Đồng bộ khách tiềm năng từ Google Sheets

Cách đồng bộ hoạt động

Bạn kết nối tài khoản Google, chọn bảng tính bằng trình chọn tệp của chính Google và cho LumaKol biết một lần mỗi cột chứa gì. Các dòng đã có trong tab sẽ vào trước. Sau đó LumaKol đọc trang tính khoảng 15 phút một lần, và mỗi dòng thêm ở cuối sẽ thành khách tiềm năng, nên không ai phải xuất hay tải tệp lên. Nếu bạn chọn cột cho chúng, giai đoạn, kết quả gần nhất, thời gian gọi và nhân viên sẽ được ghi ngược lại vào dòng của khách tiềm năng.

Kết nối Google Drive trước

Trang tính được đọc qua chính tài khoản Google của bạn, tức tài khoản đã kết nối trong Cài đặt → Google Drive. Nhấn “Kết nối Google Drive” ở đó; Google sẽ hỏi dùng tài khoản nào và xin quyền của bạn. Sau đó Integrations → Google Sheets sẽ hiển thị tên tài khoản đó (“Trang tính được chọn từ tài khoản Google …”) kèm liên kết “Dùng tài khoản khác”.

• Khi Google Drive chưa được kết nối, Integrations → Google Sheets hiển thị liên kết tới Google Drive thay cho “Kết nối trang tính”
• Mỗi người kết nối tài khoản Google của riêng mình, và một trang tính luôn được đọc qua tài khoản của người đã kết nối nó
• Chọn một bảng tính sẽ cấp cho LumaKol quyền truy cập vào đúng tệp đó, không phải phần còn lại của Drive của bạn

Kết nối trang tính

Trong Integrations → Google Sheets, nhấn “Kết nối trang tính”. Trình chọn tệp của Google sẽ mở ra và liệt kê các tệp Google Sheets của bạn; hãy chọn bảng tính chứa khách tiềm năng. Khi LumaKol đã đọc xong các tab, cửa sổ “Thiết lập đồng bộ” sẽ mở ra.

Chọn tab và ánh xạ các cột

Ở “Tab nào”, chọn tab chứa khách tiềm năng; dòng đầu tiên của tab được đọc làm tiêu đề. “Cột” liệt kê từng cột theo chữ cái và tiêu đề, kèm một ví dụ từ dòng dữ liệu đầu tiên. LumaKol đoán nội dung của mỗi cột từ tiêu đề, vì vậy hãy kiểm tra các dự đoán và sửa những chỗ có vẻ sai.

• Một cột phải là “Số điện thoại”. Dòng không có số dùng được thì không thể thành khách tiềm năng và được tính là không dùng được
• Các trường của khách tiềm năng gồm Tên, Số điện thoại, Số điện thoại phụ, Email, Công ty, Chức danh, Thành phố, Tỉnh / bang, Quốc gia, PIN / mã bưu chính, Địa chỉ, Nguồn, Chiến dịch, Giai đoạn quy trình, Ghi chú, Thẻ và Mã tham chiếu của bạn. Các cột khác hãy để ở “— bỏ qua cột này —”
• Số điện thoại phụ, Ghi chú và Thẻ có thể nhận nhiều cột. Thẻ được tách tại dấu phẩy và dấu chấm phẩy
• Khách tiềm năng bắt đầu ở giai đoạn đầu tiên trong quy trình của bạn. Cột “Giai đoạn quy trình” phải dùng đúng tên giai đoạn của bạn (không phân biệt chữ hoa, chữ thường); dòng có giai đoạn khác được tính là không dùng được
• “Quốc gia” nhận mã hai chữ cái như IN hoặc AE; giá trị khác sẽ để trống. Số không có mã quốc gia được đọc theo quốc gia của không gian làm việc

Giữ các cột khác trong trường tùy chỉnh

Bất cứ thông tin nào khác đáng giữ, như ngân sách, sản phẩm hay chi nhánh, đều có thể đưa vào trường tùy chỉnh. Danh sách lựa chọn của mỗi cột hiển thị các trường tùy chỉnh của bạn dưới dạng “Trường tùy chỉnh: …”, và “Trường tùy chỉnh mới” đặt theo tên tiêu đề khi không có trường tùy chỉnh nào khớp. Khi một tiêu đề trùng với tên một trường tùy chỉnh bạn đã có, LumaKol sẽ chọn trường đó cho bạn.

• Trường tùy chỉnh mới được tạo dưới dạng trường văn bản khi bạn nhấn “Bắt đầu đồng bộ”
• Trường tùy chỉnh mới được tính vào giới hạn trường tùy chỉnh của gói. Nếu đã đạt giới hạn, “Bắt đầu đồng bộ” sẽ dừng kèm thông báo và không có gì được đồng bộ: hãy đưa cột đó vào một trường có sẵn hoặc bỏ qua cột
• Giá trị không phù hợp với trường sẽ bị bỏ qua, nhưng khách tiềm năng vẫn được thêm vào. Trường tùy chỉnh bắt buộc mà trang tính để trống cũng không chặn khách tiềm năng
• Đổi tên hoặc xóa trường tùy chỉnh sau này trong Thiết lập → Trường tùy chỉnh

Ghi kết quả ngược lại vào trang tính (tùy chọn)

Ở “Ghi kết quả ngược lại vào trang tính”, LumaKol có thể điền bốn thông tin vào chính dòng của khách tiềm năng: Giai đoạn quy trình, Kết quả cuộc gọi gần nhất, Gọi lần cuối lúc và Nhân viên được giao. Chọn một cột cho mỗi thông tin bạn muốn, và để những mục còn lại ở “Không ghi”: các mục đó sẽ không bao giờ bị động đến. Sau đó nhấn “Bắt đầu đồng bộ”.

• Mỗi lựa chọn ghi rõ cột theo chữ cái và tiêu đề, ví dụ “Cột D · Ngân sách”. Cột không có gì ở các dòng đầu được đánh dấu “trống”, và một vài cột trống sau cột cuối cùng của bạn cũng được đưa ra để chọn. Hãy chọn cột trống để không có gì bạn đã nhập bị ghi đè
• Mỗi cột chỉ nhận một trong bốn thông tin; khi đã chọn, cột đó không còn được đưa ra cho các thông tin khác
• Giá trị được ghi không lâu sau khi kết quả cuộc gọi được lưu, trên ứng dụng hoặc trên web, và được ghi lại mỗi khi khách tiềm năng thay đổi sau đó. Khách tiềm năng chưa có kết quả cuộc gọi sẽ không được ghi
• “Gọi lần cuối lúc” là ngày giờ của cuộc gọi gần nhất tới khách hàng tiềm năng, được ghi theo giờ UTC
• Chỉ những dòng trở thành khách tiềm năng qua kết nối đồng bộ này mới được ghi ngược lại. Dòng có số điện thoại đã là khách tiềm năng sẽ được giữ nguyên

Điều gì xảy ra với dòng mới

Các dòng đầu tiên sẽ đến trong vòng vài phút sau khi nhấn “Bắt đầu đồng bộ”. Từ đó LumaKol đọc trang tính khoảng 15 phút một lần, bắt đầu từ dòng ngay sau dòng cuối cùng đã đọc, và mỗi dòng mới trở thành khách tiềm năng trong một danh sách đặt tên theo bảng tính và tab. Trang tính dài sẽ được nhận qua nhiều lần kiểm tra.

• Mỗi dòng chỉ được đọc một lần. Sửa một dòng đã đọc không làm thay đổi khách tiềm năng của dòng đó và không thêm lại nó
• Trong không gian làm việc của công ty, khách tiềm năng mới đến mà chưa được giao cho ai: hãy chọn danh sách của trang tính trên trang “Khách tiềm năng” rồi giao, hoặc giao lại cả danh sách trong “Quản lý danh sách”. Trong tài khoản cá nhân, chúng thuộc về bạn
• Thêm khách tiềm năng mới ở cuối. Không sắp xếp tab, cũng không chèn hay xóa dòng phía trên dòng cuối cùng đã đọc: LumaKol ghi nhớ vị trí đã đọc, và các dòng sẽ ghi ngược lại, theo số thứ tự dòng
• Dán nguyên dòng hoặc điền mỗi dòng một lượt. Dòng bị đọc khi đang gõ dở sẽ vào đúng như lúc đó, và dòng chưa có số điện thoại được tính là không dùng được
• Ngày “Added” của mỗi khách tiềm năng là thời điểm dòng của khách đó được đưa vào, không phải ngày kết nối trang tính. Mục của trang tính trong Integrations → Google Sheets đếm số khách tiềm năng mới trong hôm nay, và “View new leads” mở các khách tiềm năng đó trên trang “Khách tiềm năng”

Đồng bộ ngay, tạm dừng hoặc dừng

Mỗi tab đã kết nối có một mục riêng trong “Trang tính đã đồng bộ”: bảng tính và tab, trạng thái (“Đang đồng bộ”, “Tạm dừng” hoặc “Cần xử lý”), nhãn “ghi ngược lại” khi kết quả được ghi ngược vào đó, và một dòng chữ cho biết bao nhiêu dòng đã được nhập, bị trùng lặp hay không dùng được, cùng thời điểm kiểm tra gần nhất.

• “Đồng bộ ngay” đọc dòng mới ngay lập tức thay vì chờ lần kiểm tra tiếp theo, và cho bạn biết có bao nhiêu khách tiềm năng mới
• Nút tạm dừng dừng đồng bộ: không có dòng mới nào vào và không có gì được ghi ngược lại. Nút phát tiếp tục đồng bộ, và trang tính sẽ sớm được kiểm tra lại
• Nút thùng rác ngừng đồng bộ sau khi bạn xác nhận. Dòng mới không còn đến nữa, và khách tiềm năng đã nhập vẫn giữ nguyên
• Để đổi cột sau này, hãy ngừng đồng bộ rồi kết nối lại trang tính. Khi đó tab được đọc lại từ đầu: các dòng đã có trong LumaKol được tính là trùng lặp, và kết quả chỉ được ghi ngược lại vào các dòng thêm từ đó trở đi

Khi trang tính cần xử lý

“Cần xử lý” nghĩa là lần kiểm tra gần nhất thất bại, và mục đó hiển thị lý do bằng chữ đỏ. LumaKol tự động thử lại, và không có gì bị mất: lần kiểm tra thành công tiếp theo sẽ tiếp tục từ đúng dòng đó và trạng thái trở lại “Đang đồng bộ”. Hãy khắc phục nguyên nhân, rồi nhấn “Đồng bộ ngay” để kiểm tra ngay.

• “LumaKol cannot open that sheet any more”: bảng tính đã bị xóa, chủ sở hữu đã thu hồi quyền truy cập của bạn, hoặc bạn đã đổi tài khoản Google. Hãy đảm bảo tài khoản của bạn mở được bảng tính, nhấn “Kết nối trang tính” và chọn đúng bảng tính đó: chọn lại sẽ khôi phục quyền truy cập. Cửa sổ “Thiết lập đồng bộ” sẽ mở ở tab đó và báo rằng tab đã được kết nối. Đóng cửa sổ, rồi nhấn “Đồng bộ ngay” ở mục đó
• “Connect Google Drive first” hoặc “Google Drive access was revoked”: kết nối lại Google Drive trong Cài đặt → Google Drive
• “Google Sheets refused the request”: thường là do tab đã bị đổi tên hoặc bị xóa. LumaKol tìm tab theo tên, vì vậy hãy đặt lại tên cũ cho tab
• “Your plan stores up to … leads” hoặc “The free trial stores up to … leads”: không gian làm việc đã có số khách tiềm năng tối đa mà gói cho phép. Chọn gói lớn hơn trong “Thanh toán”, rồi nhấn “Đồng bộ ngay”
• “Write-back failed”: việc ghi vào trang tính thất bại, thường do một trong các lý do ở trên. Hãy khắc phục theo cách tương tự

Chuyển sang tài khoản Google khác

Mở Cài đặt → Google Drive và nhấn “Đổi tài khoản”, rồi “Chọn tài khoản”. Google sẽ hiển thị trình chọn tài khoản để bạn chọn bất kỳ tài khoản Google nào của mình hoặc thêm tài khoản khác, và sau đó Integrations → Google Sheets sẽ hiển thị tên tài khoản mới.

• Các trang tính bạn đã kết nối từ tài khoản cũ sẽ ngừng đồng bộ và hiển thị “Cần xử lý” ở lần kiểm tra tiếp theo, vì tài khoản mới chưa cấp cho LumaKol quyền truy cập vào chúng
• Kết nối lại từng trang tính từ tài khoản mới; tài khoản này phải sở hữu bảng tính hoặc được chia sẻ bảng tính: nhấn “Kết nối trang tính” và chọn đúng bảng tính đó. Cửa sổ “Thiết lập đồng bộ” sẽ báo tab đã được kết nối: đóng cửa sổ, rồi nhấn “Đồng bộ ngay” ở mục đó. Đồng bộ sẽ tiếp tục từ dòng đã đọc tới
• Các trang tính do người khác trong không gian làm việc kết nối không bị ảnh hưởng: mỗi trang tính được đọc qua tài khoản Google của người đã kết nối nó