Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie BlackLens Studio („LumaKol“, „wir“) personenbezogene Daten erhebt, nutzt und weitergibt, wenn Sie unsere Websites besuchen, ein Konto erstellen oder die Web- und Mobilanwendungen von LumaKol (der „Dienst“) nutzen.

Sie deckt zwei Situationen ab, und welche davon auf Sie zutrifft, bestimmt, was wir für Sie tun können.

• Kontoinhaber und Mitarbeiter unserer Kunden – Inhaber, Administratoren, Teamleiter und Agenten. Für Ihre Konto-, Profil-, Geräte- und Abrechnungsdaten ist BlackLens Studio der Verantwortliche. Diese Erklärung ist unsere unmittelbare Verpflichtung Ihnen gegenüber.
• Personen, deren Daten unsere Kunden in LumaKol speichern – Leads, Kontakte und Anrufer. Für diese Daten ist der Kunde der Verantwortliche und BlackLens Studio ein Auftragsverarbeiter, der ausschließlich auf dessen dokumentierte Weisung handelt. Wir entscheiden nicht, was ein Unternehmen über Sie speichert oder warum.

Wenn Sie ein Lead oder Kontakt sind und wissen möchten, warum ein Unternehmen Ihre Nummer hat, fragen Sie bitte zuerst dieses Unternehmen; dort liegt die Antwort. Sie können uns auch an [email protected] schreiben: Wir leiten Ihre Anfrage weiter, nennen Ihnen den Kunden, soweit wir dürfen, und helfen ihm bei der Beantwortung.

Diese Erklärung gilt nicht für die Websites, Dialer, Messaging-Apps oder Speicherdienste, die unsere Kunden neben LumaKol verwenden. Diese haben eigene Datenschutzerklärungen.

Kontodaten, die Sie bei der Registrierung oder Einladung angeben: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Land, Geburtsdatum, wenn Sie sich mit einer E-Mail-Adresse registrieren (nur zur Bestätigung, dass Sie mindestens 18 Jahre alt sind), Zeitzone, Sprache, Passwort (nur als gesalzener Argon2id-Hash gespeichert), Name der Organisation, Branche und Teamgröße sowie Ihre Einwilligungsnachweise (Version der Bedingungen, Zeitpunkt, IP-Adresse).

Wenn Sie sich mit Google oder Apple anmelden, erhalten wir von dort Ihre E-Mail-Adresse, ob sie bestätigt ist, eine eindeutige Kontokennung und von Google Ihren Vor- und Nachnamen. Wir speichern Kennung und E-Mail, um Sie beim nächsten Mal wiederzuerkennen; wir erhalten weder Ihr Passwort noch Ihre Kontakte oder Ihr Profilfoto und speichern keine Zugriffstoken des Anbieters.

Automatisch erhobene Nutzungs- und Gerätedaten: Anmeldeereignisse, IP-Adresse, Browser- oder App-Version, Gerätehersteller und -modell, Betriebssystemversion, Benachrichtigungs-Token, Sitzungskennungen, Diagnoseprotokolle, Absturzberichte der Android-App, das Ergebnis der App-Integritätsprüfung der Android-App, über welchen Link oder welche Kampagne die Android-App laut Google Play installiert wurde (zum Beispiel über unsere Website oder die Play-Suche), ob die App noch installiert ist, was wir über den Push-Benachrichtigungsdienst erfahren, sowie der Status der Berechtigungen und Akkueinstellungen, die für eine zuverlässige Anruferfassung nötig sind. Solange die Web-App oder eine mobile App im Vordergrund geöffnet ist, sendet sie etwa einmal pro Minute ein Präsenzsignal; es speist das Live-Teamboard und die Werte zur aktiven Zeit in Anwesenheitsberichten.

Anruf- und CRM-Daten, die im Auftrag des Kunden verarbeitet werden: Telefonnummern, Anrufrichtung, Startzeit und Dauer von Anrufen mit Leads auf der gewählten Arbeits-SIM; wenn der Arbeitsbereich es aktiviert, Anrufe auf der Arbeits-SIM von Nummern, die noch keine Leads sind (siehe „Anruflistendaten“); Anruf-Feedback und Notizen; Lead- und Kontaktdatensätze; Wiedervorlagen, Angebote, Anwesenheits-Check-ins, Pausen und Außendienstbesuche; aus verbundenen Kanälen protokollierte Nachrichten; sowie, sofern vom Kunden aktiviert und gesetzlich zulässig, Anrufaufzeichnungen und deren Metadaten. Die Android-App liest nur die vom Nutzer gewählte Arbeits-SIM; Anrufe auf anderen SIMs werden nicht gelesen.

Standort: eine einzelne Positionsbestimmung in dem Moment, in dem ein Nutzer auf Einchecken oder Auschecken tippt – für die Anwesenheit, wenn der Arbeitsbereich einen Standort verlangt, oder bei einem Außendienstbesuch bei einem Lead. Der Standort wird nie im Hintergrund erhoben.

Verbundene Postfächer: Wenn ein Nutzer unter Einstellungen → E-Mail sein eigenes E-Mail-Konto verbindet, damit E-Mails an Leads von dort versendet werden, speichern wir Mailserver, Benutzername und Passwort (das Passwort verschlüsselt) und senden diese E-Mails über dieses Postfach. LumaKol sendet den Leads eines Kunden nie E-Mails von der eigenen Adresse.

Abrechnungsdaten: Tarif, Lizenzen, Rechnungen, die von Ihnen eingegebenen Steuerdaten und der Zahlungsstatus. Karten- und Bankdaten werden direkt bei unserem Zahlungsanbieter eingegeben und berühren unsere Server nie.

Anfragedaten, wenn Sie ein Formular auf unserer Website nutzen – das Kontaktformular, eine Demo-Anfrage oder einen Antrag auf Kontolöschung: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, die von Ihnen verfasste Nachricht, eine optionale Telefonnummer und Firma sowie Zeitpunkt und IP-Adresse der Übermittlung, die wir speichern, um Missbrauch des Formulars zu verhindern.

Leads aus verbundenen Lead-Quellen: Verbindet ein Arbeitsbereich IndiaMART, JustDial oder Google-Ads-Lead-Formulare, senden uns diese Dienste die von ihnen erfassten Anfragen – typischerweise Name, Telefonnummer, E-Mail, Stadt und Anfragetext –, und wir fügen sie auf Weisung des Kunden als Leads in dessen Arbeitsbereich ein.

Angebote: Wenn ein Kunde einen Angebotslink sendet, erfassen wir, wann der Empfänger ihn erstmals öffnet, damit der Kunde sieht, dass es angesehen wurde.

Lead-Formulare und Website-Chat: Veröffentlicht ein Kunde ein LumaKol-Erfassungsformular oder fügt er das LumaKol-Chat-Widget seiner eigenen Website hinzu, erhalten wir, was der Besucher eingibt – etwa Name, Mobilnummer, E-Mail, Firma, Stadt und Chat-Nachrichten – zusammen mit Zeitpunkt und IP-Adresse, und wir legen im Arbeitsbereich dieses Kunden einen Lead an oder aktualisieren ihn. Das Chat-Widget speichert ein Gesprächs-Token im Browserspeicher des Besuchers, damit der Chat über mehrere Seiten hinweg weiterläuft. Der Kunde ist Verantwortlicher für diese Daten; wir verarbeiten sie nach seinen Weisungen.

Wir erheben keine SMS-Nachrichten, keine Kontaktliste Ihres Telefons, keine Inhalte von Anrufen und keinen Standort im Hintergrund. Unter „Berechtigungen der mobilen App“ und „Anruflistendaten“ steht genau, was die Apps lesen.

Wo die DSGVO oder die UK GDPR gilt, stützen wir uns auf die folgenden Rechtsgrundlagen. Jeder Zweck hat seine eigene Grundlage; wir nutzen die Einwilligung nicht als Sammelgrundlage für Dinge, die Sie realistischerweise nicht ablehnen können.

• Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b): Erstellen und Führen Ihres Kontos, Ihre Authentifizierung, Synchronisieren von Anrufen und Leads auf Ihrer Arbeits-SIM, Versand transaktionaler Nachrichten wie Bestätigungscodes, Einladungen, Passwortzurücksetzungen und Sicherheitshinweise, Support sowie die Abrechnung des von Ihnen gewählten Tarifs.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f): den Dienst sicher und verfügbar halten – Ratenbegrenzung, Anmeldesperre, Geräteattestierung, Absturzberichte, Prüfprotokolle sowie Betrugs- und Missbrauchsprävention – und das Produkt anhand aggregierter, de-identifizierter Nutzungsdaten verbessern. Wir wägen diese gegen Ihre Interessen ab, bevor wir uns darauf stützen, und Sie können unter [email protected] widersprechen.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a): die optionalen Geräteberechtigungen der mobilen Apps – Standort für Anwesenheits- und Besuchs-Check-ins, Mikrofon für Diktat und Sprachnotizen, Kamera für Besuchsfotos auf dem iPhone, Dateizugriff zum Auffinden von Aufnahmen Ihrer Telefon-App und Einblenden über anderen Apps für die Abfrage nach dem Anruf – sowie Produkt- oder Marketing-E-Mails. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit in den Geräteeinstellungen oder über den Abmeldelink widerrufen, und der Kerndienst funktioniert weiter.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c): Führen von Steuer- und Buchhaltungsunterlagen und Beantwortung rechtmäßiger Anfragen von Behörden.

Für die Leads und Kontakte, die unsere Kunden speichern, wählt der Kunde die Rechtsgrundlage und ist dafür verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten nur nach seinen Weisungen und nie für eigene Zwecke.

Die Android-App fordert Berechtigungen nur für die Funktionen an, die in der App und im Datensicherheitsformular von Google Play beschrieben sind: Telefon / Anrufliste, um Anrufe auf der Arbeits-SIM zu erfassen und Anruferinformationen anzuzeigen; Benachrichtigungen für Erinnerungen an Wiedervorlagen und Feedback-Abfragen; Über anderen Apps einblenden (optional) für das Feedback-Pop-up nach dem Anruf und die Anrufer-ID; Audiodateien (optional), um Anrufaufzeichnungen der eigenen Telefon-App zu finden; Mikrofon (optional) für Diktat und Sprachnotizen; Standort (optional) für Anwesenheits- und Besuchs-Check-ins. Das Scannen einer Visitenkarte nutzt die Kamera-App des Telefons; der Text wird auf dem Telefon per Texterkennung auf dem Gerät gelesen, das Foto wird nach dem Lesen gelöscht und nie hochgeladen, und nur die Felder, die Sie speichern, werden zu einem Lead.

Zwei Grenzen sollten klar benannt werden. Der Standort wird nur im Vordergrund angefordert und nur in dem Moment gelesen, in dem Sie auf Einchecken oder Auschecken tippen – für die Anwesenheit, wenn Ihr Arbeitsbereich einen Standort verlangt, oder bei einem Außendienstbesuch –, und die App verfolgt Sie nie im Hintergrund oder zwischen Check-ins. Und wir nutzen nie Bedienungshilfen, um Anrufe aufzuzeichnen, lesen nie SMS, lesen nie Ihre Kontaktliste und zeichnen nie selbst Anrufe auf.

Berechtigungen können jederzeit in den Geräteeinstellungen widerrufen werden; die zugehörigen Funktionen funktionieren dann nicht mehr, der Rest der App läuft weiter.

Apple erlaubt keiner App, die Anrufliste des iPhones zu lesen, daher liest die LumaKol-iOS-App sie nicht und kann es auch nicht. Sie arbeitet im assistierten Modus: Anrufe, die Sie aus der App heraus tätigen, werden protokolliert, und Sie erfassen das Ergebnis selbst. Von Anrufen, die Sie anderswo auf dem Telefon führen, wird nichts erfasst. Die iPhone-App fragt nach Benachrichtigungen, dem Standort beim Einchecken, dem Mikrofon und der Spracherkennung, wenn Sie eine Notiz diktieren oder aufnehmen, und nach der Kamera, wenn Sie ein Besuchsfoto aufnehmen; die Anrufer-ID nutzt Apples Call Directory, das die Namen Ihrer Leads auf dem Telefon hält.

LumaKol zeichnet keine Anrufe auf. Wenn die eigene Telefon-App eines Android-Telefons eine Aufnahme erstellt und das örtliche Recht es erlaubt, können Sie der App gestatten, diese Datei dem passenden Lead-Anruf zuzuordnen. Wenn Sie dies aktivieren, werden Aufnahmen über eine verschlüsselte Verbindung (standardmäßig über WLAN) hochgeladen und auf den eigenen Servern von LumaKol gespeichert, wo nur die von Ihrem Arbeitsbereich erlaubten Rollen sie abspielen können. Wenn Sie es nicht aktivieren, suchen wir überhaupt nicht nach Aufnahmen.

Aufgenommene Sprachnotizen und Fotos von Außendienstbesuchen werden im Google Drive des Teammitglieds gespeichert, das es verbindet, und LumaKol speichert nur einen Link zur Datei. Google-Drive-Verbindungen sind noch nicht verfügbar; bis dahin können keine Sprachnotizen und Besuchsfotos hinzugefügt werden.

Dieser Abschnitt beschreibt genau, wie die LumaKol-Android-App die Anrufliste des Telefons nutzt, denn sie ist die sensibelste Berechtigung, die die App anfordert.

Was wir lesen: Sobald Sie die Einrichtung abgeschlossen und die Berechtigung für die Anrufliste erteilt haben, liest die App neue Einträge in der Anrufliste Ihres Telefons für die eine SIM, die Sie als Arbeits-SIM gewählt haben. Für jeden Eintrag prüft sie, ob die Nummer zu einem Lead in Ihrem Arbeitsbereich gehört. Die App liest keine SMS, keine Kontakte und keine Inhalte von Anrufen und zeichnet keinen Ton auf.

Einträge, die zu keinem Lead passen, werden auf dem Telefon verworfen. Sie werden nie gespeichert, nie jemandem gezeigt und nie an uns hochgeladen – es sei denn, Ihr Arbeitsbereich hat Leads aus verpassten Anrufen aktiviert (standardmäßig aus). Dann wird ein verpasster Anruf (oder, wenn der Arbeitsbereich es wählt, jeder Anruf) auf der Arbeits-SIM von einer Nummer, die noch kein Lead ist, hochgeladen und wird zu einem neuen Lead. Anrufe auf Ihrer privaten SIM werden überhaupt nicht gelesen.

Was wir speichern: bei Lead-Anrufen die Nummer des Leads, die Richtung (ausgehend, eingehend oder verpasst), Startzeit, Dauer, die verwendete SIM und das Ergebnis, das Sie danach erfassen – und, wenn Leads aus verpassten Anrufen aktiviert sind, Nummer und Zeitpunkt des Anrufs, der den neuen Lead angelegt hat. Dies wird im Arbeitsbereich Ihrer Organisation gespeichert und ist für Sie und für Manager Ihrer Organisation entsprechend ihrer Rolle sichtbar.

Warum: damit Anrufe mit Ihren Leads ohne manuelle Eingabe im Verlauf des Leads erscheinen, Sie nach Ende eines Lead-Anrufs nach dem Ergebnis gefragt werden und die Berichte und Wiedervorlagen Ihres Teams korrekt bleiben. Das ist die Kernfunktion der App.

Aufbewahrung: Anrufdatensätze werden aufbewahrt, solange der Arbeitsbereich Ihrer Organisation aktiv ist. Sie werden gelöscht, wenn die Daten der Organisation gelöscht werden (siehe „Aufbewahrung“), oder früher, wenn der Kunde uns um Löschung bittet.

Weitergabe: Anruflistendaten werden nie verkauft, nie für Werbung genutzt, nie mit Datenhändlern geteilt und nie an Dritte übermittelt – außer an die Dienstleister, die den Dienst vertraglich in unserem Auftrag hosten.

Ihre Kontrolle: Sie können die Berechtigung für die Anrufliste jederzeit in den Android-Einstellungen widerrufen. Die App liest die Anrufliste dann nicht mehr und funktioniert weiter für Anrufe, die Sie aus der App starten. Unter iOS gibt es diese Berechtigung nicht, weil die Plattform die Anrufliste Apps nicht zugänglich macht.

Die Nutzung dieser Daten entspricht der Berechtigungsrichtlinie und der Anforderung zur deutlichen Offenlegung (Prominent Disclosure) von Google Play: Die App erklärt diese Nutzung auf einem eigenen Bildschirm, bevor sie die Berechtigung anfordert, und Sie können ablehnen.

• Um den Dienst bereitzustellen: Sie authentifizieren, Anrufe und Leads synchronisieren, transaktionale E-Mails senden (Bestätigung, Passwortzurücksetzung, Einladungen, Sicherheitshinweise) und Ihrer Organisation Dashboards entsprechend den Rollen anzeigen.
• Sicherheit und Integrität: Ratenbegrenzung, Erkennung von Betrug und Missbrauch, Geräteattestierung, Prüfprotokolle administrativer Aktionen.
• Abrechnung: Abonnements, Rechnungen, Einhaltung steuerlicher Pflichten.
• Support und Kommunikation: Beantwortung von Anfragen und Servicemitteilungen; Produkt-Updates nur mit Ihrer Zustimmung, die Sie jederzeit über den Abmeldelink in jeder solchen E-Mail oder unter Einstellungen → Benachrichtigungen widerrufen können.
• Verbesserung: verstehen, wie der Dienst genutzt wird und wo er versagt – zum Beispiel welche Funktionen genutzt werden, Anmeldeprobleme und Absturzberichte – anhand unserer eigenen Aufzeichnungen. Alles, was wir über die Nutzung veröffentlichen oder teilen, ist so aggregiert, dass keine Person und kein Kunde identifiziert werden kann, und wir nutzen keine Analyse- oder Werbetools Dritter. Wir nutzen CRM-Daten, Anrufdatensätze oder Aufzeichnungen von Kunden nicht zum Trainieren von Modellen, weder für uns noch für Dritte.
• Rechtliche Verpflichtungen: Beantwortung rechtmäßiger Anfragen und Durchsetzung unserer Bedingungen.

Wir nutzen keine dieser Daten für Werbung und verknüpfen sie nicht mit von Dritten gekauften Daten. Die Rechtsgrundlage für jeden Zweck ist unter „Rechtsgrundlagen für die Nutzung Ihrer Daten“ beschrieben.

Wir geben personenbezogene Daten nur an die folgenden Kategorien von Empfängern weiter, die jeweils vertraglich gebunden sind und Daten nur für die oben genannten Zwecke verarbeiten: Infrastruktur- und Datenbank-Hosting; Versand transaktionaler E-Mails; Netzwerksicherheit und Content Delivery; App-Attestierung, Absturzberichte und Push-Benachrichtigungsdienste der mobilen Plattformen; Zahlungsabwicklung; und die Integrationen, die ein Kunde verbindet. Wir geben Daten außerdem an die Kundenorganisation weiter, der Sie angehören, sowie an Behörden, wo das Gesetz es verlangt, oder im Zusammenhang mit einer Unternehmenstransaktion; in diesem Fall gilt diese Erklärung für die übertragenen Daten weiter.

Wenn ein Kunde LumaKol mit seinen eigenen Systemen verbindet, verlassen Daten den Dienst auch auf seine Weisung – siehe „Daten, die ein Kunde aus LumaKol heraus sendet“.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben sie nicht an Werbetreibende oder Datenhändler weiter und nutzen Anruf-, Lead- oder Aufzeichnungsdaten nicht für gezielte Werbung – weder für unsere noch für die anderer.

Die Anbieter, auf die wir uns stützen, sind unter „Von uns eingesetzte Dienstleister“ genannt.

Ein Arbeitsbereich kann LumaKol mit den eigenen Systemen des Kunden verbinden. Geschieht das, verlassen personenbezogene Daten unseren Dienst auf Weisung und in der Verantwortung des Kunden. Die folgenden Kontrollen stellen wir bereit; was mit den Daten nach ihrem Eintreffen geschieht, richtet sich nach den Richtlinien des empfangenden Systems.

• API-Schlüssel: Ein Inhaber oder Admin kann Schlüssel ausstellen, mit denen seine eigene Software Leads, Anrufe und Nutzer über unsere öffentliche API lesen und schreiben kann. Ein Schlüssel hat nur die für ihn angehakten Berechtigungen, wird von uns nur als Einweg-Hash gespeichert, kann auf benannte IP-Adressen beschränkt und mit einem Ablaufdatum versehen werden und jederzeit widerrufen werden. Wer einen Schlüssel besitzt, kann mit dessen Berechtigungen handeln, daher ist er wie ein Zugangsdatum zu behandeln.
• Webhooks: Ein Inhaber oder Admin kann eine URL registrieren, an die wir JSON senden, wenn ein Lead angelegt, aktualisiert, in eine andere Phase verschoben oder neu zugewiesen wird, ein Anruf protokolliert wird oder eine Wiedervorlage fällig wird. Die Nachricht enthält die Lead- und Anruffelder für dieses Ereignis. Jede Zustellung ist signiert, damit das empfangende System prüfen kann, dass sie von uns stammt. Fehlgeschlagene Zustellungen werden etwa einen halben Tag lang wiederholt und dann verworfen.
• Kalender-Feeds: Ein Mitglied kann einen privaten Abo-Link erstellen, der seine eigenen Wiedervorlagen – einschließlich Name, Nummer, Phase und letztem Ergebnis des Leads – in Google Kalender, Outlook oder Apple Kalender veröffentlicht. Wer diesen Link besitzt, kann den Feed lesen, daher sollte er wie ein Zugangsdatum behandelt werden; er kann jederzeit unter Einstellungen neu erzeugt oder abgeschaltet werden.
• Lead-Formulare und Website-Chat: Ein Kunde kann ein gehostetes Formular veröffentlichen, eines in seine eigene Website einbetten oder das Chat-Widget hinzufügen. Einsendungen und Chat-Nachrichten gehen an uns und werden zu Leads in diesem Arbeitsbereich; der Kunde entscheidet, was abgefragt wird und welchen Hinweis der Besucher erhält.
• E-Mails an Leads, einschließlich E-Mails aus Drip-Sequenzen, werden über das Postfach versendet, das ein Nutzer unter Einstellungen → E-Mail verbindet, und unterliegen den Bedingungen dieses E-Mail-Anbieters. Nachrichten, die ein Agent aus einem Lead per WhatsApp oder SMS sendet, gehen über die App auf dem eigenen Telefon des Agenten hinaus.

Jede dieser Funktionen ist aus, bis jemand im Arbeitsbereich sie aktiviert, und ein Inhaber oder Admin kann jede von ihnen wieder abschalten. Aktionen, die diese Verbindungen anlegen oder widerrufen, werden in das Prüfprotokoll des Arbeitsbereichs geschrieben.

Wir setzen eine kleine Zahl von Dienstleistern (Unterauftragsverarbeitern) ein, um den Dienst zu betreiben. Jeder ist durch einen schriftlichen Vertrag gebunden, darf personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen verarbeiten und unterliegt Vertraulichkeits- und Sicherheitspflichten.

Die Arten von Anbietern, die wir heute nutzen, sind:

• Datenbank-Hosting in Japan;
• Anwendungsserver sowie Speicherung von Anrufaufzeichnungen und Importdateien in Singapur;
• DNS, Content Delivery und Netzwerksicherheit über ein globales Netzwerk;
• Versand der eigenen transaktionalen E-Mails von LumaKol (Bestätigungscodes, Einladungen, Passwortzurücksetzungen, Rechnungen und Servicemitteilungen) in den Vereinigten Staaten;
• Zahlungsabwicklung für Abonnements und Rechnungen in Indien – Kartendaten werden direkt beim Zahlungsanbieter eingegeben und erreichen nie unsere Server;
• die eigenen Dienste der mobilen Plattformen für Push-Benachrichtigungen, Absturzberichte der Android-App und die Prüfung, dass eine Anfrage von einer echten Installation der App stammt.

Wir nutzen keine Werbenetzwerke, Datenhändler oder websiteübergreifenden Analyseanbieter, und keiner dieser Anbieter darf Ihre Daten für eigene Zwecke nutzen. Kunden können die aktuelle Liste der Anbieter mit Namen unter [email protected] anfordern; der Auftragsverarbeitungsvertrag erklärt, wie Kunden über Änderungen informiert werden.

Systeme, die ein Kunde selbst verbindet, sind nicht unsere Unterauftragsverarbeiter – sie sind die eigene Wahl des Kunden, beschrieben unter „Daten, die ein Kunde aus LumaKol heraus sendet“.

LumaKol wird von Indien aus betrieben. Unsere Datenbank wird in Japan gehostet; die Anwendungsserver, Anrufaufzeichnungen und Importdateien befinden sich in Singapur; und ein globales Content-Delivery-Netzwerk ist der Website und den Apps vorgeschaltet. Unsere Mitarbeiter und die unter „Von uns eingesetzte Dienstleister“ beschriebenen Anbieter können für Support und Betrieb aus anderen Ländern auf Daten zugreifen. Wenn Daten den EWR, das Vereinigte Königreich oder eine andere Rechtsordnung mit Übermittlungsbeschränkungen verlassen, stützen wir uns auf Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln oder das UK International Data Transfer Addendum sowie gleichwertige Garantien nach anderen Gesetzen.

Wir wenden überall, wo Daten gespeichert sind, dieselben Sicherheitskontrollen an, und unsere Verträge mit Anbietern enthalten grenzüberschreitend dieselben Pflichten. Wir versprechen nicht, dass Ihre Daten innerhalb eines bestimmten Landes oder einer Region bleiben, und diese Standorte können sich ändern; wenn das für Sie eine Anforderung ist, fragen Sie uns vor der Registrierung unter [email protected], damit wir Ihnen ehrlich sagen können, ob wir sie erfüllen können. Unter derselben Adresse können Sie eine Kopie der Übermittlungsgarantien anfordern, auf die wir uns stützen.

Kontodaten werden für die Lebensdauer des Kontos aufbewahrt. Anruf- und CRM-Daten werden aufbewahrt, solange der Arbeitsbereich aktiv ist, und können vom Kunden früher gelöscht werden; Tarife verkürzen die Aufbewahrungsdauer nicht.

Wird ein Arbeitsbereich wegen Nichtzahlung pausiert oder erreicht ein gekündigtes Abonnement das Ende seines bezahlten Zeitraums, werden die CRM-Daten des Arbeitsbereichs – Leads, Anrufe, Notizen, Aufzeichnungen, Anwesenheits- und Teamdaten – 90 Tage später gelöscht. Ein Inhaber, der als letztes aktives Mitglied sein Konto löscht, schließt den Arbeitsbereich, und dessen Daten werden sofort gelöscht. Administratorkonten, Rechnungen und Abrechnungsunterlagen sowie Sicherheits- und Prüfprotokolle werden nach der Schließung eines Arbeitsbereichs aufbewahrt: Rechnungen so lange, wie das Steuerrecht es verlangt, und Protokolle, damit Anmeldungen, Exporte und Supportzugriffe nachvollziehbar bleiben.

Backups: Daten, die Sie löschen, können bis zu etwa vier Wochen in unseren Backups verbleiben, bevor sie herausfallen. Backups werden nur zur Wiederherstellung nach einem Ausfall genutzt, nie, um Daten zurückzuholen, die ein Kunde absichtlich gelöscht hat.

Wir behalten keine Kopie eines geschlossenen Arbeitsbereichs zur späteren Verwendung. Wo wir verpflichtet sind, einen Datensatz aufzubewahren, etwa eine Rechnung, behalten wir nur diesen Datensatz und nicht die zugehörigen CRM-Daten.

Wir verwenden TLS für alle Verbindungen, Verschlüsselung der Datenbank im Ruhezustand, eine zweite Schicht AES-256-Verschlüsselung für Geheimnisse wie Tokens und Passwörter verbundener Postfächer, Argon2id-Passwort-Hashing mit Prüfung gegen bekannte geleakte Passwörter, organisationsbezogene Abfragen, die die Daten jedes Arbeitsbereichs getrennt halten, gehashte Sitzungs-Token, Ratenbegrenzung und Sperre bei der Anmeldung, unveränderliche Prüfprotokolle und verpflichtende Mehr-Faktor-Authentifizierung für unsere eigenen Mitarbeiter.

Der Zugriff unserer Mitarbeiter auf Produktionsdaten ist auf die Personen beschränkt, die ihn für den Betrieb des Dienstes und die Kundenbetreuung benötigen, und wird protokolliert.

Kein System ist vollkommen sicher. Erfahren wir von einer Verletzung, die Ihre Daten betrifft, informieren wir Sie und die zuständigen Behörden wie gesetzlich vorgeschrieben und teilen Ihnen mit, was passiert ist und was zu tun ist. Sie können helfen, indem Sie die mobile App aktuell halten und API-Schlüssel und Kalenderlinks widerrufen, die Sie nicht mehr nutzen.

Je nach Wohnort haben Sie möglicherweise das Recht, auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen, sie berichtigen, löschen, einschränken oder übertragen zu lassen, bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen und Einwilligungen zu widerrufen. Kontoinhaber können die meisten Angaben unter Einstellungen aktualisieren, ihre Leads exportieren und ihre Daten über die API lesen, ihr eigenes Konto in der mobilen App löschen und die Löschung von allem anderen beantragen, indem sie uns unter [email protected] kontaktieren.

Wir antworten innerhalb der Frist, die das anwendbare Recht vorschreibt – zum Beispiel 30 Tage nach der DSGVO und 45 Tage nach dem CCPA – und teilen Ihnen mit, wenn wir länger brauchen und warum. Die Ausübung eines Rechts ist kostenlos, und wir behandeln Sie deswegen nicht anders. Möglicherweise müssen wir zuerst Ihre Identität prüfen; wir fragen nur das Nötigste ab und nutzen es nur zur Prüfung der Anfrage.

Wurden Ihre Daten von einem unserer Kunden in LumaKol gespeichert, ist dieser der Verantwortliche. Wir leiten Ihre Anfrage an ihn weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung, und wir löschen oder ändern seine Datensätze nicht aus eigener Initiative.

Sie können Produkt-E-Mails jederzeit über den Link in der E-Mail oder unter Einstellungen abbestellen; transaktionale Sicherheits-E-Mails wie Bestätigungen und Anmeldewarnungen lassen sich nicht abschalten, solange Ihr Konto besteht. Die Oberfläche ist in 33 Sprachen verfügbar, und Sie können Ihre Anfrage in jeder davon an uns richten.

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Wir erstellen keine Profile von Einzelpersonen zu Werbezwecken, bewerten Personen nicht hinsichtlich ihrer Kreditwürdigkeit oder Beschäftigungsfähigkeit und erstellen oder verkaufen keine Profile von irgendjemandem.

Der Dienst ordnet allerdings die Arbeit von Agenten, und wir möchten genau beschreiben, was das bedeutet. Die Anrufwarteschlange sortiert die eigenen Leads eines Kunden nach Regeln, die dieser Kunde konfiguriert – vor allem danach, welche Wiedervorlagen überfällig sind, wie viele Versuche bereits unternommen wurden, wann der Lead zuletzt kontaktiert wurde und in welcher Phase er sich befindet. Das Ergebnis ist eine sortierte Liste, wen man als Nächstes anruft: eine Arbeitshilfe, kein Urteil über eine Person. Sie entscheidet nichts über die Rechte, die Berechtigung oder die Behandlung von irgendjemandem, und ein Mensch im Team entscheidet immer, ob angerufen wird und was gesagt wird.

Wir verwenden keine Anrufdatensätze, Aufzeichnungen oder CRM-Inhalte zum Trainieren von Modellen, weder für uns noch für Dritte.

Wenn einer unserer Kunden Daten aus LumaKol als Grundlage für eine eigene Entscheidung verwendet, ist diese Entscheidung seine eigene, und er ist dafür verantwortlich, sie zu erläutern. Wenn Sie glauben, dass eine Entscheidung über Sie automatisiert getroffen wurde, schreiben Sie an [email protected]; wir teilen Ihnen mit, welche Daten wir gespeichert haben, und leiten die Frage an den betreffenden Kunden weiter.

Europäischer Wirtschaftsraum und Vereinigtes Königreich (DSGVO / UK GDPR): Es gelten die unter „Rechtsgrundlagen für die Nutzung Ihrer Daten“ beschriebenen Rechtsgrundlagen; Sie können unseren Datenschutzkontakt unter [email protected] erreichen und bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzlandes Beschwerde einlegen. Automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung werden nicht eingesetzt – siehe „Automatisierte Entscheidungen und Profiling“.

Kalifornien und andere US-Bundesstaaten (CCPA/CPRA und vergleichbare Gesetze): In den vergangenen 12 Monaten haben wir die unter „Welche Daten wir erheben“ beschriebenen Kategorien personenbezogener Informationen für die unter „Wie und warum wir Daten nutzen“ beschriebenen Zwecke erhoben. Wir verkaufen oder teilen personenbezogene Informationen nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung und nutzen oder offenbaren sensible personenbezogene Informationen nicht für andere Zwecke als die Bereitstellung des Dienstes. Sie haben das Recht auf Auskunft, Löschung, Berichtigung und Einschränkung sowie darauf, wegen der Ausübung dieser Rechte nicht benachteiligt zu werden; bevollmächtigte Vertreter können Anfragen in Ihrem Namen stellen.

Indien (Digital Personal Data Protection Act, 2023 und die dazu erlassenen Vorschriften): Für Kontodaten ist BlackLens Studio der Data Fiduciary; für die Leads und Kontakte, die ein Kunde speichert, ist dieser Kunde der Data Fiduciary und BlackLens Studio sein Data Processor. Sie können erfragen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie haben und wie wir sie nutzen, Ihre Einwilligung ebenso einfach widerrufen, wie Sie sie erteilt haben, Berichtigung, Vervollständigung, Aktualisierung oder Löschung verlangen und eine andere Person benennen, die Ihre Rechte ausübt, falls Sie versterben oder dazu nicht mehr in der Lage sind. Beschwerden können an unseren Grievance Officer unter [email protected] gerichtet werden; wir bemühen uns, sie innerhalb von 30 Tagen und in jedem Fall innerhalb der nach den Vorschriften zulässigen Frist zu lösen. Sind Sie nicht zufrieden, können Sie sich an das Data Protection Board of India wenden. Betrifft Sie eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, informieren wir Sie und das Board wie im Gesetz vorgeschrieben.

Brasilien (LGPD): Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie an unseren Datenschutzkontakt unter [email protected] schreiben, der Anfragen nach dem LGPD bearbeitet; Sie können sich auch an die ANPD wenden.

Kanada (PIPEDA und Provinzgesetze): Sie können Zugang zu Ihren personenbezogenen Informationen und deren Berichtigung verlangen und sich beim Office of the Privacy Commissioner of Canada beschweren.

Australien (Privacy Act 1988 und die Australian Privacy Principles): Sie können sich zuerst bei uns und dann beim Office of the Australian Information Commissioner beschweren; Daten können wie unter „Internationale Übermittlungen“ beschrieben an Empfänger im Ausland weitergegeben werden.

Singapur (PDPA), Vereinigte Arabische Emirate (PDPL), Saudi-Arabien (PDPL) und Nigeria (NDPA): Sie haben nach diesen Gesetzen Rechte auf Zugang, Berichtigung und Widerruf der Einwilligung; Anfragen gehen an [email protected].

Die LumaKol-Website und die Web-Anwendung verwenden ausschließlich unbedingt erforderliche Cookies. Es gibt keine Werbe-Cookies, keine websiteübergreifenden Tracking-Pixel und keine Analyse-Cookies Dritter, weshalb Sie auch kein Einwilligungsbanner wegklicken müssen.

• Sitzungs-Cookie (lumakol_session): ein verschlüsseltes HTTP-only-Cookie, das Sie angemeldet hält und Ihren Browser mit einer Sitzung verknüpft, die wir widerrufen können. Ohne es können Sie nicht angemeldet bleiben.
• Sprach-Cookie (NEXT_LOCALE): merkt sich, welche der 33 Oberflächensprachen Sie gewählt haben, damit Seiten beim nächsten Mal darin laden.
• Währungs-Cookie (lumakol_currency): merkt sich, ob Preise in Rupien oder US-Dollar angezeigt werden, gesetzt anhand des Landes, aus dem Ihre Verbindung kommt, oder über den Schalter auf der Preisseite. Es gilt ein Jahr.
• Formular-Token (lumakol_ft): ein kurzlebiges HTTP-only-Cookie, das auf den Seiten für Anmeldung, Registrierung, Passwort, Einladung, Kontakt, Demo und Kontolöschung gesetzt wird, damit wir prüfen können, dass eine Übermittlung aus einer echten Browsersitzung stammt, und automatisierten Spam blockieren können. Es gilt, bis Sie den Browser schließen, und das darin enthaltene Token ist zwei Stunden gültig.
• Cookie für die Social-Registrierung (lumakol_social): ein kurzlebiges HTTP-only-Cookie, das eine Google- oder Apple-Anmeldung hält, während Sie die Kontoerstellung abschließen.
• Seitenleisten-Cookie (lk_nav): merkt sich, ob Sie die Seitenleiste der Web-App eingeklappt haben.

Ihre Wahl zwischen hellem und dunklem Design wird im lokalen Speicher Ihres Browsers gespeichert, nicht in einem Cookie. Sie können Cookies in Ihren Browsereinstellungen blockieren oder löschen. Dadurch werden Sie abgemeldet, Ihre Sprach- und Währungswahl wird zurückgesetzt, und öffentliche Formulare lassen sich möglicherweise nicht mehr absenden, weil genau diese Cookies diese Funktionen ermöglichen.

Eingebettete Videos: Die Anleitungs- und Tutorial-Seiten zeigen ein Standbild unserer YouTube-Tutorials mit einer Wiedergabeschaltfläche. Von YouTube wird nichts geladen und kein Cookie von dort gesetzt, solange Sie nicht auf Wiedergabe drücken; tun Sie es, wird der Player von youtube-nocookie.com ausgeliefert, und für das, was darin geschieht, gilt die Datenschutzerklärung von Google.

LumaKol ist ein Geschäftsprodukt, das an Organisationen verkauft wird, und richtet sich nicht an Kinder. Sie müssen mindestens 18 Jahre alt sein, um ein Konto zu führen. Wir fragen bei der Registrierung nach Ihrem Geburtsdatum ausschließlich zu diesem Zweck und verwenden es für nichts anderes; wer eine Kollegin oder einen Kollegen in einen Arbeitsbereich einlädt, ist für dieselbe Altersgrenze verantwortlich.

Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 18 Jahren, wir betreiben kein Marketing gegenüber Kindern, und wir erstellen von niemandem Profile für Werbezwecke. Wenn wir erfahren, dass ein Konto einer Person unter 18 Jahren gehört, schließen wir es und löschen die Kontodaten.

Unabhängig davon entscheiden unsere Kunden, wessen Daten sie als Leads speichern. Wenn Sie glauben, dass ein Unternehmen die Daten eines Kindes in LumaKol gespeichert hat, schreiben Sie uns an [email protected]. Dieser Kunde ist der Verantwortliche für den Datensatz; wir nehmen daher Kontakt mit ihm auf, unterstützen ihn bei der Entfernung und teilen Ihnen mit, was geschehen ist.

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten unzufrieden sind, teilen Sie uns dies bitte zuerst mit. Schreiben Sie an [email protected] mit ausreichenden Angaben, um das Anliegen zu identifizieren, und nach Möglichkeit mit der E-Mail-Adresse oder Mobilnummer des Kontos. Wir prüfen den Sachverhalt, antworten innerhalb der nach geltendem Recht vorgeschriebenen Frist und sagen Ihnen klar, was wir festgestellt haben und was wir dagegen unternehmen.

Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind, haben Sie weitere Möglichkeiten:

• EWR und Vereinigtes Königreich: Sie können eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde des Landes einreichen, in dem Sie leben oder arbeiten oder in dem nach Ihrer Auffassung das Problem aufgetreten ist. Sie müssen sich nicht zuerst an uns wenden, auch wenn sich Anliegen so meist schneller klären lassen.
• Indien: Sie können eine Beschwerde bei unserem Grievance Officer einreichen, der unter [email protected] erreichbar ist. Wird sie nicht zu Ihrer Zufriedenheit gelöst, können Sie sich an das Data Protection Board of India wenden.
• Andere Regionen: Die unter „Zusätzliche Hinweise für bestimmte Regionen“ genannten Behörden nehmen Beschwerden direkt entgegen.

Wenn Ihre Daten von einem unserer Kunden in LumaKol gespeichert werden, kann die Beschwerde zu Recht an dieses Unternehmen als Verantwortlichen zu richten sein. Wir sagen Ihnen das, nennen das Unternehmen, soweit wir dürfen, und leiten Ihre Beschwerde weiter, anstatt Sie ihr hinterherlaufen zu lassen.

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich das Produkt und die Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung steht immer auf dieser Seite, und das oben angegebene Datum zeigt Ihnen, wann sie zuletzt geändert wurde.

Bei geringfügigen Änderungen – Formulierungen, Klarstellungen, ein zusätzliches Beispiel – veröffentlichen wir einfach den überarbeiteten Text. Bei wesentlichen Änderungen, etwa einem neuen Zweck der Datennutzung, einer neuen Empfängerkategorie oder einer Änderung der Aufbewahrungsdauer, benachrichtigen wir Kontoinhaber per E-Mail oder im Produkt, bevor die Änderung wirksam wird. Wenn das Gesetz für eine Änderung Ihre Einwilligung verlangt, holen wir sie ein, statt sie vorauszusetzen.

Wir werden bereits gespeicherte Daten nicht auf eine wesentlich andere Weise nutzen, ohne Sie vorher zu informieren. Wenn Sie mit einer Änderung nicht einverstanden sind, können Sie Ihre Daten exportieren und Ihr Konto schließen; unter „Aufbewahrung“ steht, was danach mit den Daten geschieht. Kunden mit einer unterzeichneten Vereinbarung sollten auch diese prüfen, da sie eigene Ankündigungsfristen festlegen kann.

Schreiben Sie uns – ein Mensch liest alles, was an diese Adressen gesendet wird.

• Datenschutzanfragen und Fragen zu dieser Erklärung, einschließlich Auskunft, Berichtigung, Löschung und Beschwerden: [email protected]. Für Nutzer in Indien erreicht dieselbe Adresse unseren Beschwerdebeauftragten (Grievance Officer).
• Alles andere, einschließlich Hilfe zu Ihrem Konto, zur Abrechnung und zu den mobilen Apps: [email protected].

BlackLens Studio, 33/19B/8G, Lohiya Nagar, Balkeshwar, Agra, Uttar Pradesh 282005, India.

Wir haben keinen gesetzlichen Datenschutzbeauftragten bestellt; der oben genannte Datenschutzkontakt ist für diese Anfragen zuständig und leitet sie intern an die richtigen Personen weiter. Damit wir schnell antworten können, nennen Sie uns bitte die E-Mail-Adresse oder Mobilnummer, die Ihr Konto verwendet – oder, wenn Sie ein Lead und kein Kontoinhaber sind, welches Unternehmen Ihre Daten gespeichert hat. Möglicherweise müssen wir Ihre Identität überprüfen, bevor wir eine Anfrage zu personenbezogenen Daten bearbeiten; wir fragen nur das Nötigste ab und verwenden das, was Sie senden, für nichts anderes.