Функции · Заявки на расходы
Заявки на расходы с чеками, утверждением и оплатой
Сотрудники подают расходы на дорогу, топливо, питание и отели с фото или PDF чека. Тимлид или администратор утверждает или отклоняет каждую заявку, а тот, кто платит, отмечает её оплаченной и указывает номер платежа.
- Отклонение только с причиной
- Заявки по расстоянию по вашей ставке за км
- Итоги месяца и выгрузка в Excel
14 дней бесплатно, затем платные тарифы от ₹399$9 за место для звонков в месяц. Цены
Что делает
Что содержит заявка
В заявке есть дата (сегодняшняя или до 90 дней назад), категория, сумма и заметка о том, на что был расход. К ней можно приложить чек в виде фото или PDF, который сохраняется в личный Google Drive автора заявки, и указать лида, ради которого потрачены деньги. Для поездок и топлива в рабочем пространстве со ставкой за км вместо суммы можно ввести километры, и LumaKol сам рассчитает сумму по ставке, так что никто не вводит другое число.
Каждая заявка остаётся в статусе «Ожидает», пока кто-то не примет решение. Тимлиды решают за людей из своих команд, владельцы и администраторы — за любого. Свою заявку не решает никто, кроме владельца, над которым никого нет. Отклонение всегда сопровождается причиной, с которой можно что-то сделать. Утверждённые заявки отмечает оплаченными владелец, администратор или администратор биллинга, указав банковский референс, номер чека или «Наличные», а «Все заявки» показывает итоги месяца по людям и по категориям.
Чеки
Один чек на заявку, фото или PDF, хранится в личном Google Drive автора; утверждающий открывает его прямо из заявки.
Заявки по расстоянию
Километры, умноженные на вашу ставку за км, для поездок и топлива; сумму считает LumaKol, а ставка сохраняется в заявке.
Одно решение на заявку
Утвердите с необязательной заметкой или отклоните с указанием причины. Отклонённую заявку можно исправить и отправить снова.
Правило о чеке
Задайте сумму, выше которой заявку нельзя утвердить, пока не добавлен чек.
Отметка об оплате
Владельцы, администраторы и администраторы биллинга отмечают утверждённые заявки оплаченными, указав номер платежа. Статус «Оплачена» окончательный.
Итоги месяца и выгрузка
Ожидающие, утверждённые, оплаченные и отклонённые заявки по людям и категориям, с выгрузкой в CSV или Excel.
Как это работает
Как работают заявки
В веб-версии, в том же рабочем пространстве, где ваши лиды и выезды.
- 1
Задайте правила
В разделе «Расходы» → «Настройки расходов» выберите категории, по которым команда может подавать заявки, ставку за км для заявок по расстоянию и сумму, выше которой нужен чек.
- 2
Подайте заявку
Любой, кроме наблюдателей, открывает «Новая заявка», вводит дату, категорию и сумму или расстояние, добавляет заметку и чек и отправляет.
- 3
Утвердите или отклоните
Заявка уходит тимлиду сотрудника или владельцам и администраторам. Они утверждают её или отклоняют с причиной на вкладке «На утверждение».
- 4
Оплатите и выгрузите
Отметьте утверждённые заявки оплаченными с номером платежа, затем выгрузите месяц для бухгалтерии.
Для кого
Для кого
Выездные команды продаж
Сотрудники, которые ездят к клиентам, платят за парковку и время от времени покупают обед и хотят вернуть деньги без бумажной волокиты.
Тимлиды
Руководители, которые утверждают заявки своих людей, видя перед собой чек и заметку.
Владельцы и бухгалтерия
Те, кто платит: каждая утверждённая заявка, её чек и итог месяца в одной выгрузке.
Полезно знать
- Каждая заявка указана в валюте рабочего пространства, поэтому итоги и выгрузка никогда не смешивают валюты.
- Чеки сохраняются в личный Google Drive автора заявки, поэтому перед добавлением чека он подключает Google Drive.
- Заявки на расходы предназначены для рабочих пространств компаний, где утверждает не тот, кто подал заявку. Владелец или администратор может отключить их в разделе «Настройки» → «Функции»; существующие заявки сохраняются.
Вопросы
Больше ответов на странице FAQ.
Кто может утвердить заявку?
Тимлид того, кто подал заявку, — для людей из команд, которыми он руководит, а также любой владелец или администратор. Свою заявку не утверждает никто, кроме владельца, над которым никого нет.
Исчезает ли отклонённая заявка?
Нет. Сотрудник видит причину, может изменить заявку или добавить недостающий чек, и после сохранения она снова уходит на утверждение. Заявка, которую сотрудник отозвал, тоже остаётся в его списке с пометкой «Отозвана».
Можно ли подать заявку по расстоянию?
Да, для поездок и топлива — после того как владелец или администратор задаст ставку за км. Сотрудник вводит километры, а LumaKol рассчитывает сумму по ставке.
Отправляет ли это электронные письма?
Нет. Утверждающие узнают о новых заявках, а сотрудник — о решениях и платежах из уведомлений LumaKol и, если они включены, из уведомлений браузера. Каждый может их отключить.
Есть ли это во всех тарифах?
Да, заявки на расходы есть во всех тарифах для компаний, включая бесплатный пробный период. В LumaKol 14 дней бесплатного периода, затем платные тарифы от ₹399$9 за место для звонков в месяц.
Подробнее
Связанные функции, пошаговые руководства и статьи.
Закрывайте выездные расходы в том же приложении, что и выезды
14 дней бесплатно, затем платные тарифы от ₹399$9 за место для звонков в месяц.
- Карта не нужна
- До 3 незвонящих администраторов бесплатно
- Звонки с вашей собственной SIM