વીમા ટીમો માટે કૉલિંગ CRM: નવી પૂછપરછ, રિન્યુઅલ, દસ્તાવેજો અને સંમતિ

વીમાનું વેચાણ એક જ ટીમ દ્વારા થતાં બે કામ છે. એક છે નવો બિઝનેસ: કોઈ હેલ્થ કે ટર્મ ક્વોટ માગે છે, થોડા સલાહકારો સાથે વાત કરે છે અને થોડા દિવસમાં નિર્ણય લે છે. બીજું છે તમારી પાસે પહેલેથી રહેલો પોર્ટફોલિયો: જાણીતી તારીખે બાકી થતાં રિન્યુઅલ, પોતાના કવર વિશે પ્રશ્નો ધરાવતા ગ્રાહકો, અને એવા પરિવારો જેમને વધુ કવરની જરૂર પડી શકે. બંને એક જ રીતે નિષ્ફળ જાય છે: એવો કૉલબૅક જે સમયસર પાછો લાવતી સિસ્ટમમાં નહીં, પણ કોઈની યાદશક્તિમાં રહ્યો હતો.

બે પ્રકારનું કૉલિંગ, એક ટીમ

બંનેને એક જ વર્કસ્પેસમાં રાખો — એ જ વ્યક્તિ આ મહિને રિન્યુઅલ અને આવતા ક્વાર્ટરમાં હેલ્થની પૂછપરછ હોઈ શકે છે — પણ તેમને સરળતાથી અલગ ઓળખી શકાય તેવું બનાવો. રિન્યુઅલને તેનો પોતાનો ટૅગ આપો, લીડ સ્રોત સચોટ રાખો, અને દર મહિનાના રિન્યુઅલ અલગ યાદી તરીકે આયાત કરો, જેથી ટીમ લીડ લીડ્સ સ્ક્રીનને તે યાદી પર ફિલ્ટર કરી શકે અને જોઈ શકે કે ટીમ તેમાં કેટલે સુધી પહોંચી છે.

વીમાને અનુરૂપ પાઇપલાઇન

LumaKol માં “વીમો — પૉલિસી વેચાણ” નામની તૈયાર પાઇપલાઇન છે. સાઇન અપ વખતે ઉદ્યોગ તરીકે વીમો પસંદ કરનાર વર્કસ્પેસ તેનાથી શરૂ થાય છે, અને કોઈ પણ વર્કસ્પેસ તેને સેટિંગ્સ → પાઇપલાઇન તબક્કા → ટેમ્પલેટથી શરૂ કરો માંથી લાગુ કરી શકે છે. તેને લાગુ કરવાથી જે ખૂટે છે તે ઉમેરાય છે અને તમારી પાસે પહેલેથી છે તે બધું જળવાઈ રહે છે.

ટેમ્પલેટ સાથે પહેલેથી સેટ કરેલા ફૉલો-અપ સાથેનાં કૉલ પરિણામો પણ આવે છે. રસ ધરાવે છે લીડને રસ ધરાવે છે તબક્કામાં ખસેડે છે અને બીજા દિવસનો ફૉલો-અપ રાખે છે; પછી કૉલ કરો ત્રણ કલાક પછીનો ફૉલો-અપ સેટ કરે છે; WhatsApp પર વિગતો મોકલો બીજા દિવસનો સેટ કરે છે; રૂપાંતરિત લીડને પૉલિસી જારી થઈ માં ખસેડે છે; રસ નથી તેને ગુમાવેલ માં ખસેડે છે. જે કૉલ જોડાતા નથી તેમાં જવાબ નથી ચાર કલાકમાં, વ્યસ્ત એક કલાકમાં અને ફોન બંધ બીજા દિવસે પાછા આવે છે, જ્યારે ખોટો નંબર લીડને ગુમાવેલ માં ખસેડે છે. તેની સાથે ત્રણ કસ્ટમ ફીલ્ડ આવે છે — પૉલિસીનો પ્રકાર (ટર્મ લાઇફ, હેલ્થ, મોટર, હોમ, રોકાણ), વીમા રકમ અને હાલની પૉલિસીનું રિન્યુઅલ — સાથે એક પરિચય સ્ક્રિપ્ટ જે વ્યક્તિએ પૂછેલા પૉલિસીના પ્રકારનો ઉલ્લેખ કરે છે. આ બધું બદલી શકાય છે: તબક્કાનાં નામ બદલો, ફૉલો-અપનો સમય બદલો, અથવા સેટિંગ્સ → કસ્ટમ ફીલ્ડ માં વીમા કંપની કે પૉલિસી નંબર જેવાં ફીલ્ડ ઉમેરો.

નવી પૉલિસીની પૂછપરછ: પહેલો કલાક

ક્વોટ ફોર્મ ભરનાર વ્યક્તિ સામાન્ય રીતે સરખામણી કરી રહી હોય છે, તેથી પૂછપરછને ઇનબૉક્સને બદલે ફોન પર મોકલો. સેટઅપ → લીડ સ્રોત હેઠળ તમે Google Ads લીડ ફોર્મ, Facebook અને Instagram લીડ જાહેરાતો અને વેબહુક દ્વારા તમારી પોતાની વેબસાઇટ જોડી શકો છો, અને સેટિંગ્સ → લીડ કૅપ્ચર ફોર્મ તમને હોસ્ટ કરેલું ફોર્મ કે તમારી સાઇટ માટે સ્નિપેટ આપે છે; આ Growth અને તેનાથી ઊંચા પ્લાનમાં છે. દરેક સ્રોત નક્કી કરે છે કે તેની લીડ્સ કોને મળે — એક સલાહકારને, કે વારાફરતી વહેંચીને — અને લીડ આવતાં જ માલિકના ફોન પર પુશ સૂચના આવે છે. “નવા લીડને સમયસર કૉલ ન થાય” ટ્રિગર સાથેનો ઑટોમેશન નિયમ અસ્પૃશ્ય લીડને આગળના સલાહકારને સોંપી શકે છે અને મેનેજરોને જાણ કરી શકે છે.

સારો પહેલો કૉલ ટૂંકો હોય છે અને નક્કી થયેલા આગળના પગલા સાથે પૂરો થાય છે. તેમાં સામાન્ય રીતે આ આવરી લેવાય છે:

• કવર કોના માટે છે — કૉલ કરનાર, જીવનસાથી, માતા-પિતા કે બાળકો — અને તેમની ઉંમર.
• કોઈ હાલનું કવર અને તે ક્યારે રિન્યુ થાય છે. તેનાથી ખબર પડે છે કે આ નવી પૉલિસી છે કે બદલી, અને જો તેઓ હમણાં તૈયાર ન હોય તો પાછો કૉલ કરવા માટે તારીખ મળે છે.
• તેમને અનુકૂળ પ્રીમિયમ અને તેમના મનમાં રહેલી વીમા રકમ.
• આરોગ્ય વિશે ફક્ત ક્વોટને જરૂરી હોય એટલું જ, તમારી વીમા કંપની અને તમારી પોતાની પ્રક્રિયા માગે તે રીતે ભેગું કરેલું.
• તમે શું મોકલશો, કઈ ચૅનલ પર, અને તે સમજાવવા ક્યારે કૉલ કરશો.

વાત કરતાં કરતાં પૉલિસીનો પ્રકાર, વીમા રકમ અને હાલની પૉલિસીનું રિન્યુઅલ ભરી દો, જેથી લીડ ખોલનાર આગળની વ્યક્તિ નોંધો વાંચ્યા વિના જ જરૂરી વાતો જોઈ શકે. જવાબ “હમણાં નહીં” હોય ત્યારે પણ રિન્યુઅલ તારીખ નોંધવા જેવી છે: તેનાં થોડાં અઠવાડિયાં પહેલાંનો ફૉલો-અપ તમને ફરી કૉલ કરવાનું સ્વાભાવિક કારણ આપે છે.

પ્રસ્તાવ અને દસ્તાવેજો: જ્યાં ફાઇલો અટકે છે

ફાઇલો મોટે ભાગે “મને વિગતો મોકલો” અને “આ રહ્યા મારા દસ્તાવેજો” વચ્ચે અટકી જાય છે. બે આદતો તેમને આગળ વધતી રાખે છે. પહેલી, પ્રસ્તાવ એ જ દિવસે જાય છે, નવેસરથી ટાઇપ કરવાને બદલે સંદેશ ટેમ્પલેટમાંથી — સેટિંગ્સ → સંદેશ ટેમ્પલેટ માં લીડનું નામ અને ફીલ્ડ ભરેલાં હોય તેવાં WhatsApp, SMS અને ઈમેલ લખાણ હોય છે, જે સલાહકારના ફોન પરથી એક ટૅપમાં મોકલાય છે. બીજી, દસ્તાવેજો તબક્કામાં રહેલી લીડ પર બધું આવી ન જાય ત્યાં સુધી હંમેશા તારીખ સાથેનો ફૉલો-અપ હોય છે; નોંધમાં લખો કે કઈ વસ્તુઓ હજી બાકી છે, જેથી આગળનો કૉલ કરનાર બરાબર જાણે કે શું માગવું.

પ્રસ્તાવ પછી શાંત થઈ જતી લીડ્સ માટે, સિક્વન્સ રિમાઇન્ડર સંભાળી શકે છે: તમારા પોતાના જોડેલા મેઇલબૉક્સમાંથી મોકલાતા ઈમેલ, તૈયાર લખાણ સાથે WhatsApp કે SMS મોકલવા માલિકને યાદ અપાવતા પ્રૉમ્પ્ટ, અને ફૉલો-અપ કાર્યો, દરેક તમે પસંદ કરેલી રાહ પછી. ગ્રાહકોને ઘરે મળતા સલાહકારો ફીલ્ડ વિઝિટ વાપરી શકે છે: પહોંચે ત્યારે ચેક ઇન અને નીકળે ત્યારે ચેક આઉટ, દરેક ક્ષણે ફોનનું સ્થાન એક વાર લેવાય છે અને મુલાકાત લીડની ટાઇમલાઇન પર નોંધાય છે.

રિન્યુઅલ: એવી તારીખ જે તમે પહેલેથી જાણો છો

રિન્યુઅલ એ આયોજન કરવા માટે સૌથી સરળ કૉલ છે, કારણ કે બાકી તારીખ મહિનાઓ અગાઉથી ખબર હોય છે. કામ કરતી માસિક દિનચર્યા:

1. તમારા પૉલિસી રેકોર્ડમાંથી આવનારાં રિન્યુઅલ એક્સપોર્ટ કરો અને તેને તે મહિનાની યાદી તરીકે LumaKol માં આયાત કરો. બાકી તારીખને હાલની પૉલિસીનું રિન્યુઅલ સાથે, પહેલો કૉલ જે તારીખે જોઈએ તે — બાકી તારીખનાં થોડાં અઠવાડિયાં પહેલાં — આગામી ફૉલો-અપ સાથે, અને ગ્રાહક જેનો છે તે સલાહકારને સોંપાયેલ (એજન્ટ) સાથે મેપ કરો.
2. ફૉલો-અપની તારીખે, ગ્રાહક તે સલાહકારના ફૉલો-અપ માં દેખાય છે. પહેલો કૉલ સંપર્ક વિગતોની પુષ્ટિ કરે છે, શું બદલાયું છે — પરિવાર, વાહન, આરોગ્ય, સરનામું — તે પૂછે છે અને બાકી તારીખ યાદ અપાવે છે.
3. દર વખતે પરિણામ લૉગ કરો. જે કૉલ જોડાતા નથી તે સેટિંગ્સ → કૉલિંગ નીતિ માં સેટ કરેલી રાહ મુજબ પાછા આવે છે, અને “કૉલનો જવાબ ન મળે” પરનો ઑટોમેશન નિયમ ઘણા પ્રયાસો પછી લીડને ટૅગ કરી શકે છે અને તેના માલિકને જાણ કરી શકે છે, જેથી કોઈ રિન્યુઅલ ચૂપચાપ સરકી ન જાય.
4. રિન્યુઅલ થઈ જાય ત્યારે રૂપાંતરિત લૉગ કરો અને આવતા વર્ષની બાકી તારીખનાં થોડાં અઠવાડિયાં પહેલાંનો આગામી ફૉલો-અપ સેટ કરો.

અહીં એક વિગત મહત્ત્વની છે: આયાત એવા ફોન નંબર છોડી દે છે જે પહેલેથી લીડ છે, તેથી તમે LumaKol દ્વારા વેચાણ કરેલા ગ્રાહકો ફરી ઉમેરાશે નહીં. તેમના માટે, પૉલિસી જારી થતાં જ હાલની લીડ પર રિન્યુઅલ ફૉલો-અપ સેટ કરો, અને આવતા વર્ષનું રિમાઇન્ડર પહેલેથી તૈયાર રહે છે.

સંમતિ, કૉલિંગ કલાકો અને સંવેદનશીલ માહિતી

તમને જે પણ નિયમો લાગુ પડે, કેટલીક પદ્ધતિઓ સારી રીતે ટકી રહે છે:

• દરેક લીડ ક્યાંથી આવી તે જાણો. દરેક લીડ તેનો સ્રોત સાચવે છે, અને તેની ટાઇમલાઇન બતાવે છે કે તે કેવી રીતે આવી — લીડ ફોર્મ, લીડ સ્રોત કે આયાત — અને ક્યારે.
• નક્કી કરેલા કલાકોમાં કૉલ કરો. સેટિંગ્સ → કૉલિંગ નીતિ નક્કી કરે છે કે કૉલિંગ ક્યારે શરૂ થાય અને પૂરું થાય અને કયા દિવસોએ, સાથે દરેક લીડ માટે મહત્તમ પ્રયાસો અને તેમની વચ્ચેની રાહ, અને ઍપ ડાયલ કરતાં પહેલાં તે તપાસે છે.
• “કૃપા કરીને મને કૉલ ન કરો” નું તરત પાલન કરો. તેને લીડ પર નોંધો, લીડને પાઇપલાઇનમાંથી બહાર ખસેડો અને ખાતરી કરો કે કોઈ તે નંબર પર ફરી કૉલ ન કરે. LumaKol રાષ્ટ્રીય do-not-call રજિસ્ટર તપાસતું નથી, તેથી ખરીદેલી કે કોલ્ડ યાદીઓ આયાત કરતાં પહેલાં જાતે ચકાસો.
• ફક્ત ક્વોટને જરૂરી હોય એટલું જ ભેગું કરો, અને તમારી પ્રક્રિયા માગે નહીં ત્યાં સુધી આરોગ્યની વિગતો મુક્ત લખાણવાળી નોંધોમાં ન રાખો.
• કોણ શું જુએ તેના પર નિયંત્રણ રાખો. સેટિંગ્સ → લીડ ડેટા સુરક્ષા એજન્ટોથી ફોન નંબર માસ્ક કે છુપાવી શકે છે, કઈ ભૂમિકાઓ લીડ્સ એક્સપોર્ટ કરી શકે તે મર્યાદિત કરી શકે છે, અને Android ઍપમાં લીડ સ્ક્રીન પર સ્ક્રીનશૉટ અટકાવી શકે છે.
• રેકોર્ડિંગ વિશે સ્પષ્ટ રહો. LumaKol પોતે કૉલ રેકોર્ડ કરતું નથી; Android પર, જ્યાં ફોનનું પોતાનું ડાયલર રેકોર્ડ કરે છે અને ડિવાઇસ તેની મંજૂરી આપે છે, ત્યાં તે રેકોર્ડિંગ કૉલ સાથે સિંક થાય છે, અને એ જ સેટિંગ્સ પેજ નક્કી કરે છે કે તે કોણ સાંભળી શકે.

મેનેજરોએ દર અઠવાડિયે શું જોવું જોઈએ

નવા બિઝનેસ માટે: નવી લીડ્સને કેટલી ઝડપથી કૉલ થયો — રિપોર્ટ → કોચિંગ લીડ સુધી પહોંચવાની ઝડપ બતાવે છે — અને કેટલી લીડ્સ પ્રસ્તાવ શેર કર્યો થી પૉલિસી જારી થઈ સુધી પહોંચી. રિન્યુઅલ માટે: ટીમ મહિનાની યાદીમાં કેટલે સુધી પહોંચી છે, અને કેટલાં રિન્યુઅલનો કૉલ મુદત વીતી ગયો છે. ગુણવત્તા માટે, મેનેજર ટીમે સહમતિથી નક્કી કરેલા સ્કોરકાર્ડ સામે કૉલની સમીક્ષા કરી શકે છે.