CRM mit automatischer Anrufprotokollierung: wie jeder geschäftliche Anruf seinen Lead findet
Unter Android liest LumaKol nach jedem Anruf die Anrufliste der Arbeits-SIM, ordnet die Nummer einem Lead zu und speichert den Anruf mit Uhrzeit, exakter Dauer und Status. Auf dem iPhone werden aus LumaKol gestartete Anrufe genauso gespeichert, mit einer von der App gemessenen ungefähren Dauer. Dann fragt die App den Mitarbeiter, was passiert ist. Niemand tippt einen Anruf ein, und Anrufe auf der privaten SIM werden nie gelesen.
- Android: eingehend, ausgehend und verpasst
- Nur die Arbeits-SIM
- Protokolliert offline, synchronisiert später
Anrufprotokollierung auf einem Telefon einrichten
Jeder Mitarbeiter erledigt das einmal in der LumaKol-App. Die folgenden Schritte gelten für Telefone ab Android 10.
- 1
Auf dem Telefon des Mitarbeiters anmelden
Der Mitarbeiter installiert LumaKol aus Google Play und meldet sich mit dem Konto an, das sein Admin für ihn angelegt hat.
- 2
Arbeits-SIM wählen
Auf einem Dual-SIM-Telefon wählt der Mitarbeiter die SIM, die er für die Arbeit nutzt, und nur Anrufe dieser SIM werden berücksichtigt. Auf einem Telefon mit einer SIM ist diese die Arbeits-SIM.
- 3
Zugriff auf die Anrufliste erlauben
Die App erklärt, warum sie die Anrufliste braucht, dann fragt Android. Ohne diese Berechtigung werden Anrufe nicht automatisch protokolliert; der Rest der App funktioniert weiter.
- 4
Die Protokollierung beginnt ab diesem Moment
Die App merkt sich den neuesten Eintrag, der bereits in der Anrufliste steht, und beginnt danach. Anrufe vor der Einrichtung, einschließlich des privaten Verlaufs des Mitarbeiters, werden nie hochgeladen.
Was passiert, wenn ein Anruf endet
Unter Android laufen dieselben Schritte ab – ob der Anruf aus LumaKol, aus der Telefon-App des Geräts oder aus einem Kontakt gewählt wurde.
- 1
Das Telefon legt auf
Android teilt der App mit, dass der Anruf vorbei ist. Die App liest die neuen Einträge der Anrufliste und wartet ein paar Sekunden, wenn eine Telefon-App sie langsam schreibt.
- 2
Andere SIMs werden übersprungen
Einträge von jeder SIM außer der Arbeits-SIM werden auf dem Telefon verworfen, bevor irgendetwas gespeichert wird.
- 3
Die Nummer wird abgeglichen
Die Nummer wird ins vollständige internationale Format gebracht und mit Ihren Leads verglichen. Bei einem Treffer wird der Anruf bei diesem Lead gespeichert, unter dem Mitarbeiter, der ihn geführt oder angenommen hat.
- 4
Der Mitarbeiter wird gefragt, wie es lief
Der Ergebnis-Bildschirm öffnet sich sofort, oder es erscheint eine Benachrichtigung, wenn das Telefon Apps nicht über anderen Apps öffnen lässt.
Eingehende, ausgehende und verpasste Anrufe
Wie jede Art von Anruf auf der Arbeits-SIM eines Android-Telefons gespeichert wird, wenn die Nummer zu einem Lead gehört. Auf dem iPhone werden aus LumaKol gestartete Anrufe als ausgehend gespeichert, verbunden oder nicht, mit einer von der App gemessenen ungefähren Dauer.
| Anruf auf der Arbeits-SIM | Beim Lead gespeichert als |
|---|---|
| Ausgehend, angenommen | Ausgehend, verbunden, mit Gesprächszeit |
| Ausgehend, nicht angenommen | Ausgehend, nicht angenommen |
| Eingehend, angenommen | Eingehend, verbunden, mit Gesprächszeit |
| Eingehend, verpasst | Eingehend, nicht angenommen |
| Eingehend, abgelehnt oder blockiert | Eingehend, abgelehnt |
| An die Mailbox weitergeleitet | Mailbox |
Mit jedem Anruf gespeichert
- Richtung: ausgehend oder eingehend
- Beginn und Ende, angezeigt in der Zeitzone des jeweiligen Betrachters
- Dauer: exakt aus der Anrufliste unter Android, ungefähr auf dem iPhone; bei verbundenen Anrufen fließt sie in Berichten in die Gesprächszeit ein
- Status: verbunden, nicht angenommen, abgelehnt oder Mailbox
- Der zugeordnete Lead und der Mitarbeiter, der den Anruf geführt oder angenommen hat
- Das Ergebnis, die Notiz und die nächste Wiedervorlage, die der Mitarbeiter erfasst
- Eine Zuordnung zur Aufnahme der Telefon-App auf dem Telefon, sofern diese eine erstellt hat
Danach erhält jeder dieser Anrufe die Ergebnisabfrage. Ein Anruf, dem ein Ergebnis ohne Verbindung zugewiesen wird, etwa Keine Antwort, nachdem ein Anrufbeantworter abgenommen hat, wird als nicht angenommen gespeichert und behält seine Dauer. Ein verpasster Anruf von einer Nummer, die kein Lead ist, wird nicht gespeichert – es sei denn, Ihr Admin aktiviert Leads aus verpassten Anrufen (siehe FAQ).
Wie ein Anruf einem Lead zugeordnet wird
Nummern werden im vollständigen internationalen Format verglichen. Das Land kommt von der Arbeits-SIM, sodass ein mit lokaler Nummer gespeicherter Lead auch zu einem Anruf mit Ländervorwahl passt und umgekehrt.
Ein Lead kann mehrere Nummern haben, und ein Anruf mit jeder davon landet bei diesem Lead. Tippt der Mitarbeiter in der App bei einem Lead auf Anrufen, wird der Anruf zuerst diesem Lead zugeordnet. Das ist wichtig, wenn zwei Leads eine Nummer teilen, etwa eine Firmenzentrale oder ein Familientelefon.
Ein Anruf mit einer Nummer, die kein Lead ist, wird auf dem Telefon verworfen und nie gesendet. Ausgehende Anrufe an unbekannte Nummern werden immer verworfen.
Die Ergebnisabfrage nach jedem Lead-Anruf
Sobald ein Lead-Anruf protokolliert ist, fragt LumaKol, wie er lief. Der Mitarbeiter wählt eines der Ergebnisse, die Ihr Admin eingerichtet hat, ergänzt eine Notiz und plant die nächste Wiedervorlage. Ein Ergebnis kann den Lead außerdem in eine andere Phase verschieben und Ihre eigenen Fragen stellen.
Ihr Admin entscheidet, wie verbindlich die Abfrage ist
Erinnern
Der Standard. Die Abfrage erscheint nach jedem Lead-Anruf, und der Mitarbeiter kann sie sofort ausfüllen oder später darauf zurückkommen.
Nächsten Anruf sperren
Die App führt den Mitarbeiter immer wieder zum Ergebnisformular zurück, bis das Ergebnis des letzten Anrufs erfasst ist.
Keine mobilen Daten? Der Anruf wird trotzdem protokolliert
Anrufe laufen über das Mobilfunknetz und funktionieren daher ohne mobile Daten. Die App speichert jeden protokollierten Anruf in einer verschlüsselten Datenbank auf dem Telefon und sendet ihn, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Jeder Anruf trägt einen Schlüssel aus Telefon und Eintrag in der Anrufliste, sodass ein Anruf, der nach schwacher Verbindung zweimal gesendet wird, nur einmal gespeichert wird. War die App geschlossen oder wurde das Telefon neu gestartet, liest die nächste Prüfung die Anrufliste ab der Stelle, an der sie aufgehört hat – Anrufe dazwischen gehen also nicht verloren.
Was die Anrufprotokollierung nicht anrührt
Mitarbeiter nutzen oft ihre eigenen Telefone, deshalb ist die App streng darin, was sie speichert.
Die private SIM
Anrufe auf jeder SIM außer der Arbeits-SIM werden auf dem Telefon übersprungen und nie gespeichert.
Anrufe mit Personen, die keine Leads sind
Werden auf dem Telefon verworfen. Die einzige Ausnahme sind Leads aus verpassten Anrufen, eine standardmäßig deaktivierte Admin-Einstellung.
Älterer Anrufverlauf
Die Protokollierung beginnt mit der Einrichtung. Frühere Anrufe werden nie in LumaKol eingelesen.
Anruf-Audio
LumaKol hört Anrufe weder mit noch zeichnet es sie auf, und es nutzt nicht den Bedienungshilfen-Dienst von Android.
Wenn ein Anruf nicht erscheint
Gehen Sie diese Liste durch. Einer dieser Punkte erklärt fast jeden fehlenden Anruf.
- 1Die Nummer war zum Zeitpunkt des Anrufs kein Lead. Anrufe mit unbekannten Nummern werden nicht gespeichert; legen Sie den Lead also zuerst an.
- 2Der Anruf lief über die andere SIM. Prüfen Sie, welche SIM der Mitarbeiter als Arbeits-SIM gewählt hat.
- 3Der Zugriff auf die Anrufliste wurde deaktiviert. Aktivieren Sie ihn in den Android-Einstellungen wieder für LumaKol.
- 4Der Anruf wurde geführt, bevor die App auf diesem Telefon eingerichtet war.
- 5Die App war auf diesem Telefon zum Zeitpunkt des Anrufs abgemeldet.
Telefonieren mit dem iPhone
Mitarbeiter mit iPhone nutzen die LumaKol-App für das iPhone. Sie starten den Anruf aus einem Lead oder der Warteschlange, und er läuft über ihre eigene SIM. Kehren sie zur App zurück, wird der Anruf mit einer von der App gemessenen ungefähren Dauer protokolliert, und das Ergebnisformular öffnet sich.
Fragen zur Anrufprotokollierung
Werden Anrufe aus der normalen Telefon-App protokolliert?+
Unter Android ja. LumaKol liest die Anrufliste des Telefons, sodass ein Anruf mit einem Lead auf der Arbeits-SIM mit exakter Dauer protokolliert wird – ob er aus LumaKol, der Telefon-App oder einem Kontakt gewählt wurde. Auf dem iPhone werden aus LumaKol gestartete Anrufe automatisch protokolliert, mit einer von der App gemessenen ungefähren Dauer.
Kann ein verpasster Anruf von einer neuen Nummer zum Lead werden?+
Ja, auf Android-Telefonen, wenn Ihr Admin Leads aus verpassten Anrufen aktiviert (standardmäßig aus). Verpasste Anrufe von neuen Nummern auf der Arbeits-SIM – oder alle eingehenden Anrufe, wenn der Admin das wählt – werden dann zu Leads mit fälligem Rückruf. Ausgehende Anrufe an unbekannte Nummern nie.
Funktioniert es auf einem Dual-SIM-Telefon?+
Ja. Unter Android wählt der Mitarbeiter die Arbeits-SIM, und Anrufe auf der anderen SIM werden auf dem Telefon übersprungen. Auf einem Telefon mit einer SIM werden Anrufe mit Leads protokolliert, und Anrufe mit allen anderen bleiben auf dem Telefon.
Gehört die Aufnahme zur Anrufprotokollierung?+
Nur wenn das Telefon aufzeichnet. LumaKol zeichnet Anrufe nicht selbst auf. Wenn die Telefon-App des Geräts Anrufe aufzeichnet und „Aufnahmen der Telefon-App synchronisieren“ in der App aktiviert ist, wird die Aufnahme dem protokollierten Anruf zugeordnet und in dem Google Drive gespeichert, das Ihr Arbeitsbereich gewählt hat. Manche Telefonhersteller und Länder erlauben keine Aufzeichnung durch die Telefon-App.
Kann derselbe Anruf zweimal protokolliert werden?+
Nein. Jeder Anruf trägt einen Schlüssel aus Telefon und Eintrag in der Anrufliste; wird er nach schwacher Verbindung erneut gesendet, wird er trotzdem nur einmal gespeichert.
Kostet die Anrufprotokollierung extra?+
Nein. Sie ist in jedem Tarif enthalten, abgerechnet pro Lizenz ohne Minutenpreise, und für die 14-tägige kostenlose Testphase brauchen Sie keine Karte.
Mehr erfahren
Verwandte Seiten und Einrichtungsanleitungen.
Geben Sie Ihrem Team ein CRM, das jeden Anruf erfasst
Richten Sie Ihren Arbeitsbereich ein und erfassen Sie noch am selben Tag Anrufe.
- Keine Karte nötig
- Bis zu 3 Admins ohne Telefonie kostenlos
- Anrufe über Ihre eigene SIM