CRM met automatische gesprekslog: zo vindt elk werkgesprek zijn lead
Op Android leest LumaKol na elk gesprek het gesprekslogboek van de werksim, koppelt het nummer aan een lead en slaat het gesprek op met tijd, exacte duur en resultaat. Op iPhone worden gesprekken die vanuit LumaKol zijn gestart op dezelfde manier opgeslagen, met een geschatte duur die de app meet. Daarna vraagt de app de beller wat er gebeurde. Niemand typt een gesprek in, en gesprekken op de privésim worden nooit gelezen.
- Android: inkomend, uitgaand en gemist
- Alleen de werksim
- Logt offline, synchroniseert later
Gesprekken loggen instellen op een telefoon
Elke beller doet dit één keer, in de LumaKol-app. De stappen hieronder gelden voor telefoons met Android 10 of nieuwer.
- 1
Log in op de telefoon van de beller
De beller installeert LumaKol via Google Play en logt in met het account dat de beheerder voor hem heeft aangemaakt.
- 2
Kies de werksim
Op een dual-sim-telefoon kiest de beller de sim die hij voor werk gebruikt, en alleen gesprekken op die sim worden meegenomen. Op een telefoon met één sim is die sim de werksim.
- 3
Sta toegang tot het gesprekslogboek toe
De app legt uit waarom hij het gesprekslogboek nodig heeft, daarna vraagt Android om toestemming. Zonder deze machtiging worden gesprekken niet automatisch gelogd, maar de rest van de app blijft werken.
- 4
Vanaf dat moment begint het loggen
De app noteert het nieuwste item dat al in het gesprekslogboek van de telefoon staat en begint daarna. Gesprekken van vóór de installatie, waaronder de privégeschiedenis van de beller, worden nooit geüpload.
Wat er gebeurt als een gesprek eindigt
Op Android worden dezelfde stappen doorlopen, of het gesprek nu vanuit LumaKol, vanuit de eigen kiezer van de telefoon of vanuit een contact is gebeld.
- 1
De telefoon hangt op
Android laat de app weten dat het gesprek voorbij is. De app leest de nieuwe items in het gesprekslogboek, en wacht een paar seconden als een kiezer ze traag wegschrijft.
- 2
Andere sims worden overgeslagen
Items van een sim die niet de werksim is, worden op de telefoon weggegooid voordat er iets wordt opgeslagen.
- 3
Het nummer wordt gekoppeld
Het nummer wordt omgezet naar het volledige internationale formaat en vergeleken met je leads. Bij een match wordt het gesprek bij die lead opgeslagen, onder de beller die het voerde of aannam.
- 4
De beller wordt gevraagd hoe het ging
Het resultaatscherm opent meteen, of er verschijnt een melding als de telefoon niet toestaat dat apps boven andere apps openen.
Inkomende, uitgaande en gemiste gesprekken
Hoe elk soort gesprek op de werksim van een Android-telefoon wordt opgeslagen als het nummer bij een lead hoort. Op iPhone worden gesprekken die vanuit LumaKol zijn gestart opgeslagen als uitgaand, verbonden of niet, met een geschatte duur die de app meet.
| Gesprek op de werksim | Bij de lead opgeslagen als |
|---|---|
| Uitgaand, beantwoord | Uitgaand, verbonden, met de spreektijd |
| Uitgaand, niet beantwoord | Uitgaand, niet beantwoord |
| Inkomend, beantwoord | Inkomend, verbonden, met de spreektijd |
| Inkomend, gemist | Inkomend, niet beantwoord |
| Inkomend, geweigerd of geblokkeerd | Inkomend, geweigerd |
| Doorgeschakeld naar voicemail | Voicemail |
Opgeslagen bij elk gesprek
- Richting: uitgaand of inkomend
- Begin- en eindtijd, weergegeven in de eigen tijdzone van elke kijker
- Duur: exact uit het gesprekslogboek op Android, geschat op iPhone; bij verbonden gesprekken telt die in rapporten op tot spreektijd
- Verbinding: verbonden, niet beantwoord, geweigerd of voicemail
- De gekoppelde lead en de beller die het gesprek voerde of aannam
- Het resultaat, de notitie en de volgende opvolging die de beller logt
- Een koppeling met de eigen opname van de kiezer op de telefoon, als de kiezer er een heeft gemaakt
Na elk van deze gesprekken volgt de resultaatvraag. Een gesprek dat een uitkomst zonder verbinding krijgt, zoals Geen gehoor nadat een antwoordapparaat heeft opgenomen, wordt opgeslagen als niet beantwoord en behoudt zijn duur. Een gemiste oproep van een nummer dat geen lead is, wordt niet opgeslagen, tenzij je beheerder leads uit gemiste oproepen inschakelt (zie de FAQ).
Hoe een gesprek aan een lead wordt gekoppeld
Nummers worden vergeleken in het volledige internationale formaat. Het land komt van de werksim, dus een lead die met een lokaal nummer is opgeslagen, past nog steeds bij een gesprek met landcode, en andersom.
Een lead kan meer dan één nummer hebben, en een gesprek met elk van die nummers komt bij die lead terecht. Tikt de beller in de app op Bellen bij een lead, dan wordt het gesprek eerst aan die lead gekoppeld. Dat is belangrijk als twee leads een nummer delen, zoals een kantoorcentrale of een gezinstelefoon.
Een gesprek met een nummer dat geen lead is, wordt op de telefoon weggegooid en nooit verstuurd. Uitgaande gesprekken naar onbekende nummers worden altijd weggegooid.
De resultaatvraag na elk leadgesprek
Zodra een leadgesprek is gelogd, vraagt LumaKol hoe het ging. De beller kiest een van de resultaten die je beheerder heeft ingericht, voegt een notitie toe en plant de volgende opvolging. Een resultaat kan de lead ook naar een andere fase verplaatsen en je eigen vragen stellen.
Je beheerder bepaalt hoe dwingend de vraag is
Herinneren
De standaard. De vraag verschijnt na elk leadgesprek, en de beller kan hem meteen invullen of er later op terugkomen.
Volgend gesprek blokkeren
De app blijft de beller terugsturen naar het resultaatformulier totdat het resultaat van het laatste gesprek is gelogd.
Geen mobiele data? Het gesprek wordt toch gelogd
Gesprekken lopen via het mobiele netwerk, dus ze werken zonder mobiele data. De app slaat elk gelogd gesprek op de telefoon op in een versleutelde database en verstuurt het zodra er weer verbinding is.
Elk gesprek heeft een sleutel die is gemaakt van de telefoon en het item in het gesprekslogboek, dus een gesprek dat na een zwakke verbinding twee keer wordt verstuurd, wordt één keer opgeslagen. Was de app gesloten of is de telefoon herstart, dan leest de volgende controle het gesprekslogboek vanaf waar die stopte, zodat gesprekken daartussen niet verloren gaan.
Wat het loggen van gesprekken ongemoeid laat
Bellers gebruiken vaak hun eigen telefoon, dus de app is strikt in wat hij bewaart.
De privésim
Gesprekken op een andere sim dan de werksim worden op de telefoon overgeslagen en nooit opgeslagen.
Gesprekken met mensen die geen lead zijn
Worden op de telefoon weggegooid. De enige uitzondering zijn leads uit gemiste oproepen, een beheerdersinstelling die standaard uitstaat.
Oude belgeschiedenis
Het loggen begint bij de installatie. Gesprekken van daarvoor worden nooit in LumaKol ingelezen.
Gespreksaudio
LumaKol luistert niet mee en neemt geen gesprekken op, en gebruikt de toegankelijkheidsservice van Android niet.
Als een gesprek niet verschijnt
Loop deze lijst af. Een van deze punten verklaart bijna elk ontbrekend gesprek.
- 1Het nummer was nog geen lead toen het gesprek plaatsvond. Gesprekken met onbekende nummers worden niet bewaard, dus voeg eerst de lead toe.
- 2Het gesprek was op de andere sim. Controleer welke sim de beller als werksim heeft gekozen.
- 3Toegang tot het gesprekslogboek was uitgezet. Zet die voor LumaKol weer aan in de Android-instellingen.
- 4Het gesprek werd gevoerd voordat de app op die telefoon was ingesteld.
- 5De app was op die telefoon uitgelogd toen het gesprek werd gevoerd.
Bellen vanaf een iPhone
Bellers met een iPhone gebruiken de iPhone-app van LumaKol. Ze starten het gesprek vanuit een lead of de wachtrij en het gaat uit via hun eigen sim. Als ze terugkeren naar de app, wordt het gesprek gelogd met een geschatte duur die de app meet en opent het resultaatformulier.
Vragen over gesprekken loggen
Worden gesprekken via de gewone kiezer van de telefoon gelogd?+
Op Android wel. LumaKol leest het gesprekslogboek van de telefoon, dus een gesprek met een lead op de werksim wordt met de exacte duur gelogd, of het nu vanuit LumaKol, de kiezer van de telefoon of een contact is gebeld. Op iPhone worden gesprekken die je vanuit LumaKol start automatisch gelogd, met een geschatte duur die de app meet.
Kan een gemiste oproep van een nieuw nummer een lead worden?+
Ja, op Android-telefoons, als je beheerder leads uit gemiste oproepen inschakelt; standaard staat dat uit. Gemiste oproepen van nieuwe nummers op de werksim, of alle inkomende gesprekken als de beheerder dat kiest, worden dan leads met een geplande terugbelactie. Uitgaande gesprekken naar onbekende nummers worden nooit leads.
Werkt het op een dual-sim-telefoon?+
Ja. Op Android kiest de beller de werksim, en gesprekken op de andere sim worden op de telefoon overgeslagen. Op een telefoon met één sim worden gesprekken met leads gelogd en blijven gesprekken met alle anderen op de telefoon.
Hoort de opname bij de gesprekslog?+
Alleen als de telefoon opneemt. LumaKol neemt zelf geen gesprekken op. Als de eigen kiezer van de telefoon gesprekken opneemt en Opnames van kiezer synchroniseren in de app aanstaat, wordt de opname aan het gelogde gesprek gekoppeld en opgeslagen in de Google Drive die je werkruimte heeft gekozen. Sommige telefoonmerken en landen staan opnemen via de kiezer niet toe.
Kan hetzelfde gesprek twee keer worden gelogd?+
Nee. Elk gesprek heeft een sleutel die is gemaakt van de telefoon en het item in het gesprekslogboek, dus als het na een zwakke verbinding opnieuw wordt verstuurd, wordt het toch één keer opgeslagen.
Kost gesprekken loggen extra?+
Nee. Het zit in elk abonnement, geprijsd per seat zonder kosten per minuut, en voor de gratis proefperiode van 14 dagen is geen kaart nodig.
Meer informatie
Gerelateerde pagina's en installatiehandleidingen.
Geef je team een CRM dat elk gesprek vastlegt
Richt je werkruimte in en begin dezelfde dag met het vastleggen van gesprekken.
- Geen kaart nodig
- Tot 3 beheerders die niet bellen zijn gratis
- Bellen via je eigen sim