Chính sách quyền riêng tư

Chính sách quyền riêng tư này giải thích cách BlackLens Studio (“LumaKol”, “chúng tôi”) thu thập, sử dụng và chia sẻ dữ liệu cá nhân khi bạn truy cập các trang web của chúng tôi, tạo tài khoản hoặc sử dụng các ứng dụng web và di động LumaKol (“Dịch vụ”).

Chính sách bao gồm hai trường hợp, và trường hợp nào áp dụng cho bạn sẽ quyết định những gì chúng tôi có thể làm cho bạn.

• Chủ tài khoản và nhân sự của khách hàng chúng tôi — chủ sở hữu, quản trị viên, trưởng nhóm và nhân viên. Đối với dữ liệu tài khoản, hồ sơ, thiết bị và thanh toán của bạn, BlackLens Studio là bên kiểm soát dữ liệu. Chính sách này là cam kết trực tiếp của chúng tôi với bạn.
• Những người có thông tin được khách hàng của chúng tôi lưu trong LumaKol — khách hàng tiềm năng, người liên hệ và người gọi đến. Đối với dữ liệu đó, khách hàng là bên kiểm soát và BlackLens Studio là bên xử lý, chỉ hành động theo chỉ dẫn được ghi nhận bằng văn bản của khách hàng. Chúng tôi không quyết định một doanh nghiệp lưu gì về bạn hoặc vì sao.

Nếu bạn là khách hàng tiềm năng hoặc người liên hệ và muốn biết vì sao một doanh nghiệp có số điện thoại của bạn, vui lòng hỏi doanh nghiệp đó trước; họ là bên có câu trả lời. Bạn cũng có thể viết thư cho chúng tôi theo địa chỉ [email protected]; chúng tôi sẽ chuyển yêu cầu của bạn, cho bạn biết khách hàng đó là ai trong phạm vi được phép, và hỗ trợ họ phản hồi.

Chính sách này không áp dụng cho các trang web, ứng dụng quay số, ứng dụng nhắn tin hoặc dịch vụ lưu trữ mà khách hàng của chúng tôi sử dụng cùng với LumaKol. Những dịch vụ đó có chính sách riêng.

Dữ liệu tài khoản bạn cung cấp khi đăng ký hoặc được mời: họ và tên, địa chỉ email, số di động, quốc gia, ngày sinh khi bạn đăng ký bằng địa chỉ email (chỉ dùng để xác nhận bạn từ 18 tuổi trở lên), múi giờ, ngôn ngữ, mật khẩu (chỉ lưu dưới dạng hàm băm Argon2id có salt), tên tổ chức, ngành nghề và quy mô đội, cùng hồ sơ đồng ý của bạn (phiên bản điều khoản, thời gian, địa chỉ IP).

Nếu bạn đăng nhập bằng Google hoặc Apple, chúng tôi nhận từ họ địa chỉ email của bạn, trạng thái xác minh, một mã định danh tài khoản duy nhất và, từ Google, họ và tên của bạn. Chúng tôi giữ mã định danh và email để nhận ra bạn lần sau; chúng tôi không nhận mật khẩu, danh bạ hay ảnh hồ sơ của bạn, và không giữ token truy cập của nhà cung cấp.

Dữ liệu sử dụng và thiết bị được thu thập tự động: sự kiện đăng nhập, địa chỉ IP, phiên bản trình duyệt hoặc ứng dụng, hãng và mẫu thiết bị, phiên bản hệ điều hành, token thông báo, mã định danh phiên, nhật ký chẩn đoán, báo cáo sự cố từ ứng dụng Android, kết quả kiểm tra tính toàn vẹn của ứng dụng Android, liên kết hoặc chiến dịch mà ứng dụng Android được cài đặt từ đó theo báo cáo của Google Play (ví dụ website của chúng tôi hoặc tìm kiếm trên Play), việc ứng dụng còn được cài đặt hay không, mà chúng tôi biết qua dịch vụ thông báo đẩy, và trạng thái quyền cùng cài đặt pin cần thiết để ghi nhận cuộc gọi ổn định. Khi ứng dụng web hoặc ứng dụng di động đang mở ở chế độ hiển thị, nó gửi tín hiệu hiện diện khoảng mỗi phút một lần; tín hiệu này cung cấp dữ liệu cho bảng đội trực tiếp và số liệu thời gian hoạt động trong báo cáo chấm công.

Dữ liệu cuộc gọi và CRM được xử lý thay mặt khách hàng: số điện thoại, chiều cuộc gọi, thời điểm bắt đầu và thời lượng của cuộc gọi với khách tiềm năng trên SIM công việc đã chọn; khi không gian làm việc bật tính năng này, cuộc gọi trên SIM công việc từ những số chưa phải khách tiềm năng (xem “Dữ liệu nhật ký cuộc gọi”); phản hồi và ghi chú cuộc gọi; hồ sơ khách tiềm năng và liên hệ; lịch theo dõi, báo giá, chấm công, giờ nghỉ và thăm thực địa; tin nhắn được ghi từ các kênh đã kết nối; và, khi khách hàng bật và pháp luật cho phép, ghi âm cuộc gọi cùng siêu dữ liệu của chúng. Ứng dụng Android chỉ đọc SIM công việc mà người dùng chọn; cuộc gọi trên các SIM khác không bị đọc.

Vị trí: một lần xác định vị trí duy nhất vào lúc người dùng chạm Chấm công vào hoặc Chấm công ra — để chấm công, khi không gian làm việc yêu cầu vị trí, hoặc cho lượt thăm thực địa tại chỗ khách tiềm năng. Vị trí không bao giờ được thu thập trong nền.

Hộp thư đã kết nối: nếu người dùng kết nối tài khoản email của chính mình trong Cài đặt → Email để email gửi khách tiềm năng đi từ đó, chúng tôi lưu máy chủ thư, tên người dùng và mật khẩu (mật khẩu được mã hóa) và gửi các email đó qua hộp thư đó. LumaKol không bao giờ gửi email cho khách tiềm năng của khách hàng từ địa chỉ của chính mình.

Dữ liệu thanh toán: gói, số ghế, hóa đơn, thông tin thuế bạn nhập và trạng thái thanh toán. Thông tin thẻ và ngân hàng được nhập trực tiếp với nhà cung cấp thanh toán của chúng tôi và không bao giờ đi qua máy chủ của chúng tôi.

Dữ liệu yêu cầu khi bạn dùng biểu mẫu trên website của chúng tôi — biểu mẫu liên hệ, yêu cầu demo hoặc yêu cầu xóa tài khoản: tên, địa chỉ email, nội dung bạn viết, số điện thoại và công ty (tùy chọn), cùng thời gian và địa chỉ IP của lượt gửi, mà chúng tôi giữ để ngăn lạm dụng biểu mẫu.

Khách tiềm năng từ nguồn khách đã kết nối: khi không gian làm việc kết nối biểu mẫu khách tiềm năng IndiaMART, JustDial hoặc Google Ads, các dịch vụ đó gửi cho chúng tôi các yêu cầu họ đã thu thập — thường gồm tên, số điện thoại, email, thành phố và nội dung yêu cầu — và chúng tôi thêm vào không gian làm việc của khách hàng đó dưới dạng khách tiềm năng, theo chỉ dẫn của khách hàng.

Báo giá: khi khách hàng gửi liên kết báo giá, chúng tôi ghi lại thời điểm người nhận mở lần đầu, để khách hàng biết báo giá đã được xem.

Biểu mẫu thu thập khách tiềm năng và chat trên website: khi khách hàng công bố biểu mẫu thu thập của LumaKol hoặc thêm tiện ích chat LumaKol vào website của mình, chúng tôi nhận những gì khách truy cập nhập — như tên, số di động, email, công ty, thành phố và tin nhắn chat — cùng thời gian và địa chỉ IP, và tạo hoặc cập nhật khách tiềm năng trong không gian làm việc của khách hàng đó. Tiện ích chat lưu một token hội thoại trong bộ nhớ trình duyệt của khách truy cập để cuộc trò chuyện tiếp tục qua các trang. Khách hàng là bên kiểm soát dữ liệu đó; chúng tôi xử lý theo chỉ dẫn của họ.

Chúng tôi không thu thập tin nhắn SMS, danh bạ điện thoại, nội dung của bất kỳ cuộc gọi nào, hay vị trí của bạn trong nền. Xem “Quyền của ứng dụng di động” và “Dữ liệu nhật ký cuộc gọi” để biết chính xác các ứng dụng đọc gì.

Khi GDPR hoặc UK GDPR áp dụng, chúng tôi dựa trên các cơ sở pháp lý dưới đây. Mỗi mục đích có cơ sở riêng; chúng tôi không dùng sự đồng ý như một cơ sở bao trùm cho những việc bạn không thể từ chối trên thực tế.

• Hợp đồng (Điều 6(1)(b)): tạo và vận hành tài khoản, xác thực bạn, đồng bộ cuộc gọi và khách tiềm năng trên SIM công việc, gửi tin nhắn giao dịch như mã xác minh, lời mời, đặt lại mật khẩu và thông báo bảo mật, cung cấp hỗ trợ, và tính phí cho gói bạn đã chọn.
• Lợi ích hợp pháp (Điều 6(1)(f)): giữ cho Dịch vụ an toàn và sẵn sàng — giới hạn tốc độ, khóa đăng nhập, xác thực thiết bị, báo cáo sự cố, ghi nhật ký kiểm toán, và phòng chống gian lận, lạm dụng — và cải thiện sản phẩm bằng dữ liệu sử dụng tổng hợp, đã khử định danh. Chúng tôi cân nhắc các lợi ích này với lợi ích của bạn trước khi dựa vào chúng, và bạn có thể phản đối tại [email protected].
• Sự đồng ý (Điều 6(1)(a)): các quyền thiết bị tùy chọn trên ứng dụng di động — vị trí để chấm công và chấm công khi thăm thực địa, micrô để đọc chính tả và ghi chú thoại, camera để chụp ảnh thăm thực địa trên iPhone, quyền truy cập tệp để tìm bản ghi âm do trình quay số tạo, và hiển thị trên ứng dụng khác cho lời nhắc sau cuộc gọi — cùng email về sản phẩm hoặc tiếp thị. Bạn có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào trong cài đặt thiết bị hoặc qua liên kết hủy đăng ký, và Dịch vụ cốt lõi vẫn hoạt động.
• Nghĩa vụ pháp lý (Điều 6(1)(c)): lưu hồ sơ thuế và kế toán, và phản hồi yêu cầu hợp pháp từ cơ quan chức năng.

Đối với khách tiềm năng và liên hệ mà khách hàng của chúng tôi lưu trữ, khách hàng lựa chọn và chịu trách nhiệm về cơ sở pháp lý. Chúng tôi chỉ xử lý dữ liệu đó theo chỉ dẫn của họ và không bao giờ vì mục đích của riêng mình.

Ứng dụng Android chỉ xin quyền cho các tính năng được mô tả trong ứng dụng và trong biểu mẫu An toàn dữ liệu của Google Play: Điện thoại / Nhật ký cuộc gọi để ghi nhận cuộc gọi trên SIM công việc và hiển thị thông tin người gọi; Thông báo cho lời nhắc theo dõi và lời nhắc phản hồi; Hiển thị trên ứng dụng khác (tùy chọn) cho cửa sổ phản hồi sau cuộc gọi và hiển thị người gọi; Tệp âm thanh (tùy chọn) để tìm bản ghi âm cuộc gọi do trình quay số của điện thoại tạo; Micrô (tùy chọn) để đọc chính tả và ghi chú thoại; Vị trí (tùy chọn) để chấm công và chấm công khi thăm thực địa. Quét danh thiếp dùng ứng dụng camera của điện thoại; văn bản được đọc ngay trên điện thoại bằng nhận dạng văn bản trên thiết bị, ảnh bị xóa sau khi đọc xong và không bao giờ được tải lên, và chỉ những trường bạn chọn lưu mới trở thành khách tiềm năng.

Có hai giới hạn cần nói rõ. Vị trí chỉ được xin khi ứng dụng đang hiển thị và chỉ được đọc vào lúc bạn chạm Chấm công vào hoặc Chấm công ra — để chấm công khi không gian làm việc yêu cầu vị trí, hoặc cho lượt thăm thực địa — và ứng dụng không bao giờ theo dõi bạn trong nền hay giữa các lần chấm công. Và chúng tôi không bao giờ dùng dịch vụ trợ năng để ghi âm cuộc gọi, không bao giờ đọc SMS, không bao giờ đọc danh bạ và không bao giờ tự ghi âm cuộc gọi.

Có thể thu hồi quyền bất cứ lúc nào trong cài đặt thiết bị; khi đó các tính năng liên quan ngừng hoạt động và phần còn lại của ứng dụng vẫn chạy.

Apple không cho phép bất kỳ ứng dụng nào đọc nhật ký cuộc gọi của iPhone, nên ứng dụng LumaKol trên iOS không đọc và không thể đọc. Ứng dụng chạy ở chế độ hỗ trợ: cuộc gọi bạn thực hiện từ bên trong ứng dụng được ghi lại, và bạn tự ghi kết quả. Không có gì được ghi nhận từ các cuộc gọi bạn thực hiện ở nơi khác trên điện thoại. Ứng dụng iPhone xin quyền thông báo, vị trí khi chấm công, micrô và nhận dạng giọng nói khi bạn đọc chính tả hoặc ghi chú thoại, và camera khi bạn chụp ảnh thăm thực địa; hiển thị người gọi dùng Call Directory của Apple, giữ tên khách tiềm năng ngay trên điện thoại.

LumaKol không ghi âm cuộc gọi. Khi trình quay số của điện thoại Android tạo bản ghi âm và luật địa phương cho phép, bạn có thể để ứng dụng đính kèm tệp đó vào cuộc gọi khách tiềm năng tương ứng. Nếu bạn bật tính năng này, bản ghi âm được tải lên qua kết nối mã hóa (mặc định qua Wi-Fi) và lưu trên máy chủ riêng của LumaKol, nơi chỉ các vai trò mà không gian làm việc của bạn cho phép mới nghe được. Nếu bạn không bật, chúng tôi hoàn toàn không tìm kiếm bản ghi âm.

Ghi chú thoại và ảnh thăm thực địa được lưu trong Google Drive của thành viên đã kết nối, và LumaKol chỉ giữ liên kết đến tệp. Kết nối Google Drive hiện chưa khả dụng, nên cho đến khi có, chưa thể thêm ghi chú thoại và ảnh thăm thực địa.

Mục này mô tả chính xác cách ứng dụng LumaKol trên Android sử dụng nhật ký cuộc gọi của điện thoại, vì đây là quyền nhạy cảm nhất mà ứng dụng yêu cầu.

Những gì chúng tôi đọc: sau khi bạn hoàn tất thiết lập và cấp quyền Nhật ký cuộc gọi, ứng dụng đọc các mục mới trong nhật ký cuộc gọi của điện thoại cho một SIM duy nhất bạn đã chọn làm SIM công việc. Với mỗi mục, ứng dụng kiểm tra xem số đó có thuộc về một khách tiềm năng trong không gian làm việc của bạn không. Ứng dụng không đọc SMS, danh bạ hay nội dung của bất kỳ cuộc gọi nào, và không ghi âm.

Các mục không khớp với khách tiềm năng bị loại bỏ ngay trên điện thoại. Chúng không bao giờ được lưu, không bao giờ hiển thị với ai và không bao giờ được tải lên cho chúng tôi — trừ khi không gian làm việc của bạn đã bật khách tiềm năng từ cuộc gọi nhỡ (mặc định tắt). Khi đó, cuộc gọi nhỡ (hoặc, nếu không gian làm việc chọn, mọi cuộc gọi) trên SIM công việc từ một số chưa phải khách tiềm năng được tải lên và trở thành khách tiềm năng mới. Cuộc gọi trên SIM cá nhân hoàn toàn không bị đọc.

Những gì chúng tôi lưu: với cuộc gọi khách tiềm năng — số của khách, chiều cuộc gọi (gọi đi, gọi đến hoặc gọi nhỡ), thời điểm bắt đầu, thời lượng, SIM đã dùng và kết quả bạn ghi sau đó — và, khi bật khách tiềm năng từ cuộc gọi nhỡ, số và thời gian của cuộc gọi đã tạo ra khách tiềm năng mới. Dữ liệu này được lưu trong không gian làm việc của tổ chức bạn, hiển thị với bạn và với quản lý trong tổ chức theo vai trò của họ.

Lý do: để cuộc gọi đến và đi với khách tiềm năng hiện trên dòng thời gian của khách mà không cần nhập thủ công, bạn được nhắc ghi kết quả khi cuộc gọi khách tiềm năng kết thúc, và báo cáo cùng lịch theo dõi của đội luôn chính xác. Đây là chức năng cốt lõi của ứng dụng.

Lưu giữ: bản ghi cuộc gọi được lưu khi không gian làm việc của tổ chức còn hoạt động. Chúng bị xóa khi dữ liệu của tổ chức bị xóa (xem “Lưu giữ”), hoặc sớm hơn khi khách hàng yêu cầu chúng tôi xóa.

Chia sẻ: dữ liệu nhật ký cuộc gọi không bao giờ bị bán, không bao giờ dùng cho quảng cáo, không bao giờ chia sẻ với công ty môi giới dữ liệu và không bao giờ chuyển cho bên thứ ba, ngoại trừ các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ Dịch vụ thay mặt chúng tôi theo hợp đồng.

Quyền kiểm soát của bạn: bạn có thể thu hồi quyền Nhật ký cuộc gọi bất cứ lúc nào trong cài đặt Android. Khi đó ứng dụng ngừng đọc nhật ký cuộc gọi và vẫn hoạt động với các cuộc gọi bạn bắt đầu từ ứng dụng. Trên iOS không có quyền này, vì nền tảng không cho ứng dụng truy cập nhật ký cuộc gọi.

Việc sử dụng dữ liệu này tuân thủ Chính sách về quyền và yêu cầu Công bố nổi bật của Google Play: ứng dụng giải thích việc sử dụng này trên một màn hình riêng trước khi xin quyền, và bạn có thể từ chối.

• Để cung cấp Dịch vụ: xác thực bạn, đồng bộ cuộc gọi và khách tiềm năng, gửi email giao dịch (xác minh, đặt lại mật khẩu, lời mời, thông báo bảo mật), và hiển thị bảng điều khiển cho tổ chức của bạn theo vai trò.
• Bảo mật và toàn vẹn: giới hạn tốc độ, phát hiện gian lận và lạm dụng, xác thực thiết bị, nhật ký kiểm toán các thao tác quản trị.
• Thanh toán: gói đăng ký, hóa đơn, tuân thủ thuế.
• Hỗ trợ và liên lạc: phản hồi yêu cầu và thông báo dịch vụ; cập nhật sản phẩm chỉ khi bạn đồng ý nhận, và bạn có thể tắt bất cứ lúc nào qua liên kết hủy đăng ký trong mọi email như vậy hoặc trong Cài đặt → Thông báo.
• Cải thiện: hiểu cách Dịch vụ được sử dụng và chỗ nào gặp lỗi — ví dụ tính năng nào được dùng, sự cố đăng nhập và báo cáo sự cố — từ hồ sơ của chính chúng tôi. Mọi thông tin chúng tôi công bố hoặc chia sẻ về việc sử dụng đều được tổng hợp để không thể nhận diện cá nhân hay khách hàng nào, và chúng tôi không dùng công cụ phân tích hay quảng cáo của bên thứ ba. Chúng tôi không dùng dữ liệu CRM, bản ghi cuộc gọi hay ghi âm của khách hàng để huấn luyện mô hình, cho chính mình hay cho bên thứ ba.
• Nghĩa vụ pháp lý: phản hồi yêu cầu hợp pháp và thực thi các điều khoản của chúng tôi.

Chúng tôi không dùng bất kỳ dữ liệu nào trong số này cho quảng cáo, và không kết hợp với dữ liệu mua từ bên thứ ba. Cơ sở pháp lý chúng tôi dựa vào cho từng mục đích được nêu trong “Cơ sở pháp lý để sử dụng dữ liệu của bạn”.

Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu cá nhân với các nhóm bên nhận sau đây, mỗi bên đều bị ràng buộc bởi hợp đồng và chỉ xử lý dữ liệu cho các mục đích nêu trên: lưu trữ hạ tầng và cơ sở dữ liệu; gửi email giao dịch; bảo mật mạng và phân phối nội dung; dịch vụ xác thực ứng dụng, báo cáo sự cố và thông báo đẩy của các nền tảng di động; xử lý thanh toán; và các tích hợp mà khách hàng chọn kết nối. Chúng tôi cũng chia sẻ dữ liệu với tổ chức khách hàng mà bạn thuộc về, và với cơ quan chức năng khi pháp luật yêu cầu hoặc liên quan đến giao dịch doanh nghiệp, trong trường hợp đó chính sách này tiếp tục áp dụng cho dữ liệu được chuyển giao.

Khi khách hàng kết nối LumaKol với hệ thống của riêng họ, dữ liệu cũng rời khỏi Dịch vụ theo chỉ dẫn của họ — xem “Dữ liệu khách hàng gửi ra khỏi LumaKol”.

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân. Chúng tôi không chia sẻ với nhà quảng cáo hay công ty môi giới dữ liệu, và không dùng dữ liệu cuộc gọi, khách tiềm năng hay ghi âm để nhắm mục tiêu quảng cáo — của chúng tôi hay của bất kỳ ai.

Các nhà cung cấp chúng tôi sử dụng được nêu tên trong “Nhà cung cấp dịch vụ chúng tôi sử dụng”.

Một không gian làm việc có thể kết nối LumaKol với hệ thống riêng của khách hàng. Khi đó, dữ liệu cá nhân rời khỏi Dịch vụ của chúng tôi theo chỉ dẫn và thuộc trách nhiệm của khách hàng. Các công cụ kiểm soát dưới đây là những gì chúng tôi cung cấp; điều gì xảy ra với dữ liệu sau khi đến nơi do chính sách của hệ thống nhận điều chỉnh.

• Khóa API: chủ sở hữu hoặc quản trị viên có thể cấp khóa cho phép phần mềm của chính họ đọc và ghi khách tiềm năng, cuộc gọi và người dùng qua API công khai của chúng tôi. Mỗi khóa chỉ mang những quyền được đánh dấu, được chúng tôi lưu dưới dạng hàm băm một chiều, có thể giới hạn theo địa chỉ IP cụ thể và đặt ngày hết hạn, và có thể thu hồi bất cứ lúc nào. Bất kỳ ai giữ khóa đều có thể hành động với các quyền của khóa, nên khóa phải được xem như thông tin xác thực.
• Webhook: chủ sở hữu hoặc quản trị viên có thể đăng ký một URL để chúng tôi gửi JSON khi khách tiềm năng được tạo, cập nhật, chuyển giai đoạn hoặc giao lại, cuộc gọi được ghi, hoặc lịch theo dõi đến hạn. Thông điệp chứa các trường khách tiềm năng và cuộc gọi cho sự kiện đó. Mọi lượt gửi đều được ký để hệ thống nhận xác minh được nó đến từ chúng tôi. Lượt gửi thất bại được thử lại trong khoảng nửa ngày rồi bị hủy.
• Nguồn lịch: thành viên có thể tạo liên kết đăng ký riêng để hiển thị lịch theo dõi của chính mình — bao gồm tên, số điện thoại, giai đoạn và kết quả gần nhất của khách — lên Google Calendar, Outlook hoặc Apple Calendar. Bất kỳ ai giữ liên kết đó đều đọc được nguồn lịch, nên nó cần được xem như thông tin xác thực; có thể tạo lại hoặc tắt bất cứ lúc nào trong Cài đặt.
• Biểu mẫu thu thập khách tiềm năng và chat trên website: khách hàng có thể công bố biểu mẫu được lưu trữ sẵn, nhúng biểu mẫu vào website của mình hoặc thêm tiện ích chat. Lượt gửi và tin nhắn chat đến với chúng tôi và trở thành khách tiềm năng trong không gian làm việc đó; khách hàng quyết định hỏi những gì và cung cấp thông báo gì cho khách truy cập.
• Email gửi khách tiềm năng, kể cả email trong chuỗi chăm sóc, được gửi qua hộp thư mà người dùng kết nối trong Cài đặt → Email và chịu sự điều chỉnh của điều khoản nhà cung cấp email đó. Tin nhắn nhân viên gửi từ khách tiềm năng qua WhatsApp hoặc SMS đi qua ứng dụng trên điện thoại của chính nhân viên.

Mỗi tính năng này đều tắt cho đến khi có người trong không gian làm việc bật lên, và chủ sở hữu hoặc quản trị viên có thể tắt lại bất kỳ tính năng nào. Các thao tác tạo hoặc thu hồi những kết nối này được ghi vào nhật ký kiểm toán của không gian làm việc.

Chúng tôi dựa vào một số ít nhà cung cấp dịch vụ (bên xử lý phụ) để vận hành Dịch vụ. Mỗi nhà cung cấp bị ràng buộc bởi hợp đồng bằng văn bản, chỉ được xử lý dữ liệu cá nhân theo chỉ dẫn của chúng tôi, và phải tuân thủ nghĩa vụ bảo mật thông tin và an ninh.

Các loại nhà cung cấp chúng tôi đang sử dụng gồm:

• lưu trữ cơ sở dữ liệu, tại Nhật Bản;
• máy chủ ứng dụng, và lưu trữ ghi âm cuộc gọi cùng tệp nhập, tại Singapore;
• DNS, phân phối nội dung và bảo mật mạng, từ một mạng lưới toàn cầu;
• gửi email giao dịch của chính LumaKol (mã xác minh, lời mời, đặt lại mật khẩu, hóa đơn và thông báo dịch vụ), tại Hoa Kỳ;
• xử lý thanh toán cho gói đăng ký và hóa đơn, tại Ấn Độ — thông tin thẻ được nhập trực tiếp với nhà cung cấp thanh toán và không bao giờ đến máy chủ của chúng tôi;
• dịch vụ riêng của các nền tảng di động cho thông báo đẩy, báo cáo sự cố từ ứng dụng Android, và kiểm tra yêu cầu đến từ bản cài đặt chính hãng của ứng dụng.

Chúng tôi không sử dụng mạng quảng cáo, công ty môi giới dữ liệu hay nhà cung cấp phân tích liên trang, và không nhà cung cấp nào trong số này được phép dùng dữ liệu của bạn cho mục đích riêng. Khách hàng có thể yêu cầu danh sách tên nhà cung cấp hiện tại tại [email protected]; Phụ lục xử lý dữ liệu giải thích cách khách hàng được thông báo về thay đổi.

Các hệ thống do khách hàng tự kết nối không phải bên xử lý phụ của chúng tôi — đó là lựa chọn của chính khách hàng, được mô tả trong “Dữ liệu khách hàng gửi ra khỏi LumaKol”.

LumaKol được vận hành từ Ấn Độ. Cơ sở dữ liệu của chúng tôi được lưu trữ tại Nhật Bản; máy chủ ứng dụng, ghi âm cuộc gọi và tệp nhập ở Singapore; và một mạng phân phối nội dung toàn cầu đứng trước trang web và các ứng dụng. Nhân viên của chúng tôi và các nhà cung cấp được mô tả trong “Nhà cung cấp dịch vụ chúng tôi sử dụng” có thể truy cập dữ liệu từ các quốc gia khác để hỗ trợ và vận hành. Khi dữ liệu rời khỏi EEA, Vương quốc Anh hoặc khu vực pháp lý khác có hạn chế chuyển dữ liệu, chúng tôi dựa vào quyết định về mức độ bảo vệ tương xứng, Điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn hoặc Phụ lục chuyển dữ liệu quốc tế của Vương quốc Anh, và các biện pháp bảo vệ tương đương theo luật khác.

Chúng tôi áp dụng cùng các biện pháp kiểm soát bảo mật ở bất cứ nơi nào dữ liệu được lưu, và hợp đồng với nhà cung cấp mang cùng nghĩa vụ xuyên biên giới. Chúng tôi không hứa rằng dữ liệu của bạn sẽ chỉ nằm trong một quốc gia hay khu vực nào, và các địa điểm này có thể thay đổi; nếu đó là yêu cầu của bạn, hãy hỏi chúng tôi tại [email protected] trước khi đăng ký để chúng tôi trả lời trung thực liệu có đáp ứng được không. Bạn có thể yêu cầu bản sao các biện pháp bảo vệ chuyển dữ liệu chúng tôi dựa vào tại cùng địa chỉ.

Dữ liệu tài khoản được lưu trong suốt thời gian tồn tại của tài khoản. Dữ liệu cuộc gọi và CRM được lưu khi không gian làm việc còn hoạt động và khách hàng có thể xóa sớm hơn; các gói không rút ngắn thời gian lưu giữ.

Khi không gian làm việc bị tạm dừng do chưa thanh toán, hoặc gói đăng ký đã hủy hết kỳ đã thanh toán, dữ liệu CRM của không gian làm việc — khách tiềm năng, cuộc gọi, ghi chú, ghi âm, chấm công và dữ liệu đội — bị xóa sau 90 ngày. Chủ sở hữu xóa tài khoản khi là thành viên hoạt động cuối cùng sẽ đóng không gian làm việc và dữ liệu bị xóa ngay lập tức. Tài khoản quản trị viên, hóa đơn và hồ sơ thanh toán, cùng nhật ký bảo mật và kiểm toán được giữ lại sau khi không gian làm việc đóng: hóa đơn trong thời gian luật thuế yêu cầu, và nhật ký để việc đăng nhập, xuất dữ liệu và truy cập hỗ trợ vẫn có thể truy vết.

Sao lưu: dữ liệu bạn xóa có thể còn trong bản sao lưu đến khoảng bốn tuần trước khi bị loại bỏ. Bản sao lưu chỉ dùng để khôi phục khi có sự cố, không bao giờ để khôi phục dữ liệu khách hàng đã cố ý xóa.

Chúng tôi không giữ bản sao của không gian làm việc đã đóng để dùng sau. Khi được yêu cầu lưu giữ một hồ sơ, chẳng hạn hóa đơn, chúng tôi chỉ giữ hồ sơ đó chứ không giữ dữ liệu CRM xung quanh.

Chúng tôi sử dụng TLS cho mọi kết nối, mã hóa khi lưu trữ cho cơ sở dữ liệu, lớp mã hóa AES-256 thứ hai cho các bí mật như token và mật khẩu hộp thư đã kết nối, băm mật khẩu bằng Argon2id kèm kiểm tra với các mật khẩu đã biết bị rò rỉ, truy vấn giới hạn theo tổ chức để tách biệt dữ liệu của từng không gian làm việc, token phiên được băm, giới hạn tốc độ và khóa đăng nhập, nhật ký kiểm toán chỉ ghi thêm, và xác thực đa yếu tố bắt buộc cho nhân viên của chúng tôi.

Quyền truy cập dữ liệu thực tế của nhân viên chúng tôi được giới hạn cho những người cần để vận hành Dịch vụ và hỗ trợ khách hàng, và được ghi nhật ký.

Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu chúng tôi biết về một vi phạm ảnh hưởng đến dữ liệu của bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn và cơ quan có thẩm quyền theo yêu cầu của pháp luật, đồng thời cho bạn biết điều gì đã xảy ra và cần làm gì. Bạn có thể giúp bằng cách cập nhật ứng dụng di động và thu hồi khóa API cùng liên kết lịch không còn dùng.

Tùy nơi bạn sống, bạn có thể có quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế hoặc chuyển dữ liệu cá nhân của mình, phản đối một số hoạt động xử lý, và rút lại sự đồng ý. Chủ tài khoản có thể cập nhật hầu hết thông tin trong Cài đặt, xuất khách tiềm năng và đọc dữ liệu của mình qua API, tự xóa tài khoản từ ứng dụng di động, và yêu cầu xóa mọi thứ khác bằng cách liên hệ chúng tôi tại [email protected].

Chúng tôi phản hồi trong thời hạn luật áp dụng yêu cầu — ví dụ 30 ngày theo GDPR và 45 ngày theo CCPA — và sẽ cho bạn biết nếu cần thêm thời gian cùng lý do. Việc thực hiện quyền là miễn phí và chúng tôi sẽ không đối xử khác với bạn vì điều đó. Chúng tôi có thể cần xác minh danh tính của bạn trước; chúng tôi chỉ yêu cầu thông tin tối thiểu cần thiết và chỉ dùng để kiểm tra yêu cầu.

Nếu dữ liệu của bạn được một trong các khách hàng của chúng tôi lưu trong LumaKol, họ là bên kiểm soát. Chúng tôi sẽ chuyển yêu cầu của bạn cho họ và hỗ trợ họ phản hồi, và sẽ không tự ý xóa hoặc thay đổi hồ sơ của họ.

Bạn có thể từ chối nhận email sản phẩm bất cứ lúc nào bằng liên kết trong email hoặc trong Cài đặt; email bảo mật giao dịch, như mã xác minh và cảnh báo đăng nhập, không thể tắt khi tài khoản còn mở. Giao diện có sẵn bằng 33 ngôn ngữ, và bạn có thể gửi yêu cầu cho chúng tôi bằng bất kỳ ngôn ngữ nào trong số đó.

Chúng tôi không thực hiện việc ra quyết định tự động gây ra hệ quả pháp lý hoặc tác động đáng kể tương tự đối với bạn. Chúng tôi không lập hồ sơ cá nhân cho mục đích quảng cáo, không chấm điểm tín dụng hay khả năng tuyển dụng của bất kỳ ai, và không xây dựng hay bán hồ sơ của bất kỳ ai.

Dịch vụ có sắp xếp công việc cho nhân viên, và chúng tôi muốn nói rõ điều đó là gì. Hàng đợi gọi sắp xếp khách hàng tiềm năng của chính khách hàng theo các quy tắc do khách hàng đó cấu hình — chủ yếu là lịch theo dõi nào đã quá hạn, đã gọi bao nhiêu lần, lần liên hệ gần nhất là khi nào và khách đang ở giai đoạn nào. Đó là danh sách đã sắp xếp về người cần gọi tiếp theo: một công cụ hỗ trợ quy trình làm việc, không phải một đánh giá về con người. Nó không quyết định điều gì về quyền, tư cách hay cách đối xử với bất kỳ ai, và luôn có một người trong đội quyết định có gọi hay không và nói gì.

Chúng tôi không dùng bản ghi cuộc gọi, ghi âm hay nội dung CRM để huấn luyện mô hình, cho chính chúng tôi hay cho bên thứ ba.

Nếu một khách hàng của chúng tôi dùng dữ liệu từ LumaKol làm đầu vào cho quyết định của riêng họ, quyết định đó thuộc về họ và họ chịu trách nhiệm giải thích. Nếu bạn cho rằng đã có quyết định tự động về mình, hãy viết cho [email protected] và chúng tôi sẽ cho bạn biết chúng tôi lưu giữ những gì và chuyển câu hỏi đến khách hàng liên quan.

Khu vực kinh tế châu Âu và Vương quốc Anh (GDPR / UK GDPR): áp dụng các cơ sở pháp lý nêu trong “Cơ sở pháp lý để sử dụng dữ liệu của bạn”; bạn có thể liên hệ đầu mối quyền riêng tư của chúng tôi tại [email protected] và khiếu nại với cơ quan giám sát của quốc gia nơi bạn cư trú. Chúng tôi không sử dụng việc ra quyết định tự động có tác động pháp lý hoặc tác động đáng kể tương tự — xem “Quyết định tự động và lập hồ sơ”.

California và các bang khác của Hoa Kỳ (CCPA/CPRA và các luật tương tự): trong 12 tháng qua, chúng tôi đã thu thập các nhóm thông tin cá nhân được mô tả trong “Dữ liệu chúng tôi thu thập” cho các mục đích được mô tả trong “Cách và lý do chúng tôi sử dụng dữ liệu”. Chúng tôi không bán hoặc chia sẻ thông tin cá nhân cho quảng cáo hành vi xuyên ngữ cảnh, và không sử dụng hoặc tiết lộ thông tin cá nhân nhạy cảm cho mục đích ngoài việc cung cấp Dịch vụ. Bạn có quyền được biết, xóa, chỉnh sửa và hạn chế, và không bị phân biệt đối xử vì thực hiện các quyền này; người đại diện được ủy quyền có thể gửi yêu cầu thay bạn.

Ấn Độ (Đạo luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân kỹ thuật số 2023 và các quy tắc ban hành theo đạo luật): đối với dữ liệu tài khoản, BlackLens Studio là Bên ủy thác dữ liệu (Data Fiduciary); đối với khách tiềm năng và liên hệ mà khách hàng lưu trữ, khách hàng đó là Bên ủy thác dữ liệu và BlackLens Studio là Bên xử lý dữ liệu của họ. Bạn có thể hỏi chúng tôi đang giữ dữ liệu cá nhân nào về bạn và sử dụng ra sao, rút lại sự đồng ý dễ dàng như khi đã cho, yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, cập nhật hoặc xóa, và chỉ định người khác thực hiện quyền của bạn nếu bạn qua đời hoặc mất năng lực. Khiếu nại có thể gửi đến Cán bộ giải quyết khiếu nại của chúng tôi tại [email protected]; chúng tôi cố gắng giải quyết trong vòng 30 ngày và trong mọi trường hợp trong thời hạn các quy tắc cho phép. Nếu không hài lòng, bạn có thể liên hệ Data Protection Board of India. Nếu một vi phạm dữ liệu cá nhân ảnh hưởng đến bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn và Hội đồng theo yêu cầu của Đạo luật.

Brazil (LGPD): bạn có thể thực hiện quyền của mình bằng cách viết cho đầu mối quyền riêng tư của chúng tôi tại [email protected], người xử lý các yêu cầu theo LGPD; bạn cũng có thể liên hệ ANPD.

Canada (PIPEDA và luật cấp tỉnh): bạn có thể yêu cầu truy cập và chỉnh sửa thông tin cá nhân của mình và khiếu nại với Office of the Privacy Commissioner of Canada.

Úc (Privacy Act 1988 và Australian Privacy Principles): bạn có thể khiếu nại với chúng tôi trước rồi đến Office of the Australian Information Commissioner; dữ liệu có thể được tiết lộ cho bên nhận ở nước ngoài như mô tả trong “Chuyển dữ liệu quốc tế”.

Singapore (PDPA), Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất (PDPL), Ả Rập Xê Út (PDPL) và Nigeria (NDPA): bạn có quyền truy cập, chỉnh sửa và rút lại sự đồng ý theo các luật đó; yêu cầu gửi đến [email protected].

Website và ứng dụng web LumaKol chỉ sử dụng cookie thực sự cần thiết. Không có cookie quảng cáo, không có pixel theo dõi liên trang và không có cookie phân tích của bên thứ ba, đó là lý do bạn không phải bấm qua biểu ngữ xin đồng ý.

• Cookie phiên (lumakol_session): cookie được mã hóa, chỉ dùng qua HTTP, giữ bạn đăng nhập và gắn trình duyệt của bạn với một phiên mà chúng tôi có thể thu hồi. Không có nó, bạn không thể duy trì đăng nhập.
• Cookie ngôn ngữ (NEXT_LOCALE): ghi nhớ ngôn ngữ giao diện bạn đã chọn trong 33 ngôn ngữ, để trang tải bằng ngôn ngữ đó lần sau.
• Cookie tiền tệ (lumakol_currency): ghi nhớ giá được hiển thị bằng rupee hay đô la Mỹ, đặt theo quốc gia của kết nối hoặc theo công tắc trên trang bảng giá. Cookie này tồn tại một năm.
• Token biểu mẫu (lumakol_ft): cookie ngắn hạn, chỉ dùng qua HTTP, được đặt trên các trang đăng nhập, đăng ký, mật khẩu, lời mời, liên hệ, demo và xóa tài khoản, để chúng tôi kiểm tra lượt gửi đến từ phiên trình duyệt thật và chặn spam tự động. Cookie tồn tại đến khi bạn đóng trình duyệt, và token bên trong có hiệu lực trong hai giờ.
• Cookie đăng ký qua mạng xã hội (lumakol_social): cookie ngắn hạn, chỉ dùng qua HTTP, giữ thông tin đăng nhập Google hoặc Apple trong khi bạn hoàn tất tạo tài khoản.
• Cookie thanh bên (lk_nav): ghi nhớ bạn có thu gọn thanh bên của ứng dụng web hay không.

Lựa chọn giao diện sáng hoặc tối của bạn được lưu trong bộ nhớ cục bộ của trình duyệt, không phải trong cookie. Bạn có thể chặn hoặc xóa cookie trong cài đặt trình duyệt. Làm vậy sẽ đăng xuất bạn, đặt lại lựa chọn ngôn ngữ và tiền tệ, và có thể khiến biểu mẫu công khai không gửi được, vì chính các cookie này giúp những tính năng đó hoạt động.

Video nhúng: các trang hướng dẫn và video hướng dẫn hiển thị ảnh tĩnh của video YouTube của chúng tôi kèm nút phát. Không có gì được tải từ YouTube và không cookie nào của họ được đặt trừ khi bạn nhấn phát; nếu bạn nhấn, trình phát được phục vụ từ youtube-nocookie.com và chính sách quyền riêng tư của Google áp dụng cho những gì xảy ra bên trong đó.

LumaKol là sản phẩm dành cho doanh nghiệp, được bán cho các tổ chức, và không hướng đến trẻ em. Bạn phải từ 18 tuổi trở lên để có tài khoản. Chúng tôi hỏi ngày sinh của bạn khi đăng ký chỉ cho mục đích duy nhất đó và không dùng cho bất cứ việc gì khác; bất kỳ ai mời đồng nghiệp vào không gian làm việc đều chịu trách nhiệm về cùng giới hạn này.

Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu cá nhân của bất kỳ ai dưới 18 tuổi, không tiếp thị cho trẻ em và không lập hồ sơ về bất kỳ ai cho mục đích quảng cáo. Nếu biết một tài khoản thuộc về người dưới 18 tuổi, chúng tôi sẽ đóng tài khoản đó và xóa dữ liệu tài khoản.

Ngoài ra, khách hàng của chúng tôi tự quyết định lưu thông tin của ai làm khách hàng tiềm năng. Nếu bạn cho rằng một doanh nghiệp đã lưu thông tin của trẻ em trong LumaKol, hãy viết thư cho chúng tôi qua [email protected]. Khách hàng đó là bên kiểm soát hồ sơ, vì vậy chúng tôi sẽ liên hệ với họ và hỗ trợ họ xóa hồ sơ, đồng thời cho bạn biết kết quả.

Nếu bạn không hài lòng với cách chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn, hãy báo cho chúng tôi trước. Hãy viết cho [email protected] với đủ chi tiết để xác định vấn đề và, nếu có thể, địa chỉ email hoặc số di động của tài khoản. Chúng tôi sẽ điều tra và trả lời trong thời hạn pháp luật hiện hành yêu cầu, và sẽ nói rõ những gì chúng tôi phát hiện và hành động chúng tôi thực hiện.

Nếu câu trả lời của chúng tôi không làm bạn hài lòng, bạn còn các lựa chọn khác:

• EEA và Vương quốc Anh: bạn có thể khiếu nại với cơ quan giám sát tại quốc gia nơi bạn sống hoặc làm việc, hoặc nơi bạn cho rằng vấn đề đã xảy ra. Bạn không bắt buộc phải liên hệ chúng tôi trước, dù làm vậy thường giúp giải quyết nhanh hơn.
• Ấn Độ: bạn có thể gửi khiếu nại tới Cán bộ giải quyết khiếu nại của chúng tôi, liên hệ tại [email protected]. Nếu khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng, bạn có thể liên hệ Data Protection Board of India.
• Các khu vực khác: các cơ quan được nêu tại “Thông tin bổ sung cho các khu vực cụ thể” tiếp nhận khiếu nại trực tiếp.

Nếu dữ liệu của bạn được một khách hàng của chúng tôi lưu giữ trong LumaKol, khiếu nại có thể thuộc thẩm quyền của doanh nghiệp đó với tư cách bên kiểm soát. Chúng tôi sẽ thông báo cho bạn, nêu tên doanh nghiệp đó khi được phép, và chuyển khiếu nại của bạn thay vì để bạn tự theo đuổi.

Chúng tôi cập nhật chính sách này khi sản phẩm và pháp luật thay đổi. Phiên bản hiện hành luôn nằm trên trang này, và ngày hiển thị ở đầu trang cho biết lần thay đổi gần nhất.

Với các chỉnh sửa nhỏ — câu chữ, nội dung làm rõ, thêm một ví dụ — chúng tôi chỉ đăng văn bản đã sửa đổi. Với các thay đổi quan trọng, chẳng hạn như mục đích mới để sử dụng dữ liệu, nhóm bên nhận mới hoặc thay đổi về thời gian lưu giữ, chúng tôi thông báo cho chủ tài khoản qua email hoặc trong sản phẩm trước khi thay đổi có hiệu lực. Khi pháp luật yêu cầu sự đồng ý của bạn cho một thay đổi, chúng tôi sẽ xin sự đồng ý đó thay vì mặc định là bạn đã đồng ý.

Chúng tôi sẽ không bắt đầu sử dụng dữ liệu đang nắm giữ theo cách khác biệt đáng kể mà không thông báo cho bạn trước. Nếu không đồng ý với một thay đổi, bạn có thể xuất dữ liệu và đóng tài khoản; mục “Lưu giữ” giải thích điều gì xảy ra với dữ liệu sau đó. Khách hàng có thỏa thuận đã ký cũng nên kiểm tra thỏa thuận đó, vì thỏa thuận có thể đặt ra điều khoản thông báo riêng.

Hãy viết thư cho chúng tôi — mọi thư gửi đến các địa chỉ này đều được một người thật đọc.

• Yêu cầu về quyền riêng tư và câu hỏi về chính sách này, bao gồm truy cập, chỉnh sửa, xóa và khiếu nại: [email protected]. Đối với người dùng tại Ấn Độ, địa chỉ này cũng là kênh liên hệ với Cán bộ giải quyết khiếu nại của chúng tôi.
• Mọi vấn đề khác, bao gồm trợ giúp về tài khoản, thanh toán và ứng dụng di động: [email protected].

BlackLens Studio, 33/19B/8G, Lohiya Nagar, Balkeshwar, Agra, Uttar Pradesh 282005, India.

Chúng tôi chưa bổ nhiệm Cán bộ bảo vệ dữ liệu theo luật định; đầu mối quyền riêng tư nêu trên chịu trách nhiệm về các yêu cầu này và chuyển chúng tới đúng người trong nội bộ. Để giúp chúng tôi trả lời nhanh, hãy cho chúng tôi biết tài khoản của bạn dùng địa chỉ email hoặc số di động nào — hoặc, nếu bạn là khách hàng tiềm năng chứ không phải chủ tài khoản, doanh nghiệp nào đã lưu thông tin của bạn. Chúng tôi có thể cần xác minh danh tính của bạn trước khi xử lý một yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân; chúng tôi sẽ chỉ yêu cầu thông tin tối thiểu cần thiết và không dùng những gì bạn gửi cho bất kỳ mục đích nào khác.