एक्सपो लीड: बिज़नेस कार्ड के कटोरे से 24 घंटे के भीतर कॉल तक

हर एक्सपो एक ही तरह ख़त्म होता है। स्टॉल हटता है, कोई बिज़नेस कार्ड का एक कटोरा और आधे-अधूरे पढ़े जा सकने वाले नंबरों की एक नोटबुक वापस लाता है, और पंद्रह दिन बाद कोई उनमें से कुछ को कॉल करता है। ज़्यादातर लोगों को स्टॉल याद ही नहीं होता।

स्टॉल, यात्रा और ब्रोशर का ख़र्च तीन दिनों में होता है। इसमें से कुछ वसूल होगा या नहीं, यह शो बंद होने के बाद के चौबीस घंटों में तय होता है। यह प्लेबुक बताती है कि हर विज़िटर को ऐसे रूप में कैसे दर्ज करें जिसे कॉल किया जा सके, कैसे लिखें कि वे कहाँ से आए, और कॉल करने की ऐसी दिनचर्या जो आपको भूलने से पहले सब तक पहुँच जाए।

कुछ भी छपवाने से पहले तीन बातें तय करें

एक्सपो के बाद का ज़्यादातर फ़ॉलो-अप इसलिए नाकाम होता है कि शो से पहले किसी ने तय नहीं किया था कि उसके बाद कौन क्या करेगा। एक हफ़्ता पहले दस मिनट की मीटिंग में ये बातें तय कर लें।

• इवेंट के लिए एक स्रोत नाम, जिसे हर कोई एक ही तरह लिखे — उदाहरण के लिए शो का नाम और महीना। यही वह लेबल है जो बाद में हर रिपोर्ट इस्तेमाल करेगी, इसलिए इसे अभी तय करें, बजाय इसके कि स्टॉल पर हर व्यक्ति अपना नाम गढ़ ले।
• कौन किसे कॉल करेगा। सबसे आसान नियम यह है कि जो विज़िटर से मिला, वही पहली कॉल करे, क्योंकि वही कह सकता है “शनिवार को हमने कोल्ड-स्टोरेज यूनिट के बारे में बात की थी”। जिन विज़िटरों ने किसी से बात किए बिना फ़ॉर्म भरा, उनके लिए अलग नियम चाहिए, जिसे फ़ॉर्म आपके लिए संभालता है।
• डेडलाइन, और उसे कौन जाँचेगा। “शो बंद होने के 24 घंटे के भीतर सबको कॉल” तभी लक्ष्य है जब एक नामित व्यक्ति अगली शाम आँकड़े देखे।

उन विज़िटरों के लिए QR पोस्टर जिनसे आप कभी बात नहीं कर पाते

भीड़ वाले स्टॉल पर, जितने लोग रुकते हैं उतनों से आपकी टीम बात नहीं कर पाती। QR कोड उन्हें किसी सेल्सपर्सन के खाली होने का इंतज़ार किए बिना अपना नंबर छोड़ने देता है।

LumaKol में, सेटिंग्स → इंटीग्रेशन → लीड कैप्चर फ़ॉर्म में इवेंट के लिए एक लीड फ़ॉर्म बनाएँ। इसका स्रोत वही इवेंट नाम रखें जो आपने तय किया, कोई भी टैग जोड़ें जो आप इससे आने वाली हर लीड पर चाहते हैं, और चुनें कि लीड किसे मिलें: अभी किसी को नहीं, एक व्यक्ति को, या आपके चुने हुए लोगों में बारी-बारी से। फ़ील्ड कम रखें — मोबाइल नंबर हमेशा माँगा जाता है, और गलियारे में खड़े किसी व्यक्ति के लिए नाम और एक सवाल (“आप क्या ढूँढ रहे हैं?”) आमतौर पर काफ़ी है।

फिर फ़ॉर्म पर QR कोड खोलें। आप अपने स्टैंडी या ब्रोशर डिज़ाइन के लिए कोड को PNG के रूप में डाउनलोड कर सकते हैं, या तैयार पोस्टर प्रिंट कर सकते हैं, जिस पर “कॉल बैक पाने के लिए स्कैन करें” शीर्षक और विज़िटर के लिए तीन छोटे कदम होते हैं। कोड से आने वाली लीड पर “qr” टैग होता है, ताकि आप उन्हें हमेशा उन लोगों से अलग पहचान सकें जिन्होंने वही फ़ॉर्म ऑनलाइन पाया।

• पोस्टर आँखों की ऊँचाई पर वहाँ लगाएँ जहाँ लोग कतार में खड़े होते हैं, और एक छोटी कॉपी उस टेबल पर रखें जहाँ से ब्रोशर उठाए जाते हैं। काउंटर के सामने घुटनों की ऊँचाई पर लगे कोड को कोई नहीं देखता।
• शीर्षक का मान रखें। पोस्टर कॉल बैक का वादा करता है। जो विज़िटर शनिवार को स्कैन करता है और अगले गुरुवार तक कुछ नहीं सुनता, उसने आपकी कंपनी के बारे में कुछ सीख लिया है, और यह वह नहीं है जिसके लिए आपने आयोजकों को पैसे दिए थे।
• अगर किसी का फ़ोन स्कैन नहीं करता, तो आपकी टीम को उसकी मदद के लिए पोस्टर की ज़रूरत नहीं। Android ऐप पर कोई भी ऐप की सेटिंग्स में लीड फ़ॉर्म खोलकर फ़ॉर्म का लिंक WhatsApp पर शेयर कर सकता है, या फ़ॉर्म अपने फ़ोन पर खोलकर उन्हें थमा सकता है।

जो विज़िटर पहले से आपके वर्कस्पेस में हैं, वे दूसरी लीड नहीं बनते। जब जमा किया गया नंबर किसी मौजूदा लीड से मेल खाता है, तो उस लीड पर एक नोट जुड़ता है कि उन्होंने फ़ॉर्म से फिर पूछताछ की, और लीड का ओनर और हिस्ट्री वही रहती है। फ़ॉर्म के काउंटर नई लीड और दोबारा आई लीड अलग-अलग दिखाते हैं, ताकि आपके स्टॉल पर नमस्ते कहने आया कोई मौजूदा ग्राहक एक्सपो के आँकड़े न बढ़ाए।

बिज़नेस कार्ड टाइप करने के बजाय स्कैन करना

जिन विज़िटरों से आपकी टीम बात करती है — आमतौर पर ज़्यादा कीमती वाले — उनके लिए बिज़नेस कार्ड अब भी आम चलन है। कार्डों का ढेर न लगने दें: उन्हें बातचीत के बीच में स्कैन करें, या ज़्यादा से ज़्यादा उसी शाम।

LumaKol Android ऐप में, लीड → लीड्स जोड़ें → बिज़नेस कार्ड स्कैन करें पर जाएँ (iPhone पर बटन पर “कार्ड स्कैन करें” लिखा है)। फ़ोटो लें, या गैलरी से पहले ली गई कोई फ़ोटो चुनें। कार्ड फ़ोन पर ही पढ़ा जाता है; फ़ोटो न अपलोड होती है न रखी जाती है। ऐप जो मिलता है वह भर देता है — नाम, मोबाइल नंबर, दूसरे फ़ोन नंबर, ईमेल, कंपनी, पद, शहर और वेबसाइट — और सेव करने से पहले हर फ़ील्ड जाँचने का रिमाइंडर दिखाता है। अगर कार्ड पर कई नंबर हों, तो पहला मोबाइल नंबर मुख्य नंबर बनता है और बाकी दूसरे फ़ोन में जाते हैं; फ़ैक्स नंबर छोड़ दिया जाता है। लीड पर वेबसाइट का अपना कोई फ़ील्ड नहीं होता, इसलिए वह नोट के रूप में सहेजी जाती है।

स्रोत में “बिज़नेस कार्ड” भर दिया जाता है। स्रोत एक खुला टेक्स्ट फ़ील्ड है जिसके नीचे झटपट विकल्प होते हैं — वॉक-इन, बिज़नेस कार्ड, रेफ़रल और इवेंट — इसलिए अगर आपने हर चीज़ पर शो का नाम लिखने का फ़ैसला किया है, तो सेव करने से पहले इसे बदल दें। फिर सेव करें और दूसरी जोड़ें पर टैप करें और अगले कार्ड पर जाएँ।

• कार्ड को सीधा, अच्छी रोशनी में, पूरे फ़्रेम में रखें। प्रदर्शनी हॉल की स्पॉटलाइट में खींची गई चमकदार कार्ड की फ़ोटो ही किसी फ़ील्ड के गलत आने की सबसे आम वजह है।
• शो से पहले एक बार स्कैनर खोल लें। पहली बार फ़ोन को कार्ड पढ़ने की तैयारी में एक मिनट लग सकता है; यह ऑफ़िस में पता चले तो बेहतर, कतार के सामने नहीं।
• लीड सेव करने के लिए डेटा कनेक्शन चाहिए। अगर हॉल में सिग्नल कमज़ोर है, तो फ़ोन के कैमरे से कार्डों की फ़ोटो लें और नेटवर्क में लौटने पर गैलरी से चुनें इस्तेमाल करें।
• पहली कॉल होने तक कागज़ के कार्ड रखें, हर सेल्सपर्सन के लिए एक लिफ़ाफ़ा। बातचीत के दौरान कार्ड के पीछे जो कुछ लिखा गया, वही उस कॉल की पहली लाइन है।

जब कोई एजेंट या टीम लीड ऐप से लीड जोड़ता है, तो वह उसकी अपनी लीड बन जाती है और तुरंत उसकी सूची में दिखती है — जो “जो मिला वही कॉल करे” नियम से मेल खाता है। टीम वर्कस्पेस पर, ओनर या एडमिन की जोड़ी गई लीड बिना असाइन किए छोड़ी जाती हैं, ताकि कोई उन्हें बाँट सके। अगर स्कैन किया गया नंबर पहले से लीड है, तो ऐप डुप्लिकेट बनाने के बजाय यह बता देता है।

हर एक्सपो लीड पर लिखा होना चाहिए कि वह कहाँ से आई

तीन महीने बाद कोई पूछेगा कि क्या यह शो दोबारा करने लायक था। ईमानदार जवाब उन लीड से मिलता है जिनके स्रोत या टैग में इवेंट दर्ज है। यहाँ बताया गया है कि दर्ज करने का हर तरीका लीड पर क्या छोड़ता है।

हर शो के लिए एक ही फ़ॉर्म दोबारा इस्तेमाल करने के बजाय हर इवेंट का अलग फ़ॉर्म इसे साफ़ रखता है। शो ख़त्म होने पर आप फ़ॉर्म को रोक सकते हैं, जिससे वह बंद हो जाता है लेकिन उसकी सेटिंग्स और गिनती बनी रहती हैं।

24 घंटे की कॉलिंग दिनचर्या

एक्सपो विज़िटर एक दिन में दर्जनों स्टॉल से मिलता है, और अगली सुबह तक आपकी बातचीत उनमें से एक भर रह जाती है। अगर उन्हें अब भी आप याद हैं, तो कॉल वहीं से शुरू होती है जहाँ स्टॉल पर बात रुकी थी। इसीलिए यह दिनचर्या रफ़्तार और पूरी कवरेज के बारे में है, परफ़ेक्ट पिच के बारे में नहीं।

1. शो बंद होते समय: होटल या ट्रेन के लिए निकलने से पहले हर कार्ड स्कैन और सेव हो। जेब में रखकर कुछ भी घर नहीं जाता।
2. अगली सुबह: कॉलर अपनी सामान्य कतार से पहले एक्सपो लीड से शुरुआत करते हैं। हर कॉल संदर्भ से शुरू होती है — स्टॉल, दिन, वह प्रोडक्ट जो उन्होंने देखा था।
3. हर कॉल के बाद: कॉल ख़त्म होने पर फ़ोन पर फ़ॉलो-अप के समय के साथ परिणाम लॉग करें। जिस विज़िटर ने कहा “मुझे प्राइस लिस्ट भेज दीजिए”, उसे वह उसी दिन मिलती है।
4. कोई जवाब नहीं: इसे कॉलिंग नीति पर छोड़ दें। जवाब न देने वाली लीड कतार में लौटने से पहले सेटिंग्स → कॉलिंग नीति में तय समय तक इंतज़ार करती है, और कोशिशों की अधिकतम संख्या के बाद उसे हमेशा डायल करते रहने के बजाय समीक्षा के लिए चिह्नित कर दिया जाता है।
5. अगली शाम: डेडलाइन का ज़िम्मेदार व्यक्ति जाँचता है कि किसे कॉल नहीं हुई, और उन लीड को किसी ऐसे व्यक्ति को देता है जिसके पास समय हो।

जाँच का काम आप सिस्टम को सौंप सकते हैं। ऑटोमेशन में, “जब किसी नई लीड को इतने समय में कॉल न हो” से शुरू होने वाला नियम, आपके चुने समय के बाद, लीड किसी और को दे सकता है, ओनर को सूचित कर सकता है या मैनेजरों को सूचित कर सकता है। अगर आप इसे सिर्फ़ पोस्टर वाली लीड के लिए चाहते हैं, तो इसे “qr” टैग या अपने फ़ॉर्म के टैग वाली लीड तक सीमित करें, या शर्तें खाली छोड़ दें ताकि स्कैन किए गए कार्ड भी कवर हों। यह सिर्फ़ उन्हीं लीड को गिनता है जिन्हें एक भी कॉल नहीं हुई, इसलिए ठीक वही पकड़ में आती हैं जो छूट गईं। बाद में, रिपोर्ट → कोचिंग लीड तक पहुँचने की रफ़्तार दिखाता है — नई लीड ने पहली कॉल के लिए कितना इंतज़ार किया, पाँच मिनट से कम से लेकर एक दिन से ज़्यादा तक के खानों में बँटा हुआ, साथ में वे जिन्हें अभी तक कॉल नहीं हुई।

पहली कॉल पर क्या कहें

बात छोटी और सटीक रखें। उन्हें याद दिलाएँ कि आप कौन हैं और कहाँ मिले थे, उस एक चीज़ की पुष्टि करें जिसमें उनकी रुचि थी, और तारीख के साथ अगला कदम तय करें — कोटेशन, विज़िट, सैंपल, डेमो। स्टॉल वाली पिच न दोहराएँ; वे शनिवार को उसे सुन चुके हैं।

“नमस्ते, मैं शनिवार को मुख्य प्रवेश द्वार के पास वाले स्टॉल से बोल रहा हूँ — आप स्टील रैक की बल्क कीमत के बारे में पूछ रहे थे। क्या अभी दो मिनट बात हो सकती है, या मैं आपको शाम को कॉल करूँ?”

अगर उन्हें आप याद नहीं हैं, तो पूछें कि वे शो में क्या ढूँढ रहे थे और इसे नई पूछताछ की तरह लें। अगर उनकी रुचि नहीं है, तो इसे लॉग करें और उन्हें जाने दें: पहले दिन का साफ़ “नहीं” एक महीने में पाँच अनुत्तरित कॉल से कम महँगा पड़ता है।