ซิงค์ลีดจาก Google Sheets

การซิงค์ทำงานอย่างไร

คุณเชื่อมต่อบัญชี Google เลือกสเปรดชีตด้วยหน้าต่างเลือกไฟล์ของ Google เอง และบอก LumaKol เพียงครั้งเดียวว่าแต่ละคอลัมน์มีข้อมูลอะไร แถวที่มีอยู่แล้วในแท็บจะเข้ามาก่อน หลังจากนั้น LumaKol จะอ่านชีตประมาณทุก 15 นาที และแต่ละแถวที่เพิ่มไว้ด้านล่างจะกลายเป็นลีด จึงไม่มีใครต้องส่งออกหรืออัปโหลดไฟล์ หากคุณเลือกคอลัมน์ไว้ ขั้นตอน ผลการโทรล่าสุด เวลาโทร และเจ้าหน้าที่ จะถูกเขียนกลับไปในแถวของลีดนั้น

เชื่อมต่อ Google Drive ก่อน

ชีตจะถูกอ่านผ่านบัญชี Google ของคุณเอง คือบัญชีที่เชื่อมต่อไว้ใน การตั้งค่า → Google Drive กด “เชื่อมต่อ Google Drive” ที่นั่น Google จะถามว่าจะใช้บัญชีใดและขอสิทธิ์จากคุณ จากนั้น Integrations → Google Sheets จะแสดงชื่อบัญชีนั้น (“ชีตจะถูกเลือกจากบัญชี Google …”) พร้อมลิงก์ “ใช้บัญชีอื่น”

• จนกว่าจะเชื่อมต่อ Google Drive Integrations → Google Sheets จะแสดงลิงก์ไปยัง Google Drive แทน “เชื่อมต่อชีต”
• แต่ละคนเชื่อมต่อบัญชี Google ของตนเอง และชีตจะถูกอ่านผ่านบัญชีของคนที่เชื่อมต่อชีตนั้นเสมอ
• การเลือกสเปรดชีตทำให้ LumaKol เข้าถึงไฟล์นั้นไฟล์เดียว ไม่ใช่ส่วนอื่นของ Drive ของคุณ

เชื่อมต่อชีต

ใน Integrations → Google Sheets ให้กด “เชื่อมต่อชีต” หน้าต่างเลือกไฟล์ของ Google จะเปิดขึ้นและแสดงไฟล์ Google Sheets ของคุณ เลือกสเปรดชีตที่มีลีดของคุณ เมื่อ LumaKol อ่านแท็บของไฟล์นั้นแล้ว หน้าต่าง “ตั้งค่าการซิงค์” จะเปิดขึ้น

เลือกแท็บและจับคู่คอลัมน์

ใน “แท็บไหน” ให้เลือกแท็บที่มีลีดของคุณ แถวแรกของแท็บจะถูกอ่านเป็นหัวคอลัมน์ “คอลัมน์” จะแสดงทุกคอลัมน์ตามตัวอักษรและหัวคอลัมน์ พร้อมตัวอย่างจากแถวข้อมูลแรก LumaKol จะเดาจากหัวคอลัมน์ว่าแต่ละคอลัมน์มีข้อมูลอะไร ดังนั้นให้ตรวจสอบสิ่งที่เดาไว้และแก้ไขส่วนที่ดูไม่ถูกต้อง

• ต้องมีหนึ่งคอลัมน์เป็น “หมายเลขโทรศัพท์” แถวที่ไม่มีหมายเลขที่ใช้ได้จะเป็นลีดไม่ได้ และจะนับเป็นใช้ไม่ได้
• ฟิลด์ของลีดได้แก่ ชื่อ, หมายเลขโทรศัพท์, หมายเลขโทรศัพท์เพิ่มเติม, อีเมล, บริษัท, ตำแหน่ง, เมือง, จังหวัด / รัฐ, ประเทศ, PIN / รหัสไปรษณีย์, ที่อยู่, แหล่งที่มา, แคมเปญ, ขั้นตอนไปป์ไลน์, บันทึก, แท็ก และรหัสอ้างอิงของคุณ คอลัมน์อื่นให้ปล่อยไว้ที่ “— ข้ามคอลัมน์นี้ —”
• หมายเลขโทรศัพท์เพิ่มเติม บันทึก และแท็ก ใช้ได้หลายคอลัมน์ แท็กจะถูกแยกที่เครื่องหมายจุลภาคและอัฒภาค
• ลีดจะเริ่มที่ขั้นตอนแรกในไปป์ไลน์ของคุณ คอลัมน์ “ขั้นตอนไปป์ไลน์” ต้องใช้ชื่อขั้นตอนของคุณ (ตัวพิมพ์ใหญ่หรือเล็กไม่สำคัญ) แถวที่มีขั้นตอนอื่นจะนับเป็นใช้ไม่ได้
• “ประเทศ” รับรหัสสองตัวอักษร เช่น IN หรือ AE ค่าอื่นจะถูกเว้นว่างไว้ หมายเลขที่ไม่มีรหัสประเทศจะอ่านตามประเทศของพื้นที่ทำงานคุณ

เก็บคอลัมน์อื่นไว้ในฟิลด์กำหนดเอง

ข้อมูลอื่นที่ควรเก็บไว้ เช่น งบประมาณ สินค้า หรือสาขา สามารถใส่ในฟิลด์กำหนดเองได้ ตัวเลือกของแต่ละคอลัมน์จะแสดงฟิลด์กำหนดเองของคุณเป็น “ฟิลด์กำหนดเอง: …” และแสดง “ฟิลด์กำหนดเองใหม่” ที่ตั้งชื่อตามหัวคอลัมน์เมื่อไม่มีฟิลด์กำหนดเองที่ตรงกัน เมื่อหัวคอลัมน์ตรงกับชื่อฟิลด์กำหนดเองที่คุณมีอยู่แล้ว LumaKol จะเลือกฟิลด์นั้นให้

• ฟิลด์กำหนดเองใหม่จะถูกสร้างเป็นฟิลด์ข้อความเมื่อคุณกด “เริ่มซิงค์”
• ฟิลด์กำหนดเองใหม่นับรวมในขีดจำกัดฟิลด์กำหนดเองของแพ็กเกจคุณ หากถึงขีดจำกัดแล้ว “เริ่มซิงค์” จะหยุดพร้อมข้อความแจ้ง และจะไม่มีการซิงค์ใดๆ: ให้ส่งคอลัมน์นั้นไปยังฟิลด์ที่มีอยู่แล้ว หรือข้ามคอลัมน์นั้น
• ค่าที่ไม่เข้ากับฟิลด์จะถูกข้าม แต่ลีดยังคงเข้ามา ฟิลด์กำหนดเองที่บังคับกรอกซึ่งชีตเว้นว่างไว้ก็ไม่ทำให้ลีดถูกหยุดเช่นกัน
• เปลี่ยนชื่อหรือลบฟิลด์กำหนดเองภายหลังได้ใน ตั้งค่าเริ่มต้น → ฟิลด์กำหนดเอง

เขียนผลการโทรกลับลงในชีต (ไม่บังคับ)

ใน “เขียนผลการโทรกลับลงในชีต” LumaKol สามารถกรอกข้อมูลสี่อย่างลงในแถวของลีดนั้นเอง ได้แก่ ขั้นตอนไปป์ไลน์, ผลการโทรล่าสุด, โทรล่าสุดเมื่อ และเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบ เลือกคอลัมน์สำหรับแต่ละอย่างที่คุณต้องการ และปล่อยที่เหลือไว้ที่ “ไม่เขียน” ซึ่งจะไม่ถูกแตะต้องเลย จากนั้นกด “เริ่มซิงค์”

• แต่ละตัวเลือกจะระบุคอลัมน์ด้วยตัวอักษรและหัวคอลัมน์ เช่น “คอลัมน์ D · งบประมาณ” คอลัมน์ที่ไม่มีข้อมูลในแถวแรกๆ จะมีป้าย “ว่าง” และมีคอลัมน์ว่างอีกไม่กี่คอลัมน์ถัดจากคอลัมน์สุดท้ายของคุณให้เลือกด้วย เลือกคอลัมน์ว่าง เพื่อไม่ให้สิ่งที่คุณพิมพ์ไว้ถูกเขียนทับ
• หนึ่งคอลัมน์ใช้ได้กับหนึ่งในสี่อย่างเท่านั้น เมื่อเลือกแล้วจะไม่แสดงให้เลือกสำหรับอย่างอื่น
• ค่าจะถูกเขียนไม่นานหลังจากบันทึกผลการโทรในแอปหรือบนเว็บ และจะเขียนอีกครั้งทุกครั้งที่ลีดเปลี่ยนแปลงหลังจากนั้น ลีดที่ยังไม่มีผลการโทรจะไม่ถูกเขียน
• “โทรล่าสุดเมื่อ” คือวันที่และเวลาของการโทรครั้งล่าสุดถึงลีด โดยเขียนเป็นเวลา UTC
• จะเขียนกลับเฉพาะแถวที่กลายเป็นลีดผ่านการซิงค์นี้เท่านั้น แถวที่หมายเลขเป็นลีดอยู่แล้วจะไม่ถูกแตะต้อง

แถวใหม่จะเป็นอย่างไร

แถวแรกๆ จะเข้ามาภายในไม่กี่นาทีหลังกด “เริ่มซิงค์” จากนั้น LumaKol จะอ่านชีตประมาณทุก 15 นาที โดยเริ่มจากแถวถัดจากแถวสุดท้ายที่อ่านไปแล้ว และแต่ละแถวใหม่จะกลายเป็นลีดในรายการที่ตั้งชื่อตามสเปรดชีตและแท็บ ชีตที่ยาวจะเข้ามาในการตรวจหลายรอบ

• แต่ละแถวจะถูกอ่านครั้งเดียว การแก้ไขแถวที่อ่านไปแล้วจะไม่เปลี่ยนลีดของแถวนั้นหรือเพิ่มซ้ำ
• ในพื้นที่ทำงานของบริษัท ลีดใหม่จะเข้ามาโดยยังไม่ได้มอบหมาย: เลือกรายการของชีตในหน้า “ลีด” แล้วมอบหมาย หรือมอบหมายทั้งรายการใหม่ใน “จัดการรายการ” ในบัญชีส่วนตัว ลีดเหล่านั้นเป็นของคุณ
• เพิ่มลีดใหม่ไว้ด้านล่าง อย่าเรียงลำดับแท็บ หรือแทรกหรือลบแถวที่อยู่เหนือแถวสุดท้ายที่อ่านแล้ว: LumaKol จำตำแหน่งที่อ่านถึงและแถวที่จะเขียนกลับด้วยหมายเลขแถว
• วางทั้งแถว หรือกรอกแต่ละแถวให้เสร็จในครั้งเดียว แถวที่ถูกอ่านระหว่างที่พิมพ์ยังไม่เสร็จจะเข้ามาตามที่เป็นอยู่ตอนนั้น และแถวที่ยังไม่มีหมายเลขโทรศัพท์จะนับเป็นใช้ไม่ได้
• วันที่ “Added” ของแต่ละลีดคือเวลาที่แถวของลีดนั้นเข้ามา ไม่ใช่วันที่เชื่อมต่อชีต รายการของชีตนั้นใน Integrations → Google Sheets จะนับลีดใหม่ของวันนี้ และ “View new leads” จะเปิดลีดเหล่านั้นในหน้า “ลีด”

ซิงค์ตอนนี้ หยุดชั่วคราว หรือหยุด

แต่ละแท็บที่เชื่อมต่อจะมีรายการของตัวเองใน “ชีตที่ซิงค์”: สเปรดชีตและแท็บ สถานะ (“กำลังซิงค์” “หยุดชั่วคราว” หรือ “ต้องตรวจสอบ”) ป้าย “เขียนกลับ” เมื่อผลการโทรถูกเขียนกลับไปที่แท็บนั้น และบรรทัดที่บอกจำนวนแถวที่นำเข้า ซ้ำ หรือใช้ไม่ได้ และเวลาที่ตรวจล่าสุด

• “ซิงค์ตอนนี้” จะอ่านแถวใหม่ทันทีโดยไม่ต้องรอการตรวจรอบถัดไป และแจ้งว่ามีลีดใหม่เข้ามากี่รายการ
• ปุ่มหยุดชั่วคราวจะหยุดการซิงค์: ไม่มีแถวใหม่เข้ามาและไม่มีการเขียนกลับ ปุ่มเล่นจะเริ่มซิงค์ต่อ และชีตจะถูกตรวจอีกครั้งในไม่ช้า
• ปุ่มถังขยะจะหยุดการซิงค์หลังจากคุณยืนยัน แถวใหม่จะไม่เข้ามาอีก และลีดที่นำเข้าแล้วยังคงอยู่เหมือนเดิมทุกประการ
• หากต้องการเปลี่ยนคอลัมน์ภายหลัง ให้หยุดซิงค์แล้วเชื่อมต่อชีตอีกครั้ง จากนั้นแท็บจะถูกอ่านตั้งแต่ด้านบน: แถวที่อยู่ใน LumaKol แล้วจะนับเป็นรายการซ้ำ และผลการโทรจะเขียนกลับเฉพาะแถวที่เพิ่มหลังจากนั้นเท่านั้น

เมื่อชีตต้องตรวจสอบ

“ต้องตรวจสอบ” หมายถึงการตรวจครั้งล่าสุดล้มเหลว และรายการจะแสดงสาเหตุเป็นสีแดง LumaKol จะลองใหม่เองอยู่เรื่อยๆ และไม่มีอะไรสูญหาย: การตรวจที่สำเร็จครั้งถัดไปจะทำต่อจากแถวเดิม และสถานะจะกลับเป็น “กำลังซิงค์” แก้ไขสาเหตุ แล้วกด “ซิงค์ตอนนี้” เพื่อตรวจทันที

• “LumaKol cannot open that sheet any more”: สเปรดชีตถูกลบ เจ้าของยกเลิกสิทธิ์เข้าถึงของคุณ หรือคุณเปลี่ยนบัญชี Google ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีของคุณเปิดสเปรดชีตนั้นได้ กด “เชื่อมต่อชีต” แล้วเลือกสเปรดชีตเดิม: การเลือกอีกครั้งจะคืนสิทธิ์เข้าถึง หน้าต่าง “ตั้งค่าการซิงค์” จะเปิดที่แท็บนั้นและแจ้งว่าเชื่อมต่ออยู่แล้ว ปิดหน้าต่าง แล้วกด “ซิงค์ตอนนี้” ที่รายการนั้น
• “Connect Google Drive first” หรือ “Google Drive access was revoked”: เชื่อมต่อ Google Drive อีกครั้งใน การตั้งค่า → Google Drive
• “Google Sheets refused the request”: ส่วนใหญ่เป็นเพราะแท็บถูกเปลี่ยนชื่อหรือถูกลบ LumaKol หาแท็บจากชื่อ จึงต้องเปลี่ยนกลับเป็นชื่อเดิม
• “Your plan stores up to … leads” หรือ “The free trial stores up to … leads”: พื้นที่ทำงานมีลีดครบตามที่แพ็กเกจอนุญาตแล้ว เลือกแพ็กเกจที่ใหญ่ขึ้นใน “การเรียกเก็บเงิน” แล้วกด “ซิงค์ตอนนี้”
• “Write-back failed”: การเขียนลงในชีตล้มเหลว ส่วนใหญ่เป็นเพราะสาเหตุข้อใดข้อหนึ่งข้างต้น แก้ไขด้วยวิธีเดียวกัน

เปลี่ยนไปใช้บัญชี Google อื่น

เปิด การตั้งค่า → Google Drive แล้วกด “เปลี่ยนบัญชี” ตามด้วย “เลือกบัญชี” Google จะแสดงหน้าเลือกบัญชีของ Google ให้คุณเลือกบัญชี Google ใดก็ได้ของคุณหรือเพิ่มบัญชีอื่น จากนั้น Integrations → Google Sheets จะแสดงชื่อบัญชีใหม่

• ชีตที่คุณเชื่อมต่อจากบัญชีเดิมจะหยุดซิงค์และแสดง “ต้องตรวจสอบ” ในการตรวจครั้งถัดไป เพราะบัญชีใหม่ยังไม่ได้ให้สิทธิ์ LumaKol เข้าถึงชีตเหล่านั้น
• เชื่อมต่อแต่ละชีตอีกครั้งจากบัญชีใหม่ ซึ่งต้องเป็นเจ้าของสเปรดชีตหรือได้รับการแชร์สเปรดชีตนั้น: กด “เชื่อมต่อชีต” แล้วเลือกสเปรดชีตเดิม หน้าต่าง “ตั้งค่าการซิงค์” จะแจ้งว่าแท็บนั้นเชื่อมต่ออยู่แล้ว: ปิดหน้าต่าง แล้วกด “ซิงค์ตอนนี้” ที่รายการนั้น การซิงค์จะทำต่อจากแถวที่อ่านถึง
• ชีตที่คนอื่นในพื้นที่ทำงานเชื่อมต่อไว้จะไม่ได้รับผลกระทบ: แต่ละชีตจะถูกอ่านผ่านบัญชี Google ของคนที่เชื่อมต่อชีตนั้น