Recursos · Reembolso de despesas
Reembolso de despesas com comprovante, aprovação e pagamento
Os representantes solicitam reembolso de viagem, combustível, refeições e hotel com uma foto ou PDF do comprovante. O líder de equipe ou um administrador aprova ou recusa cada solicitação, e quem paga a marca como paga com uma referência.
- Só se recusa com um motivo
- Solicitações por distância com a sua tarifa por km
- Totais do mês e exportação para Excel
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O que faz
O que uma solicitação contém
Uma solicitação tem uma data (hoje ou até 90 dias atrás), uma categoria, o valor e uma nota sobre para que foi. Ela pode levar o comprovante como foto ou PDF, salvo no próprio Google Drive de quem solicita, e o lead para o qual o custo foi feito. Para viagem e combustível, um espaço de trabalho com uma tarifa por km permite informar os quilômetros no lugar do valor, e a LumaKol calcula o valor a partir da tarifa para que ninguém digite um número diferente.
Toda solicitação fica como Aguardando até alguém decidir. Os líderes de equipe decidem pelas pessoas de suas equipes, e proprietários e administradores por qualquer pessoa. Ninguém decide a própria solicitação, exceto um proprietário, que não tem ninguém acima. Uma recusa sempre traz um motivo com o qual a pessoa possa agir. As solicitações aprovadas são marcadas como pagas por um proprietário, administrador ou administrador de cobrança, com uma referência bancária, número do cheque ou “Dinheiro”, e Todas mostra os totais do mês por pessoa e por categoria.
Comprovantes
Um comprovante por solicitação, foto ou PDF, guardado no próprio Google Drive de quem solicita e aberto pelo aprovador a partir da solicitação.
Solicitações por distância
Quilômetros vezes a sua tarifa por km para viagem e combustível, calculados pela LumaKol, com a tarifa guardada na solicitação.
Uma decisão por solicitação
Aprove com uma nota opcional ou recuse com o motivo. Uma solicitação recusada pode ser corrigida e enviada de novo.
Regra do comprovante
Defina um valor acima do qual uma solicitação não pode ser aprovada até que o comprovante seja adicionado.
Marcada como paga
Proprietários, administradores e administradores de cobrança marcam as solicitações aprovadas como pagas com uma referência de pagamento. Paga é definitivo.
Totais do mês e exportação
Aguardando, aprovadas, pagas e recusadas por pessoa e categoria, exportadas para CSV ou Excel.
Como funciona
Como funcionam as solicitações
Na web, no mesmo espaço de trabalho dos seus leads e visitas.
- 1
Defina as regras
Em Despesas → Configurações de despesas, escolha as categorias que sua equipe pode solicitar, a tarifa por km para solicitações por distância e o valor acima do qual o comprovante é obrigatório.
- 2
Solicite
Qualquer pessoa, exceto visualizadores, abre Nova solicitação, informa a data, a categoria e o valor ou a distância, adiciona uma nota e o comprovante e envia.
- 3
Aprove ou recuse
A solicitação vai para o líder de equipe da pessoa ou para proprietários e administradores. Eles a aprovam, ou a recusam com o motivo, em Para aprovar.
- 4
Pague e exporte
Marque as solicitações aprovadas como pagas com uma referência e depois exporte o mês para a sua contabilidade.
Para quem é
Para quem é
Equipes de vendas externas
Representantes que dirigem até os clientes, pagam estacionamento e compram um almoço de vez em quando, e querem o dinheiro de volta sem papelada.
Líderes de equipe
Gestores que aprovam as solicitações das próprias pessoas com o comprovante e a nota à frente.
Proprietários e financeiro
Quem paga, com cada solicitação aprovada, o comprovante e o total do mês em uma única exportação.
Bom saber
- Toda solicitação está na moeda do espaço de trabalho, então os totais e a exportação nunca misturam moedas.
- Os comprovantes são salvos no próprio Google Drive de quem solicita, então a pessoa conecta o Google Drive antes de anexar um.
- As solicitações de despesas são para espaços de trabalho de empresas, em que alguém além de quem solicita aprova. Um proprietário ou administrador pode desativá-las em Configurações → Recursos; as solicitações existentes são mantidas.
Perguntas
Mais respostas na página de FAQ.
Quem pode aprovar uma solicitação?
O líder de equipe de quem solicitou, para as pessoas das equipes que ele lidera, e qualquer proprietário ou administrador. Ninguém aprova a própria solicitação, exceto um proprietário, que não tem ninguém acima.
Uma solicitação recusada desaparece?
Não. A pessoa vê o motivo, pode editar a solicitação ou adicionar o comprovante que faltava, e ao salvar ela volta para aprovação. Uma solicitação que a pessoa retira também continua na lista dela, marcada como retirada.
É possível informar uma solicitação como distância?
Sim, para viagem e combustível, depois que um proprietário ou administrador define uma tarifa por km. A pessoa informa os quilômetros e a LumaKol calcula o valor a partir da tarifa.
Envia e-mails?
Não. Os aprovadores ficam sabendo das novas solicitações, e a pessoa fica sabendo das decisões e dos pagamentos, nas notificações da LumaKol e como notificações do navegador, se tiver ativado. Cada pessoa pode desativá-las.
Está em todos os planos?
Sim, as solicitações de despesas estão em todos os planos de empresa, inclusive no teste grátis. A LumaKol tem um teste grátis de 14 dias e depois planos pagos a partir de ₹399$9 por licença de ligação por mês.
Saiba mais
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