Funciones · Solicitudes de gastos
Solicitudes de gastos con recibos, aprobación y pago
Los comerciales solicitan viajes, combustible, comidas y hoteles con una foto o un PDF del recibo. Su jefe de equipo o un administrador aprueba o rechaza cada solicitud, y quien paga la marca como pagada con una referencia.
- Rechazar solo con un motivo
- Solicitudes por distancia a tu tarifa por km
- Totales del mes y exportación a Excel
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Qué hace
Qué incluye una solicitud
Una solicitud tiene una fecha (hoy o hasta 90 días atrás), una categoría, el importe y una nota sobre para qué fue. Puede llevar el recibo en foto o en PDF, guardado en el Google Drive de quien la solicita, y el lead para el que fue el gasto. Para viaje y combustible, un espacio de trabajo con una tarifa por km permite introducir los kilómetros en su lugar, y LumaKol calcula el importe a partir de la tarifa, así que nadie escribe una cifra distinta.
Toda solicitud está Pendiente hasta que alguien decide. Los jefes de equipo deciden por las personas de sus equipos, y los propietarios y administradores por cualquiera. Nadie decide la suya, salvo un propietario, que no tiene a nadie por encima. Un rechazo siempre lleva un motivo con el que la persona pueda actuar. Un propietario, administrador o admin. de facturación marca como pagadas las solicitudes aprobadas, con una referencia bancaria, un número de cheque o «Efectivo», y Todas muestra los totales del mes por persona y por categoría.
Recibos
Un recibo por solicitud, en foto o en PDF, guardado en el Google Drive de quien la solicita y abierto por el aprobador desde la propia solicitud.
Solicitudes por distancia
Kilómetros por tu tarifa por km en viaje y combustible, calculado por LumaKol, con la tarifa guardada en la solicitud.
Una decisión por solicitud
Aprueba con una nota opcional o rechaza con el motivo. Una solicitud rechazada se puede corregir y enviar de nuevo.
Regla del recibo
Fija un importe por encima del cual una solicitud no se puede aprobar hasta que se añada su recibo.
Marcada como pagada
Propietarios, administradores y admins. de facturación marcan las solicitudes aprobadas como pagadas con una referencia de pago. Pagada es definitivo.
Totales del mes y exportación
Pendientes, aprobadas, pagadas y rechazadas por persona y categoría, exportadas a CSV o Excel.
Cómo funciona
Cómo funcionan las solicitudes
En la web, en el mismo espacio de trabajo que tus leads y visitas.
- 1
Fija las reglas
En Gastos → Ajustes de gastos, elige las categorías que tu equipo puede solicitar, la tarifa por km para las solicitudes por distancia y el importe a partir del cual se necesita un recibo.
- 2
Solicita
Cualquiera salvo los observadores abre Nueva solicitud, introduce la fecha, la categoría y el importe o la distancia, añade una nota y el recibo, y la envía.
- 3
Aprueba o rechaza
La solicitud va al jefe de equipo de la persona, o a propietarios y administradores. La aprueban, o la rechazan con el motivo, desde Por aprobar.
- 4
Paga y exporta
Marca las solicitudes aprobadas como pagadas con una referencia y exporta después el mes para tu contabilidad.
Para quién es
Para quién es
Equipos de ventas en campo
Comerciales que van en coche a ver clientes, pagan el aparcamiento y compran algún almuerzo, y quieren recuperar el dinero sin papeleo.
Jefes de equipo
Responsables que aprueban las solicitudes de su gente con el recibo y la nota delante.
Propietarios y contabilidad
Quienes pagan, con cada solicitud aprobada, su recibo y un total del mes en una sola exportación.
Conviene saber
- Toda solicitud está en la moneda del espacio de trabajo, así que los totales y la exportación nunca mezclan monedas.
- Los recibos se guardan en el Google Drive de quien solicita, por lo que esa persona conecta Google Drive antes de adjuntar uno.
- Las solicitudes de gastos son para espacios de trabajo de empresa, donde aprueba alguien distinto de quien solicita. Un propietario o administrador puede desactivarlas en Ajustes → Funciones; las solicitudes existentes se conservan.
Preguntas
Más respuestas en la página de preguntas frecuentes.
¿Quién puede aprobar una solicitud?
El jefe de equipo de quien la hizo, para las personas de los equipos que dirige, y cualquier propietario o administrador. Nadie aprueba su propia solicitud, salvo un propietario, que no tiene a nadie por encima.
¿Desaparece una solicitud rechazada?
No. La persona ve el motivo, puede editar la solicitud o añadir el recibo que falta, y al guardar se vuelve a enviar para su aprobación. Una solicitud que la persona retira también sigue en su lista, marcada como retirada.
¿Se puede introducir una solicitud como distancia?
Sí, para viaje y combustible, una vez que un propietario o administrador fija una tarifa por km. La persona introduce los kilómetros y LumaKol calcula el importe a partir de la tarifa.
¿Envía correos electrónicos?
No. Quienes aprueban se enteran de las solicitudes nuevas, y la persona se entera de las decisiones y los pagos, en las notificaciones de LumaKol y como notificaciones del navegador si las activó. Cada persona puede desactivarlas.
¿Está en todos los planes?
Sí, las solicitudes de gastos están en todos los planes de empresa, incluida la prueba gratuita. LumaKol tiene una prueba gratuita de 14 días y después planes de pago desde ₹399$9 por licencia de llamadas al mes.
Más información
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