Privacybeleid

Dit Privacybeleid legt uit hoe BlackLens Studio ("LumaKol", "wij") persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en deelt wanneer je onze websites bezoekt, een account aanmaakt of de web- en mobiele applicaties van LumaKol (de "Dienst") gebruikt.

Het beleid dekt twee situaties, en welke op jou van toepassing is, bepaalt wat wij voor je kunnen doen.

• Accounthouders en medewerkers van onze klanten — eigenaren, beheerders, teamleiders en agents. Voor je account-, profiel-, apparaat- en factuurgegevens is BlackLens Studio de verwerkingsverantwoordelijke. Dit beleid is onze rechtstreekse toezegging aan jou.
• Personen van wie onze klanten gegevens in LumaKol opslaan — leads, contacten en bellers. Voor die gegevens is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en is BlackLens Studio een verwerker die uitsluitend handelt op diens gedocumenteerde instructies. Wij bepalen niet wat een bedrijf over jou opslaat of waarom.

Als je een lead of contact bent en wilt weten waarom een bedrijf je nummer heeft, vraag het dan eerst aan dat bedrijf; daar ligt het antwoord. Je kunt ons ook schrijven op [email protected]; wij sturen je verzoek door, vertellen je wie de klant is voor zover wij dat mogen, en helpen de klant bij het beantwoorden.

Dit beleid geldt niet voor de websites, dialers, berichtenapps of opslagdiensten die onze klanten naast LumaKol gebruiken. Daarvoor gelden hun eigen beleidsregels.

Accountgegevens die je verstrekt bij aanmelding of uitnodiging: voor- en achternaam, e-mailadres, mobiel nummer, land, geboortedatum wanneer je je aanmeldt met een e-mailadres (alleen gebruikt om te bevestigen dat je 18 jaar of ouder bent), tijdzone, taal, wachtwoord (alleen opgeslagen als gezouten Argon2id-hash), naam van de organisatie, branche en teamgrootte, en je toestemmingsregistraties (versie van de voorwaarden, tijdstip, IP-adres).

Als je inlogt met Google of Apple, ontvangen wij van hen je e-mailadres, of het is geverifieerd, een unieke accountidentificatie en, van Google, je voor- en achternaam. Wij bewaren de identificatie en het e-mailadres om je de volgende keer te herkennen; wij ontvangen je wachtwoord, contacten of profielfoto niet, en wij bewaren de toegangstokens van de provider niet.

Gebruiks- en apparaatgegevens die automatisch worden verzameld: inloggebeurtenissen, IP-adres, browser- of appversie, fabrikant en model van het apparaat, versie van het besturingssysteem, meldingstokens, sessie-ID's, diagnostische logs, crashrapporten van de Android-app, de uitkomst van de app-integriteitscontrole van de Android-app, via welke link of campagne de Android-app is geïnstalleerd zoals Google Play dat rapporteert (bijvoorbeeld onze website of zoeken in Play), of de app nog is geïnstalleerd, wat wij vernemen via de dienst voor pushmeldingen, en de status van machtigingen en batterij-instellingen die nodig zijn om gesprekken betrouwbaar vast te leggen. Zolang de webapp of een mobiele app op de voorgrond open is, stuurt die ongeveer één keer per minuut een aanwezigheidssignaal; dit voedt het live teambord en de cijfers over actieve tijd in aanwezigheidsrapporten.

Gespreks- en CRM-gegevens die namens de klant worden verwerkt: telefoonnummers, richting van het gesprek, begintijd en duur voor gesprekken met leads op de gekozen Werk-sim; waar de werkruimte het inschakelt, gesprekken op de Werk-sim van nummers die nog geen lead zijn (zie “Gesprekslijstgegevens”); feedback en notities bij gesprekken; lead- en contactrecords; opvolgingen, offertes, check-ins voor aanwezigheid, pauzes en bezoeken ter plaatse; berichten die vanuit gekoppelde kanalen zijn gelogd; en, waar de klant het inschakelt en de wet het toestaat, gespreksopnames en hun metadata. De Android-app leest alleen de Werk-sim die de gebruiker kiest; gesprekken op andere sims worden niet gelezen.

Locatie: één enkele positiebepaling op het moment dat een gebruiker op Inchecken of Uitchecken tikt — voor aanwezigheid, waar de werkruimte een locatie vereist, of voor een bezoek ter plaatse bij een lead. De locatie wordt nooit op de achtergrond verzameld.

Gekoppelde mailboxen: als een gebruiker zijn eigen e-mailaccount koppelt onder Instellingen → E-mail, zodat e-mails aan leads daarvandaan worden verstuurd, slaan wij de mailserver, gebruikersnaam en het wachtwoord (versleuteld) op en versturen wij die e-mails via die mailbox. LumaKol e-mailt de leads van een klant nooit vanaf een eigen adres.

Facturatiegegevens: abonnement, seats, facturen, de belastinggegevens die je invoert en de betalingsstatus. Kaart- en bankgegevens worden rechtstreeks bij onze betaalprovider ingevoerd en komen nooit op onze servers.

Gegevens van aanvragen wanneer je een formulier op onze website gebruikt — het contactformulier, een demoaanvraag of een verzoek om accountverwijdering: je naam, e-mailadres, het bericht dat je schrijft, een optioneel telefoonnummer en bedrijf, en het tijdstip en IP-adres van de inzending, die wij bewaren om misbruik van het formulier te voorkomen.

Leads uit gekoppelde leadbronnen: waar een werkruimte IndiaMART, JustDial of Google Ads-leadformulieren koppelt, sturen die diensten ons de aanvragen die ze hebben verzameld — doorgaans naam, telefoonnummer, e-mailadres, plaats en de tekst van de aanvraag — en wij voegen ze op instructie van de klant als leads toe aan diens werkruimte.

Offertes: wanneer een klant een offertelink verstuurt, registreren wij wanneer de ontvanger hem voor het eerst opent, zodat de klant kan zien dat hij is bekeken.

Leadformulieren en websitechat: waar een klant een LumaKol-leadformulier publiceert of de LumaKol-chatwidget aan zijn eigen website toevoegt, ontvangen wij wat de bezoeker typt — zoals naam, mobiel nummer, e-mailadres, bedrijf, plaats en chatberichten — samen met het tijdstip en IP-adres, en maken wij een lead aan of werken die bij in de werkruimte van die klant. De chatwidget bewaart een gesprekstoken in de browseropslag van de bezoeker, zodat de chat over pagina's heen doorloopt. De klant is de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens; wij verwerken ze op diens instructies.

Wij verzamelen geen sms-berichten, de contactenlijst van je telefoon, de inhoud van enig gesprek of je locatie op de achtergrond. Zie “Machtigingen van de mobiele app” en “Gesprekslijstgegevens” voor precies wat de apps lezen.

Waar de GDPR of de UK GDPR van toepassing is, baseren wij ons op de onderstaande rechtsgronden. Elk doel heeft een eigen grondslag; wij gebruiken toestemming niet als verzamelgrond voor dingen die je in de praktijk niet kunt weigeren.

• Overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b): je account aanmaken en beheren, je authenticeren, gesprekken en leads op je Werk-sim synchroniseren, transactionele berichten versturen zoals verificatiecodes, uitnodigingen, wachtwoordherstel en beveiligingsmeldingen, support bieden, en je factureren voor het abonnement dat je hebt gekozen.
• Gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f): de Dienst veilig en beschikbaar houden — rate limiting, blokkering na inlogpogingen, apparaatattestatie, crashrapportage, auditlogging, en voorkoming van fraude en misbruik — en het product verbeteren met geaggregeerde, geanonimiseerde gebruiksgegevens. Wij wegen deze af tegen jouw belangen voordat wij ons erop beroepen, en je kunt bezwaar maken via [email protected].
• Toestemming (artikel 6, lid 1, onder a): de optionele apparaatmachtigingen in de mobiele apps — locatie voor check-ins voor aanwezigheid en bezoeken ter plaatse, microfoon voor dicteren en spraaknotities, camera voor bezoekfoto's op iPhone, bestandstoegang om opnames van je telefoonapp te vinden, en weergave over andere apps voor de vraag na het gesprek — en product- of marketinge-mails. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken in de apparaatinstellingen of via de afmeldlink, en de kern van de Dienst blijft werken.
• Wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c): het bijhouden van fiscale en boekhoudkundige administratie, en het beantwoorden van rechtmatige verzoeken van autoriteiten.

Voor de leads en contacten die onze klanten opslaan, kiest de klant de rechtsgrond en is hij daarvoor verantwoordelijk. Wij verwerken die gegevens alleen op hun instructies en nooit voor eigen doeleinden.

De Android-app vraagt alleen machtigingen voor de functies die in de app en in het formulier Gegevensveiligheid van Google Play worden beschreven: Telefoon / Gesprekslijst om gesprekken op de Werk-sim vast te leggen en bellerinformatie te tonen; Meldingen voor herinneringen aan opvolgingen en vragen om feedback; Weergeven over andere apps (optioneel) voor de feedbackpop-up na het gesprek en de nummerweergave; Audiobestanden (optioneel) om gespreksopnames te vinden die de eigen telefoonapp heeft gemaakt; Microfoon (optioneel) voor dicteren en spraaknotities; Locatie (optioneel) voor check-ins voor aanwezigheid en bezoeken ter plaatse. Het scannen van een visitekaartje gebruikt de camera-app van de telefoon; de tekst wordt op de telefoon gelezen met tekstherkenning op het apparaat, de foto wordt verwijderd zodra hij is gelezen en wordt nooit geüpload, en alleen de velden die je kiest om op te slaan worden een lead.

Twee beperkingen zijn het waard om helder te benoemen. De locatie wordt alleen op de voorgrond gevraagd en alleen gelezen op het moment dat je op Inchecken of Uitchecken tikt — voor aanwezigheid waar je werkruimte een locatie vereist, of voor een bezoek ter plaatse — en de app volgt je nooit op de achtergrond of tussen check-ins. En wij gebruiken nooit toegankelijkheidsdiensten om gesprekken op te nemen, lezen nooit sms-berichten, lezen nooit je contactenlijst en nemen zelf nooit gesprekken op.

Machtigingen kunnen op elk moment worden ingetrokken in de apparaatinstellingen; de betreffende functies werken dan niet meer en de rest van de app werkt gewoon door.

Apple staat geen enkele app toe de gesprekslijst van de iPhone te lezen, dus de LumaKol-app voor iOS leest die niet en kan dat ook niet. De app werkt in ondersteunde modus: gesprekken die je vanuit de app voert worden gelogd, en je legt het resultaat zelf vast. Er wordt niets vastgelegd van gesprekken die je elders op de telefoon voert. De iPhone-app vraagt om meldingen, locatie bij het inchecken, de microfoon en spraakherkenning wanneer je dicteert of een notitie opneemt, en de camera wanneer je een bezoekfoto maakt; nummerweergave gebruikt Apple’s Call Directory, waarmee de namen van je leads op de telefoon blijven.

LumaKol neemt geen gesprekken op. Waar de eigen telefoonapp van een Android-toestel een opname maakt en de lokale wet dat toestaat, kun je de app dat bestand laten koppelen aan het bijbehorende gesprek met de lead. Als je dit inschakelt, worden opnames via een versleutelde verbinding geüpload (standaard via wifi) en opgeslagen op de eigen servers van LumaKol, waar alleen de rollen die je werkruimte toestaat ze kunnen afspelen. Als je het niet inschakelt, zoeken wij helemaal niet naar opnames.

Opgenomen spraaknotities en foto's van bezoeken ter plaatse worden opgeslagen in de Google Drive van het teamlid dat die koppelt, en LumaKol bewaart alleen een link naar het bestand. Koppelingen met Google Drive zijn nog niet beschikbaar, dus tot die er zijn, kunnen spraaknotities en bezoekfoto's niet worden toegevoegd.

Deze sectie beschrijft precies hoe de LumaKol-app voor Android de gesprekslijst van de telefoon gebruikt, omdat dit de gevoeligste machtiging is die de app vraagt.

Wat wij lezen: zodra je de inrichting hebt afgerond en de machtiging Gesprekslijst hebt verleend, leest de app nieuwe vermeldingen in de gesprekslijst van je telefoon voor de ene sim die je als Werk-sim hebt gekozen. Voor elke vermelding controleert de app of het nummer bij een lead in je werkruimte hoort. De app leest geen sms-berichten, contacten of de inhoud van enig gesprek, en neemt geen audio op.

Vermeldingen die niet bij een lead horen, worden op de telefoon weggegooid. Ze worden nooit opgeslagen, nooit aan iemand getoond en nooit naar ons geüpload — tenzij je werkruimte leads uit gemiste oproepen heeft ingeschakeld (standaard uit). Dan wordt een gemiste oproep (of, als de werkruimte dat kiest, elk gesprek) op de Werk-sim van een nummer dat nog geen lead is, geüpload en wordt die een nieuwe lead. Gesprekken op je persoonlijke sim worden helemaal niet gelezen.

Wat wij opslaan: voor gesprekken met leads — het nummer van de lead, de richting (uitgaand, inkomend of gemist), begintijd, duur, de gebruikte sim en het gespreksresultaat dat je daarna logt — en, wanneer leads uit gemiste oproepen aan staan, het nummer en tijdstip van het gesprek waarmee de nieuwe lead is aangemaakt. Dit wordt opgeslagen in de werkruimte van je organisatie, zichtbaar voor jou en voor managers in je organisatie volgens hun rol.

Waarom: zodat gesprekken met je leads zonder handmatige invoer in de tijdlijn van de lead verschijnen, je om een gespreksresultaat wordt gevraagd wanneer een gesprek met een lead eindigt, en de rapporten en opvolgingen van je team kloppen. Dit is de kernfunctie van de app.

Bewaartermijn: gespreksrecords worden bewaard zolang de werkruimte van je organisatie actief is. Ze worden verwijderd wanneer de gegevens van de organisatie worden verwijderd (zie “Bewaartermijn”), of eerder wanneer de klant ons vraagt ze te wissen.

Delen: gesprekslijstgegevens worden nooit verkocht, nooit gebruikt voor advertenties, nooit gedeeld met databrokers en nooit doorgegeven aan derden, behalve aan de dienstverleners die de Dienst op contractbasis namens ons hosten.

Jouw controle: je kunt de machtiging Gesprekslijst op elk moment intrekken in de Android-instellingen. De app leest de gesprekslijst dan niet meer en blijft werken voor gesprekken die je vanuit de app start. Op iOS bestaat deze machtiging niet, omdat het platform de gesprekslijst niet aan apps beschikbaar stelt.

Het gebruik van deze gegevens voldoet aan het Permissions-beleid en de vereiste van Prominent Disclosure van Google Play: de app legt dit gebruik uit op een apart scherm voordat de machtiging wordt gevraagd, en je kunt weigeren.

• Om de Dienst te leveren: je authenticeren, gesprekken en leads synchroniseren, transactionele e-mails versturen (verificatie, wachtwoordherstel, uitnodigingen, beveiligingsmeldingen) en dashboards tonen aan je organisatie volgens de rollen.
• Beveiliging en integriteit: rate limiting, detectie van fraude en misbruik, apparaatattestatie, auditlogs van beheeracties.
• Facturatie: abonnementen, facturen, fiscale naleving.
• Support en communicatie: reageren op verzoeken en aankondigingen over de dienst; productupdates alleen als je je ervoor hebt aangemeld, wat je op elk moment kunt uitzetten via de afmeldlink in elke zulke e-mail of onder Instellingen → Meldingen.
• Verbetering: begrijpen hoe de Dienst wordt gebruikt en waar hij faalt — bijvoorbeeld welke functies worden gebruikt, inlogproblemen en crashrapporten — op basis van onze eigen registraties. Alles wat wij over gebruik publiceren of delen, is geaggregeerd, zodat geen persoon of klant herkenbaar is, en wij gebruiken geen analyse- of advertentietools van derden. Wij gebruiken CRM-gegevens, gespreksrecords of opnames van klanten niet om modellen te trainen, niet voor onszelf en niet voor derden.
• Wettelijke verplichtingen: reageren op rechtmatige verzoeken en onze voorwaarden handhaven.

Wij gebruiken geen van deze gegevens voor advertenties en wij combineren ze niet met gegevens die bij derden zijn gekocht. De rechtsgrond waarop wij ons voor elk doel baseren, staat in “Rechtsgronden voor het gebruik van je gegevens”.

Wij delen persoonsgegevens alleen met de volgende categorieën ontvangers, elk contractueel gebonden en alleen verwerkend voor de bovengenoemde doeleinden: hosting van infrastructuur en database; bezorging van transactionele e-mail; netwerkbeveiliging en contentlevering; app-attestatie, crashrapportage en pushmeldingsdiensten van de mobiele platforms; betalingsverwerking; en de integraties die een klant zelf kiest te koppelen. Wij delen gegevens ook met de klantorganisatie waartoe je behoort, en met autoriteiten waar de wet dat vereist of in verband met een bedrijfstransactie, in welk geval dit beleid van toepassing blijft op de overgedragen gegevens.

Waar een klant LumaKol aan zijn eigen systemen koppelt, verlaten gegevens de Dienst ook op diens instructie — zie “Gegevens die een klant vanuit LumaKol verstuurt”.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen ze niet met adverteerders of databrokers, en wij gebruiken gespreks-, lead- of opnamegegevens niet om advertenties te targeten — niet voor onszelf en niet voor anderen.

De dienstverleners waarop wij vertrouwen, worden genoemd in “Dienstverleners die wij gebruiken”.

Een werkruimte kan LumaKol koppelen aan de eigen systemen van de klant. Waar dat gebeurt, verlaten persoonsgegevens onze Dienst op instructie en onder verantwoordelijkheid van de klant. De onderstaande controles zijn de controles die wij bieden; wat er met de gegevens gebeurt zodra ze aankomen, valt onder het eigen beleid van het ontvangende systeem.

• API-sleutels: een eigenaar of beheerder kan sleutels uitgeven waarmee de eigen software van de klant leads, gesprekken en gebruikers kan lezen en schrijven via onze openbare API. Een sleutel heeft alleen de machtigingen die ervoor zijn aangevinkt, wordt door ons alleen als eenrichtingshash opgeslagen, kan worden beperkt tot opgegeven IP-adressen en een vervaldatum krijgen, en kan op elk moment worden ingetrokken. Iedereen die een sleutel heeft, kan met de machtigingen ervan handelen, dus die moet als inloggegeven worden behandeld.
• Webhooks: een eigenaar of beheerder kan een URL registreren waarnaar wij JSON sturen wanneer een lead wordt aangemaakt, bijgewerkt, van fase wisselt of opnieuw wordt toegewezen, een gesprek wordt gelogd of een opvolging moet gebeuren. Het bericht bevat de lead- en gespreksvelden voor die gebeurtenis. Elke levering is ondertekend, zodat het ontvangende systeem kan controleren dat die van ons komt. Mislukte leveringen worden ongeveer een halve dag opnieuw geprobeerd en daarna verworpen.
• Agendafeeds: een lid kan een privé-abonnementslink aanmaken die de eigen opvolgingen — inclusief naam, nummer, fase en laatste gespreksresultaat van de lead — publiceert naar Google Calendar, Outlook of Apple Agenda. Iedereen die die link heeft, kan de feed lezen, dus die moet als inloggegeven worden behandeld; de link kan op elk moment in Instellingen opnieuw worden aangemaakt of uitgeschakeld.
• Leadformulieren en websitechat: een klant kan een gehost formulier publiceren, er een op de eigen site insluiten of de chatwidget toevoegen. Inzendingen en chatberichten komen bij ons binnen en worden leads in die werkruimte; de klant bepaalt wat er wordt gevraagd en welke informatie de bezoeker krijgt.
• E-mails aan leads, waaronder e-mails uit dripreeksen, worden verstuurd via de mailbox die een gebruiker koppelt onder Instellingen → E-mail en vallen onder de voorwaarden van die e-mailprovider. Berichten die een agent vanaf een lead via WhatsApp of sms verstuurt, gaan via de app op de eigen telefoon van de agent.

Elk hiervan staat uit totdat iemand in de werkruimte het inschakelt, en een eigenaar of beheerder kan elk ervan weer uitschakelen. Acties waarmee deze koppelingen worden aangemaakt of ingetrokken, worden vastgelegd in het auditlog van de werkruimte.

Wij vertrouwen op een klein aantal dienstverleners (subverwerkers) om de Dienst te laten draaien. Elk van hen is gebonden door een schriftelijk contract, mag persoonsgegevens alleen op onze instructies verwerken en is onderworpen aan verplichtingen op het gebied van vertrouwelijkheid en beveiliging.

De soorten dienstverleners die wij nu gebruiken, zijn:

• databasehosting, in Japan;
• applicatieservers en opslag van gespreksopnames en importbestanden, in Singapore;
• DNS, contentlevering en netwerkbeveiliging, vanuit een wereldwijd netwerk;
• bezorging van LumaKols eigen transactionele e-mail (verificatiecodes, uitnodigingen, wachtwoordherstel, facturen en dienstmededelingen), in de Verenigde Staten;
• betalingsverwerking voor abonnementen en facturen, in India — kaartgegevens worden rechtstreeks bij de betaalprovider ingevoerd en komen nooit op onze servers;
• de eigen diensten van de mobiele platforms voor pushmeldingen, crashrapporten van de Android-app en de controle dat een verzoek van een echte installatie van de app komt.

Wij gebruiken geen advertentienetwerken, databrokers of leveranciers van cross-site analyses, en geen van deze dienstverleners mag je gegevens voor eigen doeleinden gebruiken. Klanten kunnen de actuele lijst met dienstverleners bij naam opvragen via [email protected]; de Verwerkersovereenkomst legt uit hoe klanten over wijzigingen worden geïnformeerd.

Systemen die een klant zelf koppelt, zijn niet onze subverwerkers — dat zijn de eigen keuzes van de klant, beschreven in “Gegevens die een klant vanuit LumaKol verstuurt”.

LumaKol wordt vanuit India geëxploiteerd. Onze database wordt gehost in Japan; de applicatieservers, gespreksopnames en importbestanden staan in Singapore; en een wereldwijd contentleveringsnetwerk staat vóór de site en de apps. Onze medewerkers en de dienstverleners die worden beschreven in “Dienstverleners die wij gebruiken”, kunnen vanuit andere landen toegang hebben tot gegevens voor support en beheer. Waar gegevens de EER, het VK of een ander rechtsgebied met doorgiftebeperkingen verlaten, baseren wij ons op adequaatheidsbesluiten, Standaardcontractbepalingen of het UK International Data Transfer Addendum, en gelijkwaardige waarborgen onder andere wetten.

Wij passen overal waar gegevens worden bewaard dezelfde beveiligingsmaatregelen toe, en onze contracten met dienstverleners bevatten over de grenzen heen dezelfde verplichtingen. Wij beloven niet dat je gegevens binnen één bepaald land of één bepaalde regio blijven, en deze locaties kunnen veranderen; als dat voor jou een vereiste is, vraag het ons dan via [email protected] voordat je je aanmeldt, zodat wij je eerlijk kunnen zeggen of wij daaraan kunnen voldoen. Je kunt via hetzelfde adres een kopie opvragen van de doorgiftewaarborgen waarop wij ons baseren.

Accountgegevens worden bewaard zolang het account bestaat. Gespreks- en CRM-gegevens worden bewaard zolang de werkruimte actief is en kunnen eerder door de klant worden verwijderd; abonnementen verkorten niet hoelang ze worden bewaard.

Wanneer een werkruimte wegens niet-betaling wordt gepauzeerd, of een opgezegd abonnement het einde van de betaalde periode bereikt, worden de CRM-gegevens van de werkruimte — leads, gesprekken, notities, opnames, aanwezigheid en teamgegevens — 90 dagen later verwijderd. Een eigenaar die als laatste actieve lid zijn account verwijdert, sluit de werkruimte en de gegevens ervan worden direct gewist. Beheerdersaccounts, facturen en facturatiegegevens, en beveiligings- en auditlogs worden bewaard nadat een werkruimte is gesloten: facturen zo lang als de belastingwetgeving vereist, en logs zodat inlogs, exports en supporttoegang herleidbaar blijven.

Back-ups: gegevens die je verwijdert, kunnen tot ongeveer vier weken in onze back-ups blijven staan voordat ze eruit verdwijnen. Back-ups worden alleen gebruikt om te herstellen na een storing, nooit om gegevens terug te halen die een klant bewust heeft verwijderd.

Wij bewaren geen kopie van een gesloten werkruimte voor later gebruik. Waar wij een record moeten bewaren, zoals een factuur, bewaren wij alleen dat record en niet de omliggende CRM-gegevens.

Wij gebruiken TLS voor alle verbindingen, versleuteling in rust voor de database, een tweede laag AES-256-versleuteling voor geheimen zoals tokens en wachtwoorden van gekoppelde mailboxen, Argon2id-wachtwoordhashing met controles tegen bekende gelekte wachtwoorden, queries die per organisatie zijn afgebakend zodat de gegevens van elke werkruimte gescheiden blijven, gehashte sessietokens, rate limiting en blokkering bij inloggen, auditlogs waaraan alleen kan worden toegevoegd, en verplichte meervoudige authenticatie voor onze eigen medewerkers.

Toegang van onze medewerkers tot productiegegevens is beperkt tot de mensen die die nodig hebben om de Dienst te beheren en klanten te ondersteunen, en wordt gelogd.

Geen enkel systeem is volmaakt veilig. Als wij op de hoogte raken van een inbreuk die je gegevens raakt, informeren wij jou en de bevoegde autoriteiten zoals de wet vereist, en vertellen wij je wat er is gebeurd en wat je eraan kunt doen. Je kunt helpen door de mobiele app bijgewerkt te houden en API-sleutels en agendalinks die je niet meer gebruikt in te trekken.

Afhankelijk van waar je woont, heb je mogelijk het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van je persoonsgegevens, het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, en het recht om toestemming in te trekken. Accounthouders kunnen de meeste gegevens bijwerken in Instellingen, hun leads exporteren en hun gegevens via de API lezen, hun eigen account verwijderen vanuit de mobiele app, en verwijdering van al het andere aanvragen door contact met ons op te nemen via [email protected].

Wij reageren binnen de termijn die het toepasselijke recht voorschrijft — bijvoorbeeld 30 dagen onder de GDPR en 45 dagen onder de CCPA — en wij laten je weten als wij meer tijd nodig hebben en waarom. Het uitoefenen van een recht is gratis en wij behandelen je daarom niet anders. Mogelijk moeten wij eerst controleren wie je bent; wij vragen daarvoor het minimum en gebruiken het alleen om het verzoek te controleren.

Als je gegevens door een van onze klanten in LumaKol zijn opgeslagen, is die klant de verwerkingsverantwoordelijke. Wij sturen je verzoek naar hem door en helpen hem bij het beantwoorden, en wij verwijderen of wijzigen zijn records niet op eigen initiatief.

Je kunt je op elk moment afmelden voor product-e-mails via de link in de e-mail of in Instellingen; transactionele beveiligingsmails, zoals verificatie en inlogwaarschuwingen, kunnen niet worden uitgezet zolang je account open is. De interface is beschikbaar in 33 talen, en je kunt in elk daarvan een verzoek bij ons indienen.

Wij voeren geen geautomatiseerde besluitvorming uit die rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor je heeft. Wij profileren geen personen voor advertenties, beoordelen mensen niet op kredietwaardigheid of inzetbaarheid voor werk, en wij stellen geen profielen van wie dan ook op en verkopen die ook niet.

De Dienst ordent wel werk voor agents, en wij willen precies zijn over wat dat inhoudt. De belwachtrij sorteert de eigen leads van een klant aan de hand van regels die die klant instelt — voornamelijk welke opvolgingen achterstallig zijn, hoeveel pogingen al zijn gedaan, wanneer de lead voor het laatst is benaderd en in welke fase deze zich bevindt. Dat is een gesorteerde lijst van wie je als volgende belt: een hulpmiddel voor de workflow, geen oordeel over een persoon. Het beslist niets over iemands rechten, geschiktheid of behandeling, en een persoon in het team kiest altijd of er wordt gebeld en wat er wordt gezegd.

Wij gebruiken gespreksrecords, opnames of CRM-inhoud niet om modellen te trainen, niet voor onszelf en niet voor derden.

Als een van onze klanten gegevens uit LumaKol gebruikt als input voor een eigen besluit, is dat besluit van die klant en is die klant verantwoordelijk voor de uitleg ervan. Als je denkt dat er automatisch een besluit over je is genomen, schrijf dan naar [email protected]; wij vertellen je welke gegevens wij bewaren en leggen de vraag voor aan de betreffende klant.

Europese Economische Ruimte en Verenigd Koninkrijk (GDPR / UK GDPR): de rechtsgronden in “Rechtsgronden voor het gebruik van je gegevens” zijn van toepassing; je kunt contact opnemen met onze privacycontactpersoon via [email protected] en een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit van je land van verblijf. Geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen wordt niet gebruikt — zie “Geautomatiseerde besluiten en profilering”.

Californië en andere Amerikaanse staten (CCPA/CPRA en vergelijkbare wetten): in de afgelopen 12 maanden hebben wij de categorieën persoonsgegevens verzameld die worden beschreven in “Gegevens die wij verzamelen”, voor de doeleinden die worden beschreven in “Hoe en waarom wij gegevens gebruiken”. Wij verkopen of delen geen persoonsgegevens voor cross-context behavioral advertising, en wij gebruiken of verstrekken gevoelige persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan het leveren van de Dienst. Je hebt het recht om te weten, te verwijderen, te corrigeren en te beperken, en om niet gediscrimineerd te worden omdat je deze rechten uitoefent; gemachtigde vertegenwoordigers mogen namens jou verzoeken indienen.

India (Digital Personal Data Protection Act, 2023 en de daaronder vastgestelde regels): voor accountgegevens is BlackLens Studio de Data Fiduciary; voor de leads en contacten die een klant opslaat, is die klant de Data Fiduciary en BlackLens Studio diens Data Processor. Je kunt vragen welke persoonsgegevens wij over je hebben en hoe wij ze gebruiken, je toestemming net zo gemakkelijk intrekken als je die gaf, verzoeken om rectificatie, aanvulling, bijwerking of verwijdering, en een andere persoon aanwijzen om je rechten uit te oefenen als je overlijdt of daartoe niet meer in staat bent. Klachten kunnen worden gericht aan onze Grievance Officer via [email protected]; wij streven ernaar ze binnen 30 dagen op te lossen en in elk geval binnen de termijn die de regels toestaan. Als je niet tevreden bent, kun je je wenden tot de Data Protection Board of India. Als een inbreuk in verband met persoonsgegevens jou raakt, informeren wij jou en de Board zoals de wet vereist.

Brazilië (LGPD): je kunt je rechten uitoefenen door te schrijven naar onze privacycontactpersoon via [email protected], die verzoeken onder de LGPD behandelt; je kunt ook contact opnemen met de ANPD.

Canada (PIPEDA en provinciale wetten): je kunt verzoeken om inzage in en rectificatie van je persoonsgegevens en een klacht indienen bij het Office of the Privacy Commissioner of Canada.

Australië (Privacy Act 1988 en de Australian Privacy Principles): je kunt eerst bij ons een klacht indienen en daarna bij het Office of the Australian Information Commissioner; gegevens kunnen worden verstrekt aan ontvangers in het buitenland zoals beschreven in “Internationale doorgiften”.

Singapore (PDPA), Verenigde Arabische Emiraten (PDPL), Saoedi-Arabië (PDPL) en Nigeria (NDPA): je hebt onder die wetten recht op inzage, rectificatie en intrekking van toestemming; verzoeken gaan naar [email protected].

De website en webapp van LumaKol gebruiken uitsluitend strikt noodzakelijke cookies. Er is geen advertentiecookie, geen cross-site trackingpixel en geen analysecookie van derden, en daarom wordt je niet gevraagd een toestemmingsbanner door te klikken.

• Sessiecookie (lumakol_session): een versleutelde, HTTP-only cookie die je ingelogd houdt en je browser koppelt aan een sessie die wij kunnen intrekken. Zonder deze cookie kun je niet ingelogd blijven.
• Taalcookie (NEXT_LOCALE): onthoudt welke van de 33 interfacetalen je hebt gekozen, zodat pagina's de volgende keer in die taal laden.
• Valutacookie (lumakol_currency): onthoudt of prijzen in roepies of Amerikaanse dollars worden getoond, ingesteld op basis van het land waar je verbinding vandaan komt of via de schakelaar op de prijspagina. Deze cookie blijft een jaar geldig.
• Formuliertoken (lumakol_ft): een kortlevende, HTTP-only cookie die wordt geplaatst op de pagina's voor inloggen, aanmelden, wachtwoord, uitnodiging, contact, demo en accountverwijdering, zodat wij kunnen controleren dat een inzending uit een echte browsersessie komt en geautomatiseerde spam kunnen blokkeren. Deze cookie blijft geldig tot je de browser sluit, en het token erin is twee uur geldig.
• Cookie voor aanmelden via sociale accounts (lumakol_social): een kortlevende, HTTP-only cookie die een inlog via Google of Apple vasthoudt terwijl je het aanmaken van een account afrondt.
• Zijbalkcookie (lk_nav): onthoudt of je de zijbalk van de webapp hebt ingeklapt.

Je keuze voor een licht of donker thema wordt bewaard in de lokale opslag van je browser, niet in een cookie. Je kunt cookies blokkeren of wissen in je browserinstellingen. Daardoor word je uitgelogd, worden je taal- en valutakeuzes teruggezet en kunnen openbare formulieren mogelijk niet worden verstuurd, omdat deze cookies die functies laten werken.

Ingesloten video's: de pagina's met handleidingen en tutorials tonen een stilstaand beeld van onze YouTube-tutorials met een afspeelknop. Er wordt niets van YouTube geladen en er wordt geen cookie van YouTube geplaatst tenzij je op afspelen drukt; als je dat doet, wordt de speler geleverd vanaf youtube-nocookie.com en is het eigen privacybeleid van Google van toepassing op wat daarin gebeurt.

LumaKol is een zakelijk product dat aan organisaties wordt verkocht, en het is niet gericht op kinderen. Je moet 18 jaar of ouder zijn om een account te hebben. Wij vragen bij registratie om je geboortedatum voor dat ene doel en gebruiken die voor niets anders; wie een collega uitnodigt in een werkruimte, is verantwoordelijk voor dezelfde grens.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van iemand jonger dan 18 jaar, wij richten geen marketing op kinderen en wij maken van niemand profielen voor advertenties. Als wij ontdekken dat een account toebehoort aan iemand jonger dan 18 jaar, sluiten wij het en verwijderen wij de accountgegevens.

Daarnaast bepalen onze klanten van wie zij gegevens als leads opslaan. Als je denkt dat een bedrijf de gegevens van een kind in LumaKol heeft opgeslagen, schrijf ons dan op [email protected]. Die klant is de verwerkingsverantwoordelijke voor het record, dus wij nemen contact met de klant op, helpen bij het verwijderen ervan en vertellen jou wat er is gebeurd.

Als je niet tevreden bent over hoe wij met je persoonsgegevens zijn omgegaan, laat het ons dan eerst weten. Schrijf naar [email protected] met voldoende details om het probleem te kunnen vaststellen en, waar mogelijk, het e-mailadres of mobiele nummer van het account. Wij onderzoeken het en reageren binnen de termijn die de toepasselijke wet voorschrijft, en wij zeggen duidelijk wat wij hebben gevonden en wat wij eraan doen.

Als ons antwoord je niet tevredenstelt, heb je nog andere mogelijkheden:

• EER en Verenigd Koninkrijk: je kunt een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit in het land waar je woont of werkt, of waar het probleem volgens jou is ontstaan. Je hoeft niet eerst bij ons aan te kloppen, al lost dat de zaak meestal sneller op.
• India: je kunt een klacht indienen bij onze Grievance Officer, die bereikbaar is via [email protected]. Als de klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost, kun je je wenden tot de Data Protection Board of India.
• Andere regio's: de autoriteiten die worden genoemd in “Aanvullende informatie voor specifieke regio's” nemen klachten rechtstreeks in behandeling.

Als je gegevens in LumaKol worden bewaard door een van onze klanten, kan de klacht terecht thuishoren bij dat bedrijf als verwerkingsverantwoordelijke. Wij zeggen dat dan, noemen dat bedrijf waar dat is toegestaan, en sturen je klacht door in plaats van je er zelf achteraan te laten gaan.

Wij werken dit beleid bij wanneer het product en de wet veranderen. De huidige versie staat altijd op deze pagina, en de datum bovenaan vertelt je wanneer het beleid voor het laatst is gewijzigd.

Bij kleine aanpassingen — formulering, verduidelijkingen, een extra voorbeeld — plaatsen wij gewoon de herziene tekst. Bij wezenlijke wijzigingen, zoals een nieuw doel voor het gebruik van gegevens, een nieuwe categorie ontvangers of een wijziging in hoe lang wij dingen bewaren, informeren wij accounthouders per e-mail of in het product voordat de wijziging ingaat. Waar de wet voor een wijziging je toestemming vereist, vragen wij die in plaats van haar aan te nemen.

Wij gaan gegevens die wij al hebben niet op een wezenlijk andere manier gebruiken zonder je dat eerst te vertellen. Als je het niet eens bent met een wijziging, kun je je gegevens exporteren en je account sluiten; "Bewaartermijn" legt uit wat er daarna met de gegevens gebeurt. Klanten met een ondertekende overeenkomst moeten ook die overeenkomst raadplegen, want daarin kunnen eigen aankondigingsregels staan.

Schrijf ons — een mens leest alles wat naar deze adressen wordt gestuurd.

• Privacyverzoeken en vragen over dit beleid, waaronder inzage, correctie, verwijdering en klachten: [email protected]. Voor gebruikers in India bereikt hetzelfde adres onze klachtenfunctionaris (Grievance Officer).
• Al het andere, waaronder hulp bij je account, facturatie en de mobiele apps: [email protected].

BlackLens Studio, 33/19B/8G, Lohiya Nagar, Balkeshwar, Agra, Uttar Pradesh 282005, India.

Wij hebben geen wettelijke functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; de bovengenoemde privacycontactpersoon is verantwoordelijk voor deze verzoeken en stuurt ze intern door naar de juiste mensen. Help ons snel te antwoorden door te vermelden welk e-mailadres of mobiel nummer je account gebruikt — of, als je een lead bent en geen accounthouder, welk bedrijf je gegevens heeft opgeslagen. Mogelijk moeten wij vaststellen wie je bent voordat wij een verzoek over persoonsgegevens in behandeling nemen; wij vragen alleen het minimaal noodzakelijke en gebruiken wat je stuurt nergens anders voor.