Sincronizar leads do Google Sheets

Como a sincronização funciona

Você conecta sua conta Google, escolhe uma planilha com o seletor de arquivos do próprio Google e informa à LumaKol, uma única vez, o que cada coluna contém. As linhas que já estão na aba entram primeiro. Depois disso, a LumaKol lê a planilha a cada 15 minutos, aproximadamente, e cada linha adicionada no final vira um lead, então ninguém precisa exportar ou enviar arquivos. Se você escolher colunas para isso, a etapa, o último resultado, o horário da ligação e o agente voltam para a linha do lead.

Conectar primeiro o Google Drive

As planilhas são lidas pela sua própria conta Google, a que está conectada em Configurações → Google Drive. Clique ali em Conectar Google Drive; o Google pergunta qual conta usar e pede sua permissão. Depois, Integrations → Google Sheets mostra essa conta (“As planilhas são escolhidas na conta Google …”) com um link Usar outra conta.

• Enquanto o Google Drive não estiver conectado, Integrations → Google Sheets mostra um link para essa página em vez de Conectar uma planilha
• Cada pessoa conecta a própria conta Google, e uma planilha é sempre lida pela conta da pessoa que a conectou
• Escolher uma planilha dá à LumaKol acesso apenas a esse arquivo, não ao restante do seu Drive

Conectar uma planilha

Em Integrations → Google Sheets, clique em Conectar uma planilha. O seletor de arquivos do Google abre e lista seus arquivos do Google Sheets; escolha a planilha que contém seus leads. Depois que a LumaKol ler as abas, a janela Configurar a sincronização é aberta.

Escolher a aba e mapear as colunas

Em Qual aba, escolha a aba com seus leads; a primeira linha dela é lida como cabeçalho. Colunas lista cada coluna pela letra e pelo cabeçalho, com um exemplo da primeira linha de dados. A LumaKol deduz o que cada coluna contém a partir do cabeçalho, então confira as deduções e corrija o que parecer errado.

• Uma coluna precisa ser o Número de telefone. Uma linha sem um número utilizável não pode virar lead e é contada como inutilizável
• Os campos do lead são Nome, Número de telefone, Telefone adicional, E-mail, Empresa, Cargo, Cidade, Estado, País, PIN / CEP, Endereço, Origem, Campanha, Etapa do pipeline, Notas, Tags e Sua própria referência. Deixe todo o resto em “— ignorar esta coluna —”
• Telefone adicional, Notas e Tags aceitam várias colunas. As tags são separadas por vírgulas e ponto e vírgula
• Os leads começam na primeira etapa do seu pipeline. Uma coluna de Etapa do pipeline precisa usar os nomes das suas etapas (maiúsculas e minúsculas não importam); uma linha com qualquer outra etapa é contada como inutilizável
• País aceita códigos de duas letras, como IN ou AE; qualquer outro valor fica em branco. Números sem código do país são lidos com o país do seu espaço de trabalho

Guardar outras colunas em campos personalizados

Qualquer outra informação que valha a pena guardar, como um orçamento, um produto ou uma filial, pode ir para um campo personalizado. A lista de cada coluna oferece seus campos personalizados como “Campo personalizado: …”, e “Novo campo personalizado” com o nome do cabeçalho quando nenhum campo personalizado corresponde a ele. Quando um cabeçalho corresponde ao nome de um campo personalizado que você já tem, a LumaKol escolhe esse campo para você.

• Um novo campo personalizado é criado como campo de texto quando você clica em Iniciar sincronização
• Novos campos personalizados contam para o limite de campos personalizados do seu plano. Se o limite for atingido, Iniciar sincronização é interrompido com uma mensagem e nada é sincronizado: envie a coluna para um campo existente ou ignore-a
• Um valor que não cabe no campo é deixado de fora, e o lead entra mesmo assim. Um campo personalizado obrigatório que a planilha deixa vazio também não impede a entrada do lead
• Renomeie ou remova campos personalizados depois em Configuração → Campos personalizados

Gravar resultados de volta na planilha (opcional)

Em Gravar resultados de volta na planilha, a LumaKol pode preencher quatro informações na própria linha do lead: Etapa do pipeline, Resultado da última ligação, Última ligação em e Agente responsável. Escolha uma coluna para cada uma que você quiser e deixe o resto em Não gravar: essas colunas nunca são alteradas. Depois, clique em Iniciar sincronização.

• Cada opção indica a coluna pela letra e pelo cabeçalho, como “Coluna D · Orçamento”. Colunas sem nada nas primeiras linhas aparecem marcadas como “vazia”, e algumas colunas vazias depois da sua última também são oferecidas. Escolha colunas vazias para que nada do que você digitou seja sobrescrito
• Uma coluna só pode receber uma das quatro informações; depois de escolhida, ela não é oferecida para as outras
• Os valores são gravados pouco depois que um resultado de ligação é salvo, no app ou na web, e de novo sempre que o lead mudar depois disso. Um lead que ainda não tem resultado de ligação não é gravado
• Última ligação em é a data e a hora da ligação mais recente para o lead, gravadas em UTC
• Só as linhas que viraram leads por esta sincronização recebem dados de volta. Uma linha cujo número já era um lead não é alterada

O que acontece com as novas linhas

As primeiras linhas chegam poucos minutos depois de Iniciar sincronização. A partir daí, a LumaKol lê a planilha a cada 15 minutos, aproximadamente, a partir da linha seguinte à última lida, e cada nova linha vira um lead em uma lista com o nome da planilha e da aba. Uma planilha longa entra ao longo de várias verificações.

• Cada linha é lida uma vez. Editar uma linha que já foi lida não altera o lead dela nem o adiciona de novo
• Em um espaço de trabalho de empresa, os novos leads chegam sem responsável: escolha a lista da planilha na página Leads e atribua-os, ou reatribua a lista inteira em Gerenciar listas. Em uma conta individual, eles são seus
• Adicione novos leads no final. Não ordene a aba nem insira ou exclua linhas acima da última lida: a LumaKol guarda a posição dela, e as linhas em que grava de volta, pelo número da linha
• Cole linhas inteiras ou preencha cada linha de uma vez. Uma linha lida no meio da digitação entra como estava naquele momento, e uma que ainda não tem número de telefone conta como inutilizável
• A data Added de cada lead é o momento em que a linha dele entrou, não o dia em que a planilha foi conectada. A entrada da planilha em Integrations → Google Sheets conta os leads novos de hoje, e View new leads os abre na página Leads

Sincronizar agora, pausar ou parar

Cada aba conectada tem sua própria entrada em Planilhas sincronizadas: a planilha e a aba, o status (Sincronizando, Pausada ou Requer atenção), um selo grava de volta quando os resultados voltam para ela e uma linha com quantas linhas foram importadas, eram duplicadas ou eram inutilizáveis, e quando foi a última verificação.

• Sincronizar agora lê as novas linhas na hora, sem esperar a próxima verificação, e informa quantos leads novos chegaram
• O botão de pausa interrompe a sincronização: nenhuma linha nova entra e nada é gravado de volta. O botão de reproduzir retoma a sincronização, e a planilha é verificada de novo em pouco tempo
• O botão da lixeira encerra a sincronização depois que você confirma. Novas linhas deixam de chegar, e os leads já importados continuam exatamente como estão
• Para mudar as colunas depois, pare de sincronizar e conecte a planilha de novo. A aba passa então a ser lida do início: linhas que já estão na LumaKol contam como duplicadas, e os resultados só voltam para as linhas adicionadas a partir daí

Quando uma planilha requer atenção

Requer atenção significa que a última verificação falhou, e a entrada mostra o motivo em vermelho. A LumaKol continua tentando sozinha e nada se perde: a próxima verificação bem-sucedida continua da mesma linha e o status volta para Sincronizando. Corrija a causa e clique em Sincronizar agora para verificar na hora.

• “LumaKol cannot open that sheet any more”: a planilha foi excluída, o proprietário dela removeu seu acesso ou você trocou de conta Google. Confirme que sua conta consegue abri-la, clique em Conectar uma planilha e escolha a mesma planilha: escolhê-la de novo restaura o acesso. A janela de configuração abre nessa aba e avisa que ela já está conectada. Feche a janela e clique em Sincronizar agora na entrada
• “Connect Google Drive first” ou “Google Drive access was revoked”: conecte o Google Drive de novo em Configurações → Google Drive
• “Google Sheets refused the request”: geralmente a aba foi renomeada ou excluída. A LumaKol encontra a aba pelo nome, então devolva o nome antigo a ela
• “Your plan stores up to … leads” ou “The free trial stores up to … leads”: o espaço de trabalho já tem tantos leads quanto o plano permite. Escolha um plano maior em Cobrança e clique em Sincronizar agora
• “Write-back failed”: a gravação na planilha falhou, geralmente por um dos motivos acima. Corrija da mesma forma

Mudar para outra conta Google

Abra Configurações → Google Drive e clique em Trocar de conta e depois em Escolher conta. O Google mostra o seletor de contas dele, então você pode escolher qualquer uma das suas contas Google ou adicionar outra, e depois Integrations → Google Sheets mostra a nova conta.

• As planilhas que você conectou pela conta antiga param de sincronizar e mostram Requer atenção na verificação seguinte, porque a nova conta não deu à LumaKol acesso a elas
• Conecte cada uma de novo pela nova conta, que precisa ser a proprietária da planilha ou ter a planilha compartilhada com ela: clique em Conectar uma planilha e escolha a mesma planilha. A janela de configuração avisa que a aba já está conectada: feche a janela e clique em Sincronizar agora na entrada. A sincronização continua da linha em que tinha parado
• As planilhas que outras pessoas do espaço de trabalho conectaram não são afetadas: cada uma é lida pela conta Google de quem a conectou