కోచింగ్ సంస్థలు మరియు కళాశాలలు: క్రమబద్ధమైన ఫాలో-అప్‌లతో ఎంక్వైరీ కాల్‌లను అడ్మిషన్‌లుగా మార్చడం
అడ్మిషన్ సీజన్‌లు తక్కువ కాలం ఉంటాయి, ప్రతి ఎంక్వైరీ వెనుక ఎంపికలను పోల్చి చూస్తున్న ఒక కుటుంబం ఉంటుంది. కౌన్సెలర్‌లు ఒక్క ఎంక్వైరీని కూడా కోల్పోకుండా ముందుగా కాల్ చేయడం, సమయానికి ఫాలో అప్ చేయడం, తల్లిదండ్రులకు సమాచారం అందించడం ఎలా.
కోచింగ్ సంస్థ, స్కూల్ లేదా కళాశాలకు వచ్చే ప్రతి ఎంక్వైరీ వెనుక ఇద్దరు వ్యక్తులు ఉంటారు: విద్యార్థి, తల్లిదండ్రులు — సాధారణంగా అదే పక్షం రోజుల్లో మూడు నాలుగు ఎంపికలను పోల్చి చూస్తుంటారు. ముందుగా తిరిగి కాల్ చేసి, విద్యార్థి కోర్సు, లక్ష్య పరీక్షను గుర్తుంచుకుని, వాగ్దానం చేసిన రోజునే ఫాలో అప్ చేసే కౌన్సెలర్ సాధారణంగా అడ్మిషన్ గెలుస్తారు. రిజిస్టర్, WhatsApp గ్రూప్‌తో పనిచేసే కౌన్సెలర్ సాధారణంగా గెలవరు — కృషి లోపం వల్ల కాదు, రిజిస్టర్ మోగదు కాబట్టి.
అడ్మిషన్ సీజన్ అంటే జ్ఞాపకశక్తి సమస్యతో కూడిన సంఖ్యల సమస్య
రద్దీ వారాల్లో ఒక మధ్యస్థాయి సంస్థకు నేరుగా వచ్చే సందర్శకులు, వెబ్‌సైట్ ఫారమ్‌లు, లీడ్ యాడ్‌లు, రిఫరల్‌లు, మిస్డ్ కాల్‌ల నుంచి వందలాది ఎంక్వైరీలు రావచ్చు. ప్రతిదానికీ మొదటి కాల్, కోర్సు వివరణ, ఫీజు చర్చ, తరచుగా డెమో క్లాస్, రెండు మూడు ఫాలో-అప్‌లు అవసరం. లెక్క చూస్తే ఒక కౌన్సెలర్ అదంతా గుర్తుంచుకోలేరు; దాన్ని వారి కోసం గుర్తుంచుకుని, తర్వాత ఏం చేయాలో చెప్పడమే CRM పని.
కౌన్సెలర్ మాట్లాడే విధంగానే ఎంక్వైరీని నమోదు చేయండి
ఫీల్డ్‌లు సంభాషణను ప్రతిబింబించాలి: కోర్సు లేదా ప్రోగ్రామ్, తరగతి లేదా సంవత్సరం, లక్ష్య పరీక్ష, ఇష్టమైన బ్యాచ్ సమయం, నిర్ణయం తీసుకునేది ఎవరు. రెండు సంప్రదింపు నంబర్‌లు — విద్యార్థి, తల్లిదండ్రులు — ఒకే లీడ్‌పై ఉండాలి, ఏ నంబర్‌కు కాల్ చేసినా అదే లీడ్‌కు లాగ్ కావాలి. లీడ్ నంబర్‌లలో దేనినైనా కాల్ లాగ్‌తో సరిపోల్చే కాలింగ్ CRM కౌన్సెలర్ ఏమీ చేయకుండానే దీన్ని చూసుకుంటుంది.
కౌన్సెలింగ్ కాల్‌ల కోసం డిస్పొజిషన్‌లు
| ఫలితం | డిఫాల్ట్ తదుపరి అడుగు |
|---|---|
| డెమో క్లాస్ బుక్ అయింది | ముందు రోజు సాయంత్రం రిమైండర్; సమయం, ప్రదేశంతో సందేశం |
| ఫీజు వివరాలు పంపారు | 2 రోజుల్లో కాల్ |
| తల్లిదండ్రులు తిరిగి కాల్ చేస్తారు | ఇచ్చిన సమయానికి ఫాలో-అప్ |
| ఇతరులతో పోల్చి చూస్తున్నారు | స్కాలర్‌షిప్ లేదా బ్యాచ్ అప్‌డేట్‌తో 3 రోజుల్లో కాల్ |
| వేరే చోట చేరారు | మూసివేయండి; నివేదిక కోసం ఏ సంస్థలో చేరారో నమోదు చేయండి |
| అందుబాటులో లేరు | 3 గంటల తర్వాత మళ్లీ ప్రయత్నం, గరిష్ఠంగా 5 ప్రయత్నాలు |
డిఫాల్ట్ ఫాలో-అప్‌తో కూడిన చిన్న, నిర్దిష్టమైన ఫలితాలు ప్రతి కాల్‌నూ షెడ్యూల్ చేసిన తదుపరి చర్యగా మారుస్తాయి. కౌన్సెలర్ ఒక్క ట్యాప్‌తో తేదీని నిర్ధారిస్తారు లేదా మారుస్తారు; వాగ్దానం ఇప్పుడు సిస్టమ్‌లో ఉంటుంది.
డెమో క్లాసే మార్పిడి క్షణం
చాలా సంస్థలకు, డెమో లేదా కౌన్సెలింగ్ సెషన్‌కు హాజరవడమే చేరికను అంచనా వేయడానికి అత్యుత్తమ సూచిక. దాన్ని తనదైన దశతో కూడిన అపాయింట్‌మెంట్‌గా చూడండి: ముందు రోజు ధృవీకరణ సందేశం, ఉదయం రిమైండర్ కాల్, ఆ తర్వాత హాజరయ్యారు లేదా రాలేదు అనే ఫలితం. రాని వారు సాధారణ కుప్పలోకి తిరిగి వెళ్లకుండా మళ్లీ బుక్ చేసే క్రమంలోకి వెళ్తారు — కౌన్సెలర్‌కు WhatsApp సూచన, రెండు రోజుల తర్వాత కాల్ టాస్క్ ఉన్న చిన్న సీక్వెన్స్ ఎవరూ గుర్తుంచుకోకుండానే ఇది చేస్తుంది. ప్రతి కౌన్సెలర్‌కు, ప్రతి సోర్స్‌కు డెమో హాజరు రేటును ట్రాక్ చేయండి — ఏ యాడ్‌లు నిజంగా ఆసక్తి ఉన్న కుటుంబాలను తెస్తున్నాయో అది చెబుతుంది.
రెండు ఛానెల్‌ల ఫాలో-అప్‌తో తల్లిదండ్రులకు సమాచారం అందించండి
పని వేళల్లో తల్లిదండ్రులు తెలియని నంబర్‌లకు చాలా అరుదుగా సమాధానం ఇస్తారు. పనిచేసే పద్ధతి: ఒక కాల్ ప్రయత్నం, ఆ తర్వాత కౌన్సెలర్ పేరు, కోర్సు, చర్చించిన ఫీజు లేదా బ్యాచ్ వివరాలతో WhatsApp సందేశం — టెంప్లేట్ నుంచి ఒక్క ట్యాప్‌తో పంపి, ఎంక్వైరీపై లాగ్ అవుతుంది. సాయంత్రం తల్లిదండ్రులు తిరిగి కాల్ చేసినప్పుడు, ఆ కాల్ లీడ్‌తో సరిపోలుతుంది, ఎవరు ఎత్తినా చరిత్ర కనిపిస్తుంది.
కౌన్సెలింగ్ టీమ్‌ను నడపడం
- రోజును గడువు వచ్చిన ఫాలో-అప్‌లతో మొదలుపెట్టండి, తర్వాత కొత్త ఎంక్వైరీలు, ఆ తర్వాత మిగిలినవి.
- ఎంక్వైరీలను కోర్సు లేదా బ్రాంచ్ ఆధారంగా కేటాయించండి, అప్పుడు ఒక కుటుంబాన్ని మొదటి నుంచి చివరి వరకు అదే కౌన్సెలర్ చూసుకుంటారు.
- ప్రతి వారం ప్రతి కౌన్సెలర్ మొదటి కాల్‌కు పట్టిన సమయం, బుక్ చేసిన డెమోలను చూడండి — మొదటిది నివేదికలు → కోచింగ్ చూపిస్తుంది, రెండోది ఫలితాలు — అవి కనిపించడం మొదలైన తర్వాత రెండూ త్వరగా మెరుగుపడతాయి.
- ప్రతి వారం డెమో బుక్ చేసిన ఉత్తమ రెండు మూడు కాల్‌ల రికార్డింగ్‌లను సమీక్షించి పంచుకోండి; ఇంతకంటే వేగవంతమైన శిక్షణ లేదు.
- ఎవరైనా సెలవులో ఉన్నందుకు ఏ కుటుంబమూ ఎదురుచూడకుండా, ఎవరూ ముట్టని ఎంక్వైరీలను ఆటోమేటిక్‌గా తిరిగి కేటాయించండి: కొన్ని గంటల్లో ఎవరూ కాల్ చేయకపోతే ఒక ఆటోమేషన్ నియమం కొత్త లీడ్‌ను తర్వాతి కౌన్సెలర్‌కు అప్పగించగలదు.
సంబంధితమైనవి
- పరిశ్రమEducation & admissionsCounsel every enquiry, call students and parents back on time and track each one to enrolment.
- గైడ్ఫాలో-అప్‌లు మరియు రిమైండర్లు
- గైడ్పరిశ్రమ పైప్లైన్ టెంప్లేట్తో ప్రారంభించండి