Functies · Onkostendeclaraties
Onkostendeclaraties met bonnen, goedkeuring en betaling
Reps declareren reis-, brandstof-, maaltijd- en hotelkosten met een foto of PDF van de bon. Hun teamleider of een beheerder keurt elke declaratie goed of wijst die af, en wie betaalt markeert haar als betaald met een referentie.
- Afwijzen alleen met een reden
- Afstandsdeclaraties tegen jouw tarief per km
- Maandtotalen en Excel-export
14 dagen gratis proef, daarna betaalde abonnementen vanaf ₹399$9 per belseat per maand. Prijzen
Wat het doet
Wat een declaratie bevat
Een declaratie heeft een datum (vandaag of tot 90 dagen terug), een categorie, het bedrag en een notitie over waarvoor het was. De bon kan erbij als foto of als PDF, opgeslagen in de eigen Google Drive van de indiener, en de lead waarvoor de kosten gemaakt zijn. Voor reizen en brandstof kunnen mensen in een werkruimte met een tarief per km in plaats daarvan de kilometers invullen, en LumaKol rekent het bedrag uit met dat tarief, zodat niemand een afwijkend getal intypt.
Elke declaratie staat op In afwachting tot iemand beslist. Teamleiders beslissen voor de mensen in hun teams, eigenaren en beheerders voor iedereen. Niemand beslist over zijn eigen declaratie, behalve een eigenaar, boven wie niemand staat. Een afwijzing heeft altijd een reden waar de persoon iets mee kan. Goedgekeurde declaraties worden door een eigenaar, beheerder of facturatiebeheerder als betaald gemarkeerd, met een bankreferentie, chequenummer of “Contant”, en Alle toont de maandtotalen per persoon en per categorie.
Bonnen
Eén bon per declaratie, als foto of PDF, bewaard in de eigen Google Drive van de indiener en door de beoordelaar te openen vanuit de declaratie.
Declaraties op afstand
Kilometers maal jouw tarief per km voor reizen en brandstof, uitgerekend door LumaKol, waarbij het tarief bij de declaratie bewaard blijft.
Eén beslissing per declaratie
Keur goed met een optionele notitie, of wijs af met de reden. Een afgewezen declaratie kan worden aangepast en opnieuw worden ingediend.
Bonregel
Stel een bedrag in waarboven een declaratie pas kan worden goedgekeurd als de bon is toegevoegd.
Als betaald gemarkeerd
Eigenaren, beheerders en facturatiebeheerders markeren goedgekeurde declaraties als betaald met een betaalreferentie. Betaald is definitief.
Maandtotalen en export
In afwachting, goedgekeurd, betaald en afgewezen per persoon en categorie, geëxporteerd naar CSV of Excel.
Hoe het werkt
Hoe declaraties werken
Op het web, in dezelfde werkruimte als je leads en bezoeken.
- 1
Stel de regels in
Kies in Onkosten → Onkosteninstellingen de categorieën die je team mag declareren, het tarief per km voor afstandsdeclaraties en het bedrag waarboven een bon nodig is.
- 2
Declareer
Iedereen behalve kijkers opent Nieuwe declaratie, vult de datum, categorie en het bedrag of de afstand in, voegt een notitie en de bon toe en dient in.
- 3
Keur goed of wijs af
De declaratie gaat naar de teamleider van de persoon, of naar eigenaren en beheerders. Zij keuren haar goed, of wijzen haar af met de reden, vanuit Goed te keuren.
- 4
Betaal en exporteer
Markeer goedgekeurde declaraties als betaald met een referentie en exporteer daarna de maand voor je boekhouding.
Voor wie
Voor wie het is
Buitendienstteams
Reps die naar klanten rijden, parkeergeld betalen en af en toe een lunch kopen, en hun geld terug willen zonder papierwinkel.
Teamleiders
Managers die de declaraties van hun eigen mensen goedkeuren, met de bon en de notitie voor zich.
Eigenaren en administratie
De mensen die betalen, met elke goedgekeurde declaratie, de bon en een maandtotaal in één export.
Goed om te weten
- Elke declaratie staat in de valuta van de werkruimte, dus de totalen en de export mengen nooit valuta's.
- Bonnen worden opgeslagen in de eigen Google Drive van de indiener, dus die koppelt Google Drive voordat er een wordt toegevoegd.
- Onkostendeclaraties zijn er voor bedrijfswerkruimtes, waar iemand anders dan de indiener goedkeurt. Een eigenaar of beheerder kan ze uitzetten in Instellingen → Functies; bestaande declaraties blijven bewaard.
Vragen
Meer antwoorden op de FAQ-pagina.
Wie kan een declaratie goedkeuren?
De teamleider van de persoon die declareerde, voor de mensen in de teams die hij of zij leidt, en elke eigenaar of beheerder. Niemand keurt zijn eigen declaratie goed, behalve een eigenaar, boven wie niemand staat.
Verdwijnt een afgewezen declaratie?
Nee. De persoon ziet de reden, kan de declaratie aanpassen of de ontbrekende bon toevoegen, en door op te slaan gaat ze opnieuw ter goedkeuring. Een declaratie die de persoon intrekt blijft ook in zijn of haar lijst staan, gemarkeerd als ingetrokken.
Kan een declaratie als afstand worden ingevoerd?
Ja, voor reizen en brandstof zodra een eigenaar of beheerder een tarief per km instelt. De persoon vult de kilometers in en LumaKol rekent het bedrag uit met dat tarief.
Worden er e-mails verstuurd?
Nee. Beoordelaars horen van nieuwe declaraties, en de persoon hoort van beslissingen en betalingen, in de meldingen van LumaKol en als browsermeldingen als die aanstaan. Iedereen kan deze uitzetten.
Zit het in elk abonnement?
Ja, onkostendeclaraties zitten in elk bedrijfsabonnement, ook in de gratis proefperiode. LumaKol heeft een gratis proefperiode van 14 dagen, daarna betaalde abonnementen vanaf ₹399$9 per belseat per maand.
Meer informatie
Gerelateerde functies, stapsgewijze handleidingen en artikelen.
Regel de kosten onderweg in dezelfde app als je bezoeken
14 dagen gratis proef, daarna betaalde abonnementen vanaf ₹399$9 per belseat per maand.
- Geen kaart nodig
- Tot 3 beheerders die niet bellen zijn gratis
- Bellen via je eigen sim