GDPR en LumaKol

Deze pagina is bedoeld voor bedrijven die LumaKol gebruiken en gegevens bewaren over, of bellen met, mensen in de Europese Economische Ruimte (EER) of het Verenigd Koninkrijk. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) of de UK GDPR is dan van toepassing op die persoonsgegevens, waar je bedrijf ook gevestigd is.

LumaKol wordt geleverd door BlackLens Studio, 33/19B/8G, Lohiya Nagar, Balkeshwar, Agra, Uttar Pradesh 282005, India, een bedrijf gevestigd in India. De Dienst wordt niet gehost in de EER of het VK; zie “Waar gegevens worden gehost” hieronder.

Deze pagina legt uit hoe LumaKol werkt en wat het wel en niet doet. Het is geen juridisch advies. De regels hangen af van waar jij en de mensen die je belt zich bevinden, van je sector en van waarom je belt, dus vraag advies aan je eigen jurist voordat je erop vertrouwt.

De GDPR verdeelt de verantwoordelijkheid tussen een verwerkingsverantwoordelijke, die bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden gebruikt, en een verwerker, die ze namens de verwerkingsverantwoordelijke verwerkt.

• Je bedrijf is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens over je leads en contacten die je in LumaKol invoert: namen, telefoonnummers, e-mailadressen, notities, gespreksrecords, opnames en al het andere dat je team opslaat. Jij bepaalt wie je belt, waarom, en hoelang je de gegevens bewaart.
• LumaKol is je verwerker voor die gegevens. Wij slaan ze op en verwerken ze alleen om de Dienst te leveren en op jouw gedocumenteerde instructies, zoals vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst.
• LumaKol is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij nodig hebben om je account te beheren en je te factureren: de namen, e-mailadressen en telefoonnummers van je gebruikers, inlog- en apparaatgegevens, en facturatiegegevens. Het Privacybeleid legt uit hoe wij die gebruiken.

Wij gebruiken de gegevens van je leads niet voor eigen doeleinden, wij verkopen ze niet en wij gebruiken ze niet voor advertenties.

Omdat jij de verwerkingsverantwoordelijke bent voor de gegevens van je leads, is het jouw verantwoordelijkheid om een rechtsgrond te kiezen en vast te leggen voor het verwerken ervan en voor het benaderen van die mensen. Voor verkoopgesprekken is dat meestal toestemming of gerechtvaardigd belang, en de regels van elk land voor marketinggesprekken (bijvoorbeeld PECR in het Verenigd Koninkrijk) gelden bovenop de GDPR.

LumaKol verzamelt geen toestemming van je leads en beslist niet of je iemand mag bellen. Het geeft je plekken om het bewijs vast te leggen: notities bij elke lead, aangepaste velden die je zelf definieert (bijvoorbeeld een toestemmingsdatum of waar de toestemming is gegeven), de bron waar elke lead vandaan kwam, en een tijdlijn van elk gesprek en gespreksresultaat.

De rechtsgronden waarop LumaKol zich baseert voor de eigen verwerking van accountgegevens, staan in het Privacybeleid.

Mensen van wie je gegevens bewaart, hebben het recht om geïnformeerd te worden, hun gegevens in te zien, die te laten corrigeren of wissen, de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken, op gegevensoverdraagbaarheid, en om op elk moment bezwaar te maken tegen direct marketing. Als verwerkingsverantwoordelijke beantwoord jij deze verzoeken, normaal gesproken binnen een maand, en wij helpen je daarbij.

Als een van je leads rechtstreeks contact opneemt met LumaKol, handelen wij het verzoek niet zelf af. Wij sturen het zonder onnodige vertraging door naar je werkruimte en helpen je het te beantwoorden, zoals het Privacybeleid beschrijft.

Als iemand bezwaar maakt tegen je gesprekken maar niet heeft gevraagd gewist te worden, bewaar de lead dan met het gespreksresultaat “Wil geen contact” in plaats van hem te verwijderen. Een verwijderde lead voorkomt niet dat hetzelfde nummer later opnieuw als nieuwe lead wordt geïmporteerd.

De eigenaar van een werkruimte kan die sluiten door zijn account te verwijderen in de Android- of iPhone-app, zodra niemand anders er nog actief in is (anders moet het eigenaarschap eerst worden overgedragen). De leads, gesprekken, notities, gespreksopnames, imports en teamgegevens van de werkruimte worden dan gewist. Mensen zonder toegang tot de app kunnen verwijdering aanvragen op de pagina Je account verwijderen.

Wanneer een werkruimte wegens niet-betaling wordt gepauzeerd, of een opgezegd abonnement het einde van de betaalde periode bereikt, worden de gegevens van de werkruimte 90 dagen later verwijderd, zoals de Betalingsvoorwaarden beschrijven.

Wanneer een teamlid zijn eigen account verwijdert, worden zijn naam, e-mailadres, telefoonnummer en inloggegevens verwijderd. De leads waaraan hij heeft gewerkt, zijn van je bedrijf en blijven in de werkruimte.

Facturen en betalingsgegevens worden bewaard zo lang als de belastingwetgeving vereist. Back-ups verlopen volgens het doorlopende schema dat in het Privacybeleid wordt beschreven, dus verwijderde gegevens kunnen korte tijd in een back-up blijven staan voordat ze eruit verdwijnen. Exporteer alles wat je nodig hebt voordat je een werkruimte sluit: gewiste gegevens kunnen niet worden hersteld.

LumaKol neemt zelf geen gesprekken op. Waar een werkruimte het gebruikt, vindt de Android-app opnames die de eigen telefoonapp van het toestel al heeft gemaakt en uploadt die naar de bijbehorende lead. Die opnames worden opgeslagen op de eigen servers van LumaKol, en Instellingen → Privacy bepaalt welke rollen ze kunnen beluisteren.

Het opnemen van gesprekken is in veel landen gereguleerd en vereist vaak dat je de andere persoon informeert of diens toestemming vraagt. Of je team gesprekken opneemt, en wat je de mensen die je belt vertelt, is jouw verantwoordelijkheid als verwerkingsverantwoordelijke.

Spraaknotities en foto's van bezoeken ter plaatse worden niet op de servers van LumaKol opgeslagen. Ze worden bewaard in de Google Drive van het teamlid dat die heeft gekoppeld, en LumaKol bewaart een verwijzing naar het bestand. Koppelingen met Google Drive zijn nog niet beschikbaar, dus tot die er zijn, kunnen spraaknotities en bezoekfoto's niet worden toegevoegd.

Gegevens worden tijdens transport versleuteld en de database is in rust versleuteld, elke query wordt gefilterd op werkruimte zodat de gegevens van de ene klant gescheiden blijven van die van een andere, wachtwoorden worden gehasht met Argon2id, en de toegang van medewerkers tot klantgegevens is beperkt en wordt gelogd. Rollen, nummermaskering, exportmachtigingen en toegang tot opnames zijn instellingen die jij beheert.

De pagina Beveiliging beschrijft deze maatregelen uitgebreider, en de Verwerkersovereenkomst somt de maatregelen op waartoe wij ons verplichten.

Als wij op de hoogte raken van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die gegevens raakt die wij voor jou verwerken, informeren wij de eigenaar van de werkruimte zonder onnodige vertraging. Wij beschrijven wat er is gebeurd, welke gegevens en mensen waarschijnlijk zijn getroffen, de waarschijnlijke gevolgen en wat wij eraan doen, en geven je de informatie die je nodig hebt om aan je eigen plicht te voldoen om je toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur te informeren en, waar vereist, de getroffen mensen.

Wij houden je op de hoogte naarmate wij meer te weten komen en werken met je samen aan de afhandeling.

De LumaKol-applicatie draait op servers in Singapore, waar ook gespreksopnames worden opgeslagen, en de database wordt gehost in Japan. Een wereldwijd contentleveringsnetwerk levert en beschermt de site.

Andere dienstverleners verzorgen specifieke onderdelen van de Dienst, zoals e-mail, betalingen, crashrapporten en pushmeldingen. De Verwerkersovereenkomst beschrijft elk soort subverwerker en waar die actief is, en klanten kunnen de namen opvragen via [email protected].

Persoonsgegevens over mensen in de EER of het VK worden buiten de EER en het VK doorgegeven wanneer ze in LumaKol worden opgeslagen: naar India, waar BlackLens Studio gevestigd is, naar Singapore en Japan, waar de Dienst wordt gehost, en naar de landen waar onze subverwerkers actief zijn.

Voor deze doorgiften baseren wij ons op de EU-Standaardcontractbepalingen en, voor gegevens uit het VK, het UK International Data Transfer Addendum, zoals vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst. Wij passen overal waar de gegevens worden bewaard dezelfde beveiligingsmaatregelen toe. Wij bieden geen hosting in de EER of het VK.

Artikel 28 van de GDPR vereist een schriftelijk contract tussen een verwerkingsverantwoordelijke en diens verwerker. Onze Verwerkersovereenkomst is dat contract. Die maakt deel uit van de Servicevoorwaarden voor klanten die persoonsgegevens uit de EU of het VK verwerken, en is dus van toepassing zodra je LumaKol voor die gegevens gebruikt, zonder aparte handtekening.

Als je organisatie een medeondertekend exemplaar voor de eigen administratie nodig heeft, schrijf dan naar [email protected].

Vragen over de GDPR, verzoeken van betrokkenen en de Verwerkersovereenkomst gaan naar [email protected]. Elk bericht wordt door een mens gelezen.

Mensen in de EER of het VK kunnen ook een klacht indienen bij hun lokale gegevensbeschermingsautoriteit, zoals het Information Commissioner’s Office in het Verenigd Koninkrijk.