Синхронізація лідів із Google Sheets

Як працює синхронізація

Ви підключаєте свій обліковий запис Google, обираєте таблицю у власному вікні вибору файлів Google і один раз указуєте LumaKol, що містить кожен стовпець. Спершу надходять рядки, які вже є на аркуші. Після цього LumaKol читає таблицю приблизно кожні 15 хвилин, і кожен рядок, доданий унизу, стає лідом, тож нікому не потрібно експортувати чи завантажувати файл. Якщо ви оберете для цього стовпці, етап, останній результат, час дзвінка й агент записуватимуться назад у рядок ліда.

Спершу підключіть Google Drive

Таблиці читаються через ваш власний обліковий запис Google — той, що підключений у розділі «Налаштування → Google Drive». Натисніть там «Підключити Google Drive»; Google запитає, який обліковий запис використати, і попросить дозволу. Після цього в розділі «Integrations → Google Sheets» буде вказано цей обліковий запис («Таблиці обираються з облікового запису Google …») із посиланням «Використати інший обліковий запис».

• Доки Google Drive не підключено, у розділі «Integrations → Google Sheets» замість кнопки «Підключити таблицю» показано посилання на нього
• Кожен підключає власний обліковий запис Google, і таблиця завжди читається через обліковий запис того, хто її підключив
• Вибір таблиці дає LumaKol доступ лише до цього файлу, а не до решти вашого Drive

Підключіть таблицю

У розділі «Integrations → Google Sheets» натисніть «Підключити таблицю». Відкриється вікно вибору файлів Google зі списком ваших файлів Google Sheets; оберіть таблицю, у якій зберігаються ліди. Коли LumaKol прочитає її аркуші, відкриється вікно «Налаштування синхронізації».

Оберіть аркуш і зіставте стовпці

У полі «Який аркуш» оберіть аркуш із лідами; його перший рядок читається як заголовки. У блоці «Стовпці» перелічено всі стовпці — з літерою, заголовком і прикладом із першого рядка даних. LumaKol вгадує за заголовком, що містить кожен стовпець, тож перевірте здогадки й виправте все, що виглядає неправильно.

• Один зі стовпців має бути зіставлено з полем «Номер телефону». Рядок без придатного номера не може стати лідом і вважається непридатним
• Поля ліда: Ім’я, Номер телефону, Додатковий телефон, Ел. пошта, Компанія, Посада, Місто, Регіон / штат, Країна, PIN / поштовий індекс, Адреса, Джерело, Кампанія, Етап воронки, Нотатки, Теги та Ваш власний ідентифікатор. Для всього іншого залиште «— пропустити стовпець —»
• Для полів «Додатковий телефон», «Нотатки» й «Теги» можна обрати кілька стовпців. Теги розділяються за комами й крапками з комою
• Ліди починають з першого етапу вашої воронки. У стовпці для поля «Етап воронки» мають бути назви ваших етапів (регістр не має значення); рядок із будь-яким іншим етапом вважається непридатним
• Поле «Країна» приймає дволітерні коди, як-от IN чи AE; з будь-яким іншим значенням поле залишається порожнім. Номери без коду країни читаються як номери країни вашого робочого простору

Зберігайте інші стовпці у власних полях

Усе інше, що варто зберегти, як-от бюджет, продукт чи філію, можна записати у власне поле. У списку кожного стовпця ваші власні поля пропонуються як «Власне поле: …», а якщо жодне власне поле не відповідає заголовку — ще й «Нове власне поле» з назвою за заголовком. Якщо заголовок збігається з назвою наявного власного поля, LumaKol сам обере це поле.

• Нове власне поле створюється як текстове, коли ви натискаєте «Почати синхронізацію»
• Нові власні поля зараховуються до ліміту власних полів вашого тарифу. Якщо ліміт вичерпано, «Почати синхронізацію» зупиняється з повідомленням і нічого не синхронізується: спрямуйте стовпець у наявне поле або пропустіть його
• Значення, яке не підходить для поля, пропускається, а лід усе одно надходить. Обов’язкове власне поле, яке залишилося в таблиці порожнім, теж не заважає ліду надійти
• Перейменувати чи видалити власні поля можна пізніше в розділі «Налаштування → Власні поля»

Записувати результати назад у таблицю (необов’язково)

У блоці «Записувати результати назад у таблицю» LumaKol може заповнювати чотири значення в рядку самого ліда: «Етап воронки», «Результат останнього дзвінка», «Час останнього дзвінка» і «Призначений агент». Оберіть стовпець для кожного потрібного значення, а для решти залиште «Не записувати»: їх ніколи не зачіпають. Потім натисніть «Почати синхронізацію».

• Кожен варіант називає стовпець за літерою та заголовком, наприклад «Стовпець D · Бюджет». Стовпці, у перших рядках яких нічого немає, позначено як «порожній», а ще пропонується кілька порожніх стовпців після вашого останнього. Обирайте порожні, щоб нічого з введеного вами не було перезаписано
• Стовпець можна обрати лише для одного з чотирьох значень; після вибору він не пропонується для інших
• Значення записуються невдовзі після збереження результату дзвінка — у застосунку чи у вебверсії — і знову щоразу, коли лід змінюється після цього. Лід, у якого ще немає результату дзвінка, не записується
• «Час останнього дзвінка» — це дата й час останнього дзвінка ліду, записані в UTC
• Назад записуються лише рядки, що стали лідами через цю синхронізацію. Рядок, номер якого вже був лідом, не зачіпається

Що відбувається з новими рядками

Перші рядки надходять протягом кількох хвилин після натискання «Почати синхронізацію». Далі LumaKol читає таблицю приблизно кожні 15 хвилин, починаючи з рядка після останнього прочитаного, і кожен новий рядок стає лідом у списку, названому за таблицею та аркушем. Довга таблиця надходить за кілька перевірок.

• Кожен рядок читається один раз. Редагування вже прочитаного рядка не змінює його лід і не додає його знову
• У робочому просторі компанії нові ліди надходять непризначеними: оберіть список таблиці на сторінці «Ліди» й призначте їх або перепризначте весь список у розділі «Керувати списками». В індивідуальному обліковому записі вони ваші
• Додавайте нові ліди внизу. Не сортуйте аркуш і не вставляйте й не видаляйте рядки вище останнього прочитаного: LumaKol пам’ятає, де зупинився, і рядки, у які записує дані, за номером рядка
• Вставляйте рядки цілком або заповнюйте кожен рядок за один раз. Рядок, прочитаний посеред введення, надійде таким, яким був тоді, а рядок ще без номера телефону вважається непридатним
• Дата «Added» кожного ліда показує час, коли надійшов його рядок, а не день, коли підключили таблицю. У записі таблиці в розділі «Integrations → Google Sheets» видно, скільки нових лідів надійшло сьогодні, а «View new leads» відкриває їх на сторінці «Ліди»

Синхронізувати зараз, призупинити чи зупинити

Кожен підключений аркуш має власний запис у розділі «Синхронізовані таблиці»: таблиця й аркуш, статус («Синхронізується», «Призупинено» або «Потребує уваги»), позначка «записує назад», якщо результати записуються в цей аркуш, і рядок про те, скільки рядків імпортовано, скільки виявилися дублікатами чи непридатними і коли була остання перевірка.

• «Синхронізувати зараз» одразу читає нові рядки, не чекаючи наступної перевірки, і повідомляє, скільки надійшло нових лідів
• Кнопка паузи зупиняє синхронізацію: нові рядки не надходять і нічого не записується назад. Кнопка відтворення відновлює її, і невдовзі таблицю перевіряють знову
• Кнопка з кошиком зупиняє синхронізацію після підтвердження. Нові рядки перестають надходити, а вже імпортовані ліди залишаються без змін
• Щоб пізніше змінити стовпці, зупиніть синхронізацію й підключіть таблицю знову. Тоді аркуш читається з початку: рядки, які вже є в LumaKol, вважаються дублікатами, а результати записуються лише в рядки, додані відтоді

Коли таблиця потребує уваги

«Потребує уваги» означає, що остання перевірка не вдалася, і запис показує причину червоним. LumaKol сам повторює спроби, і нічого не втрачається: наступна вдала перевірка продовжить із того самого рядка, а статус знову стане «Синхронізується». Усуньте причину, потім натисніть «Синхронізувати зараз», щоб перевірити одразу.

• «LumaKol cannot open that sheet any more»: таблицю видалили, її власник забрав у вас доступ або ви змінили обліковий запис Google. Переконайтеся, що ваш обліковий запис може її відкрити, натисніть «Підключити таблицю» й оберіть ту саму таблицю: повторний вибір відновлює доступ. Вікно налаштування відкриється на цьому аркуші й повідомить, що його вже підключено. Закрийте його, потім натисніть «Синхронізувати зараз» у записі
• «Connect Google Drive first» або «Google Drive access was revoked»: знову підключіть Google Drive у розділі «Налаштування → Google Drive»
• «Google Sheets refused the request»: зазвичай аркуш перейменували або видалили. LumaKol знаходить аркуш за назвою, тож поверніть йому стару назву
• «Your plan stores up to … leads» або «The free trial stores up to … leads»: у робочому просторі вже стільки лідів, скільки дозволяє його тариф. Оберіть більший тариф у розділі «Оплата», потім натисніть «Синхронізувати зараз»
• «Write-back failed»: не вдалося записати дані в таблицю, зазвичай з однієї з причин вище. Виправте так само

Перехід на інший обліковий запис Google

Відкрийте «Налаштування → Google Drive» і натисніть «Змінити обліковий запис», потім «Обрати обліковий запис». Google покаже вікно вибору облікового запису, де можна обрати будь-який зі своїх облікових записів Google або додати інший, і після цього в розділі «Integrations → Google Sheets» буде вказано новий обліковий запис.

• Таблиці, підключені зі старого облікового запису, перестають синхронізуватися й під час наступної перевірки показують «Потребує уваги», бо новий обліковий запис не надавав LumaKol доступу до них
• Підключіть кожну знову з нового облікового запису — він має бути власником таблиці або мати до неї спільний доступ: натисніть «Підключити таблицю» й оберіть ту саму таблицю. Вікно налаштування повідомить, що аркуш уже підключено: закрийте його, потім натисніть «Синхронізувати зараз» у записі. Синхронізація продовжиться з рядка, до якого дійшла
• Таблиць, які підключили інші люди в робочому просторі, це не зачіпає: кожна читається через обліковий запис Google того, хто її підключив