विमा टीमसाठी कॉलिंग CRM: नवीन चौकशी, नूतनीकरण, कागदपत्रे आणि संमती

विमा विक्री म्हणजे एकाच टीमने केलेली दोन कामे. एक म्हणजे नवीन व्यवसाय: कोणीतरी हेल्थ किंवा टर्म विम्याचे कोटेशन मागते, काही सल्लागारांशी बोलते आणि काही दिवसांत निर्णय घेते. दुसरे म्हणजे तुमच्याकडे आधीच असलेले ग्राहक: ठरलेल्या तारखेला देय होणारी नूतनीकरणे, आपल्या कव्हरबद्दल प्रश्न असलेले ग्राहक, आणि ज्यांना अधिक कव्हरची गरज असू शकते अशी कुटुंबे. दोन्ही कामे एकाच प्रकारे फसतात: जो कॉलबॅक वेळेवर परत समोर आणणाऱ्या सिस्टीममध्ये नव्हे, तर कोणाच्या तरी आठवणीत राहिला.

दोन प्रकारचे कॉलिंग, एक टीम

दोन्ही एकाच वर्कस्पेसमध्ये ठेवा — एकच व्यक्ती या महिन्यात नूतनीकरण आणि पुढच्या तिमाहीत हेल्थ चौकशी असू शकते — पण त्या सहज ओळखता येतील अशा ठेवा. नूतनीकरणांना त्यांचा स्वतःचा टॅग द्या, लीड स्रोत अचूक ठेवा, आणि प्रत्येक महिन्याची नूतनीकरणे स्वतंत्र यादी म्हणून इम्पोर्ट करा, म्हणजे टीम लीड लीड्स स्क्रीन त्या यादीवर फिल्टर करून टीम त्यात किती पुढे पोहोचली आहे ते पाहू शकतो.

विम्याला साजेशी पाइपलाइन

LumaKol मध्ये “विमा — पॉलिसी विक्री” नावाची तयार पाइपलाइन आहे. साइन-अपच्या वेळी उद्योग म्हणून विमा निवडणाऱ्या वर्कस्पेस तिच्यापासून सुरू होतात, आणि कोणतेही वर्कस्पेस सेटिंग्ज → पाइपलाइन टप्पे → टेम्पलेटपासून सुरुवात करा येथून ती लागू करू शकते. ती लागू केल्याने जे नाही ते जोडले जाते आणि तुमच्याकडे आधीपासून असलेले सर्व काही तसेच राहते.

टेम्पलेटसोबत आधीच फॉलो-अप सेट केलेले कॉल निकालही येतात. “इच्छुक” लीडला इच्छुक टप्प्यात नेतो आणि दुसऱ्या दिवशीचा फॉलो-अप ठेवतो; “नंतर कॉल करा” तीन तासांनंतरचा फॉलो-अप ठेवतो; “WhatsApp वर तपशील पाठवा” दुसऱ्या दिवशीचा फॉलो-अप ठेवतो; “रूपांतरित” लीडला पॉलिसी जारी टप्प्यात नेतो; “इच्छुक नाही” तिला हरले टप्प्यात नेतो. कनेक्ट न होणाऱ्या कॉलसाठी, “उत्तर नाही” चार तासांनी, “व्यस्त” एका तासाने आणि “फोन बंद” दुसऱ्या दिवशी परत येतो, तर “चुकीचा नंबर” लीडला हरले टप्प्यात नेतो. त्यासोबत तीन कस्टम फील्ड येतात — पॉलिसी प्रकार (टर्म लाइफ, हेल्थ, मोटर, होम, गुंतवणूक), विमा रक्कम आणि सध्याच्या पॉलिसीचे नूतनीकरण — तसेच व्यक्तीने ज्या पॉलिसी प्रकाराबद्दल विचारले त्याचा उल्लेख करणारी ओळख स्क्रिप्ट. हे सर्व संपादित करता येते: टप्प्यांची नावे बदला, फॉलो-अपच्या वेळा बदला, किंवा सेटिंग्ज → कस्टम फील्ड मध्ये विमा कंपनी किंवा पॉलिसी नंबरसारखी फील्ड जोडा.

नवीन पॉलिसीच्या चौकश्या: पहिला तास

कोटेशन फॉर्म भरणारी व्यक्ती सहसा तुलना करत असते, म्हणून चौकश्या इनबॉक्सकडे नव्हे तर फोनकडे पाठवा. सेटअप → लीड स्रोत अंतर्गत तुम्ही Google Ads लीड फॉर्म, Facebook आणि Instagram लीड जाहिराती आणि वेबहुकद्वारे तुमची स्वतःची वेबसाइट जोडू शकता, आणि सेटिंग्ज → लीड कॅप्चर फॉर्म तुम्हाला होस्ट केलेला फॉर्म किंवा तुमच्या साइटसाठी स्निपेट देते; हे Growth आणि त्यावरील प्लॅनमध्ये आहे. प्रत्येक स्रोत त्याच्या लीड कोणाला मिळतील ते ठरवतो — एक सल्लागार, किंवा क्रमाने वाटून — आणि लीड येताच मालकाच्या फोनवर पुश सूचना जाते. “नवीन लीडला वेळेत कॉल होत नाही” ट्रिगर असलेला ऑटोमेशन नियम कोणीही न हाताळलेली लीड पुढच्या सल्लागाराकडे देऊ शकतो आणि मॅनेजरना सूचित करू शकतो.

चांगला पहिला कॉल छोटा असतो आणि ठरलेल्या पुढच्या पायरीवर संपतो. त्यात सहसा या गोष्टी येतात:

• कव्हर कोणासाठी आहे — कॉल करणारी व्यक्ती, पती/पत्नी, आई-वडील किंवा मुले — आणि त्यांची वये.
• सध्या असलेले कव्हर आणि त्याचे नूतनीकरण कधी आहे. यावरून ही नवीन पॉलिसी आहे की बदली हे कळते, आणि ते आत्ता तयार नसतील तर परत कॉल करण्यासाठी तारीख मिळते.
• त्यांना परवडणारा प्रीमियम आणि त्यांच्या मनात असलेली विमा रक्कम.
• आरोग्याबद्दल फक्त कोटेशनसाठी आवश्यक तितकीच माहिती, तुमची विमा कंपनी आणि तुमची स्वतःची प्रक्रिया सांगते त्या पद्धतीने गोळा केलेली.
• तुम्ही काय पाठवणार, कोणत्या माध्यमावर, आणि ते समजावून सांगण्यासाठी कधी कॉल करणार.

बोलत असतानाच पॉलिसी प्रकार, विमा रक्कम आणि सध्याच्या पॉलिसीचे नूतनीकरण भरा, म्हणजे पुढे लीड उघडणाऱ्याला नोट्स न वाचता मुख्य गोष्टी दिसतात. उत्तर “आत्ता नाही” असले तरी नूतनीकरणाची तारीख नोंदवणे फायद्याचे आहे: त्याच्या काही आठवडे आधीचा फॉलो-अप तुम्हाला पुन्हा कॉल करण्याचे स्वाभाविक कारण देतो.

प्रस्ताव आणि कागदपत्रे: फाइल्स कुठे अडकतात

फाइल्स सहसा “मला तपशील पाठवा” आणि “ही माझी कागदपत्रे” यांच्या दरम्यान अडकतात. दोन सवयी त्यांना पुढे नेत ठेवतात. पहिली, प्रस्ताव त्याच दिवशी जातो, आणि तो नव्याने टाइप न करता संदेश टेम्पलेटमधून — सेटिंग्ज → संदेश टेम्पलेट मध्ये लीडचे नाव आणि फील्ड भरलेले WhatsApp, SMS आणि ईमेल मजकूर असतात, जे सल्लागाराच्या फोनवरून एका टॅपमध्ये पाठवले जातात. दुसरी, कागदपत्रे टप्प्यातील लीडला सर्व काही मिळेपर्यंत नेहमी तारखेसह फॉलो-अप असतो; कोणत्या गोष्टी अजून बाकी आहेत ते नोटमध्ये लिहा, म्हणजे पुढचा कॉल करणाऱ्याला नेमके काय मागायचे ते कळते.

प्रस्तावानंतर शांत होणाऱ्या लीडसाठी, सिक्वेन्स स्मरणपत्रांचे काम करू शकतो: तुमच्या स्वतःच्या जोडलेल्या मेलबॉक्समधून पाठवलेले ईमेल, मालकाने तयार मजकुरासह WhatsApp किंवा SMS पाठवावा यासाठी सूचना, आणि फॉलो-अप टास्क — प्रत्येक तुम्ही निवडलेल्या प्रतीक्षा कालावधीनंतर. ग्राहकांना घरी भेटणारे सल्लागार फील्ड भेटी वापरू शकतात: पोहोचल्यावर चेक-इन आणि निघताना चेक-आउट, प्रत्येक वेळी फोनचे स्थान एकदाच घेतले जाते आणि भेट लीडच्या टाइमलाइनवर नोंदवली जाते.

नूतनीकरण: आधीच माहीत असलेली तारीख

नूतनीकरणाचे कॉल नियोजन करण्यास सर्वात सोपे असतात, कारण देय तारीख महिने आधीच माहीत असते. उपयोगी पडणारी मासिक पद्धत:

1. येणारी नूतनीकरणे तुमच्या पॉलिसी नोंदींमधून एक्सपोर्ट करा आणि त्या महिन्याची यादी म्हणून LumaKol मध्ये इम्पोर्ट करा. देय तारीख सध्याच्या पॉलिसीचे नूतनीकरण वर, पहिला कॉल ज्या तारखेला हवा ती तारीख — देय तारखेच्या काही आठवडे आधी — पुढील फॉलो-अप वर, आणि ग्राहक ज्या सल्लागाराचा आहे तो नियुक्त (एजंट) वर मॅप करा.
2. फॉलो-अपच्या तारखेला ग्राहक त्या सल्लागाराच्या फॉलो-अप मध्ये दिसतो. पहिल्या कॉलमध्ये संपर्क तपशील निश्चित केले जातात, काय बदलले आहे ते विचारले जाते — कुटुंब, वाहन, आरोग्य, पत्ता — आणि देय तारखेची आठवण करून दिली जाते.
3. प्रत्येक वेळी निकाल नोंदवा. कनेक्ट न होणारे कॉल सेटिंग्ज → कॉलिंग धोरण मध्ये ठरवलेल्या प्रतीक्षा कालावधीनंतर परत येतात, आणि “कॉलना उत्तर मिळत नाही” वरील ऑटोमेशन नियम अनेक प्रयत्नांनंतर लीडला टॅग लावून त्याच्या मालकाला सूचित करू शकतो, त्यामुळे कोणतेही नूतनीकरण गुपचूप निसटत नाही.
4. नूतनीकरण पूर्ण झाल्यावर “रूपांतरित” नोंदवा आणि पुढच्या वर्षीच्या देय तारखेच्या काही आठवडे आधीचा पुढील फॉलो-अप ठेवा.

इथे एक तपशील महत्त्वाचा आहे: इम्पोर्ट आधीच लीड असलेले फोन नंबर वगळते, त्यामुळे LumaKol द्वारे विकलेले ग्राहक पुन्हा जोडले जाणार नाहीत. त्यांच्यासाठी पॉलिसी जारी होताच सध्याच्या लीडवर नूतनीकरणाचा फॉलो-अप ठेवा, म्हणजे पुढच्या वर्षीचे स्मरणपत्र आधीच तयार असते.

संमती, कॉलिंगच्या वेळा आणि संवेदनशील माहिती

तुम्हाला कोणतेही नियम लागू असले तरी, काही पद्धती नेहमी उपयोगी ठरतात:

• प्रत्येक लीड कुठून आली ते जाणून घ्या. प्रत्येक लीड तिचा स्रोत जपते, आणि तिची टाइमलाइन ती कशी आली — लीड फॉर्म, लीड स्रोत किंवा इम्पोर्ट — आणि कधी, हे दाखवते.
• ठरलेल्या वेळेतच कॉल करा. सेटिंग्ज → कॉलिंग धोरण कॉलिंग कधी सुरू होते आणि संपते आणि कोणत्या दिवशी, तसेच प्रति लीड जास्तीत जास्त प्रयत्न आणि त्यांच्यातील अंतर ठरवते, आणि अॅप डायल करण्यापूर्वी ते तपासते.
• “कृपया मला कॉल करू नका” याचा लगेच मान राखा. ते लीडवर नोंदवा, लीडला पाइपलाइनमधून बाहेर काढा आणि त्या नंबरवर पुन्हा कोणी कॉल करणार नाही याची खात्री करा. LumaKol राष्ट्रीय do-not-call नोंदण्या तपासत नाही, त्यामुळे विकत घेतलेल्या किंवा कोल्ड याद्या इम्पोर्ट करण्यापूर्वी त्या स्वतः तपासा.
• फक्त कोटेशनसाठी आवश्यक तेवढीच माहिती गोळा करा, आणि तुमच्या प्रक्रियेला गरज नसेल तर आरोग्याचे तपशील मोकळ्या मजकुराच्या नोट्समध्ये लिहू नका.
• कोण काय पाहतो यावर नियंत्रण ठेवा. सेटिंग्ज → लीड डेटा संरक्षण एजंटपासून फोन नंबर मास्क किंवा लपवू शकते, कोणत्या भूमिका लीड एक्सपोर्ट करू शकतात ते मर्यादित करू शकते, आणि Android अॅपमधील लीड स्क्रीनवर स्क्रीनशॉट रोखू शकते.
• रेकॉर्डिंगबद्दल स्पष्ट राहा. LumaKol स्वतः कॉल रेकॉर्ड करत नाही; Android वर, जिथे फोनचा स्वतःचा डायलर रेकॉर्ड करतो आणि डिव्हाइस त्याला परवानगी देते, तिथे त्या रेकॉर्डिंग कॉलशी सिंक होतात, आणि त्या कोण ऐकू शकते हे त्याच सेटिंग्ज पेजवर ठरते.

मॅनेजरनी दर आठवड्याला काय पाहावे

नवीन व्यवसायासाठी: नवीन लीडना किती लवकर कॉल झाला — रिपोर्ट → कोचिंग लीडपर्यंत पोहोचण्याचा वेग दाखवते — आणि किती लीड प्रस्ताव पाठवला पासून पॉलिसी जारी पर्यंत पोहोचल्या. नूतनीकरणासाठी: टीम महिन्याच्या यादीत किती पुढे आहे, आणि किती नूतनीकरणांचा कॉल थकलेला आहे. गुणवत्तेसाठी, मॅनेजर टीमने मान्य केलेल्या स्कोअरकार्डनुसार कॉलचे पुनरावलोकन करू शकतो.