Sincronizza i lead da Google Sheets

Come funziona la sincronizzazione

Colleghi il tuo account Google, scegli un foglio di calcolo con il selettore di file di Google e indichi a LumaKol una sola volta cosa contiene ogni colonna. Per prime arrivano le righe già presenti nella scheda. Dopodiché LumaKol legge il foglio circa ogni 15 minuti e ogni riga aggiunta in fondo diventa un lead, così nessuno deve esportare o caricare file. Se scegli delle colonne per farlo, la fase, l’ultimo esito, l’ora della chiamata e l’agente tornano nella riga del lead.

Collega prima Google Drive

I fogli vengono letti tramite il tuo account Google, quello collegato in Impostazioni → Google Drive. Lì premi Collega Google Drive; Google ti chiede quale account usare e la tua autorizzazione. Integrations → Google Sheets mostra poi quell’account (“I fogli vengono scelti dall’account Google …”) con il link Usa un altro account.

• Finché Google Drive non è collegato, Integrations → Google Sheets mostra un link a quella pagina al posto di Collega un foglio
• Ogni persona collega il proprio account Google, e un foglio viene sempre letto tramite l’account della persona che lo ha collegato
• Scegliendo un foglio di calcolo, LumaKol ottiene l’accesso solo a quel file, non al resto del tuo Drive

Collega un foglio

In Integrations → Google Sheets, premi Collega un foglio. Si apre il selettore di file di Google con l’elenco dei tuoi file Google Sheets; scegli il foglio di calcolo che contiene i tuoi lead. Quando LumaKol ha letto le sue schede, si apre la finestra Configura la sincronizzazione.

Scegli la scheda e mappa le colonne

In Quale scheda, scegli la scheda con i tuoi lead; la sua prima riga viene letta come intestazioni. Colonne elenca ogni colonna con la sua lettera e la sua intestazione, con un esempio tratto dalla prima riga di dati. LumaKol deduce cosa contiene ogni colonna dalla sua intestazione, quindi controlla le ipotesi e correggi ciò che sembra sbagliato.

• Una colonna deve essere il Numero di telefono. Una riga senza un numero utilizzabile non può diventare un lead e viene contata come inutilizzabile
• I campi del lead sono Nome, Numero di telefono, Telefono aggiuntivo, Email, Azienda, Ruolo, Città, Stato / provincia, Paese, CAP / codice postale, Indirizzo, Fonte, Campagna, Fase della pipeline, Note, Tag e Il tuo riferimento. Lascia tutto il resto su “— salta questa colonna —”
• Telefono aggiuntivo, Note e Tag possono ricevere più colonne. I tag vengono separati in corrispondenza di virgole e punti e virgola
• I lead partono dalla prima fase della tua pipeline. Una colonna Fase della pipeline deve usare i nomi delle tue fasi (maiuscole e minuscole non contano); una riga con qualsiasi altra fase viene contata come inutilizzabile
• Paese accetta codici di due lettere come IN o AE; qualsiasi altro valore viene lasciato vuoto. I numeri senza prefisso internazionale vengono letti con il paese del tuo spazio di lavoro

Conserva le altre colonne nei campi personalizzati

Qualsiasi altra informazione da conservare, come un budget, un prodotto o una filiale, può andare in un campo personalizzato. L’elenco di ogni colonna propone i tuoi campi personalizzati come “Campo personalizzato: …”, e “Nuovo campo personalizzato” con il nome dell’intestazione quando nessun campo personalizzato corrisponde. Quando un’intestazione corrisponde al nome di un campo personalizzato che hai già, LumaKol sceglie quel campo per te.

• Un nuovo campo personalizzato viene creato come campo di testo quando premi Avvia sincronizzazione
• I nuovi campi personalizzati contano ai fini del limite di campi personalizzati del tuo piano. Se il limite è raggiunto, Avvia sincronizzazione si ferma con un messaggio e non viene sincronizzato nulla: invia la colonna a un campo esistente oppure saltala
• Un valore che non è adatto al suo campo viene escluso, e il lead arriva comunque. Anche un campo personalizzato obbligatorio lasciato vuoto nel foglio non blocca il lead
• Rinomina o rimuovi i campi personalizzati in seguito in Configurazione → Campi personalizzati

Riscrivi gli esiti nel foglio (facoltativo)

In Riscrivi gli esiti nel foglio, LumaKol può inserire quattro informazioni nella riga del lead: Fase della pipeline, Esito dell’ultima chiamata, Ultima chiamata il e Agente assegnato. Scegli una colonna per ciascuna di quelle che vuoi e lascia le altre su Non scrivere: quelle non vengono mai toccate. Poi premi Avvia sincronizzazione.

• Ogni opzione indica la colonna con la lettera e l’intestazione, per esempio “Colonna D · Budget”. Le colonne senza nulla nelle prime righe sono contrassegnate come “vuota”, e vengono proposte anche alcune colonne vuote dopo l’ultima. Scegli colonne vuote, così non viene sovrascritto nulla di ciò che hai digitato
• Una colonna può ricevere solo una delle quattro informazioni; una volta scelta, non viene più proposta per le altre
• I valori vengono scritti poco dopo il salvataggio di un esito di chiamata, nell’app o sul web, e di nuovo ogni volta che il lead cambia in seguito. Un lead che non ha ancora un esito di chiamata non viene scritto
• Ultima chiamata il è la data e l’ora dell’ultima chiamata al lead, scritte in UTC
• Vengono riscritte solo le righe diventate lead tramite questa sincronizzazione. Una riga il cui numero era già un lead non viene toccata

Cosa succede alle nuove righe

Le prime righe arrivano entro pochi minuti da Avvia sincronizzazione. Da quel momento LumaKol legge il foglio circa ogni 15 minuti, a partire dalla riga successiva all’ultima letta, e ogni nuova riga diventa un lead in una lista che prende il nome dal foglio di calcolo e dalla scheda. Un foglio lungo arriva nel corso di più controlli.

• Ogni riga viene letta una sola volta. Modificare una riga già letta non cambia il suo lead e non lo aggiunge di nuovo
• In uno spazio di lavoro aziendale i nuovi lead arrivano non assegnati: scegli la lista del foglio nella pagina Lead e assegnali, oppure riassegna l’intera lista in Gestisci le liste. In un account individuale sono tuoi
• Aggiungi i nuovi lead in fondo. Non ordinare la scheda e non inserire o eliminare righe sopra l’ultima letta: LumaKol tiene traccia della sua posizione, e delle righe in cui riscrive, in base al numero di riga
• Incolla righe intere o compila ogni riga in una volta sola. Una riga letta mentre la stai ancora digitando arriva così com’era in quel momento, e una ancora senza numero di telefono conta come inutilizzabile
• La data Added di ogni lead è il momento in cui è arrivata la sua riga, non il giorno in cui è stato collegato il foglio. La voce del foglio in Integrations → Google Sheets conta i nuovi lead di oggi, e View new leads li apre nella pagina Lead

Sincronizza ora, metti in pausa o interrompi

Ogni scheda collegata ha la sua voce in Fogli sincronizzati: il foglio di calcolo e la scheda, il suo stato (In sincronizzazione, In pausa o Richiede attenzione), un badge riscrive gli esiti quando gli esiti tornano nel foglio, e una riga con quante righe sono state importate, erano duplicati o erano inutilizzabili, e quando è stato fatto l’ultimo controllo.

• Sincronizza ora legge subito le nuove righe invece di aspettare il controllo successivo, e ti dice quanti nuovi lead sono arrivati
• Il pulsante di pausa ferma la sincronizzazione: non arrivano nuove righe e non viene riscritto nulla. Il pulsante di riproduzione la riprende, e il foglio viene controllato di nuovo a breve
• Il pulsante del cestino interrompe la sincronizzazione dopo la tua conferma. Le nuove righe smettono di arrivare, e i lead già importati restano esattamente come sono
• Per cambiare le colonne in seguito, interrompi la sincronizzazione e collega di nuovo il foglio. La scheda viene allora letta dall’inizio: le righe già presenti in LumaKol contano come duplicati, e gli esiti tornano solo nelle righe aggiunte da quel momento in poi

Quando un foglio richiede attenzione

Richiede attenzione significa che l’ultimo controllo non è riuscito, e la voce mostra il motivo in rosso. LumaKol continua a riprovare da solo e non si perde nulla: il successivo controllo riuscito riprende dalla stessa riga e lo stato torna a In sincronizzazione. Risolvi la causa, poi premi Sincronizza ora per controllare subito.

• “LumaKol cannot open that sheet any more”: il foglio di calcolo è stato eliminato, il suo proprietario ti ha tolto l’accesso oppure hai cambiato account Google. Assicurati che il tuo account possa aprirlo, premi Collega un foglio e scegli lo stesso foglio di calcolo: sceglierlo di nuovo ripristina l’accesso. La finestra di configurazione si apre su quella scheda e indica che è già collegata. Chiudila, poi premi Sincronizza ora sulla voce
• “Connect Google Drive first” o “Google Drive access was revoked”: collega di nuovo Google Drive in Impostazioni → Google Drive
• “Google Sheets refused the request”: di solito la scheda è stata rinominata o eliminata. LumaKol trova la scheda in base al nome, quindi ridalle il nome che aveva
• “Your plan stores up to … leads” o “The free trial stores up to … leads”: lo spazio di lavoro contiene tutti i lead consentiti dal suo piano. Scegli un piano più grande in Fatturazione, poi premi Sincronizza ora
• “Write-back failed”: la scrittura nel foglio non è riuscita, di solito per uno dei motivi sopra. Risolvi allo stesso modo

Passa a un altro account Google

Apri Impostazioni → Google Drive e premi Cambia account, poi Scegli account. Google mostra il suo selettore di account, così puoi scegliere uno qualsiasi dei tuoi account Google o aggiungerne un altro, e Integrations → Google Sheets mostra poi quello nuovo.

• I fogli che hai collegato dal vecchio account smettono di sincronizzarsi e mostrano Richiede attenzione al controllo successivo, perché il nuovo account non ha dato a LumaKol l’accesso a quei fogli
• Collega di nuovo ciascuno dal nuovo account, che deve essere proprietario del foglio di calcolo o averlo ricevuto in condivisione: premi Collega un foglio e scegli lo stesso foglio di calcolo. La finestra di configurazione indica che la scheda è già collegata: chiudila, poi premi Sincronizza ora sulla voce. La sincronizzazione riprende dalla riga a cui era arrivata
• I fogli collegati da altre persone dello spazio di lavoro non sono interessati: ognuno viene letto tramite l’account Google di chi lo ha collegato