहीं, ईमेल पर नहीं, किसी समानता स्कोर पर नहीं।

यह जानबूझकर संकरा रखा गया नियम है और कॉलिंग टीम के लिए यही सही है। नाम भरोसेमंद नहीं होते: एक ही व्यक्ति तीन शीट में Rajesh Kumar, R. Kumar और Rajesh K होता है, और दो सचमुच अलग लोगों का नाम एक होना किसी की सोच से ज़्यादा आम है। ईमेल अक्सर होते ही नहीं। नंबर वह चीज़ है जिसे आप डायल करते हैं, इसलिए नंबर ही पहचान है — और ग़लती की कीमत ठोस और साफ़ दिखती है: दो एजेंटों का एक ही व्यक्ति को कॉल करना लीड गँवाने और ब्रांड की किरकिरी कराने का सबसे तेज़ तरीका है।

डुप्लिकेट दो स्तरों पर पकड़े जाते हैं। आपकी फ़ाइल के अंदर की दोहराई गई पंक्तियाँ अपलोड से पहले जाँच में चिह्नित होती हैं। LumaKol में पहले से मौजूद नंबर इम्पोर्ट के दौरान ही छोड़ दिए जाते हैं, जिसका मतलब है कि पहले से लोड की गई शीट को दोबारा इम्पोर्ट करना सुरक्षित है — यह नया जोड़ता है और बाकी को नज़रअंदाज़ करता है।

ध्यान रखें कि यह क्या नहीं पकड़ता। दो अलग SIM वाला एक ही व्यक्ति दो लीड है, क्योंकि डायलर के लिए वे सच में दो नंबर हैं। अगर आपके बिज़नेस के लिए यह मायने रखता है, तो दूसरी पंक्ति बनाने के बजाय दूसरे नंबर को अतिरिक्त मोबाइल नंबर फ़ील्ड में मैप करें।

इम्पोर्ट के समय ही तय करना कि उन्हें कौन कॉल करेगा

बिना असाइन की लीड बिना कॉल की लीड है। इम्पोर्ट आपको तीन विकल्प देता है, और यह फ़ैसला यहीं करना फ़ायदेमंद है, “बाद में” नहीं, क्योंकि बाद में का मतलब आमतौर पर कभी नहीं होता:

• बाद में तय करें — लीड बिना असाइन रहती हैं और आप उन्हें लीड सूची से बाँटते हैं। तब ठीक है जब कोई मैनेजर पहले सूची पढ़ना चाहता हो; आदत के रूप में ख़तरनाक।
• एक व्यक्ति — शीट की हर लीड एक एजेंट को जाती है। ऐसी सूची के लिए सही जो किसी इलाके की हो या किसी ऐसे कैंपेन की जिसका कोई ज़िम्मेदार हो।
• बराबर बाँटें — लीड आपके चुने लोगों में एक-एक करके बाँटी जाती हैं, ताकि सबको बराबर हिस्सा मिले। ऐसी बल्क सूची के लिए सही जहाँ उपयुक्तता से ज़्यादा निष्पक्षता मायने रखती है।

कई फ़ाइलों वाले मामले में एक बारीकी है जो आसानी से छूट जाती है: अगर आप एक साथ कई फ़ाइलें जोड़ते हैं, या कई शीट वाली वर्कबुक, तो हर फ़ाइल और हर शीट अपनी अलग सूची बनती है। आप एक ही बार में हर एक को अलग एजेंट को दे सकते हैं। इसलिए हर शहर के लिए अलग टैब वाली वर्कबुक कोई ऐसी समस्या नहीं जिसे समतल करना पड़े — वह पहले से उसी तरह व्यवस्थित है जैसे आप उसे असाइन करना चाहते हैं।

स्रोत लेबल आपके भविष्य के लिए एक तोहफ़ा है

हर इम्पोर्ट एक स्रोत लेबल माँगता है, और वह उसके साथ आई हर लीड पर दिखता है। “प्रॉपर्टी एक्सपो – सितंबर” टाइप करने में चार सेकंड लगते हैं।

तीन महीने बाद यही वह अकेली चीज़ है जो आपको एक लाजवाब सवाल से बचाती है। किस एक्सपो से बिज़नेस आया? क्या खरीदी गई सूची पैसे के लायक थी? क्या वेबसाइट होर्डिंग से बेहतर कन्वर्ट कर रही है? लेबल के बिना हर लीड “CRM” से आई है और किसी स्रोत की किसी दूसरे से कभी तुलना नहीं हो सकती। लेबल हो, तो फ़नल रिपोर्ट सीधे जवाब देती है।

ऐसा लेबल इस्तेमाल करें जिसमें महीना हो। “Facebook लीड” तीसरी बार इस्तेमाल होते ही बेकार हो जाता है; “Facebook – सितंबर रेज़िडेंशियल” सालों तक मायने रखता है।

रसीद पढ़ें

इम्पोर्ट पूरा होने पर आपको एक गिनती मिलती है: कुल कितनी पंक्तियों में से कितनी लीड इम्पोर्ट हुईं, कितनी डुप्लिकेट के रूप में छोड़ी गईं, कितनी अस्वीकार हुईं। इसे पढ़ें। यही आख़िरी पल है जब आँकड़ों को समझाना आसान होता है।

4,000 पंक्तियों की शीट जिससे 2,600 इम्पोर्ट होती हैं, आपको बता रही है कि वह सूची कहाँ से आई, और यह उसी दिन जान लेना बेहतर है, बजाय इसके कि एक महीने बाद सोचें कि कैंपेन कमज़ोर क्यों रहा। हर इम्पोर्ट रिपोर्ट → आयात इतिहास में भी रखा जाता है, फ़ाइल के नाम, पंक्तियों, इम्पोर्ट हुई, डुप्लिकेट, अमान्य और समय के साथ — ताकि “सितंबर में हमने ठीक-ठीक क्या लोड किया था?” सवाल का जवाब किसी की याददाश्त पर निर्भर न रहे।

एक छोटी प्री-फ़्लाइट चेकलिस्ट

1. शीट खोलें और पहली पंक्ति ठीक करें ताकि हर कॉलम की असली हेडिंग हो।
2. फ़ोन नंबर टेक्स्ट कॉलम में रखें, ताकि Excel आगे के शून्य खाना और लंबी संख्याओं को साइंटिफ़िक नोटेशन में बदलना बंद करे।
3. दो नंबर वाले किसी भी सेल को मोबाइल और अतिरिक्त-मोबाइल कॉलम में बाँटें।
4. अपलोड से पहले तय करें कि कौन-से अतिरिक्त कॉलम कस्टम फ़ील्ड बनेंगे — और उनके प्रकार ध्यान से चुनें, क्योंकि प्रकार बाद में बदले नहीं जा सकते।
5. अगर आप शुरू से सूची बना रहे हैं, तो सैंपल शीट डाउनलोड करें; इससे मिलान का कदम पूरी तरह बच जाता है।
6. जाँच चलाएँ। जो बताया जाए वह ठीक करें। फिर से चलाएँ।
7. महीने वाला स्रोत लेबल लिखें, और असाइनमेंट का नियम टालने के बजाय चुनें।
8. आख़िरी गिनती पढ़ें, और मूल फ़ाइल कहीं संभालकर रखें। जो पंक्तियाँ पास नहीं हुईं, उनकी आपके पास यही इकलौती कॉपी है।