Funzionalità · Rimborsi spese
Rimborsi spese con ricevute, approvazione e pagamento
I venditori chiedono il rimborso di viaggi, carburante, pasti e hotel con una foto o un PDF della ricevuta. Il loro team leader o un amministratore approva o rifiuta ogni richiesta, e chi paga la segna come pagata con un riferimento.
- Si rifiuta solo con un motivo
- Richieste a distanza alla tua tariffa al km
- Totali del mese ed esportazione in Excel
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Cosa fa
Cosa contiene una richiesta
Una richiesta ha una data (oggi o fino a 90 giorni prima), una categoria, l’importo e una nota su cosa riguardava. Può includere la ricevuta come foto o PDF, salvata nel Google Drive di chi la presenta, e il lead per cui è stato sostenuto il costo. Per viaggi e carburante, uno spazio di lavoro con una tariffa al km permette di inserire i chilometri, e LumaKol calcola l’importo dalla tariffa, così nessuno digita un numero diverso.
Ogni richiesta resta In attesa finché qualcuno non decide. I team leader decidono per le persone dei loro team, titolari e amministratori per chiunque. Nessuno decide sulla propria richiesta, tranne un titolare, che non ha nessuno sopra di sé. Un rifiuto ha sempre un motivo su cui la persona può agire. Le richieste approvate vengono segnate come pagate da un titolare, un amministratore o un admin fatturazione, con un riferimento bancario, un numero di assegno o “Contanti”, e la scheda Tutte mostra i totali del mese per persona e per categoria.
Ricevute
Una ricevuta per richiesta, foto o PDF, conservata nel Google Drive di chi la presenta e aperta dall’approvatore direttamente dalla richiesta.
Richieste a distanza
Chilometri per la tua tariffa al km per viaggi e carburante, calcolati da LumaKol, con la tariffa conservata nella richiesta.
Una decisione per richiesta
Approva con una nota facoltativa, o rifiuta con il motivo. Una richiesta rifiutata può essere corretta e inviata di nuovo.
Regola sulle ricevute
Imposta un importo oltre il quale una richiesta non può essere approvata finché non viene aggiunta la ricevuta.
Segnata come pagata
Titolari, amministratori e admin fatturazione segnano come pagate le richieste approvate con un riferimento di pagamento. Pagata è definitivo.
Totali del mese ed esportazione
In attesa, approvate, pagate e rifiutate per persona e categoria, esportate in CSV o Excel.
Come funziona
Come funzionano le richieste
Sul web, nello stesso spazio di lavoro dei tuoi lead e delle tue visite.
- 1
Imposta le regole
In Spese → Impostazioni spese, scegli le categorie che il tuo team può richiedere, la tariffa al km per le richieste a distanza e l’importo oltre il quale serve una ricevuta.
- 2
Richiedi
Chiunque tranne gli osservatori apre Nuova richiesta, inserisce data, categoria e importo o distanza, aggiunge una nota e la ricevuta, e invia.
- 3
Approva o rifiuta
La richiesta va al team leader della persona, oppure a titolari e amministratori. La approvano, o la rifiutano con il motivo, da Da approvare.
- 4
Paga ed esporta
Segna come pagate le richieste approvate con un riferimento, poi esporta il mese per la tua contabilità.
Per chi è
A chi è rivolta
Team di vendita sul campo
Venditori che guidano fino dai clienti, pagano il parcheggio e ogni tanto un pranzo, e vogliono i soldi indietro senza scartoffie.
Team leader
Responsabili che approvano le richieste delle proprie persone con la ricevuta e la nota davanti.
Titolari e amministrazione
Chi paga, con ogni richiesta approvata, la sua ricevuta e il totale del mese in un’unica esportazione.
Da sapere
- Ogni richiesta è nella valuta dello spazio di lavoro, quindi i totali e l’esportazione non mescolano mai valute diverse.
- Le ricevute vengono salvate nel Google Drive di chi presenta la richiesta, quindi prima di allegarne una bisogna collegare Google Drive.
- Le richieste di rimborso sono pensate per gli spazi di lavoro aziendali, dove approva qualcuno diverso da chi la presenta. Un titolare o un amministratore può disattivarle in Impostazioni → Funzionalità; le richieste esistenti restano.
Domande
Altre risposte nella pagina FAQ.
Chi può approvare una richiesta?
Il team leader di chi ha presentato la richiesta, per le persone dei team che guida, e qualsiasi titolare o amministratore. Nessuno approva la propria richiesta, tranne un titolare, che non ha nessuno sopra di sé.
Una richiesta rifiutata scompare?
No. La persona vede il motivo, può modificare la richiesta o aggiungere la ricevuta mancante, e salvando la richiesta torna in approvazione. Anche una richiesta ritirata dalla persona resta nel suo elenco, contrassegnata come ritirata.
Si può inserire una richiesta come distanza?
Sì, per viaggi e carburante, una volta che un titolare o un amministratore ha impostato una tariffa al km. La persona inserisce i chilometri e LumaKol calcola l’importo dalla tariffa.
Invia email?
No. Chi approva viene a sapere delle nuove richieste, e la persona delle decisioni e dei pagamenti, nelle notifiche di LumaKol e come notifiche del browser se le ha attivate. Ognuno può disattivarle.
È in ogni piano?
Sì, i rimborsi spese sono inclusi in ogni piano aziendale, compresa la prova gratuita. LumaKol ha una prova gratuita di 14 giorni, poi piani a pagamento da ₹399$9 per posto di chiamata al mese.
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