Synchroniser des leads depuis Google Sheets

Fonctionnement de la synchronisation

Vous connectez votre compte Google, choisissez une feuille de calcul avec le sélecteur de fichiers de Google et indiquez une fois à LumaKol ce que contient chaque colonne. Les lignes déjà présentes dans l’onglet arrivent en premier. Ensuite, LumaKol lit la feuille environ toutes les 15 minutes, et chaque ligne ajoutée en bas devient un lead : personne n’exporte ni n’importe de fichier. Si vous choisissez des colonnes pour cela, l’étape, le dernier résultat, l’heure de l’appel et l’agent sont réécrits dans la ligne du lead.

Connecter d’abord Google Drive

Les feuilles sont lues via votre propre compte Google, celui connecté dans Paramètres → Google Drive. Cliquez là-bas sur Connecter Google Drive ; Google vous demande quel compte utiliser et votre autorisation. Integrations → Google Sheets indique ensuite ce compte (« Les feuilles sont choisies dans le compte Google … ») avec un lien Utiliser un autre compte.

• Tant que Google Drive n’est pas connecté, Integrations → Google Sheets affiche un lien vers cette page au lieu de Connecter une feuille
• Chaque personne connecte son propre compte Google, et une feuille est toujours lue via le compte de la personne qui l’a connectée
• Choisir une feuille de calcul donne à LumaKol l’accès à ce seul fichier, pas au reste de votre Drive

Connecter une feuille

Dans Integrations → Google Sheets, cliquez sur Connecter une feuille. Le sélecteur de fichiers de Google s’ouvre et liste vos fichiers Google Sheets ; choisissez la feuille de calcul qui contient vos leads. Une fois que LumaKol a lu ses onglets, la fenêtre Configurer la synchronisation s’ouvre.

Choisir l’onglet et associer les colonnes

Sous Quel onglet, choisissez l’onglet qui contient vos leads ; sa première ligne est lue comme les en-têtes. Colonnes liste chaque colonne par sa lettre et son en-tête, avec un exemple tiré de la première ligne de données. LumaKol devine ce que contient chaque colonne d’après son en-tête : vérifiez ces suppositions et corrigez tout ce qui semble faux.

• Une colonne doit être le Numéro de téléphone. Une ligne sans numéro exploitable ne peut pas devenir un lead et est comptée comme inutilisable
• Les champs du lead sont Nom, Numéro de téléphone, Téléphone supplémentaire, E-mail, Société, Fonction, Ville, Région/État, Pays, Code PIN / code postal, Adresse, Source, Campagne, Étape du pipeline, Notes, Tags et Votre propre référence. Laissez tout le reste sur « — ignorer cette colonne — »
• Téléphone supplémentaire, Notes et Tags peuvent recevoir plusieurs colonnes. Les tags sont séparés aux virgules et aux points-virgules
• Les leads commencent à la première étape de votre pipeline. Une colonne Étape du pipeline doit utiliser les noms de vos étapes (les majuscules n’ont pas d’importance) ; une ligne avec toute autre étape est comptée comme inutilisable
• Pays accepte les codes à deux lettres comme IN ou AE ; toute autre valeur est laissée vide. Les numéros sans indicatif de pays sont lus avec le pays de votre espace de travail

Conserver les autres colonnes dans des champs personnalisés

Tout autre élément utile à conserver, comme un budget, un produit ou une agence, peut aller dans un champ personnalisé. La liste de chaque colonne propose vos champs personnalisés sous la forme « Champ personnalisé : … », ainsi que « Nouveau champ personnalisé » nommé d’après l’en-tête lorsqu’aucun champ personnalisé ne lui correspond. Lorsqu’un en-tête correspond au nom d’un champ personnalisé que vous avez déjà, LumaKol choisit ce champ pour vous.

• Un nouveau champ personnalisé est créé comme champ texte lorsque vous cliquez sur Lancer la synchronisation
• Les nouveaux champs personnalisés comptent dans la limite de champs personnalisés de votre forfait. Si la limite est atteinte, Lancer la synchronisation s’arrête avec un message et rien n’est synchronisé : envoyez la colonne vers un champ existant ou ignorez-la
• Une valeur qui ne convient pas à son champ est laissée de côté, et le lead arrive quand même. Un champ personnalisé obligatoire que la feuille laisse vide n’empêche pas non plus le lead d’arriver
• Renommez ou supprimez des champs personnalisés plus tard dans Configuration → Champs personnalisés

Réécrire les résultats dans la feuille (facultatif)

Sous Réécrire les résultats dans la feuille, LumaKol peut remplir quatre informations dans la ligne du lead : Étape du pipeline, Résultat du dernier appel, Dernier appel le et Agent attribué. Choisissez une colonne pour chacune de celles que vous voulez, et laissez les autres sur Ne pas écrire : celles-ci ne sont jamais modifiées. Cliquez ensuite sur Lancer la synchronisation.

• Chaque choix désigne la colonne par sa lettre et son en-tête, par exemple « Colonne D · Budget ». Les colonnes dont les premières lignes ne contiennent rien sont marquées « vide », et quelques colonnes vides après votre dernière colonne sont aussi proposées. Choisissez des colonnes vides pour que rien de ce que vous avez saisi ne soit écrasé
• Une colonne ne peut recevoir qu’une seule des quatre informations ; une fois choisie, elle n’est plus proposée pour les autres
• Les valeurs sont écrites peu après l’enregistrement d’un résultat d’appel, dans l’application ou sur le web, puis à nouveau chaque fois que le lead change ensuite. Un lead qui n’a encore aucun résultat d’appel n’est pas écrit
• Dernier appel le correspond à la date et à l’heure du dernier appel passé au lead, écrites en UTC
• Seules les lignes devenues des leads grâce à cette synchronisation sont réécrites. Une ligne dont le numéro était déjà un lead n’est pas touchée

Ce qui arrive aux nouvelles lignes

Les premières lignes arrivent dans les minutes qui suivent Lancer la synchronisation. Ensuite, LumaKol lit la feuille environ toutes les 15 minutes, à partir de la ligne qui suit la dernière lue, et chaque nouvelle ligne devient un lead dans une liste nommée d’après la feuille de calcul et l’onglet. Une longue feuille arrive en plusieurs vérifications.

• Chaque ligne est lue une seule fois. Modifier une ligne déjà lue ne change pas son lead et ne l’ajoute pas une seconde fois
• Dans un espace de travail d’entreprise, les nouveaux leads arrivent sans attribution : choisissez la liste de la feuille sur la page Leads et attribuez-les, ou réattribuez toute la liste dans Gérer les listes. Dans un compte individuel, ils sont à vous
• Ajoutez les nouveaux leads en bas. Ne triez pas l’onglet et n’insérez ni ne supprimez de lignes au-dessus de la dernière ligne lue : LumaKol garde sa position, ainsi que les lignes dans lesquelles il réécrit, par numéro de ligne
• Collez des lignes entières ou remplissez chaque ligne d’un seul coup. Une ligne lue en cours de saisie arrive telle qu’elle était à ce moment-là, et une ligne encore sans numéro de téléphone compte comme inutilisable
• La date Added de chaque lead correspond au moment où sa ligne est arrivée, et non au jour où la feuille a été connectée. L’entrée de la feuille dans Integrations → Google Sheets compte les nouveaux leads du jour, et View new leads les ouvre sur la page Leads

Synchroniser maintenant, mettre en pause ou arrêter

Chaque onglet connecté a sa propre entrée sous Feuilles synchronisées : la feuille de calcul et l’onglet, son statut (Synchronisation, En pause ou Action requise), un badge réécrit dans la feuille quand des résultats y sont réécrits, et une ligne indiquant combien de lignes ont été importées, étaient des doublons ou étaient inutilisables, et quand la dernière vérification a eu lieu.

• Synchroniser maintenant lit les nouvelles lignes tout de suite au lieu d’attendre la prochaine vérification, et vous indique combien de nouveaux leads sont arrivés
• Le bouton pause arrête la synchronisation : aucune nouvelle ligne n’arrive et rien n’est réécrit. Le bouton lecture la reprend, et la feuille est vérifiée de nouveau peu après
• Le bouton corbeille arrête la synchronisation après votre confirmation. Les nouvelles lignes n’arrivent plus, et les leads déjà importés restent exactement tels quels
• Pour modifier les colonnes plus tard, arrêtez la synchronisation et connectez de nouveau la feuille. L’onglet est alors relu depuis le début : les lignes déjà dans LumaKol comptent comme doublons, et les résultats ne sont réécrits que dans les lignes ajoutées à partir de ce moment

Quand une feuille requiert une action

Action requise signifie que la dernière vérification a échoué, et l’entrée affiche la raison en rouge. LumaKol continue de réessayer de lui-même, et rien n’est perdu : la prochaine vérification réussie reprend à la même ligne et le statut revient à Synchronisation. Corrigez la cause, puis cliquez sur Synchroniser maintenant pour vérifier tout de suite.

• « LumaKol cannot open that sheet any more » : la feuille de calcul a été supprimée, son propriétaire vous a retiré l’accès, ou vous avez changé de compte Google. Vérifiez que votre compte peut l’ouvrir, cliquez sur Connecter une feuille et choisissez la même feuille de calcul : la choisir de nouveau rétablit l’accès. La fenêtre de configuration s’ouvre sur cet onglet et indique qu’il est déjà connecté. Fermez-la, puis cliquez sur Synchroniser maintenant dans l’entrée
• « Connect Google Drive first » ou « Google Drive access was revoked » : connectez de nouveau Google Drive dans Paramètres → Google Drive
• « Google Sheets refused the request » : en général, l’onglet a été renommé ou supprimé. LumaKol trouve l’onglet par son nom, redonnez-lui donc son ancien nom
• « Your plan stores up to … leads » ou « The free trial stores up to … leads » : l’espace de travail contient autant de leads que son forfait le permet. Choisissez un forfait supérieur dans Facturation, puis cliquez sur Synchroniser maintenant
• « Write-back failed » : l’écriture dans la feuille a échoué, généralement pour l’une des raisons ci-dessus. Corrigez-la de la même façon

Passer à un autre compte Google

Ouvrez Paramètres → Google Drive et cliquez sur Changer de compte, puis sur Choisir un compte. Google affiche son sélecteur de comptes : vous pouvez choisir n’importe lequel de vos comptes Google ou en ajouter un autre, et Integrations → Google Sheets indique ensuite le nouveau.

• Les feuilles que vous avez connectées depuis l’ancien compte cessent de se synchroniser et affichent Action requise lors de leur prochaine vérification, car le nouveau compte n’a pas donné à LumaKol l’accès à ces feuilles
• Connectez de nouveau chacune depuis le nouveau compte, qui doit être propriétaire de la feuille de calcul ou y avoir accès par partage : cliquez sur Connecter une feuille et choisissez la même feuille de calcul. La fenêtre de configuration indique que l’onglet est déjà connecté : fermez-la, puis cliquez sur Synchroniser maintenant dans l’entrée. La synchronisation reprend à la ligne qu’elle avait atteinte
• Les feuilles connectées par d’autres personnes de l’espace de travail ne sont pas concernées : chacune est lue via le compte Google de la personne qui l’a connectée