Leads synchroniseren vanuit Google Sheets

Zo werkt de synchronisatie

Je koppelt je Google-account, kiest een spreadsheet met de bestandskiezer van Google zelf en vertelt LumaKol één keer wat elke kolom bevat. De rijen die al in het tabblad staan, komen als eerste binnen. Daarna leest LumaKol de sheet ongeveer elke 15 minuten en wordt elke rij die onderaan wordt toegevoegd een lead, zodat niemand een bestand hoeft te exporteren of uploaden. Als je er kolommen voor kiest, gaan de fase, het laatste resultaat, het tijdstip van het gesprek en de agent terug naar de rij van de lead.

Eerst Google Drive koppelen

Sheets worden gelezen via je eigen Google-account, het account dat is gekoppeld onder Instellingen → Google Drive. Klik daar op Google Drive koppelen; Google vraagt welk account je wilt gebruiken en om je toestemming. Integrations → Google Sheets noemt daarna dat account (‘Sheets worden gekozen uit het Google-account …’) met een link Ander account gebruiken.

• Zolang Google Drive niet is gekoppeld, toont Integrations → Google Sheets een link daarnaartoe in plaats van Sheet koppelen
• Iedereen koppelt een eigen Google-account, en een sheet wordt altijd gelezen via het account van de persoon die de sheet heeft gekoppeld
• Als je een spreadsheet kiest, krijgt LumaKol toegang tot alleen dat ene bestand, niet tot de rest van je Drive

Sheet koppelen

Klik in Integrations → Google Sheets op Sheet koppelen. De bestandskiezer van Google opent en toont je Google Sheets-bestanden; kies de spreadsheet met je leads. Zodra LumaKol de tabbladen heeft gelezen, opent het venster Synchronisatie instellen.

Het tabblad kiezen en de kolommen koppelen

Kies onder Welk tabblad het tabblad met je leads; de eerste rij wordt als koppen gelezen. Kolommen toont elke kolom met letter en kop, met een voorbeeld uit de eerste rij met gegevens. LumaKol raadt aan de hand van de kop wat elke kolom bevat, dus controleer de gissingen en corrigeer wat niet klopt.

• Eén kolom moet het Telefoonnummer zijn. Een rij zonder bruikbaar nummer kan geen lead worden en wordt als onbruikbaar geteld
• De leadvelden zijn Naam, Telefoonnummer, Extra telefoonnummer, E-mail, Bedrijf, Functie, Plaats, Staat / provincie, Land, PIN / postcode, Adres, Bron, Campagne, Pipelinefase, Notities, Tags en Je eigen referentie. Laat al het andere op ‘— kolom overslaan —’ staan
• Extra telefoonnummer, Notities en Tags kunnen meerdere kolommen krijgen. Tags worden gesplitst bij komma’s en puntkomma’s
• Leads beginnen in je eerste pipelinefase. Een kolom voor Pipelinefase moet je fasenamen gebruiken (hoofdletters maken niet uit); een rij met een andere fase wordt als onbruikbaar geteld
• Land accepteert tweeletterige codes zoals IN of AE; al het andere blijft leeg. Nummers zonder landcode worden gelezen met het land van je werkruimte

Andere kolommen bewaren in aangepaste velden

Al het andere dat de moeite waard is om te bewaren, zoals een budget, een product of een vestiging, kan in een aangepast veld. De lijst van elke kolom biedt je aangepaste velden aan als ‘Aangepast veld: …’, en ‘Nieuw aangepast veld’ met de naam van de kop als er geen aangepast veld bij past. Als een kop overeenkomt met de naam van een aangepast veld dat je al hebt, kiest LumaKol dat veld voor je.

• Een nieuw aangepast veld wordt als tekstveld aangemaakt wanneer je op Synchronisatie starten klikt
• Nieuwe aangepaste velden tellen mee voor de limiet voor aangepaste velden van je abonnement. Als de limiet is bereikt, stopt Synchronisatie starten met een melding en wordt er niets gesynchroniseerd: stuur de kolom naar een bestaand veld of sla hem over
• Een waarde die niet in het veld past, wordt weggelaten en de lead komt toch binnen. Ook een verplicht aangepast veld dat in de sheet leeg is, houdt de lead niet tegen
• Aangepaste velden kun je later hernoemen of verwijderen onder Inrichting → Aangepaste velden

Resultaten terugschrijven naar de sheet (optioneel)

Onder Resultaten terugschrijven naar de sheet kan LumaKol vier gegevens invullen in de eigen rij van de lead: Pipelinefase, Resultaat laatste gesprek, Laatst gebeld op en Toegewezen agent. Kies een kolom voor elk gegeven dat je wilt en laat de rest op Niet schrijven staan: die kolommen worden nooit aangeraakt. Klik daarna op Synchronisatie starten.

• Elke keuze noemt de kolom met letter en kop, zoals ‘Kolom D · Budget’. Kolommen waarvan de eerste rijen leeg zijn, worden gemarkeerd als ‘leeg’, en ook een paar lege kolommen na je laatste kolom worden aangeboden. Kies lege kolommen, zodat niets wat je hebt getypt wordt overschreven
• Een kolom kan maar één van de vier gegevens krijgen; zodra hij is gekozen, wordt hij niet meer aangeboden voor de andere
• Waarden worden kort na het opslaan van een gespreksresultaat geschreven, in de app of op het web, en daarna opnieuw telkens wanneer de lead verandert. Een lead zonder gespreksresultaat wordt nog niet geschreven
• Laatst gebeld op is de datum en tijd van de laatste oproep naar de lead, geschreven in UTC
• Alleen rijen die via deze synchronisatie leads zijn geworden, worden teruggeschreven. Een rij waarvan het nummer al een lead was, blijft ongemoeid

Wat er met nieuwe rijen gebeurt

De eerste rijen komen binnen enkele minuten na Synchronisatie starten binnen. Vanaf dan leest LumaKol de sheet ongeveer elke 15 minuten, vanaf de rij na de laatst gelezen rij, en wordt elke nieuwe rij een lead in een lijst die is vernoemd naar de spreadsheet en het tabblad. Een lange sheet komt binnen over meerdere controles.

• Elke rij wordt één keer gelezen. Een rij bewerken die al is gelezen, wijzigt de lead niet en voegt hem ook niet opnieuw toe
• In een bedrijfswerkruimte komen de nieuwe leads binnen zonder toewijzing: kies de lijst van de sheet op de pagina Leads en wijs ze toe, of wijs de hele lijst opnieuw toe onder Lijsten beheren. In een individueel account zijn ze van jou
• Voeg nieuwe leads onderaan toe. Sorteer het tabblad niet en voeg geen rijen in of verwijder geen rijen boven de laatst gelezen rij: LumaKol onthoudt zijn positie, en de rijen waarnaar het terugschrijft, op rijnummer
• Plak hele rijen of vul elke rij in één keer in. Een rij die wordt gelezen terwijl je nog typt, komt binnen zoals hij op dat moment was, en een rij zonder telefoonnummer telt als onbruikbaar
• De Added-datum van elke lead is het moment waarop de bijbehorende rij binnenkwam, niet de dag waarop de sheet werd gekoppeld. Het item van de sheet onder Integrations → Google Sheets telt de nieuwe leads van vandaag, en View new leads opent ze op de pagina Leads

Nu synchroniseren, pauzeren of stoppen

Elk gekoppeld tabblad heeft een eigen item onder Gesynchroniseerde sheets: de spreadsheet en het tabblad, de status (Synchroniseert, Gepauzeerd of Vraagt aandacht), een badge schrijft terug wanneer resultaten ernaar teruggaan, en een regel met hoeveel rijen zijn geïmporteerd, dubbel waren of onbruikbaar waren, en wanneer er voor het laatst is gecontroleerd.

• Nu synchroniseren leest nieuwe rijen meteen in plaats van te wachten op de volgende controle, en laat zien hoeveel nieuwe leads er zijn binnengekomen
• De pauzeknop zet de synchronisatie stil: er komen geen nieuwe rijen binnen en er wordt niets teruggeschreven. De afspeelknop hervat hem, en de sheet wordt kort daarna opnieuw gecontroleerd
• De prullenbakknop stopt de synchronisatie nadat je dat hebt bevestigd. Nieuwe rijen komen niet meer binnen, en de al geïmporteerde leads blijven precies zoals ze zijn
• Wil je de kolommen later wijzigen, stop dan de synchronisatie en koppel de sheet opnieuw. Het tabblad wordt dan vanaf boven gelezen: rijen die al in LumaKol staan, tellen als dubbel, en resultaten gaan alleen terug naar rijen die vanaf dat moment worden toegevoegd

Als een sheet aandacht vraagt

Vraagt aandacht betekent dat de laatste controle is mislukt, en het item toont de reden in het rood. LumaKol blijft het zelf opnieuw proberen en er gaat niets verloren: de volgende geslaagde controle gaat verder vanaf dezelfde rij en de status gaat terug naar Synchroniseert. Los de oorzaak op en klik daarna op Nu synchroniseren om meteen te controleren.

• ‘LumaKol cannot open that sheet any more’: de spreadsheet is verwijderd, de eigenaar heeft je toegang ingetrokken of je bent van Google-account gewisseld. Zorg dat je account de spreadsheet kan openen, klik op Sheet koppelen en kies dezelfde spreadsheet: door hem opnieuw te kiezen wordt de toegang hersteld. Het instelvenster opent op dat tabblad en meldt dat het al is gekoppeld. Sluit het en klik daarna bij het item op Nu synchroniseren
• ‘Connect Google Drive first’ of ‘Google Drive access was revoked’: koppel Google Drive opnieuw onder Instellingen → Google Drive
• ‘Google Sheets refused the request’: meestal is het tabblad hernoemd of verwijderd. LumaKol vindt het tabblad aan de hand van de naam, dus geef het zijn oude naam terug
• ‘Your plan stores up to … leads’ of ‘The free trial stores up to … leads’: de werkruimte bevat zoveel leads als het abonnement toestaat. Kies een groter abonnement onder Facturatie en klik daarna op Nu synchroniseren
• ‘Write-back failed’: het schrijven naar de sheet is mislukt, meestal om een van de redenen hierboven. Los het op dezelfde manier op

Overstappen naar een ander Google-account

Open Instellingen → Google Drive en klik op Account wijzigen en daarna op Account kiezen. Google toont zijn accountkiezer, zodat je een van je Google-accounts kunt kiezen of een ander kunt toevoegen, en Integrations → Google Sheets noemt daarna het nieuwe account.

• Sheets die je vanuit het oude account hebt gekoppeld, worden niet meer gesynchroniseerd en tonen bij hun volgende controle Vraagt aandacht, omdat het nieuwe account LumaKol er geen toegang toe heeft gegeven
• Koppel elke sheet opnieuw vanuit het nieuwe account, dat eigenaar van de spreadsheet moet zijn of de spreadsheet gedeeld moet hebben gekregen: klik op Sheet koppelen en kies dezelfde spreadsheet. Het instelvenster meldt dat het tabblad al is gekoppeld: sluit het en klik daarna bij het item op Nu synchroniseren. De synchronisatie gaat verder vanaf de rij die al was bereikt
• Sheets die andere mensen in de werkruimte hebben gekoppeld, worden niet beïnvloed: elke sheet wordt gelezen via het Google-account van degene die hem heeft gekoppeld