סנכרון לידים מ-Google Sheets

איך הסנכרון עובד

אתם מחברים את חשבון Google שלכם, בוחרים גיליון אלקטרוני בבורר הקבצים המקורי של Google ואומרים ל-LumaKol פעם אחת מה כל עמודה מכילה. השורות שכבר נמצאות בלשונית נכנסות ראשונות. אחר כך LumaKol קורא את הגיליון בערך כל 15 דקות, וכל שורה שנוספת בתחתית הופכת לליד, כך שאף אחד לא מייצא או מעלה קובץ. אם תבחרו לכך עמודות, השלב, התוצאה האחרונה, זמן השיחה והנציג נכתבים בחזרה לשורה של הליד.

קודם חברו את Google Drive

הגיליונות נקראים דרך חשבון Google שלכם, זה שמחובר תחת הגדרות ← Google Drive. לחצו שם על "חיבור Google Drive"; Google ישאל באיזה חשבון להשתמש ויבקש את הרשאתכם. אחר כך Integrations → Google Sheets יציג את החשבון הזה ("הגיליונות נבחרים מחשבון Google …") עם הקישור "שימוש בחשבון אחר".

• כל עוד Google Drive לא מחובר, Integrations → Google Sheets מציג קישור אליו במקום "חיבור גיליון"
• כל אחד מחבר את חשבון Google שלו, וגיליון תמיד נקרא דרך החשבון של מי שחיבר אותו
• בחירת גיליון אלקטרוני נותנת ל-LumaKol גישה לקובץ הזה בלבד, ולא לשאר ה-Drive שלכם

חיבור גיליון

ב-Integrations → Google Sheets, לחצו על "חיבור גיליון". בורר הקבצים של Google נפתח ומציג את קובצי Google Sheets שלכם; בחרו את הגיליון האלקטרוני שמכיל את הלידים שלכם. אחרי ש-LumaKol קורא את הלשוניות שלו, נפתח החלון "הגדרת הסנכרון".

בחירת הלשונית ומיפוי העמודות

תחת "איזו לשונית", בחרו את הלשונית עם הלידים שלכם; השורה הראשונה שלה נקראת ככותרות. "עמודות" מציג כל עמודה לפי האות והכותרת שלה, עם דוגמה משורת הנתונים הראשונה. LumaKol מנחש מה כל עמודה מכילה לפי הכותרת שלה, אז בדקו את הניחושים ותקנו כל מה שנראה שגוי.

• עמודה אחת חייבת להיות ממופה למספר טלפון. שורה בלי מספר שמיש לא יכולה להפוך לליד ונספרת כלא שמישה
• שדות הליד הם שם, מספר טלפון, טלפון נוסף, אימייל, חברה, תפקיד, עיר, מחוז, מדינה, PIN / מיקוד, כתובת, מקור, קמפיין, שלב בצינור, הערות, תגיות ומזהה משלכם. השאירו כל דבר אחר על "— דילוג על העמודה —"
• אפשר למפות כמה עמודות לטלפון נוסף, להערות ולתגיות. תגיות מפוצלות לפי פסיקים ונקודה-פסיק
• לידים מתחילים בשלב הראשון בצינור שלכם. עמודה של שלב בצינור חייבת להשתמש בשמות השלבים שלכם (אותיות גדולות או קטנות לא משנות); שורה עם כל שלב אחר נספרת כלא שמישה
• מדינה מקבלת קודים בני שתי אותיות, כמו IN או AE; כל ערך אחר משאיר אותה ריקה. מספרים בלי קידומת מדינה נקראים לפי המדינה של סביבת העבודה שלכם

שמירת עמודות אחרות בשדות מותאמים

כל דבר אחר שכדאי לשמור, כמו תקציב, מוצר או סניף, יכול להיכנס לשדה מותאם. הרשימה של כל עמודה מציעה את השדות המותאמים שלכם בתור "שדה מותאם: …", וגם "שדה מותאם חדש" בשם הכותרת כששום שדה מותאם לא תואם לה. כשכותרת תואמת לשם של שדה מותאם שכבר יש לכם, LumaKol בוחר את השדה הזה בשבילכם.

• שדה מותאם חדש נוצר כשדה טקסט כשלוחצים על "התחלת הסנכרון"
• שדות מותאמים חדשים נספרים במגבלת השדות המותאמים של התוכנית שלכם. אם הגעתם למגבלה, "התחלת הסנכרון" נעצר עם הודעה ושום דבר לא מסונכרן: שלחו את העמודה לשדה קיים או דלגו עליה
• ערך שלא מתאים לשדה שלו לא נכלל, והליד עדיין נכנס. גם שדה מותאם חובה שנשאר ריק בגיליון לא עוצר את הליד
• אפשר לשנות את השם של שדות מותאמים או להסיר אותם מאוחר יותר תחת הגדרה ← שדות מותאמים

כתיבת התוצאות בחזרה לגיליון (אופציונלי)

תחת "כתיבת התוצאות בחזרה לגיליון", LumaKol יכול למלא ארבעה דברים בשורה של הליד עצמו: "שלב בצינור", "תוצאת השיחה האחרונה", "שיחה אחרונה ב" ו"נציג משויך". בחרו עמודה לכל אחד שאתם רוצים, והשאירו את השאר על "לא לכתוב": בהם לא נוגעים לעולם. אחר כך לחצו על "התחלת הסנכרון".

• כל אפשרות מציגה את העמודה לפי אות וכותרת, למשל "עמודה D · תקציב". עמודות שאין בהן כלום בשורות הראשונות מסומנות "ריקה", וגם כמה עמודות ריקות אחרי העמודה האחרונה שלכם מוצעות. בחרו עמודות ריקות, כדי ששום דבר שהקלדתם לא יידרס
• עמודה יכולה לקבל רק אחד מהארבעה; אחרי שנבחרה, היא לא מוצעת לאחרים
• הערכים נכתבים זמן קצר אחרי שתוצאת שיחה נשמרת, באפליקציה או באתר, ושוב בכל פעם שהליד משתנה אחרי כן. ליד שעדיין אין לו תוצאת שיחה לא נכתב
• "שיחה אחרונה ב" הוא התאריך והשעה של השיחה האחרונה עם הליד, ונכתב ב-UTC
• רק שורות שהפכו ללידים דרך הסנכרון הזה נכתבות בחזרה. שורה שהמספר שלה כבר היה ליד נשארת כמו שהיא

מה קורה לשורות חדשות

השורות הראשונות מגיעות תוך כמה דקות מהלחיצה על "התחלת הסנכרון". מאותו רגע LumaKol קורא את הגיליון בערך כל 15 דקות, מהשורה שאחרי האחרונה שקרא, וכל שורה חדשה הופכת לליד ברשימה שנקראת על שם הגיליון האלקטרוני והלשונית. גיליון ארוך נכנס לאורך כמה בדיקות.

• כל שורה נקראת פעם אחת. עריכה של שורה שכבר נקראה לא משנה את הליד שלה ולא מוסיפה אותו שוב
• בסביבת עבודה של חברה, הלידים החדשים מגיעים לא משויכים: בחרו את הרשימה של הגיליון בעמוד "לידים" ושייכו אותם, או שייכו מחדש את כל הרשימה תחת "ניהול רשימות". בחשבון אישי הם שלכם
• הוסיפו לידים חדשים בתחתית. אל תמיינו את הלשונית ואל תוסיפו או תמחקו שורות מעל האחרונה שנקראה: LumaKol שומר את המקום שלו, ואת השורות שהוא כותב אליהן, לפי מספר השורה
• הדביקו שורות שלמות או מלאו כל שורה בבת אחת. שורה שנקראה באמצע הקלדה נכנסת כפי שהייתה באותו רגע, ושורה שעדיין אין בה מספר טלפון נספרת כלא שמישה
• תאריך "Added" של כל ליד הוא הזמן שבו השורה שלו נכנסה, ולא היום שבו הגיליון חובר. הרשומה של הגיליון ב-Integrations → Google Sheets סופרת את הלידים החדשים של היום, ו-"View new leads" פותח אותם בעמוד "לידים"

סנכרון עכשיו, השהיה או הפסקה

לכל לשונית מחוברת יש רשומה משלה תחת "גיליונות מסונכרנים": הגיליון האלקטרוני והלשונית, הסטטוס שלה ("מסתנכרן", "מושהה" או "דורש תשומת לב"), תג "כותב בחזרה" כשתוצאות נכתבות אליה, ושורה שמראה כמה שורות יובאו, כמה היו כפילויות או לא שמישות, ומתי היא נבדקה לאחרונה.

• "סנכרון עכשיו" קורא שורות חדשות מיד במקום לחכות לבדיקה הבאה, ומציין כמה לידים חדשים נכנסו
• כפתור ההשהיה עוצר את הסנכרון: לא נכנסות שורות חדשות ושום דבר לא נכתב בחזרה. כפתור ההפעלה מחזיר את הסנכרון לפעולה, והגיליון נבדק שוב בקרוב
• כפתור הפח מפסיק את הסנכרון אחרי אישור. שורות חדשות מפסיקות להגיע, והלידים שכבר יובאו נשארים בדיוק כפי שהם
• כדי לשנות את העמודות בהמשך, הפסיקו את הסנכרון וחברו את הגיליון מחדש. אז הלשונית נקראת מההתחלה: שורות שכבר נמצאות ב-LumaKol נספרות ככפילויות, ותוצאות נכתבות בחזרה רק לשורות שנוספו מאותו רגע

כשגיליון דורש תשומת לב

"דורש תשומת לב" אומר שהבדיקה האחרונה נכשלה, והרשומה מציגה את הסיבה באדום. LumaKol ממשיך לנסות שוב מעצמו ושום דבר לא הולך לאיבוד: הבדיקה המוצלחת הבאה ממשיכה מאותה שורה, והסטטוס חוזר ל"מסתנכרן". תקנו את הגורם, ואז לחצו על "סנכרון עכשיו" כדי לבדוק מיד.

• "LumaKol cannot open that sheet any more": הגיליון האלקטרוני נמחק, הבעלים שלו ביטל את הגישה שלכם, או שהחלפתם חשבון Google. ודאו שהחשבון שלכם יכול לפתוח אותו, לחצו על "חיבור גיליון" ובחרו את אותו גיליון אלקטרוני: בחירה מחדש משחזרת את הגישה. חלון ההגדרה נפתח על הלשונית הזו ומציין שהיא כבר מחוברת. סגרו אותו, ואז לחצו על "סנכרון עכשיו" ברשומה
• "Connect Google Drive first" או "Google Drive access was revoked": חברו שוב את Google Drive תחת הגדרות ← Google Drive
• "Google Sheets refused the request": בדרך כלל שם הלשונית שונה או שהיא נמחקה. LumaKol מוצא את הלשונית לפי השם שלה, אז החזירו לה את השם הקודם
• "Your plan stores up to … leads" או "The free trial stores up to … leads": בסביבת העבודה יש כבר את מספר הלידים המרבי שהתוכנית שלה מאפשרת. בחרו תוכנית גדולה יותר בעמוד "חיוב", ואז לחצו על "סנכרון עכשיו"
• "Write-back failed": הכתיבה לגיליון נכשלה, בדרך כלל מאחת הסיבות שלמעלה. תקנו אותה באותה דרך

מעבר לחשבון Google אחר

פתחו את הגדרות ← Google Drive ולחצו על "החלפת חשבון", ואז על "בחירת חשבון". Google מציג את בורר החשבונות שלו, כך שאפשר לבחור כל אחד מחשבונות Google שלכם או להוסיף חשבון אחר, ואז Integrations → Google Sheets מציג את החשבון החדש.

• גיליונות שחיברתם מהחשבון הישן מפסיקים להסתנכרן ומציגים "דורש תשומת לב" בבדיקה הבאה שלהם, כי החשבון החדש לא נתן ל-LumaKol גישה אליהם
• חברו כל אחד מהם מחדש מהחשבון החדש, שחייב להיות הבעלים של הגיליון האלקטרוני או שהגיליון שותף איתו: לחצו על "חיבור גיליון" ובחרו את אותו גיליון אלקטרוני. חלון ההגדרה מציין שהלשונית כבר מחוברת: סגרו אותו, ואז לחצו על "סנכרון עכשיו" ברשומה. הסנכרון ממשיך מהשורה שאליה הגיע
• גיליונות שאנשים אחרים בסביבת העבודה חיברו לא מושפעים: כל אחד מהם נקרא דרך חשבון Google של מי שחיבר אותו