RODO (GDPR) a LumaKol

Ta strona jest przeznaczona dla firm, które korzystają z LumaKol i przechowują dane osób z Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Wielkiej Brytanii albo do nich dzwonią. Do tych danych osobowych ma wtedy zastosowanie ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO, GDPR) lub UK GDPR, niezależnie od siedziby Twojej firmy.

LumaKol jest świadczony przez BlackLens Studio, 33/19B/8G, Lohiya Nagar, Balkeshwar, Agra, Uttar Pradesh 282005, India, firmę z siedzibą w Indiach. Usługa nie jest hostowana w EOG ani w Wielkiej Brytanii; zob. „Gdzie hostowane są dane” poniżej.

Ta strona wyjaśnia, jak działa LumaKol oraz co robi, a czego nie. Nie stanowi porady prawnej. Przepisy zależą od tego, gdzie jesteś Ty i osoby, do których dzwonisz, od Twojej branży i od celu połączeń, więc zanim się na niej oprzesz, zasięgnij porady własnego prawnika.

RODO dzieli odpowiedzialność między administratora, który decyduje, dlaczego i w jaki sposób dane osobowe są wykorzystywane, a podmiot przetwarzający, który przetwarza je w imieniu administratora.

• Twoja firma jest administratorem danych osobowych Twoich leadów i kontaktów, które wprowadzasz do LumaKol: imion i nazwisk, numerów telefonów, adresów e-mail, notatek, zapisów połączeń, nagrań i wszystkiego innego, co przechowuje Twój zespół. To Ty decydujesz, do kogo dzwonić, dlaczego i jak długo przechowywać dane.
• LumaKol jest Twoim podmiotem przetwarzającym te dane. Przechowujemy je i przetwarzamy wyłącznie w celu świadczenia Usługi i na Twoje udokumentowane polecenie, zgodnie z Umową powierzenia przetwarzania danych.
• LumaKol jest administratorem danych potrzebnych do prowadzenia Twojego konta i wystawiania rachunków: imion i nazwisk, adresów e-mail i numerów telefonów Twoich użytkowników, danych logowania i urządzeń oraz dokumentów rozliczeniowych. Polityka prywatności wyjaśnia, jak je wykorzystujemy.

Nie wykorzystujemy danych Twoich leadów do własnych celów, nie sprzedajemy ich i nie wykorzystujemy ich do reklam.

Ponieważ jesteś administratorem danych swoich leadów, to Ty odpowiadasz za wybór i udokumentowanie podstawy prawnej ich przetwarzania oraz kontaktowania się z tymi osobami. W przypadku połączeń sprzedażowych jest to zwykle zgoda lub prawnie uzasadniony interes, a oprócz RODO obowiązują przepisy poszczególnych krajów dotyczące połączeń marketingowych (na przykład PECR w Wielkiej Brytanii).

LumaKol nie zbiera zgód od Twoich leadów i nie decyduje, czy możesz do kogoś zadzwonić. Daje Ci miejsca na prowadzenie dokumentacji: notatki przy każdym leadzie, definiowane przez Ciebie pola niestandardowe (na przykład data zgody lub miejsce jej udzielenia), źródło, z którego pochodzi każdy lead, oraz oś czasu każdego połączenia i wyniku.

Podstawy prawne, na których LumaKol opiera własne przetwarzanie danych kont, są wymienione w Polityce prywatności.

Osoby, których dane przechowujesz, mają prawo do informacji, dostępu do swoich danych, ich sprostowania lub usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec niego, przenoszenia danych oraz wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego. Jako administrator odpowiadasz na te wnioski, zwykle w ciągu miesiąca, a my Ci w tym pomagamy.

Jeśli jeden z Twoich leadów skontaktuje się bezpośrednio z LumaKol, nie realizujemy wniosku sami. Bez zbędnej zwłoki przekazujemy go do Twojej przestrzeni roboczej i pomagamy Ci na niego odpowiedzieć, zgodnie z opisem w Polityce prywatności.

Jeśli ktoś sprzeciwia się Twoim połączeniom, ale nie prosił o usunięcie danych, zachowaj leada z wynikiem „Prośba o brak kontaktu” zamiast go usuwać. Usunięty lead nie zapobiega ponownemu zaimportowaniu tego samego numeru później jako nowego leada.

Właściciel przestrzeni roboczej może ją zamknąć, usuwając swoje konto w aplikacji na Androida lub iPhone’a, gdy nikt inny nie jest w niej już aktywny (w przeciwnym razie najpierw trzeba przekazać własność). Leady, połączenia, notatki, nagrania rozmów, importy i dane zespołu przestrzeni roboczej są wtedy usuwane. Osoby bez dostępu do aplikacji mogą poprosić o usunięcie na stronie Usuń swoje konto.

Gdy przestrzeń robocza zostanie wstrzymana z powodu braku płatności lub anulowana subskrypcja dojdzie do końca opłaconego okresu, dane przestrzeni roboczej są usuwane 90 dni później, zgodnie z Warunkami płatności.

Gdy członek zespołu usuwa własne konto, usuwane są jego imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i dane logowania. Leady, nad którymi pracował, należą do Twojej firmy i pozostają w przestrzeni roboczej.

Faktury i dokumenty płatności są przechowywane tak długo, jak wymaga tego prawo podatkowe. Kopie zapasowe wygasają według cyklicznego harmonogramu opisanego w Polityce prywatności, więc usunięte dane mogą przez krótki czas pozostawać w kopii zapasowej, zanim zostaną nadpisane. Przed zamknięciem przestrzeni roboczej wyeksportuj wszystko, czego potrzebujesz: usuniętych danych nie można przywrócić.

LumaKol sam nie nagrywa rozmów. Jeśli przestrzeń robocza z tego korzysta, aplikacja na Androida odnajduje nagrania utworzone już przez wbudowany dialer telefonu i przesyła je do pasującego leada. Nagrania te są przechowywane na własnych serwerach LumaKol, a Ustawienia → Prywatność określają, które role mogą ich słuchać.

Nagrywanie rozmów jest regulowane w wielu krajach i często wymaga poinformowania drugiej osoby lub uzyskania jej zgody. Za to, czy Twój zespół nagrywa rozmowy i co mówisz osobom, do których dzwonisz, odpowiadasz Ty jako administrator.

Notatki głosowe i zdjęcia z wizyt w terenie nie są przechowywane na serwerach LumaKol. Są zapisywane na Dysku Google (Google Drive) członka zespołu, który go podłączył, a LumaKol przechowuje odwołanie do pliku. Połączenia z Google Drive nie są jeszcze dostępne, więc do tego czasu nie można dodawać notatek głosowych ani zdjęć z wizyt.

Dane są szyfrowane w transmisji, a baza danych w spoczynku, każde zapytanie jest filtrowane według przestrzeni roboczej, dzięki czemu dane jednego klienta są oddzielone od danych innego, hasła są haszowane algorytmem Argon2id, a dostęp pracowników do danych klientów jest ograniczony i rejestrowany. Role, maskowanie numerów, uprawnienia do eksportu i dostęp do nagrań to ustawienia, które kontrolujesz.

Strona Bezpieczeństwo opisuje te środki bardziej szczegółowo, a Umowa powierzenia przetwarzania danych wymienia środki, do których się zobowiązujemy.

Jeśli dowiemy się o naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym danych, które przetwarzamy w Twoim imieniu, bez zbędnej zwłoki poinformujemy właściciela przestrzeni roboczej. Opiszemy, co się stało, jakie dane i osoby prawdopodobnie zostały dotknięte, jakie są prawdopodobne konsekwencje i co robimy w tej sprawie, oraz przekażemy informacje potrzebne do wypełnienia Twojego obowiązku zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu w ciągu 72 godzin oraz, jeśli jest to wymagane, zawiadomienia osób, których ono dotyczy.

Będziemy informować Cię na bieżąco, w miarę jak będziemy dowiadywać się więcej, i współpracować z Tobą przy reagowaniu.

Aplikacja LumaKol działa na serwerach w Singapurze, gdzie przechowywane są też nagrania rozmów, a baza danych jest hostowana w Japonii. Globalna sieć dostarczania treści obsługuje i chroni stronę.

Inni dostawcy obsługują określone części Usługi, takie jak e-mail, płatności, raporty awarii i powiadomienia push. Umowa powierzenia przetwarzania danych opisuje każdy rodzaj podprocesora i miejsce jego działania, a klienci mogą poprosić o nazwy pod adresem [email protected].

Dane osobowe osób z EOG lub Wielkiej Brytanii są przekazywane poza EOG i Wielką Brytanię, gdy są przechowywane w LumaKol: do Indii, gdzie ma siedzibę BlackLens Studio, do Singapuru i Japonii, gdzie hostowana jest Usługa, oraz do krajów, w których działają nasi podprocesorzy.

W przypadku tych transferów opieramy się na standardowych klauzulach umownych UE oraz, w odniesieniu do danych z Wielkiej Brytanii, na brytyjskim aneksie dotyczącym międzynarodowego przekazywania danych (UK International Data Transfer Addendum), zgodnie z Umową powierzenia przetwarzania danych. Stosujemy te same środki bezpieczeństwa niezależnie od miejsca przechowywania danych. Nie oferujemy hostingu w EOG ani w Wielkiej Brytanii.

Art. 28 RODO wymaga pisemnej umowy między administratorem a podmiotem przetwarzającym. Tą umową jest nasza Umowa powierzenia przetwarzania danych. Stanowi ona część Warunków korzystania z usługi dla klientów przetwarzających dane osobowe z UE lub Wielkiej Brytanii, więc obowiązuje od chwili, gdy zaczniesz używać LumaKol do tych danych, bez osobnego podpisu.

Jeśli Twoja organizacja potrzebuje kontrasygnowanej kopii do swojej dokumentacji, napisz na adres [email protected].

Pytania dotyczące RODO, wniosków dotyczących praw i DPA kieruj na adres [email protected]. Każdą wiadomość czyta człowiek.

Osoby z EOG lub Wielkiej Brytanii mogą również złożyć skargę do lokalnego organu ochrony danych, takiego jak Information Commissioner’s Office w Wielkiej Brytanii.