مزامنة العملاء المحتملين من Google Sheets

كيف تعمل المزامنة

تربط حساب Google الخاص بك، وتختار جدول بيانات من أداة اختيار الملفات الخاصة بـ Google، وتخبر LumaKol مرة واحدة بمحتوى كل عمود. تصل الصفوف الموجودة في علامة التبويب أولًا. بعد ذلك يقرأ LumaKol الجدول كل 15 دقيقة تقريبًا، ويصبح كل صف يُضاف في الأسفل عميلًا محتملًا، فلا يحتاج أحد إلى تصدير ملف أو رفعه. وإذا اخترت أعمدة لذلك، تُكتب المرحلة وآخر نتيجة ووقت المكالمة والوكيل في صف العميل المحتمل.

اربط Google Drive أولًا

تُقرأ الجداول عبر حساب Google الخاص بك، أي الحساب المربوط في الإعدادات ← Google Drive. اضغط “ربط Google Drive” هناك؛ يسألك Google عن الحساب الذي تريد استخدامه ويطلب إذنك. بعدها تعرض صفحة Integrations → Google Sheets اسم ذلك الحساب (“تُختار الجداول من حساب Google …”) مع رابط “استخدام حساب آخر”.

• إلى أن يُربط Google Drive، تعرض Integrations → Google Sheets رابطًا إليه بدلًا من “ربط جدول”
• يربط كل شخص حساب Google الخاص به، ويُقرأ الجدول دائمًا عبر حساب الشخص الذي ربطه
• اختيار جدول بيانات يمنح LumaKol الوصول إلى ذلك الملف وحده، لا إلى بقية Drive الخاص بك

ربط جدول

في Integrations → Google Sheets، اضغط “ربط جدول”. تُفتح أداة اختيار الملفات من Google وتعرض ملفات Google Sheets الخاصة بك؛ اختر جدول البيانات الذي يحتوي على عملائك المحتملين. بعد أن يقرأ LumaKol علامات التبويب فيه، تُفتح نافذة “إعداد المزامنة”.

اختر علامة التبويب وحدّد الأعمدة

في “علامة التبويب”، اختر علامة التبويب التي تحتوي على عملائك المحتملين؛ يُقرأ صفها الأول كترويسات. يعرض قسم “الأعمدة” كل عمود بحرفه وترويسته، مع مثال من أول صف بيانات. يخمّن LumaKol محتوى كل عمود من ترويسته، فراجع التخمينات وصحّح ما يبدو خاطئًا.

• يجب أن يكون أحد الأعمدة رقم الهاتف. الصف الذي ليس فيه رقم صالح لا يمكن أن يصبح عميلًا محتملًا ويُحتسب غير صالح
• حقول العميل المحتمل هي: الاسم، رقم الهاتف، هاتف إضافي، البريد الإلكتروني، الشركة، المسمى الوظيفي، المدينة، الولاية، الدولة، الرمز البريدي / PIN، العنوان، المصدر، الحملة، مرحلة مسار المبيعات، ملاحظات، الوسوم ومرجعك الخاص. اترك أي عمود آخر على “— تخطَّ هذا العمود —”
• يمكن أن تأخذ حقول هاتف إضافي وملاحظات والوسوم عدة أعمدة. تُقسَّم الوسوم عند الفواصل والفواصل المنقوطة
• يبدأ العملاء المحتملون في أول مرحلة من مسار المبيعات. يجب أن يستخدم عمود مرحلة مسار المبيعات أسماء مراحلك (لا يهم حجم الأحرف)؛ والصف الذي فيه أي مرحلة أخرى يُحتسب غير صالح
• يقبل حقل الدولة رموزًا من حرفين مثل IN أو AE؛ وأي قيمة أخرى تُترك فارغة. الأرقام التي ليس فيها رمز الدولة تُقرأ بدولة مساحة العمل الخاصة بك

احتفظ بالأعمدة الأخرى في حقول مخصصة

أي شيء آخر يستحق الاحتفاظ به، مثل الميزانية أو المنتج أو الفرع، يمكن أن يذهب إلى حقل مخصص. تعرض قائمة كل عمود حقولك المخصصة بصيغة “حقل مخصص: …”، و“حقل مخصص جديد” باسم الترويسة عندما لا يطابقها أي حقل مخصص. وعندما تطابق ترويسة اسم حقل مخصص لديك بالفعل، يختار LumaKol ذلك الحقل لك.

• يُنشأ الحقل المخصص الجديد كحقل نصي عند الضغط على “بدء المزامنة”
• تُحتسب الحقول المخصصة الجديدة ضمن حد الحقول المخصصة في خطتك. إذا بلغت الحد، يتوقف “بدء المزامنة” برسالة ولا تتم مزامنة أي شيء: أرسل العمود إلى حقل موجود أو تخطَّه
• القيمة التي لا تناسب حقلها تُستبعد، ويصل العميل المحتمل مع ذلك. كما أن ترك الجدول لحقل مخصص إلزامي فارغًا لا يوقف العميل المحتمل
• أعد تسمية الحقول المخصصة أو أزلها لاحقًا من الإعداد ← الحقول المخصصة

كتابة النتائج في الجدول (اختياري)

ضمن “كتابة النتائج في الجدول”، يستطيع LumaKol أن يملأ أربعة أشياء في صف العميل المحتمل نفسه: مرحلة مسار المبيعات، ونتيجة آخر مكالمة، ووقت آخر اتصال، والوكيل المسند. اختر عمودًا لكل ما تريده منها، واترك الباقي على “عدم الكتابة”: فلا تُمسّ أبدًا. ثم اضغط “بدء المزامنة”.

• يسمّي كل خيار العمود بحرفه وترويسته، مثل “العمود D · الميزانية”. الأعمدة التي لا شيء في صفوفها الأولى تُعلَّم بـ“فارغ”، وتُعرض أيضًا بضعة أعمدة فارغة بعد آخر عمود لديك. اختر أعمدة فارغة، حتى لا يُكتب فوق أي شيء كتبته
• يمكن أن يأخذ العمود واحدًا فقط من الأربعة؛ وبعد اختياره لا يُعرض للبقية
• تُكتب القيم بعد وقت قصير من حفظ نتيجة مكالمة، في التطبيق أو على الويب، ثم مرة أخرى كلما تغيّر العميل المحتمل بعد ذلك. العميل المحتمل الذي ليست له نتيجة مكالمة بعد لا يُكتب
• وقت آخر اتصال هو تاريخ ووقت آخر مكالمة مع العميل المحتمل، ويُكتب بتوقيت UTC
• لا يُكتب إلا في الصفوف التي أصبحت عملاء محتملين عبر هذه المزامنة. أما الصف الذي كان رقمه عميلًا محتملًا من قبل فيُترك كما هو

ماذا يحدث للصفوف الجديدة

تصل الصفوف الأولى خلال دقائق من “بدء المزامنة”. ومن ثم يقرأ LumaKol الجدول كل 15 دقيقة تقريبًا، بدءًا من الصف الذي يلي آخر صف قرأه، ويصبح كل صف جديد عميلًا محتملًا في قائمة تحمل اسم جدول البيانات وعلامة التبويب. الجدول الطويل يصل على عدة فحوصات.

• يُقرأ كل صف مرة واحدة. تعديل صف قُرئ من قبل لا يغيّر عميله المحتمل ولا يضيفه مجددًا
• في مساحة عمل الشركة يصل العملاء المحتملون الجدد غير مسندين: اختر قائمة الجدول في صفحة العملاء المحتملون وأسندهم، أو أعد إسناد القائمة كاملة من “إدارة القوائم”. وفي الحساب الفردي يكونون لك
• أضف العملاء المحتملين الجدد في الأسفل. لا ترتّب علامة التبويب، ولا تُدرج صفوفًا أو تحذفها فوق آخر صف مقروء: يحفظ LumaKol موضعه، والصفوف التي يكتب فيها، بأرقام الصفوف
• الصق صفوفًا كاملة أو املأ كل صف دفعة واحدة. الصف الذي يُقرأ في منتصف الكتابة يصل كما كان حينها، والصف الذي ليس فيه رقم هاتف بعد يُحتسب غير صالح
• تاريخ “Added” لكل عميل محتمل هو وقت وصول صفه، لا يوم ربط الجدول. ويعرض إدخال الجدول في Integrations → Google Sheets عدد العملاء المحتملين الجدد اليوم، ويفتحهم “View new leads” في صفحة العملاء المحتملون

مزامنة الآن، أو الإيقاف المؤقت، أو الإيقاف

لكل علامة تبويب مرتبطة إدخال خاص بها ضمن “الجداول المتزامنة”: جدول البيانات وعلامة التبويب، وحالتها (قيد المزامنة أو متوقف مؤقتًا أو يحتاج إلى انتباه)، وشارة “يكتب النتائج” عندما تعود النتائج إليها، وسطر يبيّن عدد الصفوف المستوردة والمكررة وغير الصالحة، ووقت آخر فحص.

• يقرأ “مزامنة الآن” الصفوف الجديدة فورًا بدلًا من انتظار الفحص التالي، ويخبرك بعدد العملاء المحتملين الجدد الذين وصلوا
• يوقف زر الإيقاف المؤقت المزامنة: لا تصل صفوف جديدة ولا يُكتب أي شيء. ويستأنفها زر التشغيل، فيُفحص الجدول مجددًا بعد قليل
• يوقف زر سلة المهملات المزامنة بعد تأكيدك. تتوقف الصفوف الجديدة عن الوصول، ويبقى العملاء المحتملون المستوردون كما هم تمامًا
• لتغيير الأعمدة لاحقًا، أوقف المزامنة واربط الجدول مجددًا. عندها تُقرأ علامة التبويب من البداية: الصفوف الموجودة في LumaKol بالفعل تُحتسب مكررة، ولا تعود النتائج إلا إلى الصفوف المضافة من ذلك الحين

عندما يحتاج جدول إلى انتباه

“يحتاج إلى انتباه” يعني أن الفحص الأخير فشل، ويعرض الإدخال السبب باللون الأحمر. يواصل LumaKol المحاولة من تلقاء نفسه، ولا يضيع شيء: يكمل الفحص الناجح التالي من الصف نفسه وتعود الحالة إلى “قيد المزامنة”. أصلح السبب، ثم اضغط “مزامنة الآن” للفحص فورًا.

• “LumaKol cannot open that sheet any more”: حُذف جدول البيانات، أو سحب مالكه وصولك، أو بدّلت حساب Google. تأكد من أن حسابك يستطيع فتحه، واضغط “ربط جدول” واختر جدول البيانات نفسه: اختياره مجددًا يعيد الوصول. تُفتح نافذة الإعداد على علامة التبويب نفسها وتذكر أنها مرتبطة بالفعل. أغلقها، ثم اضغط “مزامنة الآن” على الإدخال
• “Connect Google Drive first” أو “Google Drive access was revoked”: اربط Google Drive مجددًا من الإعدادات ← Google Drive
• “Google Sheets refused the request”: غالبًا أُعيدت تسمية علامة التبويب أو حُذفت. يجد LumaKol علامة التبويب باسمها، فأعد إليها اسمها القديم
• “Your plan stores up to … leads” أو “The free trial stores up to … leads”: تضم مساحة العمل العدد الأقصى من العملاء المحتملين الذي تسمح به خطتها. اختر خطة أكبر في الفوترة، ثم اضغط “مزامنة الآن”
• “Write-back failed”: فشلت الكتابة في الجدول، غالبًا لأحد الأسباب السابقة. أصلحها بالطريقة نفسها

التبديل إلى حساب Google آخر

افتح الإعدادات ← Google Drive واضغط “تغيير الحساب”، ثم “اختيار الحساب”. يعرض Google صفحة اختيار الحساب الخاصة به، فيمكنك اختيار أي من حسابات Google لديك أو إضافة حساب آخر، وبعدها تعرض Integrations → Google Sheets اسم الحساب الجديد.

• تتوقف مزامنة الجداول التي ربطتها من الحساب القديم وتظهر عليها “يحتاج إلى انتباه” عند الفحص التالي، لأن الحساب الجديد لم يمنح LumaKol الوصول إليها
• اربط كل جدول مجددًا من الحساب الجديد، الذي يجب أن يكون مالك جدول البيانات أو أن يكون الجدول مشاركًا معه: اضغط “ربط جدول” واختر جدول البيانات نفسه. تذكر نافذة الإعداد أن علامة التبويب مرتبطة بالفعل: أغلقها، ثم اضغط “مزامنة الآن” على الإدخال. تكمل المزامنة من الصف الذي وصلت إليه
• لا تتأثر الجداول التي ربطها أشخاص آخرون في مساحة العمل: يُقرأ كل منها عبر حساب Google الخاص بمن ربطه