Sincronizar leads desde Google Sheets

Cómo funciona la sincronización

Conectas tu cuenta de Google, eliges una hoja de cálculo con el propio selector de archivos de Google e indicas a LumaKol una sola vez qué contiene cada columna. Primero entran las filas que ya están en la pestaña. Después, LumaKol lee la hoja más o menos cada 15 minutos y cada fila que se añade al final se convierte en un lead, así que nadie exporta ni sube ningún archivo. Si eliges columnas para ello, la etapa, el último resultado, la hora de la llamada y el agente vuelven a la fila del lead.

Conectar primero Google Drive

Las hojas se leen a través de tu propia cuenta de Google, la que está conectada en Ajustes → Google Drive. Pulsa allí Conectar Google Drive; Google te pregunta qué cuenta usar y te pide permiso. Después, Integrations → Google Sheets muestra esa cuenta (“Las hojas se eligen de la cuenta de Google …”) con un enlace Usar otra cuenta.

• Hasta que Google Drive esté conectado, Integrations → Google Sheets muestra un enlace a esa página en lugar de Conectar una hoja
• Cada persona conecta su propia cuenta de Google, y una hoja siempre se lee a través de la cuenta de la persona que la conectó
• Al elegir una hoja de cálculo, LumaKol obtiene acceso solo a ese archivo, no al resto de tu Drive

Conectar una hoja

En Integrations → Google Sheets, pulsa Conectar una hoja. Se abre el selector de archivos de Google con tus archivos de Google Sheets; elige la hoja de cálculo que contiene tus leads. Cuando LumaKol haya leído sus pestañas, se abrirá la ventana Configurar la sincronización.

Elegir la pestaña y asignar las columnas

En Qué pestaña, elige la pestaña con tus leads; su primera fila se lee como encabezados. Columnas muestra cada columna con su letra y su encabezado, con un ejemplo de la primera fila de datos. LumaKol deduce qué contiene cada columna a partir de su encabezado, así que revisa lo que ha deducido y corrige lo que no parezca correcto.

• Una columna debe ser el Número de teléfono. Una fila sin un número válido no puede convertirse en lead y se cuenta como no válida
• Los campos del lead son Nombre, Número de teléfono, Teléfono adicional, Correo, Empresa, Cargo, Ciudad, Estado/provincia, País, PIN / código postal, Dirección, Origen, Campaña, Etapa del pipeline, Notas, Etiquetas y Tu propia referencia. Deja todo lo demás en “— omitir esta columna —”
• Teléfono adicional, Notas y Etiquetas admiten varias columnas. Las etiquetas se separan por comas y puntos y comas
• Los leads empiezan en la primera etapa de tu pipeline. Una columna de Etapa del pipeline debe usar los nombres de tus etapas (las mayúsculas no importan); una fila con cualquier otra etapa se cuenta como no válida
• País admite códigos de dos letras como IN o AE; cualquier otro valor se deja en blanco. Los números sin código de país se leen con el país de tu espacio de trabajo

Guardar otras columnas en campos personalizados

Cualquier otro dato que valga la pena guardar, como un presupuesto, un producto o una sucursal, puede ir a un campo personalizado. La lista de cada columna ofrece tus campos personalizados como “Campo personalizado: …”, y “Nuevo campo personalizado” con el nombre del encabezado cuando ningún campo personalizado coincide con él. Cuando un encabezado coincide con el nombre de un campo personalizado que ya tienes, LumaKol elige ese campo por ti.

• Un campo personalizado nuevo se crea como campo de texto al pulsar Empezar a sincronizar
• Los campos personalizados nuevos cuentan para el límite de campos personalizados de tu plan. Si se alcanza el límite, Empezar a sincronizar se detiene con un mensaje y no se sincroniza nada: envía la columna a un campo existente u omítela
• Un valor que no encaja en su campo se omite, y el lead entra igualmente. Un campo personalizado obligatorio que la hoja deja vacío tampoco detiene el lead
• Cambia el nombre de los campos personalizados o elimínalos más adelante en Configuración → Campos personalizados

Escribir los resultados en la hoja (opcional)

En Escribir los resultados en la hoja, LumaKol puede rellenar cuatro datos en la propia fila del lead: Etapa del pipeline, Resultado de la última llamada, Última llamada y Agente asignado. Elige una columna para cada uno que quieras y deja el resto en No escribir: esas columnas nunca se tocan. Después, pulsa Empezar a sincronizar.

• Cada opción nombra la columna por su letra y su encabezado, como “Columna D · Presupuesto”. Las columnas sin nada en sus primeras filas se marcan como “vacía”, y también se ofrecen algunas columnas vacías después de la última. Elige columnas vacías para que no se sobrescriba nada de lo que escribiste
• Una columna solo puede recibir uno de los cuatro datos; una vez elegida, no se ofrece para los demás
• Los valores se escriben poco después de guardar un resultado de llamada, en la app o en la web, y de nuevo cada vez que el lead cambia a partir de entonces. Un lead que aún no tiene ningún resultado de llamada no se escribe
• Última llamada es la fecha y la hora de la llamada más reciente al lead, escrita en UTC
• Solo se escriben de vuelta las filas que se convirtieron en leads con esta sincronización. Una fila cuyo número ya era un lead no se toca

Qué pasa con las filas nuevas

Las primeras filas llegan a los pocos minutos de pulsar Empezar a sincronizar. A partir de entonces, LumaKol lee la hoja más o menos cada 15 minutos, desde la fila siguiente a la última que leyó, y cada fila nueva se convierte en un lead dentro de una lista con el nombre de la hoja de cálculo y de la pestaña. Una hoja larga entra a lo largo de varias comprobaciones.

• Cada fila se lee una sola vez. Editar una fila que ya se leyó no cambia su lead ni lo vuelve a añadir
• En un espacio de trabajo de empresa, los leads nuevos llegan sin asignar: elige la lista de la hoja en la página Leads y asígnalos, o reasigna la lista entera en Gestionar listas. En una cuenta individual, son tuyos
• Añade los leads nuevos al final. No ordenes la pestaña ni insertes o elimines filas por encima de la última leída: LumaKol recuerda por dónde va, y las filas en las que escribe de vuelta, por el número de fila
• Pega filas completas o rellena cada fila de una vez. Una fila leída a medio escribir entra tal como estaba en ese momento, y una que todavía no tiene número de teléfono cuenta como no válida
• La fecha Added de cada lead es el momento en que entró su fila, no el día en que se conectó la hoja. La entrada de la hoja en Integrations → Google Sheets cuenta los leads nuevos de hoy, y View new leads los abre en la página Leads

Sincronizar ahora, pausar o dejar de sincronizar

Cada pestaña conectada tiene su propia entrada en Hojas sincronizadas: la hoja de cálculo y la pestaña, su estado (Sincronizando, En pausa o Requiere atención), una insignia escribe de vuelta cuando los resultados vuelven a ella, y una línea con cuántas filas se importaron, cuántas eran duplicadas o no válidas y cuándo se comprobó por última vez.

• Sincronizar ahora lee las filas nuevas al instante en lugar de esperar a la siguiente comprobación, y te dice cuántos leads nuevos han entrado
• El botón de pausa detiene la sincronización: no entran filas nuevas y no se escribe nada de vuelta. El botón de reproducir la reanuda, y la hoja se vuelve a comprobar en poco tiempo
• El botón de la papelera deja de sincronizar después de que lo confirmes. Dejan de llegar filas nuevas, y los leads ya importados se quedan exactamente como están
• Para cambiar las columnas más adelante, deja de sincronizar y vuelve a conectar la hoja. Entonces la pestaña se lee desde el principio: las filas que ya están en LumaKol cuentan como duplicadas, y los resultados solo vuelven a las filas añadidas a partir de entonces

Cuando una hoja requiere atención

Requiere atención significa que la última comprobación falló, y la entrada muestra el motivo en rojo. LumaKol sigue intentándolo por su cuenta y no se pierde nada: la siguiente comprobación correcta continúa desde la misma fila y el estado vuelve a Sincronizando. Corrige la causa y pulsa Sincronizar ahora para comprobar al momento.

• “LumaKol cannot open that sheet any more”: la hoja de cálculo se eliminó, su propietario te quitó el acceso o cambiaste de cuenta de Google. Asegúrate de que tu cuenta pueda abrirla, pulsa Conectar una hoja y elige la misma hoja de cálculo: al elegirla de nuevo se restablece el acceso. La ventana de configuración se abre en esa pestaña e indica que ya está conectada. Ciérrala y pulsa Sincronizar ahora en la entrada
• “Connect Google Drive first” o “Google Drive access was revoked”: vuelve a conectar Google Drive en Ajustes → Google Drive
• “Google Sheets refused the request”: normalmente se cambió el nombre de la pestaña o se eliminó. LumaKol encuentra la pestaña por su nombre, así que devuélvele su nombre anterior
• “Your plan stores up to … leads” o “The free trial stores up to … leads”: el espacio de trabajo tiene tantos leads como permite su plan. Elige un plan mayor en Facturación y pulsa Sincronizar ahora
• “Write-back failed”: no se pudo escribir en la hoja, normalmente por uno de los motivos anteriores. Corrígelo de la misma forma

Cambiar a otra cuenta de Google

Abre Ajustes → Google Drive y pulsa Cambiar de cuenta y, después, Elegir cuenta. Google muestra su selector de cuentas, así que puedes elegir cualquiera de tus cuentas de Google o añadir otra, y después Integrations → Google Sheets muestra la nueva.

• Las hojas que conectaste desde la cuenta anterior dejan de sincronizarse y muestran Requiere atención en su siguiente comprobación, porque la cuenta nueva no ha dado acceso a LumaKol a ellas
• Vuelve a conectar cada una desde la cuenta nueva, que debe ser la propietaria de la hoja de cálculo o tenerla compartida con ella: pulsa Conectar una hoja y elige la misma hoja de cálculo. La ventana de configuración indica que la pestaña ya está conectada: ciérrala y pulsa Sincronizar ahora en la entrada. La sincronización continúa desde la fila a la que había llegado
• Las hojas que conectaron otras personas del espacio de trabajo no se ven afectadas: cada una se lee a través de la cuenta de Google de quien la conectó