Synchronizuj leady z Google Sheets

Jak działa synchronizacja

Łączysz swoje konto Google, wybierasz arkusz kalkulacyjny w selektorze plików Google i raz wskazujesz LumaKol, co zawiera każda kolumna. Najpierw trafiają wiersze, które już są na karcie. Potem LumaKol odczytuje arkusz mniej więcej co 15 minut, a każdy wiersz dodany na dole staje się leadem, więc nikt nie eksportuje ani nie wgrywa plików. Jeśli wybierzesz na to kolumny, etap, ostatni wynik, czas rozmowy i agent wracają do wiersza leada.

Najpierw połącz Google Drive

Arkusze są odczytywane przez Twoje własne konto Google, to połączone w sekcji Ustawienia → Google Drive. Kliknij tam Połącz Google Drive; Google zapyta, którego konta użyć, i poprosi o zgodę. Integrations → Google Sheets pokaże potem to konto („Arkusze są wybierane z konta Google …”) z linkiem Użyj innego konta.

• Dopóki Google Drive nie jest połączony, Integrations → Google Sheets pokazuje link do tej strony zamiast przycisku Połącz arkusz
• Każda osoba łączy własne konto Google, a arkusz jest zawsze odczytywany przez konto osoby, która go połączyła
• Wybranie arkusza kalkulacyjnego daje LumaKol dostęp tylko do tego jednego pliku, a nie do reszty Twojego Dysku

Połącz arkusz

W sekcji Integrations → Google Sheets kliknij Połącz arkusz. Otworzy się selektor plików Google z listą Twoich plików Google Sheets; wybierz arkusz kalkulacyjny z leadami. Gdy LumaKol odczyta jego karty, otworzy się okno Skonfiguruj synchronizację.

Wybierz kartę i przypisz kolumny

W polu Która karta wybierz kartę z leadami; jej pierwszy wiersz jest odczytywany jako nagłówki. Kolumny pokazuje każdą kolumnę z literą i nagłówkiem oraz przykładem z pierwszego wiersza danych. LumaKol odgaduje zawartość każdej kolumny na podstawie nagłówka, więc sprawdź te przypisania i popraw wszystko, co wygląda źle.

• Jedna kolumna musi być Numerem telefonu. Wiersz bez użytecznego numeru nie może stać się leadem i jest liczony jako nieprzydatny
• Pola leada to Imię i nazwisko, Numer telefonu, Dodatkowy telefon, E-mail, Firma, Stanowisko, Miasto, Województwo / stan, Kraj, PIN / kod pocztowy, Adres, Źródło, Kampania, Etap lejka, Notatki, Tagi i Twój własny identyfikator. Wszystko inne zostaw na „— pomiń tę kolumnę —”
• Dodatkowy telefon, Notatki i Tagi mogą przyjmować kilka kolumn. Tagi są rozdzielane przecinkami i średnikami
• Leady zaczynają w pierwszym etapie Twojego lejka. Kolumna Etap lejka musi używać nazw Twoich etapów (wielkość liter nie ma znaczenia); wiersz z jakimkolwiek innym etapem jest liczony jako nieprzydatny
• Kraj przyjmuje dwuliterowe kody, takie jak IN lub AE; wszystko inne zostaje puste. Numery bez kodu kraju są odczytywane z krajem Twojego obszaru roboczego

Zachowaj inne kolumny w polach niestandardowych

Wszystko inne, co warto zachować, na przykład budżet, produkt lub oddział, może trafić do pola niestandardowego. Lista przy każdej kolumnie podaje Twoje pola niestandardowe jako „Pole niestandardowe: …” oraz „Nowe pole niestandardowe” nazwane tak jak nagłówek, gdy żadne pole niestandardowe do niego nie pasuje. Gdy nagłówek pasuje do nazwy pola niestandardowego, które już masz, LumaKol wybiera to pole za Ciebie.

• Nowe pole niestandardowe jest tworzone jako pole tekstowe po kliknięciu Rozpocznij synchronizację
• Nowe pola niestandardowe wliczają się do limitu pól niestandardowych w Twoim planie. Jeśli limit zostanie osiągnięty, Rozpocznij synchronizację zatrzyma się z komunikatem i nic nie zostanie zsynchronizowane: przypisz kolumnę do istniejącego pola albo ją pomiń
• Wartość, która nie pasuje do swojego pola, jest pomijana, a lead i tak trafia do LumaKol. Wymagane pole niestandardowe, które w arkuszu jest puste, również nie zatrzymuje leada
• Nazwy pól niestandardowych możesz później zmienić, a same pola usunąć, w sekcji Konfiguracja → Pola niestandardowe

Zapisuj wyniki z powrotem w arkuszu (opcjonalnie)

W sekcji Zapisuj wyniki z powrotem w arkuszu LumaKol może wpisywać cztery informacje do wiersza danego leada: Etap lejka, Wynik ostatniej rozmowy, Ostatnie połączenie i Przypisany agent. Wybierz kolumnę dla każdej informacji, której potrzebujesz, a resztę zostaw na Nie zapisuj: tych kolumn nic nigdy nie zmienia. Następnie kliknij Rozpocznij synchronizację.

• Każda opcja nazywa kolumnę literą i nagłówkiem, na przykład „Kolumna D · Budżet”. Kolumny, których pierwsze wiersze są puste, są oznaczone jako „pusta”, a oferowanych jest też kilka pustych kolumn za ostatnią. Wybieraj puste kolumny, aby nic, co wpisano, nie zostało nadpisane
• Kolumna może przyjąć tylko jedną z czterech informacji; po wybraniu nie jest już oferowana dla pozostałych
• Wartości są zapisywane krótko po zapisaniu wyniku rozmowy, w aplikacji lub w przeglądarce, a potem ponownie przy każdej zmianie leada. Lead, który nie ma jeszcze wyniku rozmowy, nie jest zapisywany
• Ostatnie połączenie to data i godzina ostatniego połączenia z leadem, zapisane w UTC
• Zwrotnie zapisywane są tylko wiersze, które stały się leadami dzięki tej synchronizacji. Wiersz, którego numer był już leadem, pozostaje nietknięty

Co dzieje się z nowymi wierszami

Pierwsze wiersze pojawiają się w ciągu kilku minut od kliknięcia Rozpocznij synchronizację. Od tej pory LumaKol odczytuje arkusz mniej więcej co 15 minut, zaczynając od wiersza po ostatnim odczytanym, a każdy nowy wiersz staje się leadem na liście nazwanej od arkusza kalkulacyjnego i karty. Długi arkusz trafia do LumaKol w trakcie kilku sprawdzeń.

• Każdy wiersz jest odczytywany raz. Edycja wiersza, który już został odczytany, nie zmienia jego leada ani nie dodaje go ponownie
• W firmowym obszarze roboczym nowe leady trafiają bez przypisania: wybierz listę arkusza na stronie Leady i przypisz je albo przypisz ponownie całą listę za pomocą opcji Zarządzaj listami. Na koncie indywidualnym należą do Ciebie
• Dodawaj nowe leady na dole. Nie sortuj karty ani nie wstawiaj czy usuwaj wierszy powyżej ostatniego odczytanego: LumaKol zapamiętuje swoje miejsce, a także wiersze, do których zapisuje wyniki, według numeru wiersza
• Wklejaj całe wiersze albo wypełniaj każdy wiersz za jednym razem. Wiersz odczytany w trakcie wpisywania trafia do LumaKol w takim stanie, w jakim był w tej chwili, a wiersz bez numeru telefonu liczy się jako nieprzydatny
• Data Added każdego leada to moment, w którym jego wiersz trafił do LumaKol, a nie dzień połączenia arkusza. Pozycja arkusza w sekcji Integrations → Google Sheets pokazuje liczbę dzisiejszych nowych leadów, a View new leads otwiera je na stronie Leady

Synchronizuj teraz, wstrzymaj lub zatrzymaj

Każda połączona karta ma własną pozycję w sekcji Synchronizowane arkusze: arkusz kalkulacyjny i kartę, status (Synchronizacja, Wstrzymano lub Wymaga uwagi), plakietkę zapisuje zwrotnie, gdy wyniki do niej wracają, oraz wiersz z informacją, ile wierszy zaimportowano, ile było duplikatów, a ile nieprzydatnych, i kiedy ostatnio sprawdzono kartę.

• Synchronizuj teraz od razu odczytuje nowe wiersze zamiast czekać na następne sprawdzenie i pokazuje, ile nowych leadów trafiło do LumaKol
• Przycisk pauzy wstrzymuje synchronizację: nie napływają nowe wiersze i nic nie jest zapisywane zwrotnie. Przycisk odtwarzania ją wznawia, a arkusz zostanie wkrótce znów sprawdzony
• Przycisk kosza zatrzymuje synchronizację po Twoim potwierdzeniu. Nowe wiersze przestają napływać, a już zaimportowane leady pozostają dokładnie takie, jakie są
• Aby później zmienić kolumny, zatrzymaj synchronizację i połącz arkusz ponownie. Karta zostanie wtedy odczytana od początku: wiersze, które już są w LumaKol, liczą się jako duplikaty, a wyniki wracają tylko do wierszy dodanych od tej chwili

Gdy arkusz wymaga uwagi

Wymaga uwagi oznacza, że ostatnie sprawdzenie się nie powiodło, a pozycja pokazuje przyczynę na czerwono. LumaKol sam ponawia próby i nic nie przepada: następne udane sprawdzenie kontynuuje od tego samego wiersza, a status wraca do Synchronizacja. Usuń przyczynę, a potem kliknij Synchronizuj teraz, aby od razu sprawdzić arkusz.

• „LumaKol cannot open that sheet any more”: arkusz kalkulacyjny został usunięty, jego właściciel odebrał Ci dostęp albo przełączono konto Google. Upewnij się, że Twoje konto może go otworzyć, kliknij Połącz arkusz i wybierz ten sam arkusz kalkulacyjny: ponowne wybranie przywraca dostęp. Okno konfiguracji otworzy się na tej karcie i poinformuje, że jest już połączona. Zamknij je, a potem kliknij Synchronizuj teraz przy tej pozycji
• „Connect Google Drive first” lub „Google Drive access was revoked”: połącz ponownie Google Drive w sekcji Ustawienia → Google Drive
• „Google Sheets refused the request”: zwykle nazwa karty została zmieniona albo karta została usunięta. LumaKol znajduje kartę po nazwie, więc przywróć jej dawną nazwę
• „Your plan stores up to … leads” lub „The free trial stores up to … leads”: obszar roboczy ma już tyle leadów, na ile pozwala jego plan. Wybierz większy plan w sekcji Rozliczenia, a potem kliknij Synchronizuj teraz
• „Write-back failed”: zapis do arkusza się nie powiódł, zwykle z jednego z powyższych powodów. Rozwiąż problem w ten sam sposób

Przełącz się na inne konto Google

Otwórz Ustawienia → Google Drive i kliknij Zmień konto, a potem Wybierz konto. Google pokaże swój wybór kont, więc możesz wybrać dowolne ze swoich kont Google albo dodać inne, a Integrations → Google Sheets pokaże potem nowe konto.

• Arkusze połączone ze starego konta przestają się synchronizować i przy następnym sprawdzeniu pokazują Wymaga uwagi, ponieważ nowe konto nie dało LumaKol do nich dostępu
• Połącz każdy z nich ponownie z nowego konta, które musi być właścicielem arkusza kalkulacyjnego albo mieć go udostępnionego: kliknij Połącz arkusz i wybierz ten sam arkusz kalkulacyjny. Okno konfiguracji poinformuje, że karta jest już połączona: zamknij je, a potem kliknij Synchronizuj teraz przy tej pozycji. Synchronizacja będzie kontynuowana od wiersza, do którego doszła
• Nie dotyczy to arkuszy połączonych przez inne osoby w obszarze roboczym: każdy jest odczytywany przez konto Google osoby, która go połączyła