Leads aus Google Sheets synchronisieren

So funktioniert die Synchronisierung

Sie verbinden Ihr Google-Konto, wählen mit der Dateiauswahl von Google eine Tabelle aus und teilen LumaKol einmal mit, was jede Spalte enthält. Zuerst kommen die Zeilen, die bereits im Tabellenblatt stehen. Danach liest LumaKol die Tabelle etwa alle 15 Minuten, und jede unten hinzugefügte Zeile wird zu einem Lead, sodass niemand eine Datei exportiert oder hochlädt. Wenn Sie Spalten dafür auswählen, werden Phase, letztes Ergebnis, Anrufzeit und Agent in die Zeile des Leads zurückgeschrieben.

Zuerst Google Drive verbinden

Tabellen werden über Ihr eigenes Google-Konto gelesen, und zwar über das unter Einstellungen → Google Drive verbundene. Klicken Sie dort auf Google Drive verbinden; Google fragt, welches Konto verwendet werden soll, und bittet um Ihre Erlaubnis. Integrations → Google Sheets nennt dann dieses Konto („Tabellen werden aus dem Google-Konto … ausgewählt“) mit dem Link Anderes Konto verwenden.

• Solange Google Drive nicht verbunden ist, zeigt Integrations → Google Sheets statt Tabelle verbinden einen Link dorthin
• Jede Person verbindet ihr eigenes Google-Konto, und eine Tabelle wird immer über das Konto der Person gelesen, die sie verbunden hat
• Wenn Sie eine Tabelle auswählen, erhält LumaKol Zugriff auf genau diese eine Datei, nicht auf den Rest Ihres Drive

Tabelle verbinden

Klicken Sie unter Integrations → Google Sheets auf Tabelle verbinden. Die Dateiauswahl von Google öffnet sich und listet Ihre Google Sheets-Dateien auf; wählen Sie die Tabelle mit Ihren Leads. Sobald LumaKol die Tabellenblätter gelesen hat, öffnet sich das Fenster Synchronisierung einrichten.

Tabellenblatt wählen und Spalten zuordnen

Wählen Sie unter Tabellenblatt das Blatt mit Ihren Leads; seine erste Zeile wird als Überschriften gelesen. Spalten listet jede Spalte mit Buchstabe und Überschrift auf, mit einem Beispiel aus der ersten Datenzeile. LumaKol errät anhand der Überschrift, was jede Spalte enthält; prüfen Sie die Vermutungen also und korrigieren Sie alles, was falsch aussieht.

• Eine Spalte muss die Telefonnummer sein. Eine Zeile ohne verwendbare Nummer kann kein Lead werden und wird als unbrauchbar gezählt
• Die Lead-Felder sind Name, Telefonnummer, Weitere Telefonnummer, E-Mail, Unternehmen, Position, Stadt, Bundesstaat, Land, PIN / Postleitzahl, Adresse, Quelle, Kampagne, Pipeline-Phase, Notizen, Tags und Ihre eigene Referenz. Lassen Sie alles andere auf „— Spalte überspringen —“
• Weitere Telefonnummer, Notizen und Tags können mehrere Spalten aufnehmen. Tags werden an Kommas und Semikolons getrennt
• Leads beginnen in Ihrer ersten Pipeline-Phase. Eine Spalte für Pipeline-Phase muss Ihre Phasennamen verwenden (Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle); eine Zeile mit einer anderen Phase wird als unbrauchbar gezählt
• Land nimmt zweistellige Codes wie IN oder AE an; alles andere bleibt leer. Nummern ohne Ländervorwahl werden mit dem Land Ihres Arbeitsbereichs gelesen

Weitere Spalten in eigenen Feldern behalten

Alles andere, was sich zu behalten lohnt, etwa ein Budget, ein Produkt oder eine Filiale, kann in ein eigenes Feld gehen. Die Liste jeder Spalte bietet Ihre eigenen Felder als „Eigenes Feld: …“ an und „Neues eigenes Feld“ mit dem Namen der Überschrift, wenn kein eigenes Feld dazu passt. Wenn eine Überschrift dem Namen eines vorhandenen eigenen Felds entspricht, wählt LumaKol dieses Feld für Sie aus.

• Ein neues eigenes Feld wird als Textfeld angelegt, wenn Sie auf Synchronisierung starten klicken
• Neue eigene Felder zählen zum Limit für eigene Felder Ihres Tarifs. Ist das Limit erreicht, bricht Synchronisierung starten mit einer Meldung ab und nichts wird synchronisiert: Ordnen Sie die Spalte einem vorhandenen Feld zu oder überspringen Sie sie
• Ein Wert, der nicht in sein Feld passt, wird ausgelassen, und der Lead kommt trotzdem herein. Auch ein Pflichtfeld unter den eigenen Feldern, das in der Tabelle leer ist, hält den Lead nicht auf
• Benennen Sie eigene Felder später unter Einrichtung → Eigene Felder um oder entfernen Sie sie dort

Ergebnisse in die Tabelle zurückschreiben (optional)

Unter Ergebnisse in die Tabelle zurückschreiben kann LumaKol vier Angaben in die eigene Zeile des Leads eintragen: Pipeline-Phase, Letztes Anrufergebnis, Zuletzt angerufen am und Zugewiesener Agent. Wählen Sie für jede gewünschte Angabe eine Spalte und lassen Sie den Rest auf Nicht schreiben: Diese Spalten werden nie angetastet. Klicken Sie dann auf Synchronisierung starten.

• Jede Auswahl nennt die Spalte mit Buchstabe und Überschrift, etwa „Spalte D · Budget“. Spalten, deren erste Zeilen leer sind, werden als „leer“ markiert, und auch einige leere Spalten nach Ihrer letzten werden angeboten. Wählen Sie leere Spalten, damit nichts überschrieben wird, was Sie eingegeben haben
• Eine Spalte kann nur eine der vier Angaben aufnehmen; sobald sie gewählt ist, wird sie für die anderen nicht mehr angeboten
• Die Werte werden kurz nach dem Speichern eines Anrufergebnisses geschrieben, in der App oder im Web, und danach erneut, sobald sich der Lead ändert. Ein Lead ohne Anrufergebnis wird noch nicht geschrieben
• Zuletzt angerufen am ist Datum und Uhrzeit des letzten Anrufs beim Lead, geschrieben in UTC
• Nur Zeilen, die durch diese Synchronisierung zu Leads wurden, werden zurückgeschrieben. Eine Zeile, deren Nummer bereits ein Lead war, bleibt unberührt

Was mit neuen Zeilen passiert

Die ersten Zeilen kommen innerhalb weniger Minuten nach Synchronisierung starten an. Ab dann liest LumaKol die Tabelle etwa alle 15 Minuten, ab der Zeile nach der zuletzt gelesenen, und jede neue Zeile wird zu einem Lead in einer Liste, die nach der Tabelle und dem Tabellenblatt benannt ist. Eine lange Tabelle kommt über mehrere Prüfungen herein.

• Jede Zeile wird einmal gelesen. Wenn Sie eine bereits gelesene Zeile bearbeiten, ändert das ihren Lead nicht und fügt ihn auch nicht erneut hinzu
• In einem Unternehmens-Arbeitsbereich kommen die neuen Leads ohne Zuweisung an: Wählen Sie auf der Seite Leads die Liste der Tabelle aus und weisen Sie sie zu, oder weisen Sie die ganze Liste unter Listen verwalten neu zu. In einem Einzelkonto gehören sie Ihnen
• Fügen Sie neue Leads unten hinzu. Sortieren Sie das Tabellenblatt nicht und fügen Sie oberhalb der zuletzt gelesenen Zeile keine Zeilen ein und löschen Sie dort keine: LumaKol merkt sich seine Position und die Zeilen, in die es zurückschreibt, anhand der Zeilennummer
• Fügen Sie ganze Zeilen ein oder füllen Sie jede Zeile in einem Zug aus. Eine Zeile, die mitten im Tippen gelesen wird, kommt so herein, wie sie in dem Moment war, und eine Zeile ohne Telefonnummer zählt als unbrauchbar
• Das Added-Datum jedes Leads ist der Zeitpunkt, zu dem seine Zeile eingegangen ist, nicht der Tag, an dem die Tabelle verbunden wurde. Der Eintrag der Tabelle unter Integrations → Google Sheets zählt die neuen Leads von heute, und View new leads öffnet sie auf der Seite Leads

Jetzt synchronisieren, pausieren oder beenden

Jedes verbundene Tabellenblatt hat unter Synchronisierte Tabellen einen eigenen Eintrag: Tabelle und Tabellenblatt, den Status (Synchronisiert, Pausiert oder Erfordert Aufmerksamkeit), ein Abzeichen schreibt zurück, wenn Ergebnisse dorthin zurückgehen, und eine Zeile damit, wie viele Zeilen importiert wurden, Duplikate waren oder unbrauchbar waren und wann zuletzt geprüft wurde.

• Jetzt synchronisieren liest neue Zeilen sofort, statt auf die nächste Prüfung zu warten, und zeigt an, wie viele neue Leads eingegangen sind
• Die Pause-Schaltfläche hält die Synchronisierung an: Es kommen keine neuen Zeilen herein und nichts wird zurückgeschrieben. Die Play-Schaltfläche setzt sie fort, und die Tabelle wird kurz darauf erneut geprüft
• Die Papierkorb-Schaltfläche beendet die Synchronisierung nach Ihrer Bestätigung. Neue Zeilen kommen nicht mehr an, und die bereits importierten Leads bleiben genau so, wie sie sind
• Um die Spalten später zu ändern, beenden Sie die Synchronisierung und verbinden Sie die Tabelle erneut. Das Tabellenblatt wird dann von oben gelesen: Zeilen, die bereits in LumaKol sind, zählen als Duplikate, und Ergebnisse gehen nur an Zeilen zurück, die ab dann hinzukommen

Wenn eine Tabelle Aufmerksamkeit erfordert

Erfordert Aufmerksamkeit bedeutet, dass die letzte Prüfung fehlgeschlagen ist, und der Eintrag zeigt den Grund in Rot. LumaKol versucht es von selbst weiter, und nichts geht verloren: Die nächste erfolgreiche Prüfung macht in derselben Zeile weiter, und der Status wechselt zurück zu Synchronisiert. Beheben Sie die Ursache und klicken Sie dann auf Jetzt synchronisieren, um sofort zu prüfen.

• „LumaKol cannot open that sheet any more“: Die Tabelle wurde gelöscht, ihr Inhaber hat Ihnen den Zugriff entzogen oder Sie haben das Google-Konto gewechselt. Stellen Sie sicher, dass Ihr Konto die Tabelle öffnen kann, klicken Sie auf Tabelle verbinden und wählen Sie dieselbe Tabelle: Die erneute Auswahl stellt den Zugriff wieder her. Das Einrichtungsfenster öffnet sich auf diesem Tabellenblatt und meldet, dass es bereits verbunden ist. Schließen Sie es und klicken Sie dann beim Eintrag auf Jetzt synchronisieren
• „Connect Google Drive first“ oder „Google Drive access was revoked“: Verbinden Sie Google Drive unter Einstellungen → Google Drive erneut
• „Google Sheets refused the request“: Meist wurde das Tabellenblatt umbenannt oder gelöscht. LumaKol findet das Tabellenblatt über seinen Namen, geben Sie ihm also seinen alten Namen zurück
• „Your plan stores up to … leads“ oder „The free trial stores up to … leads“: Der Arbeitsbereich enthält so viele Leads, wie sein Tarif erlaubt. Wählen Sie unter Abrechnung einen größeren Tarif und klicken Sie dann auf Jetzt synchronisieren
• „Write-back failed“: Das Schreiben in die Tabelle ist fehlgeschlagen, meist aus einem der oben genannten Gründe. Beheben Sie es auf dieselbe Weise

Zu einem anderen Google-Konto wechseln

Öffnen Sie Einstellungen → Google Drive und klicken Sie auf Konto wechseln, dann auf Konto auswählen. Google zeigt seine Kontoauswahl an, sodass Sie eines Ihrer Google-Konten wählen oder ein weiteres hinzufügen können, und Integrations → Google Sheets nennt dann das neue Konto.

• Tabellen, die Sie über das alte Konto verbunden haben, werden nicht mehr synchronisiert und zeigen bei ihrer nächsten Prüfung Erfordert Aufmerksamkeit, weil das neue Konto LumaKol keinen Zugriff darauf gegeben hat
• Verbinden Sie jede davon über das neue Konto erneut, dem die Tabelle gehören oder für das sie freigegeben sein muss: Klicken Sie auf Tabelle verbinden und wählen Sie dieselbe Tabelle. Das Einrichtungsfenster meldet, dass das Tabellenblatt bereits verbunden ist: Schließen Sie es und klicken Sie dann beim Eintrag auf Jetzt synchronisieren. Die Synchronisierung macht in der Zeile weiter, die sie erreicht hatte
• Tabellen, die andere Personen im Arbeitsbereich verbunden haben, sind nicht betroffen: Jede wird über das Google-Konto der Person gelesen, die sie verbunden hat