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LumaKol
Sicherheit & Datenschutz

Vertrauen, Sicherheit und Datenschutz

Wie LumaKol Ihren Workspace und die Menschen schützt, die Ihr Team anruft.

Bei der Übertragung
TLS auf jeder Verbindung — Web, Apps und API
Im Ruhezustand
Datenbank verschlüsselt; Geheimnisse erhalten eine zweite AES-256-Schicht
Anmeldung
Argon2id-Hashing und Abgleich mit bekannten Leaks
Telefone
Ein Telefon pro Konto; ein zweites wird abgemeldet
Dieselben Kontrollen in jedem Plan
Ab der ersten Lizenz — nichts davon ist ein Add-on
Drei Dinge, die wir schützen

Ihre Daten, die Telefone Ihrer Agenten und die Menschen, die Sie anrufen

Die meisten CRMs hören am Server auf. Ein Calling-CRM lebt auf Telefonen und berührt Menschen, die sich nie für etwas angemeldet haben — der Sicherheitsperimeter muss also beides umfassen.

  • Die Daten Ihres Arbeitsbereichs

    Leads, Anrufe, Notizen und Aufnahmen bleiben in Ihrer Organisation und sind nur für die Rollen lesbar, die Sie zulassen.

    • Jeder Datensatz trägt die ID Ihrer Organisation, und jede Abfrage der API wird danach gefiltert, sodass kein Bildschirm und kein API-Schlüssel über Arbeitsbereiche hinweg liest
    • Verschlüsselt bei der Übertragung und die Datenbank im Ruhezustand; Tokens, Postfach-Passwörter und andere Geheimnisse werden in der Anwendung zusätzlich verschlüsselt
    • Ein nur erweiterbarer Prüfpfad protokolliert Exporte, Admin-Änderungen und Anmeldungen

  • Die Telefone Ihrer Agenten

    Die App ist so gebaut, dass ein verlorenes oder geteiltes Telefon nicht zum Leck Ihrer Pipeline wird.

    • Anmelde-Tokens liegen im hardwaregestützten sicheren Speicher des Telefons, sind kurzlebig und werden unbemerkt erneuert
    • Ein Telefon pro Konto: Die Anmeldung auf einem zweiten Gerät meldet das erste mit einer klaren Nachricht ab
    • Screenshots und Bildschirmaufnahmen sind in der App gesperrt — eine Richtlinie des Arbeitsbereichs, die standardmäßig aktiv ist

  • Die Menschen, die Ihr Team anruft

    Kontakte haben nie zugestimmt, in einem CRM zu stehen. LumaKol liest so wenig wie möglich vom Telefon und gibt Ihnen die Werkzeuge, ihre Wünsche zu respektieren.

    • Nur Anrufe auf der Arbeits-SIM des Agenten werden gelesen – private Anrufe verlassen das Telefon nie, und Anrufe von neuen Nummern werden nur gesendet, wenn der Arbeitsbereich Leads aus verpassten Anrufen aktiviert
    • Nummern können für Agenten in der App maskiert oder verborgen werden — der Dialer des Telefons zeigt eine angerufene Nummer trotzdem an — und das Abspielen von Aufnahmen ist standardmäßig auf Manager beschränkt
    • Eine Sperreinstellung, ein Ergebnis „Kein Kontakt gewünscht“ sowie Auskunfts- und Löschanfragen werden im Produkt bearbeitet
Die Fakten

Sicherheitsmaßnahmen

Klartext, kein Marketing. Jede Zeile beschreibt eine Kontrolle, die im Produkt schon heute aktiv ist.

Bei der Übertragung
Jede Verbindung zwischen den Apps und LumaKol ist mit TLS verschlüsselt.
Im Ruhezustand
Ihre Daten sind im Ruhezustand verschlüsselt. Anrufaufzeichnungen werden privat gespeichert und nur über die App an die von Ihnen erlaubten Rollen ausgeliefert.
Mandantentrennung
Jeder Datensatz trägt die ID Ihrer Organisation, und jede Abfrage der API wird danach gefiltert, sodass Bildschirme, Telefone und API-Schlüssel eines Kunden die Daten eines anderen Kunden nicht lesen können.
Anmeldung
Argon2id-Passwort-Hashing, Prüfung auf geleakte Passwörter, progressive Sperrung, widerrufbare Sitzungen.
Schutz vor Brute-Force-Angriffen
Wiederholt fehlgeschlagene Anmeldungen werden verlangsamt und dann gesperrt, erfasst pro Konto und pro Netzwerkadresse.
Mobile Sitzungen
Kurzlebige Zugriffstokens mit rotierenden Refresh-Tokens; die Wiederverwendung eines ausgemusterten Tokens beendet die Sitzung. Ein Telefon pro Konto.
Geschützte Felder
Geheimnisse wie Authentifizierungsdaten und Anbieter-Tokens werden vor dem Speichern mit AES-256-GCM verschlüsselt, zusätzlich zur Festplattenverschlüsselung.
Integrationen
API-Schlüssel gehören dem Arbeitsbereich, tragen nur die Berechtigungen, die Sie aktivieren, werden als Einweg-Hash gespeichert und können sofort widerrufen werden. Webhooks sind signiert, damit Ihre Systeme nachweisen können, dass eine Nachricht von uns stammt.
Mitarbeiterzugriff
LumaKol-Mitarbeiter melden sich mit verpflichtender Zwei-Faktor-Authentifizierung an und können Ihren Arbeitsbereich nur über eine ticketbasierte, zeitlich begrenzte Support-Sitzung öffnen – standardmäßig nur lesend, in Ihrem Arbeitsbereich angezeigt, solange sie geöffnet ist, und in unserem internen Prüfprotokoll festgehalten.
Prüfpfad
Unveränderliches Protokoll von Anmeldungen, administrativen Änderungen und Support-Zugriffen.
Aufbewahrung
Leads und Anrufe werden aufbewahrt, solange Ihr Arbeitsbereich aktiv ist, und Sie können sie jederzeit löschen. Ein wegen Nichtzahlung pausierter Arbeitsbereich oder einer, dessen gekündigter Zeitraum abgelaufen ist, wird 90 Tage später gelöscht; ein Inhaber, der als letztes aktives Mitglied sein Konto löscht, löscht den Arbeitsbereich sofort.
Zahlungen
Karten- und Bankdaten berühren LumaKol nie – sie werden direkt bei Razorpay eingegeben, unserem PCI-DSS-konformen Zahlungsabwickler. Zahlungs-Webhooks werden per Signatur geprüft.
Auf dem Telefon

Das Telefon gehört zum Sicherheitsperimeter

Agenten tragen Ihre Pipeline in der Tasche. Die Android- und iPhone-Apps folgen den Sicherheitsrichtlinien von Google und Apple, damit ein verlorenes, geteiltes oder gerootetes Telefon möglichst wenig Schaden anrichtet.

  • Nur die Arbeits-SIM
    Auf Android wählt der Agent eine SIM für die Arbeit. Anrufe auf jeder anderen SIM werden nie gelesen, zugeordnet oder hochgeladen. iPhone-Apps können die Anrufliste überhaupt nicht lesen.
  • Tokens im sicheren Speicher
    Anmelde-Tokens liegen im geschützten Schlüsselspeicher der Plattform, nie in einfachen Dateien oder Einstellungen.
  • Kurzlebiger Zugriff, unbemerkte Rotation
    Zugriffstokens sind kurzlebig und werden im Hintergrund erneuert; das erneute Abspielen eines ausgemusterten Tokens beendet die Sitzung.
  • Ein Telefon pro Konto
    Die Anmeldung auf einem anderen Telefon meldet dieses sofort ab und sagt dem Agenten, warum — geteilte Zugänge können sich nicht verbreiten.
  • Keine Screenshots oder Bildschirmaufnahmen
    Lead-Listen, Nummern und Anrufverlauf können in der App nicht vom Bildschirm abgegriffen werden. Das ist eine Richtlinie des Arbeitsbereichs, standardmäßig aktiv.
  • Keine Tricks mit Bedienungshilfen oder Overlays
    Die App liest nie andere Apps oder die Tastatur. Das optionale Anruf-Overlay zeigt nur Name, Phase und letztes Ergebnis des Leads.
  • Aufnahmen nur von Lead-Anrufen
    Auf Android werden, falls aktiviert, nur Aufnahmen hochgeladen, die zu einem Lead-Anruf passen – standardmäßig über WLAN. Musik und andere Audiodateien werden nie gelesen.
Support-Zugriff

Wie LumaKol-Mitarbeiter in Ihren Arbeitsbereich gelangen — und wie nicht

Der Support muss sehen, was Sie sehen, um ein Problem zu beheben. Jede Sitzung ist bewusst, begrenzt und protokolliert.

  1. Schritt 1
    Ein Ticket und eine schriftliche Begründung

    Eine Sitzung lässt sich nicht ohne Support-Ticket-Referenz und Begründung öffnen. Mitarbeiter authentifizieren sich zuvor mit Zwei-Faktor-Anmeldung.

  2. Schritt 2
    Standardmäßig schreibgeschützt

    Sitzungen öffnen nur lesend. Schreibzugriff ist ein separater, ausdrücklich angeforderter Modus, und auf Wunsch kann Ihr Arbeitsbereich so eingestellt werden, dass vor jeder Sitzung die Zustimmung eines Inhabers oder Admins nötig ist.

  3. Schritt 3
    Zeitlich begrenzt, dann ist Schluss

    Jede Support-Sitzung läuft von selbst ab. Es gibt keinen dauerhaften Zugriff auf Kunden-Arbeitsbereiche.

  4. Schritt 4
    Jede Aktion protokolliert

    Mitarbeiter, Ticket, Grund, Modus und jede ausgeführte Aktion werden protokolliert und Ihnen auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

Ihre Kontrollen

Zugriffskontrollen

Sicherheitseinstellungen stecken im Produkt, nicht in einem Support-Ticket.

  • Rollen und Berechtigungen

    Inhaber, Administrator, Teamleiter, Agent, Abrechnungsadministrator und Betrachter — jede Rolle sieht genau das, was ihre Aufgabe erfordert, und Telefonnummern lassen sich in der App vor Agenten maskieren oder ausblenden.

  • Sitzungsverwaltung

    Sehen Sie jedes angemeldete Gerät und widerrufen Sie jedes davon; das Deaktivieren einer Person beendet ihre Sitzungen sofort.

  • API-Schlüssel und Webhooks

    Sehen Sie jeden Schlüssel, was er darf, wann und von wo er zuletzt genutzt wurde — und widerrufen Sie jeden mit einem Klick.

  • Exportieren und löschen

    Nehmen Sie Ihre Daten jederzeit mit und schließen Sie den Workspace mit einem klaren Löschzeitplan.

  • Prüf- und Anmeldeprotokolle

    Sehen Sie direkt in den Einstellungen, wer was exportiert hat, wer Einstellungen geändert hat, und jede Anmeldung mit ihrer Netzwerkadresse.

  • Löschen nach Ihrem Zeitplan

    Jedes Mitglied kann sein eigenes Konto in der Android-App (und in der iPhone-App, sobald sie veröffentlicht ist) löschen oder uns über die Seite „Konto löschen“ darum bitten. Ein Inhaber, der das letzte aktive Mitglied ist, löscht den Arbeitsbereich, indem er sein Konto löscht; ein über die Abrechnung geschlossener Arbeitsbereich wird nach einem festen Zeitplan gelöscht.

  • Aufbewahrungssperre (Legal Hold)

    Wenn ein Rechtsstreit oder eine Aufsichtsbehörde es verlangt, kann LumaKol einen Arbeitsbereich unter Aufbewahrungspflicht (Legal Hold) stellen, sodass die geplante Löschung pausiert, bis diese aufgehoben wird.

Compliance-Unterstützung

Gebaut, um Ihnen bei Ihren Pflichten zu helfen

LumaKol liefert Ihnen die Aufzeichnungen und Kontrollen, die die Vorschriften verlangen. Die Beispiele unten sind die, nach denen unsere Kunden am häufigsten fragen.

  • Indien — DPDP Act und TRAI DND

    Ein Ergebnis „Kein Kontakt gewünscht“, das eine Nummer aus der Warteschlange nimmt und bei aktivierter Sperreinstellung das Wählen blockiert; Limits für Anrufzeiten und Versuche; sowie Auskunfts- und Löschanfragen, die innerhalb von 30 Tagen beantwortet werden. LumaKol gleicht Nummern nicht mit dem nationalen DND-Register ab – bereinigen Sie Ihre Listen also vor dem Import.

  • EU und Vereinigtes Königreich — DSGVO

    Export und Löschung von Lead-Daten, ein Auftragsverarbeitungsvertrag als Teil der Nutzungsbedingungen, Löschung nach Ihrem Zeitplan und ein Prüfprotokoll darüber, wer was exportiert oder geändert hat.

  • Anrufregeln überall

    Anrufzeiten, Versuchslimits und der Umgang mit Sperrlisten sind Einstellungen des Arbeitsbereichs, sodass dasselbe Team in verschiedenen Märkten unterschiedliche Regeln befolgen kann.

LumaKol stellt die Kontrollen und die Nachweise bereit; Ihre Organisation bleibt dafür verantwortlich, wie sie Menschen kontaktiert. Wir beanspruchen keine Zertifizierungen, die wir nicht besitzen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag listet jeden Unterauftragsverarbeiter auf.

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Verantwortungsvolle Offenlegung

Etwas gefunden? Sagen Sie es zuerst uns.

Wenn Sie glauben, eine Sicherheitslücke in LumaKol gefunden zu haben, schreiben Sie uns eine E-Mail mit den Details und den Schritten zur Reproduktion. Wir bestätigen Meldungen innerhalb von zwei Werktagen und gehen nicht gegen Forschung in gutem Glauben vor.

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Dokumente

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Die Dokumente, die den Dienst regeln, und wie Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag erhalten.

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