Funktionen · Spesenanträge
Spesenanträge mit Belegen, Genehmigung und Zahlung
Mitarbeiter beantragen Reise-, Tank-, Verpflegungs- und Hotelkosten mit einem Foto oder PDF des Belegs. Ihr Teamleiter oder ein Administrator genehmigt oder lehnt jeden Antrag ab, und wer zahlt, markiert ihn mit einer Referenz als bezahlt.
- Ablehnen nur mit Begründung
- Streckenanträge zu Ihrem Satz pro km
- Monatssummen und Excel-Export
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Was es tut
Was ein Antrag enthält
Ein Antrag hat ein Datum (heute oder bis zu 90 Tage zurück), eine Kategorie, den Betrag und eine Notiz, wofür er war. Er kann den Beleg als Foto oder PDF enthalten, gespeichert im eigenen Google Drive der antragstellenden Person, und den Lead, für den die Kosten angefallen sind. Für Reise und Kraftstoff lassen sich in einem Arbeitsbereich mit Satz pro km stattdessen die Kilometer eingeben, und LumaKol berechnet den Betrag aus dem Satz, sodass niemand eine abweichende Zahl eintippt.
Jeder Antrag steht auf Wartet, bis jemand entscheidet. Teamleiter entscheiden für die Personen in ihren Teams, Inhaber und Administratoren für alle. Niemand entscheidet über den eigenen Antrag, außer ein Inhaber, über dem niemand steht. Eine Ablehnung enthält immer eine Begründung, mit der die Person etwas anfangen kann. Genehmigte Anträge werden von einem Inhaber, Administrator oder Abrechnungs-Admin als bezahlt markiert, mit einer Bankreferenz, Schecknummer oder „Bar“, und Alle Anträge zeigt die Monatssummen nach Person und nach Kategorie.
Belege
Ein Beleg pro Antrag, als Foto oder PDF, im eigenen Google Drive der antragstellenden Person abgelegt und vom Genehmiger direkt aus dem Antrag geöffnet.
Anträge nach Strecke
Kilometer mal Ihr Satz pro km für Reise und Kraftstoff, von LumaKol berechnet, wobei der Satz am Antrag gespeichert bleibt.
Eine Entscheidung pro Antrag
Genehmigen mit optionaler Notiz oder ablehnen mit Begründung. Ein abgelehnter Antrag kann korrigiert und erneut gesendet werden.
Belegregel
Legen Sie einen Betrag fest, über dem ein Antrag erst genehmigt werden kann, wenn sein Beleg hinzugefügt ist.
Als bezahlt markiert
Inhaber, Administratoren und Abrechnungs-Admins markieren genehmigte Anträge mit einer Zahlungsreferenz als bezahlt. Bezahlt ist endgültig.
Monatssummen und Export
Wartend, genehmigt, bezahlt und abgelehnt nach Person und Kategorie, exportiert als CSV oder Excel.
So funktioniert’s
So funktionieren Anträge
Im Web, im selben Arbeitsbereich wie Ihre Leads und Besuche.
- 1
Regeln festlegen
Wählen Sie unter Spesen → Spesen-Einstellungen die Kategorien, die Ihr Team beantragen darf, den Satz pro km für Streckenanträge und den Betrag, über dem ein Beleg nötig ist.
- 2
Beantragen
Alle außer Betrachtern öffnen Neuer Antrag, geben Datum, Kategorie und Betrag oder Strecke ein, ergänzen eine Notiz und den Beleg und senden ab.
- 3
Genehmigen oder ablehnen
Der Antrag geht an den Teamleiter der Person oder an Inhaber und Administratoren. Diese genehmigen ihn oder lehnen ihn mit Begründung ab, und zwar unter Zu genehmigen.
- 4
Bezahlen und exportieren
Markieren Sie genehmigte Anträge mit einer Referenz als bezahlt und exportieren Sie dann den Monat für Ihre Buchhaltung.
Für wen
Für wen es gedacht ist
Außendienst-Vertriebsteams
Mitarbeiter, die zu Kunden fahren, Parkgebühren zahlen und ab und zu ein Mittagessen kaufen und ihr Geld ohne Papierkram zurückhaben wollen.
Teamleiter
Manager, die die Anträge ihrer Leute genehmigen, mit Beleg und Notiz vor Augen.
Inhaber und Buchhaltung
Die Personen, die zahlen, mit jedem genehmigten Antrag, seinem Beleg und einer Monatssumme in einem Export.
Gut zu wissen
- Jeder Antrag lautet auf die Währung des Arbeitsbereichs, sodass Summen und Export nie Währungen mischen.
- Belege werden im eigenen Google Drive der antragstellenden Person gespeichert, daher verbindet sie Google Drive, bevor sie einen anhängt.
- Spesenanträge sind für Firmen-Arbeitsbereiche gedacht, in denen jemand anderes als die antragstellende Person genehmigt. Ein Inhaber oder Administrator kann sie unter Einstellungen → Funktionen ausschalten; bestehende Anträge bleiben erhalten.
Fragen
Weitere Antworten auf der FAQ-Seite.
Wer kann einen Antrag genehmigen?
Der Teamleiter der antragstellenden Person, für die Personen in den Teams, die er leitet, sowie jeder Inhaber oder Administrator. Niemand genehmigt den eigenen Antrag, außer ein Inhaber, über dem niemand steht.
Verschwindet ein abgelehnter Antrag?
Nein. Die Person sieht die Begründung, kann den Antrag bearbeiten oder den fehlenden Beleg hinzufügen, und das Speichern sendet ihn erneut zur Genehmigung. Ein Antrag, den die Person zurückzieht, bleibt ebenfalls in ihrer Liste, als zurückgezogen markiert.
Lässt sich ein Antrag als Strecke erfassen?
Ja, für Reise und Kraftstoff, sobald ein Inhaber oder Administrator einen Satz pro km festlegt. Die Person gibt die Kilometer ein, und LumaKol berechnet den Betrag aus dem Satz.
Werden E-Mails gesendet?
Nein. Genehmiger erfahren von neuen Anträgen, und die Person erfährt von Entscheidungen und Zahlungen, in den Benachrichtigungen von LumaKol und als Browser-Benachrichtigungen, falls sie diese eingeschaltet hat. Jede Person kann sie ausschalten.
Ist es in jedem Tarif enthalten?
Ja, Spesenanträge sind in jedem Firmentarif enthalten, auch in der kostenlosen Testphase. LumaKol hat eine 14-tägige kostenlose Testphase, danach kosten bezahlte Tarife ab ₹399$9 pro Anruf-Lizenz und Monat.
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