Google Sheets からリードを同期する

同期の仕組み

Google アカウントを接続し、Google 純正のファイル選択画面でスプレッドシートを選んで、各列に何が入っているかを LumaKol に一度だけ指定します。まず、タブにすでにある行が取り込まれます。その後は LumaKol が約 15 分ごとにシートを読み込み、末尾に追加された行がそれぞれリードになるため、誰もファイルをエクスポートしたりアップロードしたりする必要はありません。そのための列を指定しておけば、ステージ、最新の結果、通話日時、エージェントがリードの行に書き戻されます。

まず Google Drive を接続する

シートは、「設定 → Google Drive」で接続したあなた自身の Google アカウントを通して読み込まれます。そこで「Google Drive を接続」を押すと、Google から使用するアカウントの選択と許可を求められます。その後、「Integrations → Google Sheets」にそのアカウント（「シートは Google アカウント … から選択されます」）と「別のアカウントを使用」リンクが表示されます。

• Google Drive が接続されるまで、「Integrations → Google Sheets」には「シートを接続」の代わりに Google Drive へのリンクが表示されます
• 各ユーザーが自分の Google アカウントを接続します。シートは常に、そのシートを接続した人のアカウントを通して読み込まれます
• スプレッドシートを選ぶと、LumaKol はそのファイルにだけアクセスでき、Drive のほかのファイルにはアクセスできません

シートを接続する

「Integrations → Google Sheets」で「シートを接続」を押します。Google のファイル選択画面が開き、Google Sheets のファイルが一覧表示されるので、リードが入っているスプレッドシートを選びます。LumaKol がタブを読み込むと、「同期を設定」ウィンドウが開きます。

タブを選び、列を対応付ける

「タブ」で、リードが入っているタブを選びます。その 1 行目は見出しとして読み込まれます。「列」には、すべての列が列の文字と見出しで一覧表示され、データの 1 行目の例も表示されます。LumaKol は見出しから各列の内容を推測するので、推測を確認し、誤っているものは修正してください。

• 1 つの列は「電話番号」に対応付ける必要があります。使える番号がない行はリードにならず、使用不可としてカウントされます
• リードの項目は、名前、電話番号、追加の電話番号、メールアドレス、会社、役職、市区町村、都道府県・州、国、PIN / 郵便番号、住所、流入元、キャンペーン、パイプラインステージ、メモ、タグ、自社の参照番号です。それ以外の列は「— この列はスキップ —」のままにしてください
• 追加の電話番号、メモ、タグには複数の列を割り当てられます。タグはカンマとセミコロンで区切られます
• リードはパイプラインの最初のステージから始まります。パイプラインステージの列には自社のステージ名を使う必要があります（大文字と小文字は区別されません）。それ以外のステージが入っている行は使用不可としてカウントされます
• 国には IN や AE などの 2 文字のコードを入れます。それ以外の値の場合は空欄になります。国番号のない電話番号は、ワークスペースの国の番号として読み込まれます

その他の列をカスタム項目に保存する

予算、商品、支店など、ほかに残しておきたい情報はカスタム項目に入れられます。各列のリストには、カスタム項目が「カスタム項目：…」として表示され、見出しに一致するカスタム項目がない場合は、見出しの名前を付けた「新しいカスタム項目」も表示されます。見出しが既存のカスタム項目の名前と一致する場合は、LumaKol がその項目を自動で選びます。

• 新しいカスタム項目は、「同期を開始」を押したときにテキスト項目として作成されます
• 新しいカスタム項目は、プランのカスタム項目数の上限に含まれます。上限に達している場合、「同期を開始」はメッセージを表示して止まり、何も同期されません。その列を既存の項目に割り当てるか、スキップしてください
• 項目に合わない値は取り込まれませんが、リード自体は取り込まれます。必須のカスタム項目がシートで空欄になっていても、リードの取り込みは止まりません
• カスタム項目の名前の変更や削除は、後から「セットアップ → カスタム項目」で行えます

通話結果をシートに書き戻す（任意）

「通話結果をシートに書き戻す」では、LumaKol がリード自身の行に 4 つの値（パイプラインステージ、最新の通話結果、最終発信日時、担当エージェント）を書き込めます。書き込みたい値ごとに列を選び、残りは「書き込まない」のままにしてください。それらの列には一切触れません。その後、「同期を開始」を押します。

• 各選択肢には、「D 列 · 予算」のように列の文字と見出しが表示されます。最初の数行に何も入っていない列には「空」と表示され、最後の列の後ろにある空の列もいくつか選択肢に含まれます。入力した内容が上書きされないよう、空の列を選んでください
• 1 つの列に割り当てられるのは 4 つの値のうち 1 つだけです。選択した列は、ほかの値の選択肢には表示されません
• 値は、アプリまたは Web で通話結果が保存された直後に書き込まれ、その後もリードが変更されるたびに書き込まれます。通話結果がまだないリードは書き込まれません
• 最終発信日時は、そのリードへの最新の発信の日時で、UTC で書き込まれます
• 書き戻されるのは、この同期でリードになった行だけです。番号がすでにリードとして存在していた行には触れません

新しい行の扱い

最初の行は「同期を開始」から数分以内に届きます。それ以降、LumaKol は約 15 分ごとに、前回最後に読み込んだ行の次の行からシートを読み込み、新しい行はそれぞれ、スプレッドシート名とタブ名が付いたリストのリードになります。行数の多いシートは、何回かの確認に分けて取り込まれます。

• 各行が読み込まれるのは 1 回だけです。読み込み済みの行を編集しても、そのリードは変わらず、再度追加されることもありません
• 会社のワークスペースでは、新しいリードは未割り当てで届きます。「リード」ページでシートのリストを選んで割り当てるか、「リストを管理」でリスト全体を割り当て直してください。個人アカウントでは、リードはあなたのものになります
• 新しいリードは末尾に追加してください。タブを並べ替えたり、最後に読み込まれた行より上に行を挿入・削除したりしないでください。LumaKol は読み込み位置と書き戻し先の行を行番号で管理しています
• 行はまとめて貼り付けるか、1 行ずつ一度に入力してください。入力途中で読み込まれた行はその時点の内容で取り込まれ、電話番号がまだない行は使用不可としてカウントされます
• 各リードの「Added」の日付は、シートを接続した日ではなく、その行が取り込まれた日時になります。「Integrations → Google Sheets」にあるそのシートの項目には今日の新しいリードの件数が表示され、「View new leads」を押すと、それらのリードが「リード」ページで開きます

今すぐ同期、一時停止、停止

接続したタブごとに、「同期しているシート」に項目が 1 つずつ表示されます。各項目には、スプレッドシートとタブ、ステータス（「同期中」「一時停止中」「要対応」）、結果を書き戻している場合は「書き戻しあり」バッジ、そして取り込まれた行・重複・使用不可の数と最終確認日時を示す行が表示されます。

• 「今すぐ同期」は、次の確認を待たずに新しい行をすぐに読み込み、届いた新しいリードの数を表示します
• 一時停止ボタンで同期が止まります。新しい行は取り込まれず、何も書き戻されません。再生ボタンで同期が再開し、まもなくシートが再確認されます
• ゴミ箱ボタンを押して確認すると、同期が停止します。新しい行は届かなくなり、取り込み済みのリードはそのまま残ります
• 後から列を変更するには、同期を停止してシートを接続し直します。その場合、タブは先頭から読み込まれます。すでに LumaKol にある行は重複としてカウントされ、結果はその後に追加された行にのみ書き戻されます

シートが「要対応」になったとき

「要対応」は前回の確認が失敗したことを意味し、項目に理由が赤字で表示されます。LumaKol は自動で再試行を続け、何も失われません。次に確認が成功すると同じ行から再開し、ステータスは「同期中」に戻ります。原因を解決してから「今すぐ同期」を押すと、すぐに確認できます。

• 「LumaKol cannot open that sheet any more」：スプレッドシートが削除された、所有者があなたのアクセス権を取り消した、または Google アカウントを切り替えた場合です。あなたのアカウントでそのファイルを開けることを確認し、「シートを接続」を押して同じスプレッドシートを選んでください。もう一度選ぶとアクセス権が戻ります。設定ウィンドウがそのタブで開き、すでに接続済みであることが表示されます。ウィンドウを閉じてから、項目の「今すぐ同期」を押してください
• 「Connect Google Drive first」または「Google Drive access was revoked」：「設定 → Google Drive」で Google Drive をもう一度接続してください
• 「Google Sheets refused the request」：多くの場合、タブの名前が変更されたか、タブが削除されています。LumaKol はタブを名前で探すため、元の名前に戻してください
• 「Your plan stores up to … leads」または「The free trial stores up to … leads」：ワークスペースのリード数が、プランで保存できる上限に達しています。「請求」でより大きなプランを選び、「今すぐ同期」を押してください
• 「Write-back failed」：シートへの書き込みに失敗しました。多くの場合、上記のいずれかが原因です。同じ方法で解決してください

別の Google アカウントに切り替える

「設定 → Google Drive」を開いて「アカウントを変更」を押し、続けて「アカウントを選択」を押します。Google のアカウント選択画面が表示されるので、任意の Google アカウントを選ぶか、別のアカウントを追加できます。その後、「Integrations → Google Sheets」に新しいアカウントが表示されます。

• 古いアカウントから接続したシートは同期が止まり、次の確認で「要対応」と表示されます。新しいアカウントからは、LumaKol にそれらのシートへのアクセスが許可されていないためです
• 新しいアカウントから 1 つずつ接続し直してください。新しいアカウントがスプレッドシートを所有しているか、共有を受けている必要があります。「シートを接続」を押して同じスプレッドシートを選ぶと、設定ウィンドウにタブがすでに接続済みであることが表示されます。ウィンドウを閉じてから、項目の「今すぐ同期」を押してください。同期は前回到達した行から再開されます
• ワークスペースのほかのユーザーが接続したシートには影響しません。各シートは、そのシートを接続した人の Google アカウントを通して読み込まれます