Синхронизация лидов из Google Sheets

Как работает синхронизация

Вы подключаете свой аккаунт Google, выбираете таблицу в собственном окне выбора файлов Google и один раз указываете LumaKol, что содержит каждый столбец. Сначала приходят строки, которые уже есть на листе. После этого LumaKol читает таблицу примерно каждые 15 минут, и каждая строка, добавленная внизу, становится лидом, так что никому не нужно экспортировать или загружать файл. Если вы выберете для этого столбцы, этап, последний итог, время звонка и агент будут записываться обратно в строку лида.

Сначала подключите Google Drive

Таблицы читаются через ваш собственный аккаунт Google — тот, что подключён в разделе «Настройки → Google Drive». Нажмите там «Подключить Google Drive»; Google спросит, какой аккаунт использовать, и попросит разрешения. После этого в разделе «Integrations → Google Sheets» будет указан этот аккаунт («Таблицы выбираются из аккаунта Google …») со ссылкой «Использовать другой аккаунт».

• Пока Google Drive не подключён, в разделе «Integrations → Google Sheets» вместо кнопки «Подключить таблицу» показывается ссылка на него
• Каждый подключает свой аккаунт Google, и таблица всегда читается через аккаунт того, кто её подключил
• Выбор таблицы даёт LumaKol доступ только к этому файлу, а не к остальному вашему Drive

Подключите таблицу

В разделе «Integrations → Google Sheets» нажмите «Подключить таблицу». Откроется окно выбора файлов Google со списком ваших файлов Google Sheets; выберите таблицу, в которой хранятся лиды. Когда LumaKol прочитает её листы, откроется окно «Настройка синхронизации».

Выберите лист и сопоставьте столбцы

В поле «Какой лист» выберите лист с лидами; его первая строка читается как заголовки. В блоке «Столбцы» перечислены все столбцы — с буквой, заголовком и примером из первой строки данных. LumaKol угадывает по заголовку, что содержит каждый столбец, поэтому проверьте догадки и исправьте всё, что выглядит неверно.

• Один из столбцов должен быть сопоставлен с полем «Номер телефона». Строка без пригодного номера не может стать лидом и считается непригодной
• Поля лида: Имя, Номер телефона, Дополнительный телефон, Эл. почта, Компания, Должность, Город, Регион / штат, Страна, PIN / почтовый индекс, Адрес, Источник, Кампания, Этап воронки, Заметки, Теги и Ваш собственный идентификатор. Для всего остального оставьте «— пропустить столбец —»
• Для полей «Дополнительный телефон», «Заметки» и «Теги» можно выбрать несколько столбцов. Теги разделяются по запятым и точкам с запятой
• Лиды начинают с первого этапа вашей воронки. В столбце для поля «Этап воронки» должны быть названия ваших этапов (регистр не важен); строка с любым другим этапом считается непригодной
• Поле «Страна» принимает двухбуквенные коды, например IN или AE; всё остальное оставляет поле пустым. Номера без кода страны читаются как номера страны вашего рабочего пространства

Сохраняйте другие столбцы в своих полях

Всё остальное, что стоит сохранить, например бюджет, продукт или филиал, можно записать в своё поле. В списке каждого столбца ваши поля предлагаются как «Своё поле: …», а если ни одно своё поле не подходит к заголовку — ещё и «Новое своё поле» с названием по заголовку. Если заголовок совпадает с названием уже существующего своего поля, LumaKol сам выберет это поле.

• Новое своё поле создаётся как текстовое, когда вы нажимаете «Начать синхронизацию»
• Новые свои поля учитываются в лимите своих полей вашего тарифа. Если лимит достигнут, «Начать синхронизацию» останавливается с сообщением и ничего не синхронизируется: направьте столбец в существующее поле или пропустите его
• Значение, которое не подходит для поля, пропускается, а лид всё равно приходит. Обязательное своё поле, оставшееся в таблице пустым, тоже не мешает лиду прийти
• Переименовать или удалить свои поля можно позже в разделе «Настройка → Свои поля»

Записывать итоги обратно в таблицу (необязательно)

В блоке «Записывать итоги обратно в таблицу» LumaKol может заполнять четыре значения в строке самого лида: «Этап воронки», «Итог последнего звонка», «Время последнего звонка» и «Назначенный агент». Выберите столбец для каждого нужного значения, а для остальных оставьте «Не записывать»: их никогда не трогают. Затем нажмите «Начать синхронизацию».

• Каждый вариант называет столбец по букве и заголовку, например «Столбец D · Бюджет». Столбцы, в первых строках которых ничего нет, помечены как «пустой», а ещё предлагаются несколько пустых столбцов после вашего последнего. Выбирайте пустые, чтобы ничего из введённого вами не было перезаписано
• Столбец можно выбрать только для одного из четырёх значений; после выбора он не предлагается для остальных
• Значения записываются вскоре после сохранения итога звонка — в приложении или в веб-версии — и снова при каждом последующем изменении лида. Лид, у которого ещё нет итога звонка, не записывается
• «Время последнего звонка» — это дата и время последнего звонка лиду, записанные в UTC
• Обратно записываются только строки, ставшие лидами через эту синхронизацию. Строка, номер которой уже был лидом, не затрагивается

Что происходит с новыми строками

Первые строки приходят в течение нескольких минут после нажатия «Начать синхронизацию». Дальше LumaKol читает таблицу примерно каждые 15 минут, начиная со строки после последней прочитанной, и каждая новая строка становится лидом в списке, названном по таблице и листу. Длинная таблица загружается за несколько проверок.

• Каждая строка читается один раз. Изменение уже прочитанной строки не меняет её лид и не добавляет его повторно
• В рабочем пространстве компании новые лиды приходят неназначенными: выберите список таблицы на странице «Лиды» и назначьте их или переназначьте весь список в разделе «Управление списками». В индивидуальном аккаунте они ваши
• Добавляйте новые лиды внизу. Не сортируйте лист и не вставляйте и не удаляйте строки выше последней прочитанной: LumaKol запоминает, где остановился, и строки, в которые записывает данные, по номеру строки
• Вставляйте строки целиком или заполняйте каждую строку за один раз. Строка, прочитанная посреди ввода, придёт в том виде, в каком была тогда, а строка ещё без номера телефона считается непригодной
• Дата «Added» у каждого лида — это время, когда пришла его строка, а не день подключения таблицы. Запись таблицы в разделе «Integrations → Google Sheets» показывает число новых лидов за сегодня, а «View new leads» открывает их на странице «Лиды»

Синхронизировать сейчас, приостановить или остановить

У каждого подключённого листа своя запись в разделе «Синхронизируемые таблицы»: таблица и лист, статус («Синхронизируется», «Приостановлено» или «Требует внимания»), значок «записывает обратно», если итоги записываются в этот лист, и строка о том, сколько строк импортировано, сколько оказались дубликатами или непригодными и когда была последняя проверка.

• «Синхронизировать сейчас» сразу читает новые строки, не дожидаясь следующей проверки, и сообщает, сколько пришло новых лидов
• Кнопка паузы останавливает синхронизацию: новые строки не приходят и ничего не записывается обратно. Кнопка воспроизведения возобновляет её, и вскоре таблица проверяется снова
• Кнопка с корзиной останавливает синхронизацию после подтверждения. Новые строки перестают поступать, а уже импортированные лиды остаются без изменений
• Чтобы позже изменить столбцы, остановите синхронизацию и подключите таблицу снова. Тогда лист читается с начала: строки, которые уже есть в LumaKol, считаются дубликатами, а итоги записываются только в строки, добавленные после этого

Когда таблица требует внимания

«Требует внимания» означает, что последняя проверка не удалась, и запись показывает причину красным. LumaKol сам продолжает попытки, и ничего не теряется: следующая успешная проверка продолжит с той же строки, а статус снова станет «Синхронизируется». Устраните причину, затем нажмите «Синхронизировать сейчас», чтобы проверить сразу.

• «LumaKol cannot open that sheet any more»: таблицу удалили, её владелец закрыл вам доступ или вы сменили аккаунт Google. Убедитесь, что ваш аккаунт может её открыть, нажмите «Подключить таблицу» и выберите ту же таблицу: повторный выбор восстанавливает доступ. Окно настройки откроется на этом листе и сообщит, что он уже подключён. Закройте его, затем нажмите «Синхронизировать сейчас» в записи
• «Connect Google Drive first» или «Google Drive access was revoked»: снова подключите Google Drive в разделе «Настройки → Google Drive»
• «Google Sheets refused the request»: обычно лист переименовали или удалили. LumaKol находит лист по названию, поэтому верните ему прежнее название
• «Your plan stores up to … leads» или «The free trial stores up to … leads»: в рабочем пространстве уже столько лидов, сколько позволяет его тариф. Выберите тариф побольше в разделе «Оплата», затем нажмите «Синхронизировать сейчас»
• «Write-back failed»: не удалось записать данные в таблицу, обычно по одной из причин выше. Исправьте так же

Переход на другой аккаунт Google

Откройте «Настройки → Google Drive» и нажмите «Сменить аккаунт», затем «Выбрать аккаунт». Google покажет окно выбора аккаунта, где можно выбрать любой из ваших аккаунтов Google или добавить другой, и после этого в разделе «Integrations → Google Sheets» будет указан новый аккаунт.

• Таблицы, подключённые из старого аккаунта, перестают синхронизироваться и при следующей проверке показывают «Требует внимания», потому что новый аккаунт не давал LumaKol доступа к ним
• Подключите каждую заново из нового аккаунта — он должен быть владельцем таблицы, или таблица должна быть ему открыта: нажмите «Подключить таблицу» и выберите ту же таблицу. Окно настройки сообщит, что лист уже подключён: закройте его, затем нажмите «Синхронизировать сейчас» в записи. Синхронизация продолжится со строки, до которой дошла
• Таблицы, которые подключили другие люди в рабочем пространстве, это не затрагивает: каждая читается через аккаунт Google того, кто её подключил