DND, సమ్మతి మరియు కాల్ రికార్డింగ్: భారతదేశంలోని కాలింగ్ టీమ్‌లు సరిగ్గా చేయాల్సినవి
భారతదేశంలో అవుట్‌బౌండ్ కాలింగ్‌కు వర్తించే నియమాలపై సరళమైన భాషలో గైడ్ — DND రిజిస్ట్రీ, వాణిజ్య సందేశాల రిజిస్ట్రేషన్, రికార్డింగ్ సమ్మతి, వ్యక్తిగత డేటా బాధ్యతలు — వాటిని రోజువారీ కార్యకలాపాల్లో ఎలా భాగం చేయాలి.
కాలింగ్ టీమ్‌లు కొన్ని నియమాల పరిధిలో పనిచేస్తాయి; చాలా మంది సేల్స్ మేనేజర్‌లు ఫిర్యాదు వచ్చిన తర్వాతే వాటి గురించి తెలుసుకుంటారు. నియమాలు సంక్లిష్టమైనవి కావు, కానీ అవి గోడపై పోస్టర్‌గా కాకుండా ఆచరణలో ఉండాలి — ఎవరికి కాల్ చేస్తారు, ఎప్పుడు, రికార్డును ఎలా ఉంచుతారు అనే వాటిలో భాగంగా.
DND రిజిస్ట్రీ మరియు అయాచిత వాణిజ్య కాల్‌లు
భారత టెలికాం నియంత్రణ సంస్థ ఒక కస్టమర్ ప్రాధాన్యత వ్యవస్థను నిర్వహిస్తుంది (Telecom Commercial Communications Customer Preference Regulations, సాధారణంగా DND అని పిలుస్తారు); దీని ద్వారా చందాదారులు తమ నంబర్‌ను నమోదు చేసి ప్రమోషనల్ కాల్‌లు, సందేశాలను పూర్తిగా లేదా వర్గాల వారీగా నిరోధించవచ్చు. నమోదైన నంబర్‌కు ప్రమోషనల్ కంటెంట్‌తో కాల్ చేస్తే, వ్యాపారం — తీరును బట్టి కాల్ చేసిన నంబర్ కూడా — ఫిర్యాదులకు, జరిమానాలకు గురవుతుంది; పదే పదే ఉల్లంఘనలపై టెలికాం ఆపరేటర్‌లు చర్యలు తీసుకుంటారు.
ఆచరణలో రెండు తేడాలు ముఖ్యం. మొదటిది, ప్రమోషనల్ వర్సెస్ సర్వీస్ లేదా లావాదేవీ సంబంధిత సమాచారం: మీ ఉత్పత్తి గురించి ఎంక్వైరీ చేసిన వ్యక్తికి, లేదా ఇప్పటికే ఉన్న కస్టమర్‌కు వారి ఖాతా గురించి చేసే కాల్‌ను, కొన్న జాబితాకు చేసే కోల్డ్ ప్రమోషనల్ కాల్‌తో పోలిస్తే సాధారణంగా వేరుగా చూస్తారు. రెండోది, సమ్మతి: ఆ వ్యక్తి నుంచి నమోదైన ఆప్ట్-ఇన్ — వారు సమర్పించిన ఫారమ్, వారు చేసిన ఎంక్వైరీ — కాల్‌ను వారే కోరారనడానికి మీ సాక్ష్యం.
- కొన్న లేదా కోల్డ్ జాబితాలను దిగుమతి చేసే ముందు DND స్థితికి వ్యతిరేకంగా స్క్రీన్ చేసి, ఆ స్క్రీనింగ్ రికార్డును ఉంచుకోండి. దిగుమతి సమయంలో LumaKol DND స్థితిని తనిఖీ చేయదు, కాబట్టి ఈ అడుగు అప్‌లోడ్‌కు ముందే జరగాలి.
- ప్రతి లీడ్‌పై లీడ్ సోర్స్, ఎంక్వైరీ టైమ్‌స్టాంప్ నిల్వ చేయండి; అదే మీ సమ్మతి రికార్డు.
- లీడ్‌ను ప్రతి క్యూ నుంచి వెంటనే, శాశ్వతంగా తొలగించే “కాల్ చేయవద్దు” ఫలితాన్ని ఏజెంట్లకు ఇవ్వండి.
- ప్రమోషనల్ కాలింగ్‌ను అనుమతించిన సమయాలకే పరిమితం చేయండి, డయల్ చేసే ముందే CRM కాలింగ్ సమయాలను అమలు చేసేలా చూడండి.
SMS మరియు WhatsApp: టెంప్లేట్‌లు మరియు రిజిస్ట్రేషన్
భారతదేశంలో వాణిజ్య SMS కోసం పంపేవారు, సందేశ టెంప్లేట్‌లు టెలికాం ఆపరేటర్‌ల డిస్ట్రిబ్యూటెడ్-లెడ్జర్ (DLT) ప్లాట్‌ఫామ్‌పై నమోదై ఉండాలి; నమోదు కాని టెంప్లేట్‌లు ఫిల్టర్ అవుతాయి. యాక్టివ్ కస్టమర్ సంభాషణ వెలుపల WhatsApp Business సందేశాలు కూడా ముందుగా ఆమోదించిన టెంప్లేట్‌లనే వాడతాయి. ఆచరణలో దీని అర్థం, మీ ఏజెంట్లు పంపే ఫాలో-అప్ సందేశాలు ప్రతిసారీ టైప్ చేసే స్వేచ్ఛా టెక్స్ట్‌గా కాకుండా ఆమోదించిన టెంప్లేట్‌ల చిన్న లైబ్రరీ నుంచి రావాలి — ఇది స్థిరత్వానికి, లాగింగ్‌కు కూడా మంచిది.
కాల్ రికార్డింగ్ మరియు సమ్మతి
ఒక కాల్‌ను రికార్డ్ చేయవచ్చా, ఎవరు అంగీకరించాలి అనేది రెండు పక్షాల అధికార పరిధి, ఉద్దేశ్యంపై ఆధారపడి ఉంటుంది. చాలా అధికార పరిధుల్లో కనీసం ఒక పాల్గొనేవారి సమ్మతి అవసరం; కొన్నింటిలో అందరి సమ్మతి అవసరం; ఆర్థిక ఉత్పత్తుల అమ్మకాల వంటి నిర్దిష్ట సంభాషణలను రికార్డ్ చేయాలని అనేక రంగాల నియంత్రణ సంస్థలు ఆశిస్తాయి. రెండు ఆచరణాత్మక జాగ్రత్తలు ప్రతిచోటా పనిచేస్తాయి: కాల్ రికార్డ్ కావచ్చని ప్రజలకు చెప్పండి, కంపెనీలో ఎవరు వినవచ్చో నియంత్రించండి.
ఆడియోను తన ద్వారా పంపని కాలింగ్ CRM — తయారీదారు, ప్రాంతం అనుమతించిన చోట, హ్యాండ్‌సెట్ సొంత డయలర్ చేసే రికార్డింగ్లను సింక్ చేస్తుంది — రికార్డింగ్ ఎప్పుడు ఆన్‌లో ఉంటుందనే నియంత్రణను మీ చేతుల్లోనే ఉంచుతుంది. యాక్సెస్‌ను పాత్ర ఆధారంగా పరిమితం చేయాలి — LumaKolలో ఒక గోప్యతా సెట్టింగ్ యజమానులు, అడ్మిన్‌లు, టీమ్ లీడ్‌లు మాత్రమే వినవచ్చా, లేక ఏజెంట్లు కూడా తమ సొంత కాల్లను వినవచ్చా అని నిర్ణయిస్తుంది — నిల్వ వ్యవధిని మీ విధానంలో చెప్పినంత వరకే పరిమితం చేయాలి.
వ్యక్తిగత డేటా బాధ్యతలు
ఒక వ్యక్తి పేరు, నంబర్‌లు, కాల్ లాగ్‌లు, వారి గురించిన నోట్లు వ్యక్తిగత డేటా. భారతదేశ డిజిటల్ వ్యక్తిగత డేటా రక్షణ చట్టం (2023), దాని నియమాలు దశలవారీగా అమలవుతుండగా, ఉద్దేశ్యం, సమ్మతి, భద్రత, వ్యక్తి హక్కులకు సంబంధించిన బాధ్యతలను నిర్దేశిస్తుంది; అంతర్జాతీయంగా కాల్ చేసే టీమ్‌లకు ఇతర దేశాల్లో ఇలాంటి వ్యవస్థలే ఉన్నాయి. కాలింగ్ టీమ్‌కు ఆచరణాత్మక చెక్‌లిస్ట్ చిన్నది.
- సేల్స్ ప్రక్రియకు అవసరమైనంతే సేకరించండి, అంతకంటే ఎక్కువ కాదు; ప్రతి కస్టమ్ ఫీల్డ్‌కు ఒక కారణం ఉండాలి.
- యాప్ ఏ అనుమతులను, ఎందుకు వాడుతుందో ఏజెంట్లకు చూపించండి; వర్క్ SIMను మాత్రమే నమోదు చేయండి, వ్యక్తిగత కాల్లను ఎప్పుడూ కాదు.
- అవసరం లేని పాత్రలకు నంబర్‌లను మాస్క్ చేయండి; వీక్షకుడికి లీడ్ పూర్తి మొబైల్ నంబర్ అవసరం లేదు.
- బల్క్ డేటాకు యాక్సెస్ రికార్డు ఉంచండి: ఏ జాబితాను ఎవరు, ఎప్పుడు ఎక్స్‌పోర్ట్ చేశారు. ఎవరు ఎక్స్‌పోర్ట్ చేయవచ్చో, ఎవరు రికార్డింగ్‌లు వినవచ్చో పాత్ర ఆధారంగా పరిమితం చేయండి.
- అభ్యర్థనపై ఒక వ్యక్తి రికార్డును సరిదిద్దగలగాలి లేదా తొలగించగలగాలి, ఏజెంట్ల ఫోన్‌ల నుంచి కూడా.
- కాల్ చరిత్ర, రికార్డింగ్లను ఎంతకాలం ఉంచుతారో నిర్ణయించి, రాసిపెట్టి, అంతకంటే పాతవాటిని తొలగించండి.
నియమాలను రోజువారీ కార్యకలాపాలుగా మార్చడం
నియమాలు పాటించే టీమ్‌కూ, అదృష్టం బాగున్న టీమ్‌కూ తేడా ఏమిటంటే, నియమాలు పాటించే టీమ్ నియమాలు టూల్స్ లోపలే అమలవుతాయి. డయల్ చేసే ముందే కాలింగ్ సమయాలు తనిఖీ అవుతాయి. ప్రయత్నాల పరిమితులు వేధింపుగా కనిపించే ధోరణిని ఆపుతాయి. కాల్ చేయవద్దనే అభ్యర్థన ఒక నోట్ కాదు, లీడ్‌ను మూసివేసి తదుపరి డయలింగ్‌ను నిరోధించే ఫలితం. సందేశం పంపడానికి టెంప్లేట్‌లే ఏకైక మార్గం. రికార్డింగ్ యాక్సెస్ ఒక అనుమతి. తొలగింపు అభ్యర్థనలు ఒకే స్క్రీన్ నుంచి నిర్వహించబడి ప్రతి డివైస్‌కు చేరతాయి. వీటిని కాన్ఫిగర్ చేయనిచ్చే సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఎంచుకోండి, ఆపై ప్రతి త్రైమాసికం వాటిని ఆడిట్ చేయండి.
ఈ అంశంపై ప్రశ్నలు
నా ఫారమ్ నింపిన లీడ్ నంబర్ DNDలో ఉంటే, వారికి కాల్ చేయవచ్చా?+
ఎంక్వైరీ ఆధారంగా, కోరిన సమాచారాన్ని సాధారణంగా అయాచిత ప్రమోషన్‌తో పోలిస్తే వేరుగా చూస్తారు; ఫారమ్ సమర్పణే ఆ అభ్యర్థనకు మీ సాక్ష్యం. లీడ్‌పై సోర్స్, టైమ్‌స్టాంప్ ఉంచండి; మీ రంగానికి వర్తించే స్థితిని న్యాయ సలహాదారుతో నిర్ధారించుకోండి.
కాలింగ్ CRM కాల్లను రికార్డ్ చేస్తుందా?+
కొన్ని CRMలు కాల్లను తమ సొంత సర్వర్ల ద్వారా పంపి అక్కడే రికార్డ్ చేస్తాయి. SIM ఆధారిత CRM ఆడియోను తన ద్వారా పంపదు; అందుబాటులో ఉండి, చట్టబద్ధమైన చోట, ఫోన్ సొంత డయలర్ చేసే రికార్డింగ్లను అది సింక్ చేయగలదు.