કૉલ દરમિયાન જ GST ક્વોટ મોકલો: ઑનલાઇન સ્વીકૃતિ અને તમારા પોતાના ખાતામાં UPI ચુકવણી

મોટાભાગના સેલ્સ કૉલ એક જ રીતે પૂરા થાય છે: ગ્રાહકને જે સાંભળ્યું તે ગમે છે અને તે કિંમત “લેખિતમાં” માગે છે. એજન્ટ મોકલવાનું વચન આપે છે, ક્વોટ બીજા દિવસે બપોરે PDF કે સ્ક્રીનશૉટ તરીકે જાય છે, અને ત્યાં સુધીમાં ગ્રાહકે બીજા બે વેચાણકર્તાઓ પાસેથી તેમના ભાવ માગી લીધા હોય છે. લેખિત કિંમત રસ ઠંડો પડ્યા પછી પહોંચે છે.

ઉપાય કહેવામાં સરળ છે અને સારી રીતે કરવા થોડી તૈયારી જોઈએ છે: ક્વોટ કૉલ પર જ બનાવો, ગ્રાહક હજી સાંભળતા હોય ત્યારે મોકલો, અને તેમને એ જ પાના પરથી સ્વીકારવાની અને ચૂકવવાની રીત આપો. આ લેખમાં સારા ક્વોટમાં શું હોય, GST અને ડિસ્કાઉન્ટ કેવી રીતે ગણવા, ગ્રાહકને શું દેખાય છે, અને હજી સ્વીકારાયો ન હોય એવા ક્વોટ પર ફૉલો-અપ કેવી રીતે કરવું તે આવરી લેવાયું છે.

ક્વોટ કૉલ પૂરો થાય તે પહેલાં કેમ પહોંચવો જોઈએ

• તમે બંને લાઇન પર હો ત્યારે જ ગ્રાહક તેને ખોલી શકે છે, તેથી કોઈ લાઇન આઇટમ કે ટૅક્સ વિશેના પ્રશ્નોનો જવાબ બે દિવસ પછી મેસેજ થ્રેડમાં નહીં પણ તરત જ મળી જાય છે.
• કુલ રકમ પરની પ્રતિક્રિયા તમે સાંભળો છો. કિંમત પર અટકવું એ વાંધો છે જેને તમે હમણાં સંભાળી શકો; બીજા દિવસે WhatsApp પરનું મૌન નહીં.
• જે નક્કી થયું તે પાકું થઈ જાય છે. તમે ચર્ચેલી વસ્તુઓ, જથ્થો અને ડિસ્કાઉન્ટ એવા સમયે લખાઈ જાય છે જ્યારે દરેકને તે એકસરખી રીતે યાદ હોય.
• તે આગલું પગલું નક્કી કરે છે. “પાના પર સ્વીકારો, ચુકવણીનું બટન ત્યાં જ નીચે છે” એ “તમારું શું કહેવું છે તે જણાવજો” કરતાં વધુ સ્પષ્ટ ક્લોઝ છે.

સારા ક્વોટમાં શું હોય છે

ક્વોટ ટૂંકો, ચોક્કસ દસ્તાવેજ છે. તે ફોન પર એક સ્ક્રોલમાં વાંચી શકાય એવો હોવો જોઈએ અને ગ્રાહકને પૂછવા માટે કંઈ બાકી ન રાખે.

GST અને ડિસ્કાઉન્ટ સાચાં ગણવાં

ડિસ્કાઉન્ટ ટૅક્સ પહેલાં બાદ થાય છે, તેથી GST ડિસ્કાઉન્ટ પછીની કિંમત પર લાગે છે. 18% પર ₹10,000 ની એક લાઇન અને ₹1,000 નું ડિસ્કાઉન્ટ લો: કરપાત્ર કિંમત ₹9,000, ટૅક્સ ₹1,620 અને કુલ ₹10,620. જ્યારે ક્વોટમાં જુદા દરવાળી ઘણી લાઇન હોય, ત્યારે દરેક લાઇનનો ટૅક્સ ગણતાં પહેલાં ડિસ્કાઉન્ટને લાઇનોની કિંમતના પ્રમાણમાં વહેંચવું પડે. કૉલની વચ્ચે આ હાથેથી કરવામાં જ ભૂલો ઘૂસી જાય છે.

LumaKol આ ગણતરી તમારા માટે કરે છે. દરેક લાઇનનો પોતાનો ટૅક્સ દર હોય છે, ડિસ્કાઉન્ટ રકમ તરીકે દાખલ થાય છે અને ટૅક્સ પહેલાં બાદ થાય છે, લાઇનોમાં પ્રમાણસર વહેંચાય છે, અને તમે ટાઇપ કરો તેમ પેટા સરવાળો, ડિસ્કાઉન્ટ, ટૅક્સ અને કુલ દેખાય છે. એક વાર તમારા એકાઉન્ટન્ટ સાથે GST દરો ચકાસી લો અને સામાન્ય દરને ડિફૉલ્ટ તરીકે રાખો, પછી એજન્ટને કૉલ પર તેના વિશે વિચારવું નહીં પડે.

કૉલ દરમિયાન લીડ પર ક્વોટ બનાવવો

ક્વોટ લીડ પર રહે છે, વેબ પર અને Android ઍપમાં, તેથી એજન્ટ વાત કરતાં કરતાં ક્વોટ બનાવી શકે છે. એજન્ટ પોતાની લીડ્સ માટે ક્વોટ બનાવી શકે છે; દસ્તાવેજ તૈયાર કરવા કોઈએ મેનેજરની રાહ જોવી પડતી નથી.

1. લીડ ખોલો અને ક્વોટ વિભાગમાં નવો ક્વોટ પર ટૅપ કરો.
2. દરેક વસ્તુ માટે એક લાઇન ઉમેરો: તમે શું ઑફર કરો છો, જથ્થો, ટૅક્સ પહેલાંની એકમ કિંમત અને GST દર, જે તમારા ડિફૉલ્ટ ટૅક્સ દરથી પહેલેથી ભરાયેલો હોય છે અને દરેક લાઇન માટે બદલી શકાય છે.
3. જો ડિસ્કાઉન્ટ નક્કી થયું હોય તો દાખલ કરો. તે વૈકલ્પિક છે અને ટૅક્સ પહેલાં બાદ થાય છે.
4. તમારી ડિફૉલ્ટ શરતો વાપરવા નોંધો ખાલી છોડો, અથવા આ ગ્રાહક માટે કંઈક લખો. માન્યતા તમારા વર્કસ્પેસ સેટિંગમાંથી આવે છે; Android ઍપમાં તમે જુદો છેલ્લો દિવસ પસંદ કરી શકો છો. પછી ક્વોટ બનાવો પર ટૅપ કરો.
5. તેને મોકલો. વેબ પર, મોકલો તૈયાર મેસેજ સાથે WhatsApp ખોલે છે, અને કૉપિ બટન તમને બીજે ક્યાંય માટે લિંક આપે છે; Android ઍપમાં, ક્વોટ શેર કરો તમારા શેરના વિકલ્પો ખોલે છે. મેસેજ આ રીતે વંચાય છે: “નમસ્તે {name}, {amount} નો તમારો ક્વોટ {number} આ રહ્યો” અને પછી લિંક.

દરેક ક્વોટને વર્કસ્પેસ અને વર્ષ દીઠ પોતાનો નંબર મળે છે, જેમ કે Q-2026-0007, જે ગ્રાહક અને તમારી એકાઉન્ટ્સ ટીમ તમને સંદર્ભ તરીકે કહેશે. પછી કૉલ પર કહો: “મેં હમણાં જ WhatsApp પર મોકલ્યો છે. આપણે વાત કરીએ છીએ ત્યારે જ તમે ખોલી શકશો?” સાથે મળીને કુલ રકમ જુઓ, અને નિર્ણય માગો.

ગ્રાહકને શું દેખાય છે

લિંક લૉગિન વગરનું સ્વચ્છ પાનું ખોલે છે. ઉપર તમારા વ્યવસાયનું નામ, “માટે” સાથે ગ્રાહકનું નામ, ક્વોટ નંબર, જારી થયાની તારીખ અને જ્યાં સુધી માન્ય છે તે તારીખ હોય છે. તેની નીચે જથ્થો, કિંમત, ટૅક્સ અને રકમ સાથે વસ્તુઓનું ટેબલ, પછી પેટા સરવાળો, ડિસ્કાઉન્ટ (જો હોય તો), ટૅક્સ અને કુલ, અને તમારી નોંધો કે શરતો હોય છે.

• ક્વોટ સ્વીકારો અને નકારો બટન. એક વાર સ્વીકાર્યા પછી, ગ્રાહક પાના પરથી તેને પાછો ખેંચી શકતા નથી; સ્વીકારાયેલા ક્વોટમાં ફેરફાર કરવો એ તમારો નિર્ણય છે, લિંક ધરાવનારનો નહીં.
• છાપો કે PDF તરીકે સાચવો, એવા ગ્રાહકો માટે જેમના એકાઉન્ટ્સ વિભાગને ફાઇલ જોઈએ છે.
• રકમ, ચુકવણી મેળવનારનું નામ અને તમારા UPI ID સાથેનું “UPI થી ચૂકવો” બૉક્સ. ફોન પર, UPI ઍપથી ચૂકવો ગ્રાહકની UPI ઍપ ખોલે છે જેમાં રકમ અને ક્વોટ નંબરવાળી નોંધ પહેલેથી ભરેલી હોય છે; કમ્પ્યુટર પર, તેઓ કોઈપણ UPI ઍપથી QR કોડ સ્કૅન કરે છે.
• માન્યતાની તારીખ પછી પાનું તે તારીખ સાથે “ના રોજ સમાપ્ત” બતાવે છે, અને ક્વોટ હવે સ્વીકારી શકાતો નથી. ગ્રાહકે તમારી પાસે નવો ક્વોટ માગવો પડે છે, જે કૉલ કરવાનું એક કારણ છે.

પૈસા તમારા UPI ID પર જાય છે, અમારા પર નહીં

માલિક કે એડમિન સેટિંગ્સ → ચુકવણીઓ હેઠળ આ એક વાર સેટ કરે છે: તમારા વ્યવસાયનો UPI ID, ગ્રાહકોને તેમની UPI ઍપમાં દેખાતું ચુકવણી મેળવનારનું નામ, ડિફૉલ્ટ ટૅક્સ દર, ક્વોટ કેટલા દિવસ માન્ય રહે, અને દરેક નવા ક્વોટના તળિયે દેખાતી ડિફૉલ્ટ શરતો. ગ્રાહકો પોતાની UPI ઍપમાંથી સીધા એ UPI ID પર ચૂકવે છે. LumaKol ક્યારેય પૈસા રાખતું કે અડતું નથી, તેથી સેટલમેન્ટની રાહ જોવાની નથી અને ચુકવણીમાંથી કોઈ હિસ્સો કપાતો નથી.

UPI ID સાચવેલો હોય ત્યારે રૂપિયાના ક્વોટ પર ચુકવણી બૉક્સ દેખાય છે; ફીલ્ડ ખાલી રાખો તો પાનું તેના વગર ક્વોટ બતાવે છે. ચુકવણી સીધી તમને જતી હોવાથી, LumaKol તેને આવતી જોઈ શકતું નથી. જ્યારે પૈસા તમારી બૅન્ક કે UPI ઍપમાં દેખાય, ત્યારે ક્વોટ ખોલો અને ચૂકવાયો તરીકે ચિહ્નિત કરો પસંદ કરો. ચુકવણીઓનો મેળ કરનાર વ્યક્તિ માટે આને ટેવ બનાવો, જેથી રેકોર્ડ બૅન્ક સાથે મેળ ખાય.

ક્વોટ પર ફૉલો-અપ

દરેક પગલું લીડની ટાઇમલાઇન પર નોંધાય છે: ક્વોટ બનાવ્યો, ગ્રાહકે ખોલ્યો, સ્વીકાર્યો, નકાર્યો, ચૂકવ્યો. “ખોલ્યો” ત્યારે ગણાય છે જ્યારે કોઈ વ્યક્તિ બ્રાઉઝરમાં પાનું ખોલે, WhatsApp લિંક પ્રિવ્યૂ મેળવે ત્યારે નહીં, તેથી તે સાચો સંકેત છે. ગ્રાહક ક્વોટ ખોલે, સ્વીકારે કે નકારે ત્યારે લીડના માલિક અને ક્વોટ બનાવનારને સૂચના મળે છે.

યાદશક્તિ પર આધાર રાખવાને બદલે, આમાંના દરેક માટે લીડ પર તારીખવાળું ફૉલો-અપ સેટ કરો. બે ટેવો ક્વોટને પ્રામાણિક રાખે છે. પહેલી, ગ્રાહક પાસે પહેલેથી હોય તે લિંક પર કિંમત બદલશો નહીં: ક્વોટ ફક્ત ડ્રાફ્ટ હોય ત્યારે જ સંપાદિત થઈ શકે છે, તેથી જૂનો રદ કરો અને નવો બનાવો, અને ગ્રાહકને હંમેશાં ખબર રહે છે કે કયો નંબર ચાલુ છે. બીજી, માન્યતાની તારીખને વળગી રહો. જો દરેક સમાપ્ત થયેલો ક્વોટ ચૂપચાપ એ જ કિંમતે ફરી જારી થાય, તો તારીખનો કોઈ અર્થ રહેતો નથી.

ડિસ્કાઉન્ટ માટે પણ નિયમ હોવો જોઈએ. કોણ કેટલું આપી શકે તે કૉલ દરમિયાન નહીં, કૉલ પહેલાં નક્કી કરો, અને ડિસ્કાઉન્ટને અલગ લાઇન પર રાખો જેથી મેનેજર એક નજરમાં જોઈ શકે કે દરેક ડીલમાં શું છૂટ અપાઈ.

ક્વોટ અને તમારી પાઇપલાઇનના આંકડા

ક્વોટ સ્વીકારાય કે ચૂકવાયો તરીકે ચિહ્નિત થાય ત્યારે, તેનું કુલ લીડની ડીલ કિંમત બને છે. પછી રિપોર્ટ લીડની સંખ્યા સાથે રૂપિયા પણ બતાવે છે: ખુલ્લી પાઇપલાઇન, તબક્કાની શક્યતાથી ભારિત ફોરકાસ્ટ, ચૂકવાયેલા તરીકે ચિહ્નિત ક્વોટમાંથી એકત્ર થયેલા પૈસા, અને મોકલેલા ક્વોટમાંથી કેટલા સ્વીકારાયા. કૉલ પર ક્વોટ આપતી અને ચુકવણીઓ તરત ચિહ્નિત કરતી ટીમને કોઈએ અલગ શીટ રાખ્યા વગર આવકનું ચિત્ર મળે છે.