Tính năng · Hoàn chi phí
Hoàn chi phí với biên lai, phê duyệt và thanh toán
Nhân viên gửi yêu cầu hoàn chi phí đi lại, xăng dầu, ăn uống và khách sạn kèm ảnh hoặc PDF biên lai. Trưởng nhóm hoặc quản trị viên duyệt hay từ chối từng yêu cầu, và người chi tiền đánh dấu đã thanh toán kèm mã tham chiếu.
- Chỉ từ chối khi có lý do
- Yêu cầu theo quãng đường với đơn giá mỗi km của bạn
- Tổng theo tháng và xuất Excel
Dùng thử miễn phí 14 ngày, sau đó là các gói trả phí từ ₹399$9 cho mỗi vị trí gọi mỗi tháng. Bảng giá
Tính năng làm gì
Một yêu cầu gồm những gì
Một yêu cầu có ngày (hôm nay hoặc lùi tới 90 ngày), danh mục, số tiền và ghi chú về khoản chi. Yêu cầu có thể kèm biên lai dạng ảnh hoặc PDF, được lưu vào Google Drive của chính người gửi, và khách tiềm năng mà khoản chi phục vụ. Với đi lại và xăng dầu, không gian làm việc có đơn giá mỗi km cho phép nhập số km thay vì số tiền, và LumaKol tính số tiền từ đơn giá để không ai gõ một con số khác.
Mỗi yêu cầu ở trạng thái Đang chờ cho đến khi có người quyết định. Trưởng nhóm quyết định cho người trong nhóm của mình, chủ sở hữu và quản trị viên quyết định cho bất kỳ ai. Không ai tự quyết định yêu cầu của mình, trừ chủ sở hữu vì không còn ai ở cấp trên. Việc từ chối luôn kèm lý do để người gửi biết cần làm gì. Yêu cầu đã duyệt được chủ sở hữu, quản trị viên hoặc quản trị thanh toán đánh dấu đã thanh toán, kèm mã tham chiếu ngân hàng, số séc hoặc “Tiền mặt”, và Tất cả yêu cầu hiển thị tổng của tháng theo người và theo danh mục.
Biên lai
Một biên lai cho mỗi yêu cầu, dạng ảnh hoặc PDF, nằm trong Google Drive của chính người gửi, người duyệt mở ngay từ yêu cầu.
Yêu cầu theo quãng đường
Số km nhân với đơn giá mỗi km của bạn cho đi lại và xăng dầu, do LumaKol tính, và đơn giá được giữ cùng yêu cầu.
Một quyết định cho mỗi yêu cầu
Duyệt kèm ghi chú tùy chọn, hoặc từ chối kèm lý do. Yêu cầu bị từ chối có thể được sửa và gửi lại.
Quy tắc biên lai
Đặt một mức tiền; yêu cầu vượt mức đó không thể được duyệt cho đến khi có biên lai.
Đánh dấu đã thanh toán
Chủ sở hữu, quản trị viên và quản trị thanh toán đánh dấu yêu cầu đã duyệt là đã thanh toán kèm mã tham chiếu thanh toán. Đã thanh toán là cuối cùng.
Tổng theo tháng và xuất dữ liệu
Đang chờ, đã duyệt, đã thanh toán và đã từ chối theo người và danh mục, xuất ra CSV hoặc Excel.
Cách hoạt động
Yêu cầu hoạt động thế nào
Trên web, trong cùng không gian làm việc với khách tiềm năng và các chuyến thăm của bạn.
- 1
Đặt quy tắc
Trong Chi phí → Cài đặt chi phí, chọn các danh mục đội của bạn được gửi yêu cầu, đơn giá mỗi km cho yêu cầu theo quãng đường, và mức tiền cần có biên lai.
- 2
Gửi yêu cầu
Bất kỳ ai trừ người xem đều mở Yêu cầu mới, nhập ngày, danh mục và số tiền hoặc quãng đường, thêm ghi chú và biên lai rồi gửi.
- 3
Duyệt hoặc từ chối
Yêu cầu đến trưởng nhóm của người gửi, hoặc đến chủ sở hữu và quản trị viên. Họ duyệt, hoặc từ chối kèm lý do, từ tab Chờ duyệt.
- 4
Thanh toán và xuất dữ liệu
Đánh dấu yêu cầu đã duyệt là đã thanh toán kèm mã tham chiếu, rồi xuất dữ liệu cả tháng cho bộ phận kế toán.
Dành cho ai
Dành cho ai
Đội bán hàng thực địa
Nhân viên lái xe đến gặp khách hàng, trả phí đỗ xe, thỉnh thoảng mua bữa trưa và muốn lấy lại tiền mà không phải lo giấy tờ.
Trưởng nhóm
Quản lý duyệt yêu cầu của người trong nhóm với biên lai và ghi chú ngay trước mắt.
Chủ sở hữu và kế toán
Người chi tiền, có mọi yêu cầu đã duyệt, biên lai của chúng và tổng của tháng trong một lần xuất dữ liệu.
Nên biết
- Mọi yêu cầu đều dùng đơn vị tiền tệ của không gian làm việc, nên tổng và dữ liệu xuất không bao giờ trộn lẫn các loại tiền.
- Biên lai được lưu vào Google Drive của chính người gửi, nên họ cần kết nối Google Drive trước khi đính kèm.
- Hoàn chi phí dành cho không gian làm việc của công ty, nơi người khác ngoài người gửi duyệt yêu cầu. Chủ sở hữu hoặc quản trị viên có thể tắt trong Cài đặt → Tính năng; các yêu cầu hiện có vẫn được giữ lại.
Câu hỏi
Xem thêm câu trả lời tại trang FAQ.
Ai có thể duyệt một yêu cầu?
Trưởng nhóm của người gửi, với những người trong các nhóm mình phụ trách, cùng bất kỳ chủ sở hữu hoặc quản trị viên nào. Không ai duyệt yêu cầu của chính mình, trừ chủ sở hữu vì không còn ai ở cấp trên.
Yêu cầu bị từ chối có biến mất không?
Không. Người gửi thấy lý do, có thể sửa yêu cầu hoặc thêm biên lai còn thiếu, và khi lưu, yêu cầu quay lại để chờ duyệt. Yêu cầu do người gửi tự rút lại cũng nằm trong danh sách của họ, được đánh dấu đã rút.
Có thể nhập yêu cầu theo quãng đường không?
Có, với đi lại và xăng dầu sau khi chủ sở hữu hoặc quản trị viên đặt đơn giá mỗi km. Người gửi nhập số km và LumaKol tính số tiền từ đơn giá.
Có gửi email không?
Không. Người duyệt biết về yêu cầu mới, còn người gửi biết về quyết định và khoản thanh toán, qua thông báo của LumaKol và thông báo trình duyệt nếu họ đã bật. Mỗi người có thể tắt các thông báo này.
Có trong mọi gói không?
Có, hoàn chi phí nằm trong mọi gói dành cho công ty, kể cả bản dùng thử miễn phí. LumaKol có bản dùng thử miễn phí 14 ngày, sau đó là các gói trả phí từ ₹399$9 cho mỗi chỗ gọi mỗi tháng.
Tìm hiểu thêm
Các tính năng liên quan, hướng dẫn từng bước và bài viết.
Xử lý chi phí thực địa ngay trong ứng dụng bạn dùng cho các chuyến thăm
Dùng thử miễn phí 14 ngày, sau đó là các gói trả phí từ ₹399$9 cho mỗi vị trí gọi mỗi tháng.
- Không cần thẻ
- Tối đa 3 quản trị viên không gọi điện miễn phí
- Gọi từ SIM của chính bạn