గందరగోళాన్ని దిగుమతి చేయకుండా Excel నుంచి లీడ్లను దిగుమతి చేయడం ఎలా
చాలా లీడ్ డేటాబేస్‌లు సృష్టించిన రోజే పాడైపోతాయి. కాలమ్ మ్యాచింగ్, ఫోన్ ఫార్మాట్‌లు, నకిలీల నియమాలు, చెడ్డ వరుసలు మీ టీమ్‌కు చేరకముందే పట్టుకునే ముందస్తు తనిఖీపై ఆచరణాత్మక గైడ్.
దాదాపు ప్రతి కాలింగ్ టీమ్ ఒకేలా మొదలవుతుంది: ఒక షీట్‌తో. ఎక్స్‌పోలో కొన్న జాబితా, పోర్టల్ నుంచి ఎక్స్‌పోర్ట్, డెస్క్ దగ్గర ఉన్నవారు టైప్ చేసిన మూడు నెలల వాక్-ఇన్‌లు. ఆ షీటే ఆస్తి, కొత్త CRMను మొదట అడిగే పని దాన్ని మింగమని.
చాలా లీడ్ డేటాబేస్‌లు పాడయ్యేది ఈ క్షణంలోనే. తర్వాత, ప్రజలు దశలను అప్‌డేట్ చేయడం మానేసినప్పుడు కాదు — మొదటి రోజే, అస్థిరమైన డేటాతో ఉన్న నాలుగు వేల వరుసలు శుభ్రమైన సిస్టమ్‌లోకి దిగి దాని శుభ్రతను తమతో తీసుకుపోయినప్పుడు. ఆరు వారాల తర్వాత, సంఖ్యలను ఎవరూ నమ్మరు, ఇద్దరు ఏజెంట్లు ఒకే వ్యక్తికి కాల్ చేస్తుంటారు, నిజాయితీ ముగింపు “CRM మాకు పనిచేయలేదు” అవుతుంది.
ఈ ఒక్క గంట విషయంలో ఆలోచించి వ్యవహరించడం విలువైనది. అసలు ఏం తప్పు జరుగుతుందో, గందరగోళం లేకుండా షీట్ను ఎలా లోపలికి తేవాలో ఇక్కడ ఉంది.
డేటాతో కాదు, శీర్షికలతో మొదలుపెట్టండి
LumaKol మీ ఫైల్ మొదటి వరుసను కాలమ్ శీర్షికలుగా చదివి, వాటిని తన సొంత ఫీల్డ్‌లతో ఆటోమేటిక్‌గా సరిపోల్చుతుంది. “Mobile”, “Mobile Number”, “Phone”, “Contact No” అన్నీ మీరు ఏమీ చేయకుండానే ఫోన్ ఫీల్డ్‌ను కనుగొంటాయి. కాబట్టి మీరు వెచ్చించగల అత్యంత విలువైన నిమిషం మొదటి వరుసపైనే: ప్రతి కాలమ్‌కు శీర్షిక ఉందని, ఆ శీర్షిక కాలమ్‌లో ఏం ఉందో చెబుతుందని నిర్ధారించుకోండి.
ఆ తర్వాత మీరు స్క్రీన్‌పై మ్యాచింగ్‌ను నిర్ధారిస్తారు; ప్రతి కాలమ్ పక్కన మీ సొంత ఫైల్ నుంచి నమూనా విలువలు కనిపిస్తాయి, కాబట్టి మీరు దేనికి ఒప్పుకుంటున్నారో చూడవచ్చు. ఒకే నియమం అమలవుతుంది: ఏదో ఒకటి మొబైల్ నంబర్ అయి ఉండాలి. మిగతావన్నీ ఐచ్ఛికం.
సరిపోల్చడానికి అందుబాటులో ఉన్న ఫీల్డ్లు చాలా మంది అనుకునే దానికంటే ఎక్కువ — మీరు మ్యాప్ చేసే ప్రతిదీ తర్వాత మీకు దొరికే ఫిల్టర్ కాబట్టి ఇది ముఖ్యం:
- పేరు, మొబైల్ నంబర్, అదనపు మొబైల్ నంబర్, ఇమెయిల్, కంపెనీ, హోదా.
- నగరం, రాష్ట్రం, దేశం, పిన్ కోడ్, చిరునామా — మీ సోర్స్‌లో ఉంటే అక్షాంశం/రేఖాంశం కూడా.
- సోర్స్, ప్రచారం — మూడు నెలల తర్వాత లీడ్లు ఎక్కడి నుంచి వచ్చాయో పోల్చడానికి వీలు కల్పించేవి ఇవే.
- దశ, “కేటాయించినది” — అప్పుడు లీడ్ ఎవరిదో ఇప్పటికే తెలిసిన షీట్ను చేతితో మళ్లీ వర్గీకరించాల్సిన అవసరం ఉండదు.
- తదుపరి ఫాలో-అప్ — అప్పుడు వాగ్దానం చేసిన కాల్‌బ్యాక్‌లు కొత్త సిస్టమ్‌లోకి మారేటప్పుడు కోల్పోకుండా నిలుస్తాయి.
- బాహ్య ID — అదే సోర్స్‌ను రెండోసారి దిగుమతి చేసినప్పుడు ఢీకొనకుండా సరిపోలేలా చేసే ఫీల్డ్.
సరిపోని కాలమ్‌లతో ఏం చేయాలి
నిజమైన షీట్‌లలో CRM ఎప్పుడూ వినని కాలమ్‌లు ఉంటాయి: బడ్జెట్, ప్రాజెక్ట్, కోర్సు, పాలసీ నంబర్, ఏ హోర్డింగ్. ప్రతిదానికీ మీకు రెండు ఎంపికలు ఉన్నాయి, తప్పుది నిశ్శబ్దంగా ఖరీదైనది.
కాలమ్ను దాటవేసి, ఆ సమాచారాన్ని శాశ్వతంగా కోల్పోవచ్చు. లేదా దాన్ని కస్టమ్ ఫీల్డ్‌గా మార్చవచ్చు; అప్పుడు అది ప్రతి లీడ్పై నిజమైన ఫీల్డ్ అవుతుంది: లీడ్ పేజీలో కనిపిస్తుంది, ఎక్స్‌పోర్ట్‌లలో ఉంటుంది, మీ సందేశ టెంప్లేట్‌లలో వేరియబుల్‌గా వాడవచ్చు. దిగుమతి స్క్రీన్ నుంచే దాన్ని సృష్టించడానికి LumaKol అవకాశం ఇస్తుంది.
కాల్‌లో ఏజెంట్ అడిగే ఏ విషయానికైనా రెండో ఎంపికనే తీసుకోండి. దాటవేసిన స్ప్రెడ్‌షీట్ కాలమ్‌లో ఉండిపోయిన బడ్జెట్ ఎవరికీ ఉపయోగపడదు; అదే కాలమ్ కరెన్సీ ఫీల్డ్‌గా ఉంటే, ముందుగా ఎవరికి కాల్ చేయడం విలువైనదో దాని ఆధారంగా టీమ్ లీడ్ రేపటి జాబితాను వర్గీకరించవచ్చు.
ఒక జాగ్రత్త: ఫీల్డ్ రకం ధృవీకరణను నిర్ణయిస్తుంది, దానికి విలువలు నిల్వ అయిన తర్వాత మార్చలేరు. ఎంచుకునే ముందు ఒక్క క్షణం ఆలోచించండి. సంఖ్య లేదా కరెన్సీగా “బడ్జెట్” సరిగ్గా వర్గీకరించబడి, సరిగ్గా కూడబడుతుంది; టెక్స్ట్‌గా “బడ్జెట్” జీవితాంతం 1, 10, 100, 2 అని వర్గీకరించబడుతుంది. పది రకాలు: టెక్స్ట్, సంఖ్య, కరెన్సీ, తేదీ, డ్రాప్‌డౌన్, బహుళ ఎంపిక, చెక్‌బాక్స్, లింక్, ఇమెయిల్, ఫోన్; ప్రతిదానికీ ఏజెంట్ల కోసం మీరు రాయగల సూచన వాక్యం ఉంటుంది — సరిగ్గా ఏం నమోదు చేయాలో ఫీల్డ్ కింద ఒక వాక్యం, ఇంతకంటే చవకైన డేటా-నాణ్యత నియంత్రణ లేదు.
దిగుమతులు నిజంగా విరిగేది ఫోన్ నంబర్‌ల దగ్గరే
స్ప్రెడ్‌షీట్‌లోని ఫోన్ నంబర్ అరుదుగా ఫోన్ నంబర్‌గా ఉంటుంది. అది ముందు అపాస్ట్రోఫీ ఉన్న స్ట్రింగ్, లేదా సున్నా కోల్పోయిన సంఖ్య, లేదా తొమ్మిది అంకెలు, లేదా “9876543210 / 9876543211” ఉన్న సెల్, లేదా Excel సహాయకరంగా 9.87654E+09గా చూపిన విలువ.
ఇది మరే రకమైన CRM కంటే కాలింగ్ CRMలో ఎక్కువ ముఖ్యం, ఎందుకంటే ఫోన్ నంబర్ కేవలం డేటా కాదు — ఉత్పత్తి డయల్ చేయడానికే ఉన్నది అది, నకిలీలను సరిపోల్చే కీ కూడా అదే. తప్పుడు నంబర్ అంటే ఎప్పటికీ పనిచేయలేని, ఎప్పటికీ నకిలీ తొలగించలేని లీడ్.
కాబట్టి ఏదైనా అప్లోడ్ చేసే ముందు తనిఖీ నడపండి. అది ప్రతి వరుసనూ మీ బ్రౌజర్లోనే ధృవీకరిస్తుంది — ఈ దశలో ఏదీ మీ కంప్యూటర్‌ను దాటదు — మూడు సంఖ్యలు చెబుతుంది: ఎన్ని వరుసలు సిద్ధంగా ఉన్నాయి, ఎన్ని అదే ఫైల్‌లోని మరో వరుసకు నకిలీలు, ఎన్నింటిలో సమస్యలు ఉన్నాయి. సమస్య ఉన్న ప్రతి వరుసకూ కారణంతో పేరు పెడుతుంది:
| తనిఖీ ఏం చెబుతుంది | సాధారణంగా దాని అర్థం |
|---|---|
| చెల్లుబాటు అయ్యే మొబైల్ నంబర్ కాదు | ల్యాండ్‌లైన్, కత్తిరించిన నంబర్, లేదా రెండు నంబర్లు ఉన్న సెల్ |
| ఇదే నంబర్ ఈ ఫైల్‌లో ముందే ఉంది | షీట్లోనే నకిలీలు ఉన్నాయి — కలిపిన జాబితాల్లో చాలా సాధారణం |
| దశ మీ పైప్‌లైన్ దశలలో దేనితోనూ సరిపోలడం లేదు | అక్షరక్రమ తేడా: “సైట్ విజిట్” వర్సెస్ “సైట్ విజిట్ బుక్ అయింది” |
| “కేటాయించినది” ఏ క్రియాశీల ప్రతినిధితోనూ సరిపోలడం లేదు | వెళ్లిపోయిన వ్యక్తి, లేదా ఖాతా పేరుకు బదులు ముద్దుపేరు |
| తదుపరి ఫాలో-అప్ చదవగలిగే తేదీ/సమయం కాదు | Excel తేదీ ఫార్మాటింగ్, సాధారణంగా US/UK రోజు-నెల తారుమారు |
| దేశం చెల్లుబాటు అయ్యే కోడ్ లేదా పేరు కాదు | దేశ కోడ్ రావాల్సిన చోట స్వేచ్ఛా టెక్స్ట్ |
తనిఖీలో నెగ్గిన వరుసలు మాత్రమే అప్లోడ్ అవుతాయి. డేటాబేస్‌ను శుభ్రంగా ఉంచే డిజైన్ నిర్ణయం అదే: చెడ్డ వరుసలు తర్వాత సరిచేయాల్సిన సగం-లీడ్‌లుగా రావు, మీ షీట్లోనే ఉంటాయి, అక్కడ వాటిని సరిదిద్ది రెండో విడతలో జోడించవచ్చు.
ఆచరణాత్మక వర్క్‌ఫ్లో: తనిఖీ నడపండి, ఫైల్ సరిచేయండి, మళ్లీ నడపండి. రెండు నిమిషాలు, రెండుసార్లు — క్రమశిక్షణ మొత్తం అంతే.
నకిలీలను ఎలా నిర్ణయిస్తారు — ఫోన్ నంబరే ఎందుకు
నకిలీలను మొబైల్ నంబర్పై సరిపోల్చుతారు. పేరుపై కాదు, ఇమెయిల్‌పై కాదు, సారూప్యత స్కోర్‌పై కాదు.
ఇది ఉద్దేశపూర్వకంగా ఇరుకైన నియమం, కాలింగ్ టీమ్‌కు సరైనది కూడా. పేర్లు నమ్మదగినవి కావు: ఒకే వ్యక్తి మూడు షీట్‌లలో Rajesh Kumar, R. Kumar, Rajesh K గా ఉంటారు; నిజంగా వేర్వేరు వ్యక్తులు ఎవరూ ఊహించనంత తరచుగా ఒకే పేరు కలిగి ఉంటారు. ఇమెయిల్‌లు తరచుగా ఉండవు. మీరు డయల్ చేసేది నంబర్‌నే, కాబట్టి నంబరే గుర్తింపు — దాన్ని తప్పుగా చేస్తే నష్టం స్పష్టంగా, కనిపించేలా ఉంటుంది: ఇద్దరు ఏజెంట్లు ఒకే వ్యక్తికి కాల్ చేయడం లీడ్‌ను కోల్పోవడానికి, బ్రాండ్‌ను ఇబ్బంది పెట్టడానికి అత్యంత వేగవంతమైన మార్గం.
నకిలీలు రెండు స్థాయిల్లో పట్టుబడతాయి. మీ ఫైల్ లోపలి పునరావృతాలను అప్లోడ్కు ముందే తనిఖీ గుర్తిస్తుంది. LumaKolలో ఇప్పటికే ఉన్న నంబర్లు దిగుమతి సమయంలోనే దాటవేయబడతాయి — అంటే ఇప్పటికే లోడ్ చేసిన షీట్ను మళ్లీ దిగుమతి చేయడం సురక్షితం: కొత్తవి జోడిస్తుంది, మిగతావాటిని పట్టించుకోదు.
ఇది దేన్ని పట్టుకోదో తెలుసుకోండి. రెండు వేర్వేరు SIMలు ఉన్న ఒకే వ్యక్తి రెండు లీడ్లు, ఎందుకంటే డయలర్‌కు అవి నిజంగానే రెండు నంబర్లు. అది మీ వ్యాపారానికి ముఖ్యమైతే, రెండో వరుస సృష్టించకుండా రెండో నంబర్ను అదనపు మొబైల్ నంబర్ ఫీల్డ్‌లోకి మ్యాప్ చేయండి.
దిగుమతి క్షణంలోనే వారికి ఎవరు కాల్ చేస్తారో నిర్ణయించడం
కేటాయించని లీడ్ అంటే కాల్ చేయని లీడ్. దిగుమతి మీకు మూడు ఎంపికలు ఇస్తుంది, “తర్వాత” కాకుండా ఇక్కడే నిర్ణయించడం విలువైనది, ఎందుకంటే తర్వాత అంటే సాధారణంగా ఎప్పటికీ కాదు:
- తర్వాత నిర్ణయించండి — లీడ్లు కేటాయించకుండా ఉంటాయి, మీరు లీడ్‌ల జాబితా నుంచి వాటిని పంచుతారు. మేనేజర్ ముందుగా జాబితాను చదవాలనుకున్నప్పుడు సరైనదే; అలవాటుగా ప్రమాదకరం.
- ఒక వ్యక్తి — షీట్‌లోని ప్రతి లీడ్ ఒకే ఏజెంట్‌కు వెళ్తుంది. ఒక ప్రాంతానికి లేదా ఎవరో బాధ్యత వహించే క్యాంపెయిన్‌కు చెందిన జాబితాకు సరైనది.
- సమానంగా పంచండి — మీరు టిక్ చేసిన వ్యక్తులకు లీడ్లు ఒక్కొక్కటిగా పంచబడతాయి, కాబట్టి అందరికీ సమాన వాటా దక్కుతుంది. సరిపోలిక కంటే న్యాయం ముఖ్యమైన బల్క్ జాబితాకు సరైనది.
అనేక ఫైళ్ల విషయంలో సులభంగా మిస్ అయ్యే ఒక సూక్ష్మత ఉంది: మీరు ఒకేసారి అనేక ఫైళ్లు, లేదా అనేక షీట్‌లు ఉన్న వర్క్‌బుక్ జోడిస్తే, ప్రతి ఫైల్, ప్రతి షీట్ తనదైన జాబితా అవుతుంది. ఒకే సిట్టింగ్‌లో ఒక్కోదాన్ని ఒక్కో ఏజెంట్‌కు ఇవ్వవచ్చు. కాబట్టి ఒక్కో నగరానికి ఒక్కో ట్యాబ్ ఉన్న వర్క్‌బుక్ చదును చేయాల్సిన సమస్య కాదు — మీరు కేటాయించాలనుకున్న విధంగానే అది ఇప్పటికే వ్యవస్థీకృతమై ఉంది.
సోర్స్ లేబుల్ మీ భవిష్యత్తు కోసం మీరిచ్చే బహుమతి
ప్రతి దిగుమతి సోర్స్ లేబుల్ అడుగుతుంది, దానితో వచ్చిన ప్రతి లీడ్పై అది కనిపిస్తుంది. “ప్రాపర్టీ ఎక్స్‌పో – సెప్టెంబర్” టైప్ చేయడానికి నాలుగు సెకన్లు పడుతుంది.
మూడు నెలల తర్వాత, సమాధానం లేని ప్రశ్నకూ మీకూ మధ్య నిలిచేది అదొక్కటే. ఏ ఎక్స్‌పో వ్యాపారం తెచ్చింది? కొన్న జాబితా ఆ డబ్బుకు విలువైనదేనా? హోర్డింగ్ కంటే వెబ్‌సైట్ బాగా కన్వర్ట్ చేస్తోందా? లేబుల్ లేకపోతే, ప్రతి లీడ్ “CRM నుంచి” వచ్చినదే, ఏ సోర్స్‌నూ మరో దానితో పోల్చలేరు. లేబుల్ ఉంటే, ఫన్నెల్ నివేదిక నేరుగా సమాధానం ఇస్తుంది.
నెల ఉన్న లేబుల్ వాడండి. “Facebook లీడ్లు” మూడోసారి వాడినప్పుడు నిరుపయోగమవుతుంది; “Facebook – సెప్టెం. రెసిడెన్షియల్” ఏళ్ల తరబడి అర్థవంతంగా ఉంటుంది.
రసీదు చదవండి
దిగుమతి పూర్తయినప్పుడు మీకు ఒక లెక్క వస్తుంది: ఎన్ని వరుసలలో ఎన్ని లీడ్లు దిగుమతి అయ్యాయి, ఎన్ని నకిలీలుగా దాటవేయబడ్డాయి, ఎన్ని తిరస్కరించబడ్డాయి. దాన్ని చదవండి. సంఖ్యలను సులభంగా వివరించగలిగే చివరి క్షణం అదే.
4,000 వరుసల షీట్ నుంచి 2,600 దిగుమతి అయితే, ఆ జాబితా ఎక్కడి నుంచి వచ్చిందో అది మీకు ఏదో చెబుతోంది; క్యాంపెయిన్ ఎందుకు ఆశించినంత ఫలితం ఇవ్వలేదని నెల తర్వాత ఆలోచించడం కంటే అదే రోజు తెలుసుకోవడం మేలు. ప్రతి దిగుమతి నివేదికలు → దిగుమతి చరిత్రలో కూడా ఉంటుంది — ఫైల్ పేరు, వరుసలు, దిగుమతి అయినవి, నకిలీలు, చెల్లనివి, ఎప్పుడు — కాబట్టి “సెప్టెంబర్‌లో సరిగ్గా ఏం లోడ్ చేశాం?” అనే ప్రశ్నకు ఎవరి జ్ఞాపకంపైనా ఆధారపడని సమాధానం ఉంటుంది.
చిన్న ముందస్తు చెక్‌లిస్ట్
- షీట్ తెరిచి, ప్రతి కాలమ్‌కు నిజమైన శీర్షిక ఉండేలా మొదటి వరుసను సరిచేయండి.
- ఫోన్ నంబర్‌లను టెక్స్ట్ కాలమ్‌లో పెట్టండి, అప్పుడు Excel ముందున్న సున్నాలను మింగడం, పొడవైన సంఖ్యలను సైంటిఫిక్ నొటేషన్‌గా మార్చడం ఆపుతుంది.
- రెండు నంబర్లు ఉన్న ఏ సెల్‌నైనా మొబైల్, అదనపు-మొబైల్ కాలమ్‌లుగా విభజించండి.
- అప్లోడ్ చేసే ముందే, ఏ అదనపు కాలమ్‌లు కస్టమ్ ఫీల్డ్‌లుగా మారాలో నిర్ణయించండి — రకాలను తర్వాత మార్చలేరు కాబట్టి వాటిని జాగ్రత్తగా ఎంచుకోండి.
- మొదటి నుంచి జాబితా తయారు చేస్తుంటే నమూనా షీట్ డౌన్‌లోడ్ చేయండి; అది మ్యాచింగ్ దశను పూర్తిగా ఆదా చేస్తుంది.
- తనిఖీ నడపండి. అది చెప్పినవి సరిచేయండి. మళ్లీ నడపండి.
- నెల ఉన్న సోర్స్ లేబుల్ రాయండి, కేటాయింపు నియమాన్ని వాయిదా వేయకుండా ఎంచుకోండి.
- చివరి లెక్క చదవండి, అసలు ఫైల్‌ను ఎక్కడైనా భద్రంగా ఉంచండి. తనిఖీలో నెగ్గని వరుసలకు మీ దగ్గర ఉన్న ఏకైక కాపీ అదే.
ఈ అంశంపై ప్రశ్నలు
ఒకే షీట్ను రెండుసార్లు దిగుమతి చేస్తే ఏమవుతుంది?+
చెడు ఏమీ జరగదు. LumaKolలో ఇప్పటికే ఉన్న నంబర్లు దిగుమతి సమయంలో నకిలీలుగా దాటవేయబడతాయి, కాబట్టి రెండోసారి కొత్త వరుసలు మాత్రమే జోడించబడతాయి. ఎన్ని దాటవేయబడ్డాయో చివరి లెక్క చెబుతుంది.
ఇప్పటికే నిర్దిష్ట ఏజెంట్లకు కేటాయించిన లీడ్లను దిగుమతి చేయవచ్చా?+
అవును. వ్యక్తి పేరు ఉన్న కాలమ్ను “కేటాయించినది (ప్రతినిధి)” ఫీల్డ్కు మ్యాప్ చేయండి. క్రియాశీల ఏజెంట్తో సరిపోలని ఏ విలువైనా అప్లోడ్కు ముందే సమస్య ఉన్న వరుసగా నివేదించబడుతుంది, కాబట్టి తర్వాత తేడా కనుగొనకుండా అక్షరక్రమాన్ని సరిచేయవచ్చు.
ధృవీకరించక ముందే నా లీడ్లు అప్లోడ్ అవుతాయా?+
లేదు. తనిఖీ మీ బ్రౌజర్లోనే నడుస్తుంది — ఫోన్ నంబర్లు, ఫైల్ లోపలి నకిలీలు, కస్టమ్ ఫీల్డ్ నియమాలు — నెగ్గిన వరుసలు మాత్రమే పంపబడతాయి. సమస్యలు ఉన్న వరుసలు మీ షీట్లోనే ఉంటాయి.
దిగుమతి తర్వాత నా లీడ్లకు కాలమ్ జోడించవచ్చా?+
అవును. సెటప్ → కస్టమ్ ఫీల్డ్లు కింద కస్టమ్ ఫీల్డ్ సృష్టిస్తే అది ప్రతి లీడ్పై కనిపిస్తుంది. ఫీల్డ్కు విలువలు నిల్వ అయిన తర్వాత దాని రకాన్ని మార్చలేరని గమనించండి, కాబట్టి విలువలు సంఖ్యలైతే టెక్స్ట్ బదులు సంఖ్య లేదా కరెన్సీ ఎంచుకోండి.
నకిలీలను ఎలా నిర్ణయిస్తారు?+
మొబైల్ నంబర్పై మాత్రమే. ఒకే నంబర్ ఉన్న రెండు వరుసలు ఒకే లీడ్; ఒకే పేరు, వేర్వేరు నంబర్లు ఉన్న రెండు వరుసలు రెండు లీడ్లు. ఒక వ్యక్తి రెండు SIMలు వాడితే, రెండో లీడ్ సృష్టించకుండా రెండో నంబర్ను అదనపు మొబైల్ నంబర్ ఫీల్డ్లో పెట్టండి.