Il GDPR e LumaKol

Questa pagina è rivolta alle aziende che usano LumaKol e detengono dati di persone, o chiamano persone, nello Spazio economico europeo (SEE) o nel Regno Unito. A tali dati personali si applica quindi il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) o il UK GDPR, ovunque abbia sede la tua azienda.

LumaKol è fornito da BlackLens Studio, 33/19B/8G, Lohiya Nagar, Balkeshwar, Agra, Uttar Pradesh 282005, India, un’azienda con sede in India. Il Servizio non è ospitato nel SEE né nel Regno Unito; vedi “Dove sono ospitati i dati” più avanti.

Questa pagina spiega come funziona LumaKol e cosa fa e non fa. Non costituisce consulenza legale. Le regole dipendono da dove ti trovi tu e da dove si trovano le persone che chiami, dal tuo settore e dal motivo delle chiamate, quindi rivolgiti al tuo legale prima di farvi affidamento.

Il GDPR ripartisce la responsabilità tra un titolare del trattamento, che decide perché e come vengono usati i dati personali, e un responsabile del trattamento, che li gestisce per conto del titolare.

• La tua azienda è il titolare dei dati personali dei tuoi lead e contatti che inserisci in LumaKol: nomi, numeri di telefono, indirizzi email, note, dati delle chiamate, registrazioni e qualsiasi altra cosa il tuo team memorizzi. Sei tu a decidere chi chiamare, perché e per quanto tempo conservare i dati.
• LumaKol è il tuo responsabile del trattamento per quei dati. Li conserviamo e trattiamo solo per fornire il Servizio e secondo le tue istruzioni documentate, come stabilito nell’Accordo sul trattamento dei dati.
• LumaKol è il titolare dei dati di cui abbiamo bisogno per gestire il tuo account e fatturarti: nomi, indirizzi email e numeri di telefono dei tuoi utenti, dati di accesso e del dispositivo, e dati di fatturazione. L’Informativa sulla privacy spiega come li usiamo.

Non usiamo i dati dei tuoi lead per scopi nostri, non li vendiamo e non li usiamo per la pubblicità.

Poiché sei il titolare dei dati dei tuoi lead, spetta a te scegliere e documentare una base giuridica per il loro trattamento e per contattare quelle persone. Per le chiamate commerciali si tratta di solito del consenso o del legittimo interesse, e alle norme del GDPR si aggiungono le regole di ciascun paese sulle chiamate di marketing (ad esempio il PECR nel Regno Unito).

LumaKol non raccoglie il consenso dei tuoi lead e non decide se puoi chiamare qualcuno. Ti offre gli strumenti per conservarne traccia: note su ogni lead, campi personalizzati che definisci tu (ad esempio la data del consenso o dove è stato prestato), la fonte da cui proviene ogni lead e una cronologia di ogni chiamata ed esito.

Le basi giuridiche su cui LumaKol si fonda per il proprio trattamento dei dati dell’account sono elencate nell’Informativa sulla privacy.

Le persone di cui detieni i dati hanno il diritto di essere informate, di accedere ai propri dati, di ottenerne la rettifica o la cancellazione, di limitare il trattamento o di opporvisi, alla portabilità dei dati e di opporsi in qualsiasi momento al marketing diretto. In qualità di titolare rispondi tu a queste richieste, di norma entro un mese, e noi ti aiutiamo a farlo.

Se uno dei tuoi lead contatta direttamente LumaKol, non diamo seguito alla richiesta di nostra iniziativa. La trasmettiamo al tuo spazio di lavoro senza ingiustificato ritardo e ti aiutiamo a rispondere, come descritto nell’Informativa sulla privacy.

Se qualcuno si oppone alle tue chiamate ma non ha chiesto la cancellazione, conserva il lead con l’esito “Ha chiesto di non essere contattato” anziché eliminarlo. Un lead eliminato non impedisce che lo stesso numero venga importato di nuovo in seguito come nuovo lead.

Il titolare di uno spazio di lavoro può chiuderlo eliminando il proprio account nell’app Android o iPhone, quando nessun altro vi è più attivo (altrimenti occorre prima trasferire la titolarità). Vengono quindi cancellati i lead, le chiamate, le note, le registrazioni delle chiamate, le importazioni e i dati del team dello spazio di lavoro. Chi non ha accesso all’app può richiedere l’eliminazione dalla pagina Elimina il tuo account.

Quando uno spazio di lavoro viene messo in pausa per mancato pagamento, oppure un abbonamento disdetto raggiunge la fine del periodo pagato, i dati dello spazio di lavoro vengono eliminati 90 giorni dopo, come descritto nelle Condizioni di pagamento.

Quando un membro del team elimina il proprio account, vengono rimossi il suo nome, indirizzo email, numero di telefono e dati di accesso. I lead su cui ha lavorato appartengono alla tua azienda e restano nello spazio di lavoro.

Fatture e dati di pagamento vengono conservati per il tempo previsto dalla normativa fiscale. I backup scadono secondo il calendario a rotazione descritto nell’Informativa sulla privacy, quindi i dati eliminati possono restare in un backup per un breve periodo prima di essere sovrascritti. Esporta tutto ciò che ti serve prima di chiudere uno spazio di lavoro: i dati cancellati non possono essere ripristinati.

LumaKol non registra le chiamate. Quando uno spazio di lavoro usa questa funzione, l’app Android trova le registrazioni già effettuate dal dialer del telefono e le carica sul lead corrispondente. Tali registrazioni sono conservate sui server di LumaKol, e Impostazioni → Privacy stabilisce quali ruoli possono ascoltarle.

La registrazione delle chiamate è regolamentata in molti paesi e spesso richiede di informare l’altra persona o di ottenerne il consenso. Se il tuo team registra le chiamate, e cosa comunichi alle persone che chiami, è una tua responsabilità in qualità di titolare.

I memo vocali e le foto delle visite sul campo non sono conservati sui server di LumaKol. Vengono salvati nel Google Drive del membro del team che lo ha collegato, e LumaKol conserva un riferimento al file. I collegamenti a Google Drive non sono ancora disponibili, quindi memo vocali e foto delle visite non possono essere aggiunti finché non lo saranno.

I dati sono crittografati in transito e il database è crittografato a riposo, ogni query è filtrata per spazio di lavoro così che i dati di un cliente restino separati da quelli di un altro, le password sono sottoposte a hash con Argon2id e l’accesso del personale ai dati dei clienti è limitato e registrato. Ruoli, mascheramento dei numeri, autorizzazioni di esportazione e accesso alle registrazioni sono impostazioni che controlli tu.

La pagina Sicurezza descrive queste misure più in dettaglio, e l’Accordo sul trattamento dei dati elenca le misure a cui ci impegniamo.

Se veniamo a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguarda dati che trattiamo per tuo conto, ne informeremo il titolare dello spazio di lavoro senza ingiustificato ritardo. Descriveremo cosa è successo, i dati e le persone probabilmente coinvolti, le probabili conseguenze e cosa stiamo facendo al riguardo, e ti forniremo le informazioni necessarie per adempiere al tuo obbligo di notifica all’autorità di controllo entro 72 ore e, ove richiesto, alle persone interessate.

Ti terremo aggiornato man mano che ne sapremo di più e collaboreremo con te alla risposta.

L’applicazione LumaKol funziona su server a Singapore, dove sono conservate anche le registrazioni delle chiamate, e il database è ospitato in Giappone. Una rete globale di distribuzione dei contenuti serve e protegge il sito.

Altri fornitori gestiscono parti specifiche del Servizio, come email, pagamenti, segnalazioni di arresti anomali e notifiche push. L’Accordo sul trattamento dei dati descrive ogni tipologia di sub-responsabile e dove opera, e i clienti possono richiederne i nomi a [email protected].

I dati personali di persone nel SEE o nel Regno Unito vengono trasferiti al di fuori del SEE e del Regno Unito quando vengono memorizzati in LumaKol: in India, dove ha sede BlackLens Studio, a Singapore e in Giappone, dove il Servizio è ospitato, e nei paesi in cui operano i nostri sub-responsabili.

Per questi trasferimenti ci basiamo sulle Clausole contrattuali standard dell’UE e, per i dati del Regno Unito, sull’Addendum del Regno Unito per il trasferimento internazionale dei dati, come stabilito nell’Accordo sul trattamento dei dati. Applichiamo le stesse misure di sicurezza ovunque siano conservati i dati. Non offriamo hosting nel SEE né nel Regno Unito.

L’articolo 28 del GDPR richiede un contratto scritto tra un titolare e il suo responsabile del trattamento. Il nostro Accordo sul trattamento dei dati è quel contratto. Fa parte dei Termini di servizio per i clienti che trattano dati personali dell’UE o del Regno Unito, quindi si applica non appena usi LumaKol per tali dati, senza una firma separata.

Se la tua organizzazione ha bisogno di una copia controfirmata per i propri archivi, scrivi a [email protected].

Domande sul GDPR, richieste sui diritti e sul DPA vanno inviate a [email protected]. Ogni messaggio viene letto da una persona.

Le persone nel SEE o nel Regno Unito possono anche presentare reclamo all’autorità locale per la protezione dei dati, come l’Information Commissioner’s Office nel Regno Unito.