Sinkronkan prospek dari Google Sheets

Cara kerja sinkronisasi

Anda menghubungkan akun Google, memilih spreadsheet dengan pemilih file milik Google sendiri, dan memberi tahu LumaKol sekali saja isi setiap kolom. Baris yang sudah ada di tab masuk lebih dulu. Setelah itu LumaKol membaca sheet sekitar setiap 15 menit, dan setiap baris yang ditambahkan di bagian bawah menjadi prospek, sehingga tidak ada yang perlu mengekspor atau mengunggah file. Jika Anda memilih kolom untuk itu, tahap, hasil terakhir, waktu panggilan, dan agen ditulis kembali ke baris prospek tersebut.

Hubungkan Google Drive terlebih dahulu

Sheet dibaca melalui akun Google Anda sendiri, yaitu akun yang terhubung di Pengaturan → Google Drive. Tekan “Hubungkan Google Drive” di sana; Google akan menanyakan akun mana yang digunakan dan meminta izin Anda. Setelah itu Integrations → Google Sheets menampilkan nama akun tersebut (“Sheet dipilih dari akun Google …”) beserta tautan “Gunakan akun lain”.

• Selama Google Drive belum terhubung, Integrations → Google Sheets menampilkan tautan ke Google Drive, bukan “Hubungkan sheet”
• Setiap orang menghubungkan akun Google-nya sendiri, dan sheet selalu dibaca melalui akun orang yang menghubungkannya
• Memilih spreadsheet memberi LumaKol akses ke file itu saja, bukan ke isi Drive Anda yang lain

Hubungkan sheet

Di Integrations → Google Sheets, tekan “Hubungkan sheet”. Pemilih file Google terbuka dan menampilkan file Google Sheets Anda; pilih spreadsheet yang berisi prospek Anda. Setelah LumaKol membaca tab-tabnya, jendela “Atur sinkronisasi” terbuka.

Pilih tab dan petakan kolom

Di “Tab mana”, pilih tab yang berisi prospek Anda; baris pertamanya dibaca sebagai header. “Kolom” menampilkan setiap kolom berdasarkan huruf dan header-nya, beserta contoh dari baris data pertama. LumaKol menebak isi setiap kolom dari header-nya, jadi periksa tebakan tersebut dan perbaiki yang tampak salah.

• Satu kolom harus berupa “Nomor telepon”. Baris tanpa nomor yang dapat dipakai tidak bisa menjadi prospek dan dihitung sebagai tidak terpakai
• Kolom prospek yang tersedia: Nama, Nomor telepon, Telepon tambahan, Email, Perusahaan, Jabatan, Kota, Provinsi / negara bagian, Negara, PIN / kode pos, Alamat, Sumber, Kampanye, Tahap pipeline, Catatan, Tag, dan Referensi Anda sendiri. Biarkan kolom lainnya pada “— lewati kolom ini —”
• Telepon tambahan, Catatan, dan Tag dapat menerima beberapa kolom. Tag dipisahkan pada koma dan titik koma
• Prospek dimulai di tahap pipeline pertama Anda. Kolom “Tahap pipeline” harus memakai nama tahap Anda (huruf besar/kecil tidak berpengaruh); baris dengan tahap lain dihitung sebagai tidak terpakai
• “Negara” menerima kode dua huruf seperti IN atau AE; nilai lain dibiarkan kosong. Nomor tanpa kode negara dibaca dengan negara ruang kerja Anda

Simpan kolom lain di kolom kustom

Informasi lain yang perlu disimpan, seperti anggaran, produk, atau cabang, dapat dimasukkan ke kolom kustom. Daftar pilihan setiap kolom menampilkan kolom kustom Anda sebagai “Kolom kustom: …”, dan “Kolom kustom baru” yang dinamai sesuai header jika tidak ada kolom kustom yang cocok. Jika header cocok dengan nama kolom kustom yang sudah Anda miliki, LumaKol memilih kolom tersebut untuk Anda.

• Kolom kustom baru dibuat sebagai kolom teks saat Anda menekan “Mulai sinkronisasi”
• Kolom kustom baru dihitung dalam batas kolom kustom paket Anda. Jika batas tercapai, “Mulai sinkronisasi” berhenti dengan pesan dan tidak ada yang disinkronkan: arahkan kolom sheet itu ke kolom yang sudah ada atau lewati kolom tersebut
• Nilai yang tidak sesuai dengan kolomnya diabaikan, dan prospek tetap masuk. Kolom kustom wajib yang dibiarkan kosong di sheet juga tidak menghentikan prospek
• Ganti nama atau hapus kolom kustom nanti di Pengaturan awal → Kolom kustom

Tulis hasil kembali ke sheet (opsional)

Di “Tulis hasil kembali ke sheet”, LumaKol dapat mengisi empat hal ke baris prospek itu sendiri: Tahap pipeline, Hasil panggilan terakhir, Terakhir ditelepon pada, dan Agen yang ditugaskan. Pilih kolom untuk setiap hal yang Anda inginkan, dan biarkan sisanya pada “Jangan tulis”: kolom tersebut tidak akan pernah disentuh. Lalu tekan “Mulai sinkronisasi”.

• Setiap pilihan menyebut kolom berdasarkan huruf dan header, misalnya “Kolom D · Anggaran”. Kolom yang tidak berisi apa pun di baris-baris pertamanya ditandai “kosong”, dan beberapa kolom kosong setelah kolom terakhir Anda juga ditawarkan. Pilih kolom kosong agar tidak ada yang Anda ketik tertimpa
• Satu kolom hanya dapat menerima salah satu dari keempatnya; setelah dipilih, kolom itu tidak ditawarkan untuk yang lain
• Nilai ditulis tidak lama setelah hasil panggilan disimpan, di aplikasi atau di web, dan ditulis lagi setiap kali prospek berubah setelah itu. Prospek yang belum memiliki hasil panggilan tidak ditulis
• “Terakhir ditelepon pada” adalah tanggal dan waktu panggilan terakhir ke prospek, ditulis dalam UTC
• Hanya baris yang menjadi prospek melalui sinkronisasi ini yang ditulis kembali. Baris yang nomornya sudah menjadi prospek dibiarkan apa adanya

Apa yang terjadi pada baris baru

Baris pertama masuk dalam beberapa menit setelah “Mulai sinkronisasi”. Sejak itu LumaKol membaca sheet sekitar setiap 15 menit, mulai dari baris setelah baris terakhir yang dibacanya, dan setiap baris baru menjadi prospek dalam daftar yang dinamai sesuai spreadsheet dan tab. Sheet yang panjang masuk dalam beberapa kali pengecekan.

• Setiap baris dibaca sekali. Mengedit baris yang sudah dibaca tidak mengubah prospeknya atau menambahkannya lagi
• Di ruang kerja perusahaan, prospek baru masuk tanpa penugasan: pilih daftar sheet tersebut di halaman “Prospek” lalu tugaskan, atau tugaskan ulang seluruh daftar di “Kelola daftar”. Di akun individu, prospek itu milik Anda
• Tambahkan prospek baru di bagian bawah. Jangan mengurutkan tab atau menyisipkan maupun menghapus baris di atas baris terakhir yang dibaca: LumaKol mengingat posisinya, dan baris yang ditulisinya kembali, berdasarkan nomor baris
• Tempel baris utuh atau isi setiap baris sekaligus. Baris yang terbaca saat masih diketik masuk sebagaimana adanya saat itu, dan baris yang belum memiliki nomor telepon dihitung sebagai tidak terpakai
• Tanggal “Added” setiap prospek adalah waktu barisnya masuk, bukan hari sheet dihubungkan. Entri sheet tersebut di Integrations → Google Sheets menghitung prospek baru hari ini, dan “View new leads” membukanya di halaman “Prospek”

Sinkronkan sekarang, jeda, atau hentikan

Setiap tab yang terhubung memiliki entri sendiri di “Sheet tersinkron”: spreadsheet dan tab, statusnya (“Menyinkronkan”, “Dijeda”, atau “Perlu perhatian”), lencana “menulis kembali” saat hasil ditulis kembali ke tab itu, dan keterangan berisi jumlah baris yang diimpor, duplikat, atau tidak terpakai, serta kapan terakhir dicek.

• “Sinkronkan sekarang” langsung membaca baris baru tanpa menunggu pengecekan berikutnya, dan memberi tahu berapa prospek baru yang masuk
• Tombol jeda menghentikan sinkronisasi: tidak ada baris baru yang masuk dan tidak ada yang ditulis kembali. Tombol putar melanjutkannya, dan sheet akan segera dicek lagi
• Tombol tempat sampah menghentikan sinkronisasi setelah Anda konfirmasi. Baris baru berhenti masuk, dan prospek yang sudah diimpor tetap persis seperti apa adanya
• Untuk mengubah kolom nanti, hentikan sinkronisasi lalu hubungkan sheet itu lagi. Tab kemudian dibaca dari atas: baris yang sudah ada di LumaKol dihitung sebagai duplikat, dan hasil hanya ditulis kembali ke baris yang ditambahkan sejak saat itu

Saat sheet perlu perhatian

“Perlu perhatian” berarti pengecekan terakhir gagal, dan entri menampilkan alasannya dengan warna merah. LumaKol terus mencoba lagi dengan sendirinya, dan tidak ada yang hilang: pengecekan berhasil berikutnya melanjutkan dari baris yang sama dan status kembali ke “Menyinkronkan”. Perbaiki penyebabnya, lalu tekan “Sinkronkan sekarang” untuk langsung mengecek.

• “LumaKol cannot open that sheet any more”: spreadsheet telah dihapus, pemiliknya mencabut akses Anda, atau Anda berganti akun Google. Pastikan akun Anda dapat membukanya, tekan “Hubungkan sheet”, dan pilih spreadsheet yang sama: memilihnya lagi memulihkan akses. Jendela “Atur sinkronisasi” terbuka pada tab tersebut dan menyatakan bahwa tab itu sudah terhubung. Tutup jendela, lalu tekan “Sinkronkan sekarang” pada entrinya
• “Connect Google Drive first” atau “Google Drive access was revoked”: hubungkan Google Drive lagi di Pengaturan → Google Drive
• “Google Sheets refused the request”: biasanya tab telah diganti namanya atau dihapus. LumaKol mencari tab berdasarkan namanya, jadi kembalikan nama lamanya
• “Your plan stores up to … leads” atau “The free trial stores up to … leads”: ruang kerja sudah menyimpan prospek sebanyak yang diizinkan paketnya. Pilih paket yang lebih besar di “Penagihan”, lalu tekan “Sinkronkan sekarang”
• “Write-back failed”: penulisan ke sheet gagal, biasanya karena salah satu alasan di atas. Perbaiki dengan cara yang sama

Beralih ke akun Google lain

Buka Pengaturan → Google Drive dan tekan “Ganti akun”, lalu “Pilih akun”. Google menampilkan pemilih akunnya, sehingga Anda dapat memilih akun Google mana pun milik Anda atau menambahkan akun lain, lalu Integrations → Google Sheets menampilkan nama akun yang baru.

• Sheet yang Anda hubungkan dari akun lama berhenti tersinkron dan menampilkan “Perlu perhatian” pada pengecekan berikutnya, karena akun baru belum memberi LumaKol akses ke sheet tersebut
• Hubungkan setiap sheet lagi dari akun baru, yang harus memiliki spreadsheet itu atau spreadsheet itu sudah dibagikan dengannya: tekan “Hubungkan sheet” dan pilih spreadsheet yang sama. Jendela “Atur sinkronisasi” menyatakan bahwa tab sudah terhubung: tutup jendela, lalu tekan “Sinkronkan sekarang” pada entrinya. Sinkronisasi berlanjut dari baris yang sudah dicapai
• Sheet yang dihubungkan orang lain di ruang kerja tidak terpengaruh: masing-masing dibaca melalui akun Google orang yang menghubungkannya