DSGVO und LumaKol

Diese Seite richtet sich an Unternehmen, die LumaKol nutzen und Daten über Personen im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) oder im Vereinigten Königreich speichern oder diese Personen anrufen. Für diese personenbezogenen Daten gilt dann die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bzw. die UK GDPR, unabhängig davon, wo Ihr Unternehmen ansässig ist.

LumaKol wird bereitgestellt von BlackLens Studio, 33/19B/8G, Lohiya Nagar, Balkeshwar, Agra, Uttar Pradesh 282005, India, einem Unternehmen mit Sitz in Indien. Der Dienst wird nicht im EWR oder im Vereinigten Königreich gehostet; siehe „Wo die Daten gehostet werden“ unten.

Diese Seite erklärt, wie LumaKol funktioniert und was es tut und nicht tut. Sie ist keine Rechtsberatung. Die Regeln hängen davon ab, wo Sie und die angerufenen Personen sich befinden, von Ihrer Branche und vom Zweck Ihrer Anrufe. Lassen Sie sich daher von Ihrem eigenen Anwalt beraten, bevor Sie sich darauf verlassen.

Die DSGVO teilt die Verantwortung zwischen einem Verantwortlichen, der entscheidet, warum und wie personenbezogene Daten verwendet werden, und einem Auftragsverarbeiter, der sie im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

• Ihr Unternehmen ist der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten über Ihre Leads und Kontakte, die Sie in LumaKol eingeben: Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Notizen, Anrufdaten, Aufzeichnungen und alles andere, was Ihr Team speichert. Sie entscheiden, wen Sie anrufen, warum und wie lange Sie die Daten aufbewahren.
• LumaKol ist Ihr Auftragsverarbeiter für diese Daten. Wir speichern und verarbeiten sie nur, um den Dienst zu erbringen, und auf Ihre dokumentierten Weisungen, wie im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt.
• LumaKol ist der Verantwortliche für die Daten, die wir brauchen, um Ihr Konto zu führen und Ihnen Rechnungen zu stellen: die Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern Ihrer Nutzer, Anmelde- und Gerätedaten sowie Abrechnungsunterlagen. Die Datenschutzerklärung erklärt, wie wir sie verwenden.

Wir verwenden die Daten Ihrer Leads nicht für eigene Zwecke, wir verkaufen sie nicht und wir nutzen sie nicht für Werbung.

Da Sie der Verantwortliche für die Daten Ihrer Leads sind, liegt es in Ihrer Verantwortung, eine Rechtsgrundlage für ihre Verarbeitung und für die Kontaktaufnahme mit diesen Personen zu wählen und zu dokumentieren. Bei Verkaufsanrufen ist das in der Regel die Einwilligung oder ein berechtigtes Interesse, und zusätzlich zur DSGVO gelten die Regeln des jeweiligen Landes zu Werbeanrufen (etwa PECR im Vereinigten Königreich).

LumaKol holt keine Einwilligungen Ihrer Leads ein und entscheidet nicht, ob Sie jemanden anrufen dürfen. Es bietet Ihnen Orte, um den Nachweis festzuhalten: Notizen zu jedem Lead, eigene Felder, die Sie definieren (etwa ein Einwilligungsdatum oder wo die Einwilligung erteilt wurde), die Quelle jedes Leads und einen Verlauf aller Anrufe und Ergebnisse.

Die Rechtsgrundlagen, auf die sich LumaKol bei der eigenen Verarbeitung von Kontodaten stützt, sind in der Datenschutzerklärung aufgeführt.

Personen, deren Daten Sie speichern, haben das Recht auf Information, auf Auskunft über ihre Daten, auf Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch dagegen, auf Datenübertragbarkeit und darauf, Direktwerbung jederzeit zu widersprechen. Als Verantwortlicher beantworten Sie diese Anfragen, in der Regel innerhalb eines Monats, und wir helfen Ihnen dabei.

Wendet sich einer Ihrer Leads direkt an LumaKol, bearbeiten wir die Anfrage nicht selbst. Wir leiten sie unverzüglich an Ihren Arbeitsbereich weiter und helfen Ihnen, sie zu beantworten, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben.

Widerspricht jemand Ihren Anrufen, ohne die Löschung zu verlangen, behalten Sie den Lead mit dem Ergebnis „Kein Kontakt gewünscht“, statt ihn zu löschen. Ein gelöschter Lead verhindert nicht, dass dieselbe Nummer später erneut als neuer Lead importiert wird.

Der Inhaber eines Arbeitsbereichs kann ihn schließen, indem er sein Konto in der Android- oder iPhone-App löscht, sobald niemand sonst darin aktiv ist (andernfalls muss die Inhaberschaft zuerst übertragen werden). Die Leads, Anrufe, Notizen, Anrufaufzeichnungen, Importe und Teamdaten des Arbeitsbereichs werden dann gelöscht. Personen ohne Zugang zur App können die Löschung auf der Seite „Konto löschen“ beantragen.

Wird ein Arbeitsbereich wegen Nichtzahlung pausiert oder erreicht ein gekündigtes Abonnement das Ende seines bezahlten Zeitraums, werden die Daten des Arbeitsbereichs 90 Tage später gelöscht, wie in den Zahlungsbedingungen beschrieben.

Löscht ein Teammitglied sein eigenes Konto, werden sein Name, seine E-Mail-Adresse, seine Telefonnummer und seine Anmeldedaten entfernt. Die Leads, die es bearbeitet hat, gehören Ihrem Unternehmen und bleiben im Arbeitsbereich.

Rechnungen und Zahlungsunterlagen werden so lange aufbewahrt, wie das Steuerrecht es verlangt. Backups laufen nach dem in der Datenschutzerklärung beschriebenen rollierenden Zeitplan ab, sodass gelöschte Daten noch kurze Zeit in einem Backup verbleiben können, bevor sie auslaufen. Exportieren Sie alles, was Sie brauchen, bevor Sie einen Arbeitsbereich schließen: Gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden.

LumaKol zeichnet selbst keine Anrufe auf. Wo ein Arbeitsbereich die Funktion nutzt, findet die Android-App Aufzeichnungen, die die Telefon-App des Geräts bereits erstellt hat, und lädt sie zum passenden Lead hoch. Diese Aufzeichnungen werden auf den eigenen Servern von LumaKol gespeichert, und unter Einstellungen → Datenschutz legen Sie fest, welche Rollen sie anhören dürfen.

Das Aufzeichnen von Anrufen ist in vielen Ländern geregelt und erfordert oft, die andere Person zu informieren oder ihre Einwilligung einzuholen. Ob Ihr Team Anrufe aufzeichnet und was Sie den angerufenen Personen mitteilen, liegt als Verantwortlicher in Ihrer Verantwortung.

Sprachnotizen und Fotos von Außendienstbesuchen werden nicht auf den Servern von LumaKol gespeichert. Sie werden im Google Drive des Teammitglieds gespeichert, das es verbunden hat, und LumaKol speichert einen Verweis auf die Datei. Google-Drive-Verbindungen sind noch nicht verfügbar, daher können Sprachnotizen und Besuchsfotos erst hinzugefügt werden, wenn sie es sind.

Daten werden bei der Übertragung verschlüsselt und die Datenbank ist im Ruhezustand verschlüsselt, jede Abfrage wird nach Arbeitsbereich gefiltert, sodass die Daten eines Kunden von denen anderer getrennt bleiben, Passwörter werden mit Argon2id gehasht, und der Zugriff von Mitarbeitern auf Kundendaten ist beschränkt und wird protokolliert. Rollen, Nummernmaskierung, Exportberechtigungen und der Zugriff auf Aufzeichnungen sind Einstellungen, die Sie steuern.

Die Sicherheitsseite beschreibt diese Maßnahmen ausführlicher, und der Auftragsverarbeitungsvertrag listet die Maßnahmen auf, zu denen wir uns verpflichten.

Erfahren wir von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Daten betrifft, die wir für Sie verarbeiten, informieren wir den Inhaber des Arbeitsbereichs unverzüglich. Wir beschreiben, was passiert ist, welche Daten und Personen voraussichtlich betroffen sind, welche Folgen wahrscheinlich sind und was wir dagegen unternehmen, und geben Ihnen die Informationen, die Sie brauchen, um Ihre eigene Pflicht zur Meldung an Ihre Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden und, wo erforderlich, zur Benachrichtigung der Betroffenen zu erfüllen.

Wir halten Sie auf dem Laufenden, sobald wir mehr erfahren, und arbeiten bei der Reaktion mit Ihnen zusammen.

Die LumaKol-Anwendung läuft auf Servern in Singapur, wo auch die Anrufaufzeichnungen gespeichert werden, und die Datenbank wird in Japan gehostet. Ein weltweites Content-Delivery-Netzwerk stellt die Website aus und schützt sie.

Andere Anbieter übernehmen bestimmte Teile des Dienstes, etwa E-Mail, Zahlungen, Absturzberichte und Push-Benachrichtigungen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag beschreibt jede Art von Unterauftragsverarbeiter und wo er tätig ist, und Kunden können die Namen unter [email protected] erfragen.

Personenbezogene Daten über Personen im EWR oder im Vereinigten Königreich werden außerhalb des EWR und des Vereinigten Königreichs übermittelt, wenn sie in LumaKol gespeichert werden: nach Indien, wo BlackLens Studio ansässig ist, nach Singapur und Japan, wo der Dienst gehostet wird, und in die Länder, in denen unsere Unterauftragsverarbeiter tätig sind.

Für diese Übermittlungen stützen wir uns auf die EU-Standardvertragsklauseln und für Daten aus dem Vereinigten Königreich auf das UK International Data Transfer Addendum, wie im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt. Wir wenden dieselben Sicherheitsmaßnahmen an, wo immer die Daten liegen. Hosting im EWR oder im Vereinigten Königreich bieten wir nicht an.

Artikel 28 DSGVO verlangt einen schriftlichen Vertrag zwischen einem Verantwortlichen und seinem Auftragsverarbeiter. Unser Auftragsverarbeitungsvertrag ist dieser Vertrag. Er ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen für Kunden, die personenbezogene Daten aus der EU oder dem Vereinigten Königreich verarbeiten, und gilt daher, sobald Sie LumaKol für diese Daten nutzen, ohne gesonderte Unterschrift.

Benötigt Ihre Organisation eine gegengezeichnete Ausfertigung für ihre Unterlagen, schreiben Sie an [email protected].

Fragen zur DSGVO, zu Betroffenenanfragen und zum DPA richten Sie an [email protected]. Jede Nachricht liest ein Mensch.

Personen im EWR oder im Vereinigten Königreich können sich auch bei ihrer örtlichen Datenschutzbehörde beschweren, etwa beim Information Commissioner’s Office im Vereinigten Königreich.