El GDPR y LumaKol

Esta página está dirigida a las empresas que usan LumaKol y tienen datos de personas del Espacio Económico Europeo (EEE) o del Reino Unido, o las llaman. En ese caso, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) o el UK GDPR se aplica a esos datos personales, dondequiera que esté establecida su empresa.

LumaKol lo presta BlackLens Studio, 33/19B/8G, Lohiya Nagar, Balkeshwar, Agra, Uttar Pradesh 282005, India, una empresa con sede en la India. El Servicio no está alojado en el EEE ni en el Reino Unido; consulte “Dónde se alojan los datos” más abajo.

Esta página explica cómo funciona LumaKol y lo que hace y no hace. No constituye asesoramiento legal. Las normas dependen de dónde estén usted y las personas a las que llama, de su sector y del motivo de la llamada, así que consulte a su propio abogado antes de basarse en ella.

El GDPR reparte la responsabilidad entre un responsable del tratamiento, que decide por qué y cómo se usan los datos personales, y un encargado, que los trata en nombre del responsable.

• Su empresa es la responsable de los datos personales de sus leads y contactos que introduce en LumaKol: nombres, números de teléfono, direcciones de correo, notas, registros de llamadas, grabaciones y cualquier otra cosa que almacene su equipo. Usted decide a quién llamar, por qué y durante cuánto tiempo conservar los datos.
• LumaKol es su encargado para esos datos. Los almacenamos y tratamos solo para prestar el Servicio y siguiendo sus instrucciones documentadas, según lo establecido en el Anexo de Tratamiento de Datos.
• LumaKol es el responsable de los datos que necesitamos para gestionar su cuenta y facturarle: los nombres, direcciones de correo y números de teléfono de sus usuarios, los datos de inicio de sesión y del dispositivo, y los registros de facturación. La Política de privacidad explica cómo los usamos.

No usamos los datos de sus leads para fines propios, no los vendemos y no los usamos para publicidad.

Como usted es el responsable de los datos de sus leads, elegir y documentar una base jurídica para tratarlos, y para contactar con esas personas, es responsabilidad suya. Para las llamadas de venta suele ser el consentimiento o el interés legítimo, y las normas de cada país sobre llamadas comerciales (por ejemplo, la PECR en el Reino Unido) se aplican además del GDPR.

LumaKol no recoge el consentimiento de sus leads ni decide si puede llamar a alguien. Le da lugares donde guardar el registro: notas en cada lead, campos personalizados que usted define (por ejemplo, la fecha del consentimiento o dónde se dio), la fuente de la que procede cada lead y una cronología de cada llamada y resultado.

Las bases jurídicas en las que se basa LumaKol para su propio tratamiento de los datos de cuenta se indican en la Política de privacidad.

Las personas cuyos datos tiene usted tienen derecho a ser informadas, a acceder a sus datos, a que se rectifiquen o se supriman, a limitar el tratamiento u oponerse a él, a la portabilidad de los datos y a oponerse en cualquier momento a la mercadotecnia directa. Como responsable, usted responde a estas solicitudes, normalmente en el plazo de un mes, y nosotros le ayudamos a hacerlo.

Si uno de sus leads se dirige directamente a LumaKol, no atendemos la solicitud nosotros mismos. La trasladamos a su espacio de trabajo sin dilación indebida y le ayudamos a responderla, como describe la Política de privacidad.

Si alguien se opone a sus llamadas pero no ha pedido que se supriman sus datos, conserve el lead con el resultado “Pidió no ser contactado” en lugar de eliminarlo. Un lead eliminado no impide que el mismo número vuelva a importarse más adelante como un lead nuevo.

El propietario de un espacio de trabajo puede cerrarlo eliminando su cuenta en la app de Android o iPhone, una vez que no quede nadie más activo en él (de lo contrario, primero hay que transferir la propiedad). Entonces se borran los leads, las llamadas, las notas, las grabaciones de llamadas, las importaciones y los datos del equipo del espacio de trabajo. Las personas sin acceso a la app pueden solicitar la eliminación en la página Elimina tu cuenta.

Cuando un espacio de trabajo se pausa por falta de pago, o una suscripción cancelada llega al final de su periodo pagado, los datos del espacio de trabajo se eliminan 90 días después, como describen las Condiciones de pago.

Cuando un miembro del equipo elimina su propia cuenta, se eliminan su nombre, dirección de correo, número de teléfono y datos de inicio de sesión. Los leads con los que trabajó pertenecen a su empresa y se quedan en el espacio de trabajo.

Las facturas y los registros de pago se conservan durante el tiempo que exija la ley fiscal. Las copias de seguridad caducan según el calendario rotativo descrito en la Política de privacidad, así que los datos eliminados pueden permanecer poco tiempo en una copia de seguridad antes de desaparecer. Exporte todo lo que necesite antes de cerrar un espacio de trabajo: los datos borrados no se pueden restaurar.

LumaKol no graba llamadas por sí mismo. Cuando un espacio de trabajo lo usa, la app de Android encuentra las grabaciones que el marcador del propio teléfono ya ha hecho y las sube al lead correspondiente. Esas grabaciones se almacenan en los servidores de LumaKol, y Ajustes → Privacidad decide qué roles pueden escucharlas.

La grabación de llamadas está regulada en muchos países y a menudo exige avisar a la otra persona u obtener su consentimiento. Si su equipo graba llamadas, y lo que dice a las personas a las que llama, es responsabilidad suya como responsable del tratamiento.

Las notas de voz y las fotos de visitas de campo no se almacenan en los servidores de LumaKol. Se guardan en el Google Drive del miembro del equipo que lo conectó, y LumaKol conserva una referencia al archivo. Las conexiones con Google Drive aún no están disponibles, así que no se pueden añadir notas de voz ni fotos de visitas hasta que lo estén.

Los datos se cifran en tránsito y la base de datos está cifrada en reposo, cada consulta se filtra por espacio de trabajo para mantener separados los datos de cada cliente, las contraseñas se protegen con hash Argon2id y el acceso del personal a los datos de los clientes está limitado y registrado. Los roles, el enmascaramiento de números, los permisos de exportación y el acceso a las grabaciones son ajustes que usted controla.

La página de Seguridad describe estas medidas con más detalle, y el Anexo de Tratamiento de Datos enumera las medidas con las que nos comprometemos.

Si tenemos conocimiento de una brecha de datos personales que afecte a datos que tratamos por usted, se lo comunicaremos al propietario del espacio de trabajo sin dilación indebida. Describiremos lo ocurrido, los datos y las personas probablemente afectados, las consecuencias probables y lo que estamos haciendo al respecto, y le daremos la información que necesita para cumplir su propia obligación de notificar a su autoridad de control en un plazo de 72 horas y, cuando corresponda, a las personas afectadas.

Le mantendremos informado a medida que sepamos más y colaboraremos con usted en la respuesta.

La aplicación LumaKol se ejecuta en servidores de Singapur, donde también se almacenan las grabaciones de llamadas, y la base de datos está alojada en Japón. Una red global de entrega de contenidos sirve y protege el sitio.

Otros proveedores se encargan de partes concretas del Servicio, como el correo, los pagos, los informes de fallos y las notificaciones push. El Anexo de Tratamiento de Datos describe cada tipo de subencargado y dónde opera, y los clientes pueden pedir los nombres en [email protected].

Los datos personales de personas del EEE o del Reino Unido se transfieren fuera del EEE y del Reino Unido cuando se almacenan en LumaKol: a la India, donde tiene su sede BlackLens Studio; a Singapur y Japón, donde está alojado el Servicio; y a los países donde operan nuestros subencargados.

Para estas transferencias nos basamos en las Cláusulas Contractuales Tipo de la UE y, para los datos del Reino Unido, en el UK International Data Transfer Addendum, según lo establecido en el Anexo de Tratamiento de Datos. Aplicamos las mismas medidas de seguridad dondequiera que se guarden los datos. No ofrecemos alojamiento en el EEE ni en el Reino Unido.

El artículo 28 del GDPR exige un contrato escrito entre un responsable y su encargado. Nuestro Anexo de Tratamiento de Datos es ese contrato. Forma parte de los Términos del servicio para los clientes que tratan datos personales de la UE o del Reino Unido, así que se aplica en cuanto usa LumaKol para esos datos, sin necesidad de una firma aparte.

Si su organización necesita una copia firmada por ambas partes para sus registros, escriba a [email protected].

Las preguntas sobre el GDPR, las solicitudes de derechos y el DPA se dirigen a [email protected]. Una persona lee cada mensaje.

Las personas del EEE o del Reino Unido también pueden presentar una reclamación ante su autoridad local de protección de datos, como la Information Commissioner’s Office en el Reino Unido.